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        檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理研究

        2016-08-02 02:50:18何偉
        卷宗 2016年5期
        關(guān)鍵詞:檔案

        何偉

        摘 要:檔案部門的應(yīng)急管理能力決定了檔案安全體系建設(shè)的成敗。檔案部門目前急需解決的問題就是應(yīng)急預(yù)案管理。包括沒有完善的應(yīng)急預(yù)案體系,沒有行之有效的考核機(jī)制,應(yīng)急預(yù)案管理的投入有限等。本文針對(duì)上述問題進(jìn)行了論述,并給出了較為可靠地完善方法。

        關(guān)鍵詞:檔案;應(yīng)急預(yù)案;突發(fā)事件

        檔案記載著人類歷史的變遷,檔案也記錄了人類社會(huì)財(cái)富的積累,其珍貴性不言而喻,而由于檔案承載介質(zhì)的特殊性,使得其容易遭受突發(fā)事件的破壞,破壞的后果就是形成不同程度的有形無(wú)形的損失。如何應(yīng)對(duì)突發(fā)事件,減少突發(fā)事件對(duì)檔案造成的損毀,將影響降低到最低,因此對(duì)于檔案管理部門繼續(xù)建立一套科學(xué)合理的行之有效的應(yīng)急預(yù)案管理辦法,使得檔案應(yīng)急管理工作處于嚴(yán)格的可控狀態(tài)。

        1 檔案部門加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理的意義

        應(yīng)急預(yù)案是否能夠達(dá)到預(yù)期效果決定了管理部門能否有效的處置各類突發(fā)事件。檔案管理面對(duì)的是越來(lái)越復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境,因此加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理,具有十分重大而緊迫的意義。

        人類社會(huì)的發(fā)展史包含著我們承受的自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭(zhēng)災(zāi)害,因此很多國(guó)家、地區(qū)都無(wú)法躲避突入襲來(lái)的自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭(zhēng)災(zāi)害,在歷史上每次自然災(zāi)害和人為災(zāi)難都會(huì)對(duì)所在地區(qū)的檔案造成巨大的難以彌補(bǔ)的損害。嚴(yán)峻的檔案突發(fā)安全危機(jī),使得檔案部門必須要提高認(rèn)識(shí),有能力應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件。危機(jī)既然無(wú)法避免,我就要時(shí)刻準(zhǔn)備著,將危機(jī)對(duì)檔案的損失降到最低。

        應(yīng)急預(yù)案能夠指導(dǎo)相關(guān)單位進(jìn)行應(yīng)急管理。是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要管理措施,也是提升檔案部門應(yīng)急管理能力的關(guān)鍵舉措。建立健全應(yīng)急預(yù)案體系,就要求所有的部門和人員必須明確在各自的管理崗位上自身的責(zé)任,進(jìn)而形成統(tǒng)一的聯(lián)動(dòng)狀態(tài),共同應(yīng)對(duì)。建立健全應(yīng)急預(yù)案體系,使所有人具備識(shí)別隱患的能力,處置隱患的能力,降低隱患升級(jí)的能力。

        2015年12月28日全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議在京舉行,國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在會(huì)上指出,要建立應(yīng)急處置管理體系,從根本降低突發(fā)事件的發(fā)生的可能性,產(chǎn)生危害的影響面,要進(jìn)行常規(guī)性的應(yīng)急狀態(tài)演練,加大應(yīng)急狀態(tài)演練投入,進(jìn)而形成應(yīng)急預(yù)案的可執(zhí)行性,會(huì)議提出的要求,明確了當(dāng)前檔案安全體系建設(shè)存在的問題,需要加強(qiáng)的管理的環(huán)節(jié),進(jìn)一步明確了管理者的責(zé)任。強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理工作,確保國(guó)家和民族的歷史記憶能夠有效的保存,構(gòu)建確保檔案安全保密的檔案安全體系,提升檔案安全保障能力,促進(jìn)檔案事業(yè)全面、健康、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        2 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理存在的主要問題

        從目前我國(guó)檔案管理部門的應(yīng)急預(yù)案建立的現(xiàn)狀可以看出,近些年來(lái)檔案應(yīng)急管理能力已經(jīng)大大加強(qiáng),但是在一些環(huán)節(jié)上還有待進(jìn)一步提高。存在的問題多反映在如下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

        2.1 應(yīng)急預(yù)案不健全,聯(lián)動(dòng)性不強(qiáng)

        部分省份及地區(qū)沒有對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急管理工作給予足夠的重視,沒有建立應(yīng)急預(yù)案體系,或是現(xiàn)有體系形式化嚴(yán)重,可執(zhí)行性差。南方某省在已經(jīng)建立檔案網(wǎng)站的市區(qū),只有不足一半的市區(qū)公布了應(yīng)急預(yù)案,其中還包括個(gè)別形式化的預(yù)案,可見重視程度十分有限;從其內(nèi)容上來(lái)看,多集中在應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案的制定,而對(duì)于社會(huì)突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案沒有給予考慮。

        2.2 預(yù)案內(nèi)容形式化,可執(zhí)行性不強(qiáng)

        從前文所述南方某省的多個(gè)市區(qū)現(xiàn)有應(yīng)急預(yù)案來(lái)看,存在著預(yù)案內(nèi)容形式化,機(jī)械照搬照抄,內(nèi)容空洞,嚴(yán)重與實(shí)際不符,沒有可執(zhí)行性。從中抽查的五份市級(jí)自然災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案中,幾乎全部與該省的檔案局的預(yù)案一樣,可見都是直接在省級(jí)預(yù)案上進(jìn)行了名稱的修改,甚至內(nèi)容都完全一樣,形式主義在應(yīng)急預(yù)案的編制工作上表現(xiàn)尤為突出,甚至存在多個(gè)地區(qū)市縣互相抄襲應(yīng)急預(yù)案的現(xiàn)象。

        2.3 應(yīng)急預(yù)案演練效果差,沒有形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制

        建立了應(yīng)急預(yù)案后,就要根據(jù)預(yù)案的假設(shè)情境進(jìn)行有目的的演練,例如按照火災(zāi)或是爆炸的事故情境,組織進(jìn)行演習(xí)演練,從演練的表現(xiàn)上和結(jié)果上來(lái)確定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性與有效性。部分檔案部門開始定期的進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案的演練,并且從中取得了很好的演練效果,但是部分單位仍然停留在紙上談兵的階段,沒有實(shí)戰(zhàn)演練,應(yīng)急預(yù)案的演練與應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力有著直接關(guān)系,應(yīng)急預(yù)案演練不足,應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力就弱,由此產(chǎn)生了檔案應(yīng)急處置實(shí)踐中“不聯(lián)不動(dòng),聯(lián)而不動(dòng),聯(lián)而亂動(dòng),聯(lián)而慢動(dòng)”等混亂現(xiàn)象。

        2.4 經(jīng)費(fèi)保障不足,影響應(yīng)急保障能力

        只有充足的資金保障才能確保檔案部門能夠順利的開展應(yīng)急預(yù)案管理工作,進(jìn)而保證技術(shù)和設(shè)備的有效性,滿足應(yīng)急預(yù)案的需要,確保保證能力的先進(jìn)性和有效性。很多地區(qū)的檔案部門缺少充足的資金保障,存在著設(shè)備老化,技術(shù)落后,難以保證應(yīng)急預(yù)案的順利實(shí)施。對(duì)于必要管理設(shè)施沒有定期進(jìn)行維修保養(yǎng),無(wú)法在突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí),按照預(yù)案來(lái)實(shí)施,已經(jīng)出現(xiàn)過在發(fā)生火災(zāi)后,由于火災(zāi)報(bào)警設(shè)備和噴淋設(shè)備的失效,沒能第一時(shí)間形成應(yīng)急預(yù)案的第一道防線。因此就要求檔案部門要進(jìn)行多個(gè)資金渠道的投入保障,加大資金投入,保證裝備和物資的有效性,確保應(yīng)急保障能力強(qiáng)大穩(wěn)定。

        3 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理的基本內(nèi)容

        檔案安全是檔案管理工作最根本要求。這就要求檔案部門積極開展應(yīng)急預(yù)案管理工作的前期規(guī)劃和后期實(shí)施工作。具體來(lái)說,主要有如下幾個(gè)方面的內(nèi)容。要建立應(yīng)急管理小組,明確責(zé)任,分工,在組織上形成分工明確,互相協(xié)作的狀態(tài);對(duì)所在地區(qū)的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)與評(píng)估,對(duì)人為因素和自然因素進(jìn)行合理的劃分,對(duì)于檔案部門可能出現(xiàn)的安全隱患進(jìn)行明確。

        政府部門加投入,使得應(yīng)急演練常規(guī)化,演練效果具備可執(zhí)行性,在演練中檢查預(yù)案的效果,在演練中篩查預(yù)案的效果評(píng)價(jià)條件,講多次演練的結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估,對(duì)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行分析,然后進(jìn)一步調(diào)整預(yù)案的可行性。

        4 應(yīng)急預(yù)案管理工作的展望

        檔案部門的應(yīng)急管理機(jī)制是檔案安全體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和主要工作內(nèi)容。全面、系統(tǒng)的應(yīng)急管理機(jī)制能夠確保檔案部門的應(yīng)對(duì)反應(yīng)速度夠快,應(yīng)對(duì)反應(yīng)結(jié)果的有效,更好的預(yù)防和應(yīng)對(duì)自然和人類社會(huì)的災(zāi)害,最大限度地保護(hù)檔案資源的安全,從而保證人類社會(huì)歷史的延續(xù)性與文明的傳承性。

        參考文獻(xiàn)

        [1]南寧市城建檔案館赴合肥市啟動(dòng)城建檔案數(shù)據(jù)異地備份工作[J].城建檔案.2012(08)

        [2]謝俊貴,馬馳. 災(zāi)害應(yīng)急管理:檔案工作的功能和檔案部門的參與[J].廣州大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版).2011(06)

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