莫鳳玲

摘 要 本文以重慶郵電大學(xué)移通學(xué)院為例，分析了重慶市民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀，并提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞 民辦高校 檔案管理 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

伴隨著電子信息化的快速發(fā)展，檔案管理與服務(wù)水平也在不斷的改進(jìn)和提高，如果我們依然按部就班的套用國(guó)家檔案局和地方檔案管理部門(mén)的條條框框，將不利于民辦院校自身檔案的持續(xù)性發(fā)展。

1重慶郵電大學(xué)移通學(xué)院檔案發(fā)展現(xiàn)狀簡(jiǎn)析

重慶郵電大學(xué)移通學(xué)院2000年辦學(xué)，是重慶市一所普通的民辦本科院校。學(xué)校設(shè)綜合檔案室，掛靠在學(xué)院辦公室，2011年招聘專職檔案人員1名，著手開(kāi)展學(xué)校檔案工作。學(xué)院原有綜合檔案庫(kù)房一間，面積僅六十多平米，檔案鐵皮柜和檔案架也僅能滿足學(xué)校幾年的發(fā)展中產(chǎn)生的檔案資料。庫(kù)存檔案資料就只有學(xué)校的收發(fā)文件，沒(méi)有分類整理、沒(méi)有上架編目。2013-2014年間，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持下，學(xué)校新建檔案館400余平米，購(gòu)買(mǎi)了檔案密集架、除濕機(jī)、防磁柜、檔車(chē)、檔梯、溫濕度監(jiān)測(cè)儀等設(shè)施設(shè)備，新增檔案管理人員一名，逐步完善各類檔案資料，檔案工作在一定程度上得到了發(fā)展。

2現(xiàn)階段重慶市民辦高校檔案管理中普遍存在的問(wèn)題

（1）檔案工作重視度不夠，軟硬件投入低。民辦院校發(fā)展歷史短，與公辦院校相比辦學(xué)體制的差異性與發(fā)展的局限性，使得這類院校更為看重眼前的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。很多同類高校在基礎(chǔ)教學(xué)、招生就業(yè)和對(duì)外宣傳等工作中投入較多的精力，對(duì)于說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要、不能立馬出成績(jī)見(jiàn)成效的檔案工作重視度不夠。甚至部分民辦高校無(wú)機(jī)構(gòu)、無(wú)場(chǎng)所、無(wú)專職人員，未實(shí)現(xiàn)檔案工作集中管理，檔案工作處于可有可無(wú)的狀態(tài)。民辦高校的檔案管理工作未從根本上引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，從檔案集中管理、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備上未走出發(fā)展的第一步。

（2）檔案資料收集難度大，檔案歸檔質(zhì)量較低。民辦高校的檔案工作基本均為剛剛起步階段。鑒于機(jī)構(gòu)、人員、場(chǎng)所的不到位，檔案資料散落于各部門(mén)。隨著人員的更換，有些珍貴的檔案資料存在污損甚至遺失現(xiàn)象。由于缺乏檔案管理制度等制約措施，加之檔案意識(shí)的淡薄，檔案資料收集難度較大。部分多方催收歸檔的文件材料零散不系統(tǒng)，文本格式不規(guī)范，書(shū)寫(xiě)材料不達(dá)標(biāo)，簽字蓋章手續(xù)不齊全，檔案資料歸檔質(zhì)量較低。

（3）檔案管理手段落后，查找利用率較低。重慶市民辦高校檔案管理手段較為落后，部分專兼職檔案員將檔案管理簡(jiǎn)單地看成是文件材料的簡(jiǎn)單堆砌。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，重慶市多數(shù)民辦高校檔案管理制度建設(shè)薄弱，想當(dāng)然地進(jìn)行文件資料的分類整理，或者一味的照抄照搬公辦院校的檔案管理方法。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，民辦院校缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)設(shè)備和技術(shù)手段，多數(shù)高校未使用專門(mén)的檔案管理軟件，僅采用一般辦公軟件如excel、office管理檔案目錄，更有甚者部分高校沒(méi)有機(jī)讀或紙質(zhì)檔案目錄，檔案查找利用率較低，檔案服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理服務(wù)等效果差。

3民辦高校檔案管理發(fā)展對(duì)策

（1）做實(shí)民辦高校的檔案集中管理工作，加強(qiáng)民辦高校檔案館庫(kù)建設(shè)。檔案館庫(kù)建設(shè)現(xiàn)已成為民辦高校檔案工作的重要短板。多數(shù)民辦高校沒(méi)有專設(shè)專門(mén)的檔案館庫(kù)，直接導(dǎo)致各類檔案資料分散在各部門(mén)。由于民辦高校建校時(shí)間較短，真正丟失的檔案并不特別嚴(yán)重，很多民辦高校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)經(jīng)辦人員也有將辦完資料留存保管的習(xí)慣。教育管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)要通過(guò)宣傳和督促，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源的有效集中和調(diào)配，讓民辦高校不多花錢(qián)、做了好事、做了實(shí)事，做實(shí)檔案集中管理工作。在做好檔案集中管理的前提下，設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案專職人員。要根據(jù)各民辦高校實(shí)際情況，支持和鼓勵(lì)各民辦高校將檔案館庫(kù)建設(shè)納入整體建設(shè)規(guī)劃中，爭(zhēng)取一步到位建立起科學(xué)規(guī)范的具有民辦高校特色的檔案館。

（2）加大民辦高校檔案工作宣傳，提升專業(yè)人員自身素質(zhì)。民辦高校自身要積極創(chuàng)造條件，利用OA系統(tǒng)、學(xué)校網(wǎng)站、教工工作群等平臺(tái)隨時(shí)進(jìn)行檔案信息的更新和政策的傳達(dá)，利用年度工作布置及總結(jié)會(huì)進(jìn)行檔案工作的安排和宣傳，潛移默化地增強(qiáng)學(xué)校教職工的檔案意識(shí)。檔案工作上級(jí)部門(mén)應(yīng)加大對(duì)民辦高校檔案工作的指導(dǎo)力度，一些鼓勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)措施應(yīng)對(duì)這類高校有一定程度的傾斜，使民辦高校檔案感覺(jué)到檔案的重要性。民辦高校也應(yīng)鼓勵(lì)專職檔案工作者進(jìn)修、學(xué)習(xí)，提高他們的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。要?jiǎng)?chuàng)造條件發(fā)揮相關(guān)部門(mén)在檔案管理過(guò)程中的積極性，比如為學(xué)校各部門(mén)的兼職檔案員發(fā)放一定的工作酬勞，讓其感受到檔案工作是本職工作的一部分。

（3）努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理人員不單純是文件資料的保管員，更應(yīng)該是檔案信息資源的擁有者和提供者，檔案館也不單純是檔案資料的收藏機(jī)構(gòu)，更應(yīng)該是檔案信息的集聚中心、交流中心。民辦高校檔案工作者要正確認(rèn)識(shí)檔案信息查考利用作用，合理深入開(kāi)發(fā)檔案資源，拓寬檔案服務(wù)工作的廣度和深度，通過(guò)積極有為的服務(wù)獲得檔案工作應(yīng)有的尊重。要積極開(kāi)展檔案編研工作，深入了解學(xué)校自建校以來(lái)形成的文字、圖片、錄音錄像等各種形式的歷史記錄，讓民辦高校形成一套完整、系統(tǒng)、真實(shí)的檔案資料。積極開(kāi)展校史、年鑒、大事記、綜合成果等專題匯編，讓檔案作為對(duì)外宣傳的窗口。積極開(kāi)展制度、發(fā)展成果等文件匯編，讓檔案充分發(fā)揮參考價(jià)值。利用學(xué)士學(xué)位評(píng)估、學(xué)校轉(zhuǎn)設(shè)評(píng)估、校慶等機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案的查考利用和論證價(jià)值。建立檔案管理網(wǎng)站，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，刷新檔案動(dòng)態(tài)，共享檔案資源，同時(shí)快速提供檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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