國網(wǎng)新源控股有限公司　王勛

河北豐寧抽水蓄能有限公司　何穎珊

淺談項目管理對招標(biāo)采購進度控制的一些認(rèn)識

國網(wǎng)新源控股有限公司王勛

河北豐寧抽水蓄能有限公司何穎珊

進入21世紀(jì)以來，招標(biāo)采購已逐漸成為一種主流采購方式，被廣泛地應(yīng)用在多種行業(yè)、多種領(lǐng)域以及國際合作項目中，其作用已成為推動社會發(fā)展的主要動力。招標(biāo)采購是采購管理中一種重要的采購方式，是項目管理中的重要環(huán)節(jié)，具有唯一性、一次性、周期性等屬性，因此，可以利用項目管理的知識進行分析，采用項目的管理方式進行管控。本文運用項目管理的知識，結(jié)合公司特點分析招標(biāo)采購流程中的各個重要環(huán)節(jié)，深入分析招標(biāo)采購中的關(guān)鍵點，對可能影響招標(biāo)的時間因素和質(zhì)量因素進行挖掘，優(yōu)化公司招標(biāo)采購項目管理工作，形成管理制度的閉環(huán)管理，為同類型的項目采購提供借鑒和參考。

采購 項目管理 工期

1　新源公司介紹及相關(guān)概述

1.1公司概況

國網(wǎng)新源控股有限公司（以下簡稱“新源公司”）每年至少開工建設(shè)兩個工程項目，動態(tài)投資達幾十億元，建設(shè)周期6～10年。新源公司籌建期和基建期單位均面臨或涉及大量的前期調(diào)研、設(shè)計監(jiān)理、土石開挖、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備采購、調(diào)試、運營管理等各類活動。新源公司根據(jù)采購計劃進行項目分解，將相同或類似的項目按照批次進行分類，統(tǒng)一組織招標(biāo)或者非招標(biāo)形式的采購活動。招標(biāo)采購時間從4個月到5年不等。本文重點內(nèi)容是介紹招標(biāo)采購過程中的任務(wù)分解、項目進度管理的分析。

1.2研究對象

結(jié)合招標(biāo)實際情況，新源公司按計劃進行采購，招標(biāo)采購與非招標(biāo)采購均需主要完成以下任務(wù)。（1）啟動階段：綜合計劃編制與調(diào)整，表述編制及審查，招標(biāo)準(zhǔn)備工作。（2）規(guī)劃階段：開標(biāo)準(zhǔn)備工作、工期、質(zhì)量、成本、風(fēng)險管理目標(biāo)設(shè)定。（3）實施階段：開標(biāo)及評標(biāo)工作、工期、質(zhì)量、成本風(fēng)險控制。（4）收尾階段：完成評標(biāo)任務(wù)，與供應(yīng)商進行合同談判和簽訂、退還保證金，招標(biāo)采購后開展分析評估工作。

1.3采購理論綜述

采購是指商品流通過程中，政府、企事業(yè)單位及個人為獲取商品，對獲取商品的渠道、方式、質(zhì)量、價格、數(shù)量、時間等進行預(yù)測、抉擇，把貨幣資金轉(zhuǎn)化為商品的交易過程［1］。

1.4項目管理理論概述

項目管理（Project Management）就是把知識、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項目各項工作之中，滿足或超過項目利益相關(guān)者對項目的要求和期望［2］。

1.5招標(biāo)采購與項目管理的關(guān)系

招標(biāo)采購工作具有項目的屬性，招標(biāo)采購工作本身就具有一般項目的特征，即特定目標(biāo)的唯一性，臨時的一次性，漸進并逐漸完善的周期性。完成一次招標(biāo)采購任務(wù)也同樣涉及綜合、范圍、時間、質(zhì)量、費用、人力資源管理、溝通、風(fēng)險，甚至也包括資源采購各方面的管理任務(wù)。

2　公司招標(biāo)采購的現(xiàn)狀

隨著新源公司跨步式發(fā)展，每年新源公司新增項目2～3家，年動態(tài)投資數(shù)十億元，加上以前的運營單位，新源公司招標(biāo)工作體現(xiàn)出以下特點。

2.1項目明顯增多

每個新建項目開始施工建設(shè)，需要開展設(shè)計、監(jiān)理、基建、設(shè)備等幾個主體標(biāo)段的招標(biāo)工作。而生產(chǎn)運營單位主要是生產(chǎn)運行、設(shè)備檢修、后勤維護的招標(biāo)工作較多。根據(jù)不同的招標(biāo)需求，合理安排相應(yīng)批次的招標(biāo)時間，保障項目順利開展。

2.2招標(biāo)時間把握不是很理想

由于國內(nèi)開展招標(biāo)范圍剛剛擴大，許多以前不招標(biāo)的項目已經(jīng)納入招標(biāo)范圍。而各個供應(yīng)商水平參差不齊，市場信息不對稱、資質(zhì)要求不同，造成許多廠商未能正確投標(biāo)，或者通過資質(zhì)審核的廠商不足3家，造成流標(biāo)、廢標(biāo)、二次招標(biāo)現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，一般招標(biāo)項目從編制標(biāo)書到合同簽訂一般在125天左右，一旦發(fā)生流標(biāo)、廢標(biāo)情況，項目工期將相應(yīng)延長一個月甚至幾年。

3　招標(biāo)項目進度管理

從工期目標(biāo)來看，新源招標(biāo)項目時間跨度較長，其結(jié)果對工程后期建設(shè)有著決定性的影響。因此，按期完成招標(biāo)項目，保障招標(biāo)工作順利進行，確定招標(biāo)結(jié)果成功，且招標(biāo)結(jié)果滿足業(yè)主特殊要求是招標(biāo)項目必須達到的，合理的估算和安排招標(biāo)進度是確保招標(biāo)工程按期完成的前提保證。

3.1招標(biāo)項目活動時間的估算

國網(wǎng)新源控股有限公司的招標(biāo)采購管理，技術(shù)支持人員和項目經(jīng)理利用豐富的知識，采取專家判斷法與類比估計法對招標(biāo)時間進行估算。經(jīng)過研究探討，得出時間估算結(jié)果如下。

招標(biāo)準(zhǔn)備工作，估算工期為45天，主要內(nèi)容是確定招標(biāo)計劃。招標(biāo)工作，工期30天，招標(biāo)代理公司根據(jù)招標(biāo)準(zhǔn)備工作開展相關(guān)工作，編制招標(biāo)文件；開標(biāo)與評標(biāo)工作，工期6天，根據(jù)招標(biāo)情況決定開標(biāo)；定標(biāo)與備案，工期14天，新源公司根據(jù)推薦定標(biāo)并留檔備案；合同簽訂，工期30天，項目公司；與供應(yīng)商談判簽訂合同。上述工作就是項目的主要工作任務(wù)，具有前后的連續(xù)性，其他工作均穿插在相關(guān)工作之中。新源公司的招標(biāo)采購流程一般需要經(jīng)歷125天，因此，務(wù)必要提前做好項目準(zhǔn)備工作。

針對招標(biāo)項目進度目標(biāo)控制主要內(nèi)容包括項目的立項與劃分、標(biāo)書文件編制、審定時間、標(biāo)書文件發(fā)標(biāo)時間、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)時間的確定以及合同談判時間的掌握。

3.2項目工期進度目標(biāo)分解

在項目工期目標(biāo)的控制上，除了建立工期控制總目標(biāo)以外，還要根據(jù)項目的實際進度，對工期目標(biāo)深入分解，設(shè)定短期目標(biāo)，在項目實施中分別控制。我們將招標(biāo)過程分為招標(biāo)文件編制、審查流程、招標(biāo)公告發(fā)布流程、評標(biāo)專家管理流程、開標(biāo)流程、評標(biāo)流程、定標(biāo)流程及評標(biāo)結(jié)果發(fā)布流程，共7大流程20項工作任務(wù)，通過工作分解結(jié)構(gòu)，我們分析出招標(biāo)項目是一個典型的按照子項目劃分的結(jié)構(gòu)，因此，我們將項目工期進度目標(biāo)進行分解，可以按照子項目設(shè)立分目標(biāo)的方式進行。在此基礎(chǔ)上，我們將每個子項目進行進一步的細(xì)化分解，明細(xì)情況如下。

第一步：編制招標(biāo)計劃（15天），編制招標(biāo)文件（30天），編制標(biāo)底或限價（5天）。

第二步：發(fā)布招標(biāo)公告（或邀請招標(biāo)）（1天），開展資格預(yù)審（4天），確定資格預(yù)審（2天），招標(biāo)文件發(fā)售（7天），投標(biāo)準(zhǔn)備會（2天）。

第三步：組建評標(biāo)委員會（2天），開標(biāo)準(zhǔn)備（2天）、開標(biāo)（1天）、評標(biāo)（5天）、評標(biāo)報告（1天）。

第四步：招標(biāo)情況報告（7天）、中標(biāo)候選人公示（7天）、中標(biāo)通知書（30天）。

第五步：編制合同文件（20天）、協(xié)助合同談判（5天）、合同備案（2天）、投標(biāo)與履約保證金（10天）。

通過上述管理，我們將招標(biāo)總工期分解到每一個項目任務(wù)中，明確了工期進度要求，安排了工期順序，便于對工程進度和關(guān)鍵點進行管控。

3.3項目工期進度跟蹤與控制措施

有了工期項目分解，各級管理人員就可以參照項目工期目標(biāo)和進度計劃，對項目進展情況進行執(zhí)行和控制，及時發(fā)現(xiàn)項目進度偏差，積極糾正，保障招標(biāo)項目工期進度順利完成。

3.3.1建立以項目經(jīng)理為核心的項目工期控制組織

項目經(jīng)理作為項目的全面負(fù)責(zé)人，需要按照預(yù)算和工作范圍以及所要求的性能水平推動招標(biāo)工作進展，并盡力完成招標(biāo)任務(wù)。從招標(biāo)計劃編制的開始到投標(biāo)保證金的退還，項目經(jīng)理都要管理日常的項目實施工作。招標(biāo)項目中，不同角色的工作人員體現(xiàn)了不同的價值職能。對于工期控制而言，不同部門的工作體現(xiàn)如下。

評標(biāo)委員會：評標(biāo)委員會的成員來自新源公司、項目單位、招標(biāo)代理機構(gòu)以及評標(biāo)專家，他們負(fù)責(zé)整個招標(biāo)項目總控制。熟知項目招標(biāo)立項、標(biāo)書編制、標(biāo)書會審、發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等過程，經(jīng)驗豐富，熟悉現(xiàn)場，具有較強的責(zé)任心。按照招標(biāo)進度參與招標(biāo)中的任務(wù)。

專業(yè)歸口部門：根據(jù)實際招標(biāo)內(nèi)容，區(qū)分招標(biāo)對口部門，參與標(biāo)書的審核工作，確保按期開標(biāo)。

項目單位：項目招標(biāo)實際需求人，對標(biāo)書編制尤其是技術(shù)文件的確定具有關(guān)鍵作用，是項目工期要求的決定人。

投標(biāo)人：根據(jù)法律規(guī)定，是投標(biāo)過程中的參與者，自然成為了監(jiān)督人，對發(fā)標(biāo)開標(biāo)時間、定標(biāo)時間進行監(jiān)督。

招標(biāo)代理機構(gòu)：對招標(biāo)整體項目提供項目經(jīng)理人員以及服務(wù)人員保障，對招標(biāo)文件商務(wù)部分編制起主要作用。

通過全流程項目管理，實現(xiàn)了工期環(huán)環(huán)相扣，工作人員職責(zé)分明，相互監(jiān)督，促進工程順利進行。其缺點是項目經(jīng)理作為總協(xié)調(diào)員，與眾多機構(gòu)和個人溝通協(xié)調(diào)，容易出現(xiàn)多重矛盾。因此，實際操作過程中，應(yīng)給予項目經(jīng)理更多的權(quán)利，在不違反紀(jì)律的情況下，在總費用控制內(nèi)，開展管理工作。

3.3.2建立招標(biāo)項目工期進度控制信息交流平臺

根據(jù)主索引，將招標(biāo)流程分成招標(biāo)準(zhǔn)備工作、招標(biāo)工作、開標(biāo)與評標(biāo)工作、定標(biāo)與備案、合同簽訂5個階段，每個階段結(jié)束后，項目經(jīng)理人根據(jù)項目的進度，填寫進度報告，對進度的控制以及完成率統(tǒng)計匯總，及時與評標(biāo)委員會、項目公司及其他項目經(jīng)理溝通，通過采用不同趕工手段，確保工期順利進行。

4　公司招標(biāo)采購過程管理方案的實施效果

國網(wǎng)新源控股有限公司招標(biāo)采購過程是一個較復(fù)雜的項目管理工作，本文對項目的工期管理、質(zhì)量管理和風(fēng)險管理進行了分析研究。在理論和實踐過程中，我們對招標(biāo)項目管理進行分析，檢測實際管理提升。

招標(biāo)進度管理提升效果是這樣的，即根據(jù)新源公司安排，2009年國網(wǎng)新源公司組織公開招標(biāo)13個批次，共計455個項目，平均每批次項目時間為36天。為保證工期進度，各項目經(jīng)理平均同時分管3個批次的項目。2010年新源公司開展招標(biāo)14個批次，組織能源公司項目5批次，共計608個招標(biāo)項目，平均每批次項目時間僅為20天。各項目經(jīng)理平均分管批次高達4個，通過工期管理、人員編制調(diào)整，新源公司招標(biāo)工作得以順利開展。

根據(jù)招標(biāo)項目進度分解明細(xì)表，各單位根據(jù)新源公司采購計劃結(jié)合招標(biāo)批次與進度，統(tǒng)籌時間安排，倒排工期，及時報送采購的招標(biāo)文件，及時參與招標(biāo)文件會審，按時聯(lián)系中標(biāo)單位進行合同談判，為本單位采購所需提供時間保障，便于各單位進一步開展經(jīng)營業(yè)務(wù)。

根據(jù)招標(biāo)項目進度分解明細(xì)表，招標(biāo)代理公司可以更好地控制招標(biāo)采購進度，適時督促推進招標(biāo)項目活動，及時有效地與項目單位或者新源物資部溝通，確保各批次的招標(biāo)采購計劃順利進行，避免因個別單位延誤時間導(dǎo)致全系統(tǒng)招標(biāo)項目的延期。充分利用招標(biāo)規(guī)則，盡量提前發(fā)標(biāo)，如果遇到不滿三家的投標(biāo)項目，立即聯(lián)系項目單位積極聯(lián)系供應(yīng)商參與標(biāo)書購買或投標(biāo)，減少流標(biāo)等導(dǎo)致二次招標(biāo)的情況。按時籌劃開標(biāo)準(zhǔn)備工作，有序安排評標(biāo)專家參與評標(biāo)，確保開標(biāo)時間、地點準(zhǔn)確。

通過2009年和2010年招標(biāo)采購的對比，計劃編制和標(biāo)書編制時間從平均45天縮短到30天，發(fā)標(biāo)時間從30天以上縮短至28天，定標(biāo)時間由平均14天縮短至11天，合同談判簽訂從30天縮短至20天左右。招標(biāo)采購時間由原來的125天縮短到現(xiàn)在的95天，時間效率提升了24%，這對推進招標(biāo)工作的開展提供了最有利的保證。由于有了明確的工期安排，各參與單位能夠提高效率，縮減工期，確保生產(chǎn)工作順利進行。

5　結(jié)語

通過對招標(biāo)項目的深入研究，我們采用完善的管理方法，運用項目管理知識對招標(biāo)工作進行系統(tǒng)梳理，通過2009年和2010年招標(biāo)采購實踐的對比，招標(biāo)工期得到了有力保障，招標(biāo)產(chǎn)品的質(zhì)量、項目公司滿意度均有明顯上升，法律風(fēng)險下降。新源公司招標(biāo)業(yè)務(wù)范圍越來越廣泛，專業(yè)水平越來越高，已經(jīng)具備了創(chuàng)建行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，并著手編制了項目建設(shè)方面的標(biāo)書范本，對類似招標(biāo)具有指導(dǎo)意義。

F203

A

2096-0298（2016）08（b）-138-02

王勛（1983-），男，山東人，碩士，工程師，主要從事項目管理方面的研究；何穎珊（1978-），女，北京人，大專，館員，主要從事檔案管理方面的研究。

［1］孔曉.項目管理與招標(biāo)采購［M］.北京：中國計劃出版社，2009.

［2］宋偉.項目管理學(xué)［M］.北京：人民郵電出版社，2008.