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        大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案管理研究

        2016-08-02 02:50:18毛俊芝宋冬艷
        卷宗 2016年5期
        關鍵詞:大數(shù)據(jù)管理

        毛俊芝 宋冬艷

        摘 要:目前,我國已將信息技術應用于各個領域中,信息技術給我們的生活帶來了日新月異的變化。大數(shù)據(jù)時代的到來意味著信息高速流通、快速獲取,大量信息得到及時精準快速處理、解決各種類型的數(shù)據(jù)管理,對企業(yè)科學管理有著決策性的作用,極大的提高了企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益。如今信息技術的迅猛發(fā)展更強調了數(shù)據(jù)時代對國家、企業(yè)、乃至個人的重要性。大數(shù)據(jù)存在的價值也逐漸被人們所重視,面對大數(shù)據(jù)時代的到來,企業(yè)檔案管理怎樣擺脫傳統(tǒng)模式的制約適應新趨勢是檔案工作者面臨的新課題。筆者結合多年的工作經(jīng)驗,就大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案管理的意義、存在的挑戰(zhàn)、機遇、以及未來工作重心與方向進行探究,以望能給廣大同仁提供借鑒和參考。

        關鍵詞:大數(shù)據(jù);時代背景;企業(yè)檔案;管理

        1 研究意義

        1、有助于創(chuàng)新和豐富檔案學理論研究成果,完善理論指導體系。在新的時代背景下,對檔案事業(yè)改革和發(fā)展系列問題的重新審視和研究,有助于檔案事業(yè)指導理論的創(chuàng)新和檔案學理論體系的完善,更有助于使檔案學理論更好地指導企業(yè)檔案管理工作實踐。

        2、有助于推進檔案管理工作改革步伐。在大數(shù)據(jù)時代背景下,對檔案職業(yè)社會功能和職業(yè)要素發(fā)展現(xiàn)狀的研究將揭示現(xiàn)階段檔案管理和服務工作存在的問題和改進的方向,對檔案管理工作的改革和創(chuàng)新具有很大的參考意義。

        3、有助于檔案管理工作人員綜合素質的不斷提高。在大數(shù)據(jù)時代這一新的社會環(huán)境下探討企業(yè)檔案事業(yè)改革和發(fā)展問題能夠對現(xiàn)代檔案管理人員培訓教育起到很大的后發(fā)作用,也有利于刺激檔案工作者的學習熱情,使其在實際工作中更多地運用新的知識和技能,并更加積極主動地改善工作方式,提高工作效率。

        2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

        1、國內(nèi)研究現(xiàn)狀

        我國信息界專家普遍認為2013年是中國“大數(shù)據(jù)元年”,大數(shù)據(jù)在我國得到了方方面面的研究和應用,己有眾多相關研究專著出版。筆者在中國學術文獻總庫“大數(shù)據(jù)”為關鍵詞進行主題檢索,發(fā)現(xiàn)從2011年起,關于大數(shù)據(jù)的理論研究成果逐漸増多,主要集中在對大數(shù)據(jù)概念和特點的分析和對大數(shù)據(jù)時代的預測等方面。2012年,研究視角拓展到大數(shù)據(jù)對各行各業(yè)發(fā)展的影響和大數(shù)據(jù)時代的社會變革等方面,如大數(shù)據(jù)對政府、圖書館、企業(yè)、金融、電子商務、信息網(wǎng)絡安全、公共交通、新媒體等各方面帶來的機遇與挑戰(zhàn)。檔案學界對大數(shù)據(jù)在檔案領域的應用和研究較晚,文獻研究成果從2013年才逐漸顯現(xiàn),研究成果較少,范圍較小,主要探討大數(shù)據(jù)對檔案館、檔案現(xiàn)代化、電子文件檔案管理工作各環(huán)節(jié)的影響等,對大數(shù)據(jù)時代檔案職業(yè)生存和發(fā)展問題的研究還沒有引起檔案界學者和工作者的廣泛關注。

        2、國外研究現(xiàn)狀

        國外學界對大數(shù)據(jù)的關注較早,與大數(shù)據(jù)相關的研究成果數(shù)量眾多,研究主題范圍廣泛,既包括對大數(shù)據(jù)自身的研究,也包括大數(shù)據(jù)在社會各行各業(yè)的應用研究,如大數(shù)據(jù)在市場營銷、生物醫(yī)藥、政府機構、信息管理等方面的應用,研究態(tài)勢與國內(nèi)有相似之處。大數(shù)據(jù)在擋案學界的應用研究主要集中在檔案數(shù)據(jù)、電子文件管理、數(shù)字檔案信息管理技術和方法、數(shù)字檔案公開、公民數(shù)字信息隱私保護等方面。

        3 大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

        大數(shù)據(jù)時代的到來,檔案管理者也需摒棄原有傳統(tǒng)工作理念,積極學習并利用數(shù)據(jù)模式,從而提高工作質量和服務質量。但是,檔案管理利用信息技術也存在著一定的挑戰(zhàn)。

        1、大數(shù)據(jù)時代給檔案存儲和輸出的挑戰(zhàn)

        大數(shù)據(jù)在數(shù)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理中,輸入要比輸出容易的多。大部分的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設置,主要是以添加和更新作為主要系統(tǒng),搜索和檢測作為輔助系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)的大量信息,如果被輸入到一個大站點中,很有可能已經(jīng)構成了大數(shù)據(jù)。隨著各個領域數(shù)據(jù)的與日俱增,檔案的記錄和保存也逐漸增多,甚至出現(xiàn)了“脹庫”問題。存儲的增多就意味著訪問的增多以及輸出量的劇增,因此,大數(shù)據(jù)背景下的檔案服務的利用遇到了存儲和訪問速度慢的瓶頸,這也將是信息技術下的檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

        2、大數(shù)據(jù)時代給檔案資源管理的挑戰(zhàn)

        隨著傳統(tǒng)文化到現(xiàn)代化的發(fā)展,檔案管理由傳統(tǒng)的紙質檔案轉化到數(shù)字化形式,再到如今的大數(shù)據(jù)時代。隨著檔案信息存儲需求量的日漸增多,目前的檔案數(shù)字化手段已難以滿足大數(shù)據(jù)時代的資源管理需求。但是,由于檔案工作技術的落后、資源管理方式的停滯不前、信息技術應用的匱乏、社會檔案意識不高等諸多因素,使得檔案管理服務缺乏工作高效率。想要提高檔案管理的工作效率,更好地為社會服務,就要整合信息資源,有效地利用信息技術挖掘大數(shù)據(jù)時代的應用財富。因此,如何整合資源、使得大量檔案信息長期保障安全性、可讀性,提供更具價值的檔案資源,是大數(shù)據(jù)時代給檔案資源管理的巨大挑戰(zhàn)。

        3、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理者業(yè)務環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)

        根據(jù)我國目前檔案管理形式來看,大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理分為三個環(huán)節(jié):收集、管理、利用。

        (1)收集

        我國目前檔案收集都是在生產(chǎn)或處理完結時或具備保存價值的文件,經(jīng)整理后由檔案室存檔的數(shù)據(jù)資料。就是由相關的人員加工處理過的數(shù)據(jù)信息,是半成品或成品。而大數(shù)據(jù)的資料是隨時收集錄入的,大數(shù)據(jù)注重的是數(shù)據(jù)的完整性和及時性。因此,檔案資料存儲收集的及時性是大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)之一。

        (2)管理

        從原始的手工整理,到計算機代替手工管理,管理條件和管理方式是比較落后的,不適用于大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)資源管理。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理強調開放化、社會化的多元化發(fā)展方向。由于大數(shù)據(jù)信息儲存的規(guī)模比較龐大,需要用云端進行儲存、計算。因此,信息技術人才的匱乏,也限制了檔案管理的進步性發(fā)展。

        (3)利用

        傳統(tǒng)檔案管理模式中,信息儲存、查詢服務是被動的,現(xiàn)代信息技術對資源的開發(fā)、利用也沒有更好地服務社會。而在大數(shù)據(jù)時代,大量信息的輸入和存儲,有利于資源的整合,拓寬領域的應用。

        4、大數(shù)據(jù)時代對檔案人員的業(yè)務素質提出更高要求

        隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展及應用,大數(shù)據(jù)不僅給檔案管理帶來了一定的機遇,也對檔案人才提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理不僅需要傳統(tǒng)檔案的管理方式,還需要適應大數(shù)據(jù)的專業(yè)人才進行科技管理。例如:面對大數(shù)據(jù)繁雜的檔案信息數(shù)據(jù),需要專業(yè)的分析工程師進行透徹分析,選擇恰當?shù)臍w檔方式;面對大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展,需要精通大數(shù)據(jù)應用的高級管理人才,緊跟大數(shù)據(jù)變化的潮流。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理范圍極為廣泛、檔案管理類型紛雜,軟硬件工程師、檔案服務人才和數(shù)據(jù)庫工程師已不能滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人才的需求。這就要求檔案人員全面提高專業(yè)素質,加強各個領域的綜合能力培養(yǎng),將大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理中的挑戰(zhàn)化作機遇。

        4 大數(shù)據(jù)時代背景下給企業(yè)檔案管理帶來的機遇

        縱然大數(shù)據(jù)時代為檔案管理帶來了諸多方面的挑戰(zhàn),但同時也給檔案管理帶來了相應的機遇。

        1、大數(shù)據(jù)時代為企業(yè)檔案的信息管理帶來的機遇

        傳統(tǒng)檔案信息管理中,以紙質的“份”、“件”、“卷”為單位,而大數(shù)據(jù)時代以“GB”、“TB”、“PB”為單位,數(shù)字化的發(fā)展逐漸將紙質檔案取締是社會發(fā)展的必然結果。檔案管理相關工作人員的工作重點也由收集、管理和利用轉換為檔案數(shù)據(jù)的監(jiān)控、檔案云端儲存的安全性、持續(xù)性管理。利用云計算快速達成數(shù)據(jù)的動態(tài)擴展,是大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的新機遇。

        2、大數(shù)據(jù)時代為檔案利用價值帶來的機遇

        傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質和電子文檔為主,檔案長期處于被動利用狀態(tài),更多的只是存儲安放的作用,缺少分析利用的過程,難以體現(xiàn)其本身價值。大數(shù)據(jù)通過云計算,可以搜索到相互關聯(lián)的檔案信息,并對其進行關聯(lián)、提取,通過挖掘和分析加以利用。將被動變?yōu)橹鲃?,讓靜止的檔案變成“活信息”。這就是大數(shù)據(jù)時代相較傳統(tǒng)檔案管理新機遇的體現(xiàn)。

        五、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理工作的重心與方向

        面對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理的諸多挑戰(zhàn)與機遇,應對大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與機遇已是刻不容緩。為此企業(yè)檔案工作者未來的工作重心與方向主要有以下幾點:

        1、創(chuàng)新思想觀念。檔案工作者要解放思想,改變心態(tài),勇于沖破舊的“重藏輕用”的思想觀念障礙,破除大數(shù)據(jù)時代“離我太遠、與我無關”意識,緊跟時代步伐,適應信息技術發(fā)展的新趨勢,充分認識管理是必要手段,利用才是真正目的,樹立檔案大數(shù)據(jù)意識,以數(shù)據(jù)意識為指導,把握“連接與分享”的時代主旋律,加強檔案規(guī)范科學管理,促進檔案工作提檔升級。

        2、加強專業(yè)人才培養(yǎng)。當前,企業(yè)檔案管理人員素質參差不齊,一般都為半路出家,沒有檔案專業(yè)出身的人員。大數(shù)據(jù)時代,檔案工作面臨的緊迫形勢和繁重任務,如果沒有一支專家型的人才隊伍將難以勝任,需要加大科技型人才的引進,提高單位自身信息技術的培訓強度,加大力度培養(yǎng)適應大數(shù)據(jù)時代需求的檔案管理新型復合型人才,掌握和應用現(xiàn)代新技術的本領,為檔案工作轉型升級、提質增效注入新的活力。

        3、強化檔案宣傳發(fā)動。充分利用“6.9”國際檔案日、網(wǎng)絡媒體、宣傳欄、舉辦專題講座、發(fā)放宣傳冊等形式,開展內(nèi)容豐富、形式多樣的宣傳活動,大力宣傳新時代背景下檔案管理引用大數(shù)據(jù)技術的重要性,讓公眾看到檔案工作深層的戰(zhàn)略意義及檔案的潛在價值,使之認識、重視、參與進來,提高大眾對檔案的認知度,力求在大眾心中“6.9”與“11.9”一樣的熟知, 充分發(fā)揮檔案應有的價值。

        4、創(chuàng)新檔案管理模式。大數(shù)據(jù)時代是信息化時代,企業(yè)要順應趨勢,反應迅速,積極應對,主動作為,具備創(chuàng)新思想,打破傳統(tǒng)檔案管理模式,運用現(xiàn)代管理方法,加快推進信息技術與檔案工作的融合進程,提高檔案完整率、有效率和利用率,實現(xiàn)一體化管理,為企業(yè)帶來更大的效益,推動企業(yè)檔案管理水平的提高。

        另外,要密切跟蹤云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術的發(fā)展,積極探索前沿技術在檔案領域的運用,尋求多方面的合作,逐漸引入大數(shù)據(jù)技術,注重數(shù)據(jù)開發(fā)環(huán)境,強調對檔案數(shù)據(jù)的分析和利用,多向大數(shù)據(jù)專業(yè)人才請教,將大數(shù)據(jù)的信息技術結合自身檔案管理工作,全面加強數(shù)據(jù)化檔案管理。

        5 結束語

        大數(shù)據(jù)時代的到來為企業(yè)檔案管理提供了更高的工作效率和更新的工作方式,同時新技術的應用也給檔案管理帶來一定的挑戰(zhàn)和機遇,如何更好地利用創(chuàng)新性技術提高檔案管理質量,以及如何應對當中存在的諸多挑戰(zhàn)與機遇,將成為檔案管理中新的工作目標。

        參考文獻

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