摘 要：信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機的廣泛普及，對普通高中學校的學籍檔案管理帶來一定的沖擊。作為高中學校的檔案管理部門，應當與時俱進，加強對學生學籍檔案管理的信息化建設(shè)，開發(fā)出一套符合自身發(fā)展的檔案管理信息系統(tǒng)，將學生的檔案資料管理實現(xiàn)更細致、更全面的工作目標。

關(guān)鍵詞：學籍；檔案；信息化管理

學籍檔案，顧名思義，是一個學生在校期間學習經(jīng)歷的記錄，現(xiàn)階段，我國很多普通高中學校還采取的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍檔案，只有將學籍檔案實現(xiàn)信息化才能使通過網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享。如今，信息化時代的到來，信息技術(shù)對很多工作都帶來了便捷，并且節(jié)約了辦公成本。本文將結(jié)合筆者幾年來的學籍檔案管理工作經(jīng)驗，提出幾點學籍檔案管理信息化相關(guān)問題的探討。

1 學生學籍檔案信息化的原因

學籍檔案信息通常是記錄一個人在校期間的學習經(jīng)歷，是學生處于某所學校的法律身份及資格，學生在校期間的表現(xiàn)情況和綜合發(fā)展情況的信息都可以在學籍檔案中體現(xiàn)出來?，F(xiàn)階段，我國普通高中學校大多數(shù)還保存的是紙質(zhì)的學籍檔案，由于高中學校的學生每年都在招收，紙質(zhì)學籍檔案的只會越來越多，并且紙質(zhì)資料不易保存，時間久了會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損壞現(xiàn)象，并且很難修復，給查閱帶來很大地不便。因此我國高中學校的紙質(zhì)學籍檔案存在如下四個問題：

1.1 紙質(zhì)學籍檔案不易保管

盡管現(xiàn)如今的造紙技術(shù)已經(jīng)得到很大的進步，但是紙質(zhì)的學籍檔案始終存在不易保管等諸多問題，紙張存儲本身容易產(chǎn)生破損，并且在檔案管理室還要嚴格控制室溫及濕度，注意防火、防水、防止有害物質(zhì)等給學籍檔案產(chǎn)生的侵害。學籍檔案的管理房間要嚴格按照相關(guān)規(guī)定控制好各項指數(shù)。例如，如果天氣濕潤，則空氣的濕度較大，勢必會給紙質(zhì)檔案的保存帶來危害，如果沒有按照標準保存學籍檔案，紙張很容易受到侵蝕。普通高中的學生不斷增多，紙質(zhì)學籍檔案的數(shù)量也在激增，大量的紙質(zhì)檔案不僅占用越來越多的空間，并且對保管的相關(guān)要求越來越多。我國大多數(shù)普通高中學校并未嚴格按照保存措施實施，如果發(fā)生火災、地震等自然災害或盜竊等意外事故時，學生的學籍檔案勢必會受到不可挽回的損失。與此同時，保存學籍檔案還需要耗費人力和時間，對這些資料分門別類地整理，以供后期的查閱。

1.2 后期查閱不便

我國的普通高中學校隨著辦學時間的逐漸遞增，學生會越來越多，學籍檔案資料也會越來越多。面對數(shù)量龐大的學籍檔案，大多數(shù)學校提供不同的房間分散放置，一旦后期需要查閱學生的學籍檔案時，需要根據(jù)不同的入學時間查找相應的學籍檔案，取閱及歸還等都非常不便。很多高中學校的學生學籍檔案管理都沒有提供更加細致的分類標準，大多數(shù)學校是按照學生的入學時間及班級進行分類保存，如果在后期查閱時并不清楚學生的入學時間及班級時，查閱工作將無法進行。

2紙質(zhì)學籍檔案將會產(chǎn)生一定的成本投入。高中學校的學生數(shù)量在不斷增加，隨之而來的便是學籍檔案數(shù)量的持續(xù)增加，紙質(zhì)學籍檔案的保存需要一定的空間，并且需要學校提供一定的人力進行管理，如果檔案出現(xiàn)損失，修復學籍檔案還需要耗費一定的人力和物力。另外，紙張的大量使用不僅產(chǎn)生了成本，而且還不利于環(huán)保。

2 普通高中學校學籍檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計

普通高中學校由于學生的學籍檔案信息量龐大，因此將這些信息匯總起來統(tǒng)一進行數(shù)據(jù)管理工作量較大，要想建立信息管理系統(tǒng)需要分如下幾個步驟進行設(shè)計：

首先，要將學籍檔案管理的相關(guān)信息系統(tǒng)劃分出模塊?？梢苑殖蓪W籍管理員系統(tǒng)、班主任系統(tǒng)以及學生系統(tǒng)這三個子系統(tǒng)，不同系統(tǒng)針對不同的用戶開展工作。在校專門從事學籍檔案管理的人員可通過系統(tǒng)實現(xiàn)對學籍檔案的綜合管理工作。班主任則可以通過信息管理系統(tǒng)對學生的日常成績的查詢和分析進行信息化處理。學生通過信息管理系統(tǒng)可以查詢學校的相關(guān)公告、課程安排及查詢考試成績等。

其次，根據(jù)使用對象的不同制定相應的權(quán)限。學校可以根據(jù)不同的適用對象采取不同等級權(quán)限管理，有管理員、普通用戶及學生用戶三種不同類型，其中管理員的權(quán)限最高，可以對信息管理系統(tǒng)進行全方位地管理，而學生用戶的權(quán)限最低，僅能從事信息查詢及錄入。

第三，錄入學籍檔案信息。在學校建立學籍檔案時，首先需要將學生的信息通過填寫學籍表的形式收集起來，之后通過相應的管理人員將這些內(nèi)容錄入到學籍數(shù)據(jù)庫中。每年的高中學校學生人數(shù)都在不斷遞增，這樣的方式有效減輕了學籍檔案管理人員的工作量。

3 學生學籍檔案信息化管理應注意的問題

3.1 將電子信息與社會對接

學籍檔案信息將伴隨每一位高中生一生，因此這些學籍信息不僅是為了記錄學生在高中階段的日常信息，更重要的是為學生在今后步入社會，尋找合適的工作崗位提供參考依據(jù)。部分高中學生畢業(yè)后可能直接選擇就業(yè)，此時，學校應當與企業(yè)及時合作，為招聘企業(yè)提供在校學生的相關(guān)信息，幫助企業(yè)了解學生在高中階段的學習情況及能力水平，為學生提供更好地就業(yè)機會。

3.2 做好學籍檔案信息的保密工作

每一名高中學生的學籍檔案信息都是個人的資料信息，學校在對這些信息進行管理時應當注重其安全性及保密性。在學校從事學籍管理的部門應當嚴格相關(guān)的管理制度，保證學生學籍檔案信息的安全性，做到準確和完整地記錄學生的相關(guān)信息，不像其他人及單位透露學生的相關(guān)信息，幫助學生做好保密工作。

3.3 針對絕密檔案要做到特殊處理

普通高中學校有部分學生的檔案信息屬于絕密信息，此時學籍檔案管理部門應當特別針對絕密的檔案采取特殊的處理技術(shù)，可以利用計算機及網(wǎng)絡將這些信息進行加密處理，這樣可以有效保護好絕密檔案的安全性，這些信息不會被隨意篡改或刪除。與此同時，保存好這部分檔案的原始資料，甄別好檔案工作的真?zhèn)?，防止有假冒信息冒充絕密信息。這部分信息如沒有特殊情況，不得隨意供人查閱。

3.4 對原有的紙質(zhì)學籍檔案進行存檔

由于計算機及互聯(lián)網(wǎng)的應用，導致學校的學籍檔案管理系統(tǒng)存在一定的不穩(wěn)定性，并且電子文件經(jīng)過篡改不易發(fā)現(xiàn)痕跡。這就給普通高中學校的學籍檔案信息管理帶來新的挑戰(zhàn)。為了有效保證學籍檔案信息的真實有效，保證這些信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，在學生對學籍檔案信息進行錄入后，應當將最初的紙質(zhì)學籍表進行存檔，一旦后期需要查閱和共享時，可以將紙質(zhì)學籍檔案信息與電子檔案信息相互參照，統(tǒng)一管理。

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作者簡介

李春娥（1974-），女，漢族，福建漳平，福建省漳平一中，大專，教員，小學高級教師，研究方向：學籍檔案信息化管理。