郝芳

摘 要：檔案是各類社會(huì)組織在實(shí)踐活動(dòng)中所形成的歷史貢獻(xiàn)，是人類文明積累和知識(shí)傳承的原始記錄。如何使檔案及檔案管理工作符合國家和教育主管部門法律法規(guī)的基本要求；符合分門別類，統(tǒng)一收集整理，妥善進(jìn)行保管的基本條件；符合齊全完整，編研利用，信息交流的基本目標(biāo)，本文僅就中學(xué)檔案綜合管理的規(guī)范化建設(shè)提出一些粗淺的看法和認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；綜合管理；規(guī)范化；建設(shè)

作為重要的信息資源，進(jìn)行有效地管理利用，檔案就一定能在各項(xiàng)工作中發(fā)揮積極作用，成為促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的有力工具。從中學(xué)這一普通教育機(jī)構(gòu)來說，我們很清醒的看到：檔案工作與學(xué)校其他不斷發(fā)展、完善的教學(xué)工作相比，顯而易見存在著不小差距；與國家相關(guān)的法律法規(guī)要求相比，差距更大。檔案工作在相當(dāng)多的學(xué)校也僅僅停留在簡單的文書收發(fā)、資料混雜，零亂堆放，很少整理歸檔的隨意狀態(tài)。

1 中學(xué)檔案的重要性

中學(xué)檔案是提供學(xué)校辦學(xué)考證的依據(jù)在學(xué)校進(jìn)行示范性高中評(píng)估的過程中，評(píng)估組專家對(duì)照高中督導(dǎo)的各項(xiàng)指標(biāo)以及普通高中教學(xué)水平評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)學(xué)校辦學(xué)理念、發(fā)展規(guī)劃、辦學(xué)特色、師生發(fā)展、教學(xué)管理、教學(xué)保障、教學(xué)實(shí)施、教學(xué)效果等方面的情況做了全面評(píng)價(jià)。關(guān)于學(xué)校各方面的情況，單靠專家組到校檢查的兩天里聽取報(bào)告、現(xiàn)場考察、師生座談、問卷分析是沒有辦法清晰了解全部內(nèi)容的，還需要學(xué)校檔案提供資料，作為考證材料。

中學(xué)檔案為后來評(píng)估工作的材料組織提供了可靠的參考、輔助資料，評(píng)估匯報(bào)材料等。如學(xué)校自評(píng)報(bào)告以及辦學(xué)特色材料均是依據(jù)學(xué)校檔案來起草和編寫的。同時(shí)，學(xué)校檔案還有助于完善評(píng)估工作中的各項(xiàng)具體材料，衡量學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和教學(xué)成果的重要憑證。記錄著學(xué)校的沿革變遷、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果等的歷史過程，具有真實(shí)性、原始性、直觀性，為評(píng)估材料提供了最真實(shí)的第一手資料。中學(xué)檔案是學(xué)科考試和教師業(yè)務(wù)工作情況的重要組成部分評(píng)估材料是對(duì)照評(píng)估體系各項(xiàng)指標(biāo)來進(jìn)行組織、篩選、整理的，因此，評(píng)估材料與學(xué)校檔案在收集范圍、形式、對(duì)象等方面上存在著區(qū)別。

2 中學(xué)檔案管理不規(guī)范之處

2.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案室

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只是在上級(jí)檔案部門檢查工作時(shí)，才象征性地抓一抓這方面的工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各級(jí)部門的檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，必然造成收集檔案材料的困難和資金投入的減少，從軟硬兩方面制約著檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。時(shí)間久了材料丟失比較多。

2.2 檔案室現(xiàn)代化程度低

一些大型的檔案館已經(jīng)采用了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等等設(shè)備，但對(duì)于中學(xué)檔案室來說是根本不可能，充其量只有臺(tái)計(jì)算機(jī)，也沒有規(guī)范的檔案管理軟件。所以對(duì)于中學(xué)檔案室來講建立數(shù)字化中學(xué)檔案室，就是紙上談兵，從目前情況看是不可能的實(shí)現(xiàn)的。

2.3 檔案管理人員總體素質(zhì)低

如果不是專職，而是兼職的檔案管理員還要處理檔案之外的其它繁忙的工作，并且人員流動(dòng)性非常的大，他們都沒有受過專業(yè)訓(xùn)練，每年檔案局組織的一兩天的短期檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)班，也無法完成正常的檔案管理的業(yè)務(wù)工作，更不用說中學(xué)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化了。

2.4 管理制度不完善

雖然檔案室都是各種制度上墻，如《學(xué)校檔案歸檔制度》《學(xué)校檔案保密制度》《學(xué)校檔案借閱制度》等等。散失、泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，雖然學(xué)校的檔案不至于如國家機(jī)密被泄那樣嚴(yán)重，但問題也是很大的，直接影響學(xué)校的整體發(fā)展。檔案的分類方法，學(xué)校檔案分類標(biāo)準(zhǔn)都是十幾年不變，已經(jīng)跟不上時(shí)代的變化，缺少時(shí)效性和創(chuàng)新性。

3 加強(qiáng)中學(xué)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

3.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理

中學(xué)在檔案管理上應(yīng)有專門的檔案管理工作小組，組長可由副校長擔(dān)任，組員由各部門負(fù)責(zé)檔案整理的人員構(gòu)成。檔案員應(yīng)選用素質(zhì)高、通業(yè)務(wù)的人員。根據(jù)檔案室規(guī)模大小可選用檔案員1～2人。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善的檔案管理工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

3.2 制度健全，落到實(shí)處

檔案室的管理要有健全的管理制度，使得管理更加規(guī)范化，管理有章可循。如《檔案工作管理辦法》、《檔案室工作保密制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案人員崗位職責(zé)》、《檔案管理工作小組成員職責(zé)》等。檔案員的年度考核以此為依據(jù)，小組其他成員可將此考核結(jié)果按比例記入其年度考核中。檔案的管理嚴(yán)格按制度進(jìn)行，檔案管理工作小組定期或不定期要對(duì)檔案管理進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，使檔案更好地發(fā)揮它的作用。

3.3 硬件配套，延長檔案使用壽命

為了使檔案如期達(dá)到它的作用期限，檔案室可設(shè)在陰面，應(yīng)配有必要的檢測儀器，如溫度計(jì)和濕度計(jì)。硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3.4 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會(huì)有關(guān)部門，提供便利的查閱，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。

3.5 與時(shí)俱進(jìn)，努力與校園文化建設(shè)相結(jié)

學(xué)校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體，因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，成為校園文化建設(shè)的重要基地.

4 結(jié)束語

中學(xué)作為未來人才基礎(chǔ)教育的機(jī)構(gòu)，其歷史責(zé)任的關(guān)鍵作用是不容置疑的。學(xué)校基礎(chǔ)性的檔案綜合管理工作，能夠有力的反映出學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平，不能不給予極大的重視和認(rèn)真的落實(shí)提高。

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