翟明

淺議行業(yè)報社發(fā)行環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

翟明

在紙質(zhì)媒體不景氣的大環(huán)境下，行業(yè)報社應以加強內(nèi)部控制為切入點，提升內(nèi)部管理水平，控制風險，開源節(jié)流，迎接報業(yè)新的機遇。本文介紹行業(yè)報社發(fā)行管理的現(xiàn)狀，提出完善發(fā)行環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的措施。

行業(yè)報；發(fā)行；內(nèi)部控制

行業(yè)報刊圍繞行業(yè)相關(guān)的事件、問題進行宣傳報道，是以特定行業(yè)讀者為受眾對象,為特定行業(yè)發(fā)展服務的專業(yè)類報紙和刊物.是我國報刊業(yè)體系里的一個重要類別。當前，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進一步促進了媒體的市場化進程,行業(yè)報刊由于有著專業(yè)壁壘，一直在市場的邊緣徘徊,尚未像市場上眾多紙媒那樣面臨著生死的抉擇.然而，行業(yè)報刊目前存在受眾面窄、定位不準、專業(yè)內(nèi)容枯燥、發(fā)行廣告量下滑，經(jīng)營管理落后等諸多問題。在行業(yè)不景氣的大環(huán)境下，報刊社應以加強內(nèi)部控制為切入點，提升內(nèi)部管理水平，控制風險，開源節(jié)流，迎接報業(yè)新的機遇。

一、行業(yè)報刊發(fā)行環(huán)節(jié)的現(xiàn)狀和內(nèi)控的意義

從報刊社的角度看，報刊發(fā)行一般分為：委托發(fā)行和自辦發(fā)行。在過去的很長一段時間內(nèi)，行業(yè)報刊發(fā)行主要是“郵發(fā)合一”一種形式，報刊社將發(fā)行工作全部委托給郵局承擔。后來，又委托給發(fā)行服務公司或快遞、物流公司等第三方服務機構(gòu)。委托發(fā)行存在投遞質(zhì)量和投遞時效不能保證、費率較高等弊端。于是，有些報社組建自己的發(fā)行網(wǎng)絡(luò)，采取自辦發(fā)行的方式，這樣自主掌握發(fā)行權(quán)，成本可控。自辦發(fā)行的環(huán)節(jié)較多，管理上不能松懈和粗放。因此，發(fā)行環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理是實現(xiàn)報社精細化管理的必要手段。

隨著行業(yè)報的多元化發(fā)展，有的報社根據(jù)特定行業(yè)細分市場的需要，不但出版報紙，也創(chuàng)辦經(jīng)營若干個有發(fā)展空間的專業(yè)雜志、網(wǎng)站、數(shù)字報、手機報、影視制作、微博、微信等產(chǎn)品。形成跨媒體的經(jīng)營方式，其產(chǎn)品的銷售模式也形形色色。目前，行業(yè)報刊由于其專業(yè)性，報刊發(fā)行廣告收入還是主要收入，其他盈利模式尚未占主流。

報刊發(fā)行是報社向讀者提供資訊服務及收取款項的相關(guān)活動，發(fā)行業(yè)務是報社的主要經(jīng)營業(yè)務之一，防范發(fā)行過程中的差錯和舞弊，保證發(fā)行業(yè)務會計記錄的真實可靠，發(fā)行環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制建設(shè)至關(guān)重要。

二、報刊發(fā)行活動環(huán)節(jié)的控制措施

在報刊發(fā)行環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的主要手段是優(yōu)化發(fā)行流程，關(guān)注發(fā)行活動中的流程控制，從收訂到投遞的過程，找出關(guān)鍵控制點，降低成本、防范風險。報社向行業(yè)相關(guān)的訂戶展開宣傳訂閱，接收訂單、訂單進入訂戶信息系統(tǒng)、確定印刷數(shù)量、寄送報刊（數(shù)字發(fā)送報刊）、收取訂戶款項、售后讀者服務。這一系列經(jīng)營活動期間，可能會發(fā)生:發(fā)行不利、價款折讓、寄送丟失、報刊退訂等情況，存在各種風險。但最主要的風險是行業(yè)報刊定位不準，沒有向讀者提供真正需要的產(chǎn)品和信息，或由于消費者的心理因素，認為互聯(lián)網(wǎng)能提供大量的免費資訊，不肯花錢去訂閱，再有就是訂戶管理不到位，結(jié)算方式不適應網(wǎng)絡(luò)時代，發(fā)行款回收不利。因此，在發(fā)行環(huán)節(jié)應采取必要的控制措施：

（1）進行營銷策略設(shè)計，不斷實踐和總結(jié)分析，選取適合行業(yè)的報刊的定價和營銷方式。

（2）不斷收集、健全訂戶檔案或數(shù)據(jù)資料庫信息，完善訂戶的信用評估。

（3）重視訂戶服務，完善訂戶服務制度，加強寄送、物流的控制，若選擇第三方服務，應開展適當?shù)恼型稑顺绦?。遇到報刊退回，應查找分析退回原因，及時妥善處理。提升訂戶滿意度和忠誠度。

（4）報刊社的發(fā)行部門應在發(fā)行各個環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄，建立發(fā)行登記制度、訂單、合同、付印計劃、印刷通知單、物流單據(jù)或貨運憑證、發(fā)票等文件和憑證相互核對。

設(shè)置發(fā)行臺賬，反應各類報紙、刊物、電子出版物的開單、發(fā)貨、收款情況，由專人對大額訂單合同的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，發(fā)行臺賬應附訂戶的訂單、合同、訂戶簽收回執(zhí)等單據(jù)。

三、報刊發(fā)行收款環(huán)節(jié)的控制措施

（1）傳統(tǒng)的發(fā)行收入通過銀行、郵局結(jié)算，近年來，數(shù)字報刊的收入有所增長，但多數(shù)報社怕沖擊傳統(tǒng)渠道，帶來紙報發(fā)行量下降的風險，而沒有過于擴張。數(shù)字報刊的發(fā)行收款方式也多樣化，從過去單一的售卡方式發(fā)展到現(xiàn)有的售卡、網(wǎng)銀、微信支付等方式。應注重結(jié)合不同結(jié)算方式特點來進行控制。

（2）收到的款項應通過報刊社核定的賬戶結(jié)算，及時入賬，不得設(shè)置賬外賬，應避免發(fā)行人員直接接觸訂戶現(xiàn)金。收款的原始憑證如：收據(jù)、銀行進賬單、郵局匯款單、支付寶收款、微信收款等，應經(jīng)過負責人審核、確認后進入會計系統(tǒng)。發(fā)行部門和財務部門要相互配合，發(fā)行收款憑證在發(fā)行部門及會計部門之間傳遞時要辦理傳遞手續(xù)。

（3）發(fā)行部門應負責應收款項催收，有催收記錄，對于應收款項應建立清收獎勵制度及責任追究處罰制度，設(shè)置應收賬款臺賬，登記訂戶賒賬情況。

（4）會計部門負責辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項回收。會計記錄要與發(fā)行記錄、倉儲記錄核對一致，定期核對應收賬款、預收賬款等往來款項。建立賬齡分析制度，及時反饋給發(fā)行部門并報告上級。對于應收款壞賬，應查明原因、明確責任，嚴格履行審批手續(xù)，按會計制度處理。核銷的壞賬應進行備查登記。防止已經(jīng)核銷的壞賬重新收回時，形成賬外賬。會計部門應單獨核算發(fā)行相關(guān)的收支賬目，定期帳證、帳帳、賬表核對，有效控制會計記錄的真實性，提高會計信息的質(zhì)量。

（5）嚴格按發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票，不得開具虛假發(fā)票。訂單、發(fā)票、報刊收發(fā)證明等憑證要順序編碼。便于查詢，避免重復、遺漏。連續(xù)編號可以在一定程度上減少各環(huán)節(jié)人員舞弊的可能性。

（6）年末，會計憑證、發(fā)行訂單、發(fā)票及其他憑據(jù)要按統(tǒng)一分類標準形成檔案，順序編號裝訂。定期移交單位檔案管理部門。

四、報刊發(fā)行信息系統(tǒng)的控制措施

隨著全社會信息化進程的推進，行業(yè)報社自主開發(fā)或引進發(fā)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)發(fā)行數(shù)據(jù)信息的收集、存儲、處理、報告和信息披露的自動化。減少人為操作對信息數(shù)據(jù)真實性的影響，節(jié)省時間、提高工作效率，從而提高報社內(nèi)部控制的效果。在此過程中應關(guān)注信息系統(tǒng)開發(fā)、運行維護過程中的主要風險，采取相應控制措施：

（1）考慮報社發(fā)行規(guī)模、管理理念、組織結(jié)構(gòu)、核算方法等因素，按照合因地制宜、成本效益原則確定開發(fā)或引進適合的信息系統(tǒng)。

（2）倡導與發(fā)行業(yè)務相關(guān)的員工積極參與信息系統(tǒng)設(shè)計、建設(shè)，以便在今后工作中正確理解和使用該系統(tǒng)。

（3）在信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)時，通過固化業(yè)務流程、預留系統(tǒng)接口等專門技術(shù)實現(xiàn)發(fā)行信息向會計信息或其他管理信息子系統(tǒng)的自動轉(zhuǎn)換，充分考慮發(fā)行信息及相關(guān)信息的集成性。

（4）在發(fā)行信息系統(tǒng)運行時，應制定系統(tǒng)工作程序、具體操作規(guī)范、管理制度、應急預案等。

（5）建立不同等級的信息的授權(quán)使用制度，采用技術(shù)手段加強數(shù)據(jù)錄入和輸出、文字存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全等方面的監(jiān)控。保證系統(tǒng)安全和信息安全。

上述發(fā)行活動、發(fā)行收款、發(fā)行信息系統(tǒng)三個環(huán)節(jié)的控制措施歸根結(jié)底是要人來執(zhí)行，報刊發(fā)行環(huán)節(jié)的各項內(nèi)部控制措施能否落到實處。最關(guān)鍵點是員工的素質(zhì)。積極開展員工的培訓，提高員工對內(nèi)部控制管理的認識，營造高層次的文化環(huán)境，從而促進行業(yè)報社健康發(fā)展。

[1]全國高級會計師資格考評結(jié)合考試輔導教材.高級會計實務《高級會計實務》編委會編.經(jīng)濟科學出版社.2010.6 ISBN 978-7-5058-9545-4.

（作者單位：中國國土資源報社）