李妮

摘 要：針對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案，在簡(jiǎn)單介紹項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出建立可靠的管理機(jī)構(gòu)、借助合同關(guān)系明確各方權(quán)責(zé)、完善檔案控制管理計(jì)劃與目標(biāo)以及不同階段選定對(duì)應(yīng)的檔案管理重點(diǎn)等有效控制與管理措施，為高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高速公路；建設(shè)項(xiàng)目；工程檔案；檔案控制與管理

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是一種準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)總體過程的重要資料，對(duì)于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、管控以及維護(hù)等均有著十分重要的作用，所以，保證檔案資料的可靠性與準(zhǔn)確性，是高速公路檔案管理工作的基本內(nèi)容，也是必然要求。然而，由于高速公路建設(shè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的檔案存在數(shù)量大、涉及領(lǐng)域多、跨度長(zhǎng)等特點(diǎn)，使得編制一套準(zhǔn)確、可靠的檔案資料有著很大的難度。

1 高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案控制與管理的主要特點(diǎn)

1.1 系統(tǒng)性與完整性

在常規(guī)的檔案管理工作中，占據(jù)較大分量的是科技檔案和專業(yè)檔案，在檔案分類、組卷需求等方面存在著不同的具體要求，這和工程的業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理等有著十分密切的聯(lián)系，因此高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案具有系統(tǒng)性與完整性特點(diǎn)[1]。

1.2 流轉(zhuǎn)復(fù)雜性

檔案的類型較為繁多，工作人員在進(jìn)行劃分時(shí)程序十分復(fù)雜，實(shí)際情況中必須由專業(yè)的機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)，并根據(jù)檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況制定一套有效且具有足夠?qū)I(yè)性的管理辦法，以此提升檔案管理工作的效率。

1.3 檔案數(shù)量龐大

建設(shè)項(xiàng)目檔案的主要作用是收錄與記載建設(shè)管理過程和結(jié)果，由于高速公路本身會(huì)涉及到眾多學(xué)科和內(nèi)容，所以與其相關(guān)的檔案數(shù)量較為龐大。此外，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，一直延續(xù)到項(xiàng)目使用，檔案形成的時(shí)間很長(zhǎng)，需要經(jīng)過許多單位，工作量與難度都很大，想要做好檔案的編制與管理需要付出很多的努力和實(shí)踐。

1.4 檔案的載體具有多樣性

除了基本的紙質(zhì)形式，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案還包括各種媒體檔案和實(shí)體檔案，這在很大程度上也增加了檔案整理與管理的難度，相關(guān)管理部門應(yīng)給予足夠的重視。

2 高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案控制管理措施分析

2.1 建立可靠的管理機(jī)構(gòu)

項(xiàng)目檔案編制需要按照接收流程，如圖1所示，收集建設(shè)過程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度較長(zhǎng)，使得工程建設(shè)單位很容易在前期忽視檔案管理工作，主要體現(xiàn)在對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)未及時(shí)落實(shí)、人員配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及時(shí)開展，不僅增加了工作量和難度，還無法保證項(xiàng)目檔案的真實(shí)性與完整性[2]。因此，作為高速公路工程的建設(shè)方，首先應(yīng)對(duì)檔案管理給予足夠重視，在此基礎(chǔ)上，建立一個(gè)可靠的檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，配備足夠的專業(yè)人員和技術(shù)設(shè)備，從而在第一時(shí)間收集項(xiàng)目資料。另外，項(xiàng)目建設(shè)方還需同時(shí)配置專職管理人員，如今委托咨詢單位對(duì)檔案編制與管理進(jìn)行負(fù)責(zé)較為常見，雖然這種管理辦法可以為建設(shè)方提供有效幫助，但這并不代表可以完全取代建設(shè)方所具有的管理職能。作為建設(shè)項(xiàng)目專職管理人員，除了要具備完整的專業(yè)知識(shí)，還要對(duì)高速公路工程有一定的認(rèn)識(shí)和了解，首先要能在實(shí)際工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，工程檔案是一個(gè)復(fù)雜且龐大的整體，如果管理人員的專業(yè)知識(shí)掌握不到位，可能無法準(zhǔn)確定位檔案中潛在的問題，進(jìn)而對(duì)檔案管理的效果和作用造成不利影響。

2.2 借助合同關(guān)系明確各方權(quán)責(zé)

在正式開展施工作業(yè)時(shí)，工期通常十分緊張，此時(shí)，施工單位與監(jiān)理單位無暇顧及檔案管理，將其視作“軟任務(wù)”，使得檔案材料收集和編制與施工出現(xiàn)嚴(yán)重的脫節(jié)，進(jìn)而對(duì)檔案的實(shí)效性與真實(shí)性造成不必要的影響。因此，項(xiàng)目建設(shè)方應(yīng)借助合同關(guān)系與制約，設(shè)立與檔案管理直接相關(guān)的專項(xiàng)條款，明確項(xiàng)目各方的具體責(zé)任和權(quán)力，與此同時(shí)將檔案編制的時(shí)間要求融入到施工管理主體中，必要時(shí)和工程款支付形成掛鉤，以此來提升各參建方的積極性和主動(dòng)性，確保檔案編制可以和施工同時(shí)進(jìn)行，保證其實(shí)效性與真實(shí)性。

2.3 完善檔案控制管理計(jì)劃與目標(biāo)

完善檔案控制管理計(jì)劃與目標(biāo)是切實(shí)做好檔案管理工作，使其發(fā)揮應(yīng)有作用和效果的重要前提。為確保工程檔案達(dá)到優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，從項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)該制定一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃和目標(biāo)，然后所有的工作都需要圍繞這個(gè)計(jì)劃和目標(biāo)展開，環(huán)環(huán)相扣，有序推行工程檔案的目標(biāo)管理。尤其是省級(jí)重要建設(shè)項(xiàng)目檔案評(píng)比的“金冊(cè)獎(jiǎng)”，其注重檔案形成與管理過程中的質(zhì)量控制，這是因?yàn)閷n案管理融入到工程建設(shè)全過程可以起到提升檔案管理質(zhì)量的作用。

2.4 不同階段選定對(duì)應(yīng)的檔案管理重點(diǎn)

總的來說，無論實(shí)際的管理水平如何，用于檔案管理的主體力量始終都是有限的，考慮到高速公路工程點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣的實(shí)際特點(diǎn)和要求，檔案管理需要在不同的階段選定對(duì)應(yīng)的管理重點(diǎn)，具體內(nèi)容如下：

（1）高速公路建設(shè)項(xiàng)目籌建時(shí)期，檔案管理的重點(diǎn)為及時(shí)對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)方面的資料進(jìn)行收集和整理，以便為后續(xù)管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（2）正式開始施工前，檔案管理的重點(diǎn)為對(duì)及時(shí)對(duì)地質(zhì)勘察等方面的資料進(jìn)行收集和整理，對(duì)于一式多份的相關(guān)資料，可以先保留一份進(jìn)行歸檔[3]。

（3）項(xiàng)目建設(shè)施工階段，檔案管理的重點(diǎn)為檔案與施工同步進(jìn)行，簡(jiǎn)單來說就是對(duì)施工的各項(xiàng)行為和成果進(jìn)行記錄，同時(shí)確保檔案的真實(shí)性和完整性。除此之外，全部已經(jīng)形成的施工與監(jiān)理資料，應(yīng)滿足檔案預(yù)立卷提出的實(shí)際要求，這一要求主要指除了要進(jìn)行頁(yè)碼打印和裝訂外，還要達(dá)到指定的專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案形成及其管理是工程建設(shè)的主要內(nèi)容之一，想要切實(shí)做好管理工作，需要從立項(xiàng)開始，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，并建立完善的規(guī)章制度，構(gòu)建健全的管理網(wǎng)絡(luò)。施工過程中，根據(jù)不同階段，劃分不同的管理時(shí)期，明確該階段下的檔案管理重點(diǎn)與計(jì)劃。工程完工后，要及時(shí)進(jìn)行檔案整理，盡量在最短的時(shí)間內(nèi)完成專項(xiàng)驗(yàn)收，以保證工程檔案可以實(shí)現(xiàn)完整性、系統(tǒng)性等根本目的，從而為高速公路運(yùn)營(yíng)以供可靠、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]彭鹿. 淺談高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案控制與管理[J]. 公路交通科技（應(yīng)用技術(shù)版），2010，S1：138-140.

[2]蘇培新. 高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與控制的探討[J]. 廣東公路交通，2011，02：62-64.

[3]麥宏汜. 對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案的管理的分析[J]. 中國(guó)科技投資，2013，Z2：22.