鄭明彪

ERP環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的改革和完善

鄭明彪

隨著ERP技術(shù)在企業(yè)中的廣泛運(yùn)用，既為企業(yè)帶來(lái)了諸多的利好——經(jīng)營(yíng)管理的效率和效益，但也對(duì)企業(yè)自身特別是財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制提出了更高的要求，對(duì)于在ERP環(huán)境下衍生出來(lái)的諸多企業(yè)財(cái)務(wù)管理問(wèn)題，急需通過(guò)組織架構(gòu)調(diào)整、內(nèi)控制度監(jiān)管、新型人才培養(yǎng)、績(jī)效審計(jì)完善、企業(yè)文化塑造等方面進(jìn)行改革和完善，保證企業(yè)財(cái)務(wù)管理健康運(yùn)行，切實(shí)提高企業(yè)生產(chǎn)效益。

ERP；企業(yè)財(cái)務(wù)；內(nèi)部控制

一、引言

隨著ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理更加科學(xué)有效了，進(jìn)而很大程度上提升了企業(yè)的效益和效率。然而，同時(shí)它又是一把雙刃劍，在為企業(yè)帶來(lái)諸多利好的同時(shí)，不僅對(duì)企業(yè)的運(yùn)作管理提出了更高的要求，也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)局限、與企業(yè)融合、運(yùn)作管理給企業(yè)帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何用好ERP系統(tǒng)，讓它真正成為企業(yè)營(yíng)利與內(nèi)部穩(wěn)定的重要武器；如何規(guī)避ERP系統(tǒng)可能給企業(yè)帶來(lái)的各種風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)健康運(yùn)作，是一個(gè)重要的課題。

二、當(dāng)前ERP環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在問(wèn)題

（一）ERP系統(tǒng)與企業(yè)原有財(cái)務(wù)管理體系不匹配

作為一個(gè)“嵌入式”的服務(wù)平臺(tái)，ERP系統(tǒng)存在與原有財(cái)務(wù)管理體系不匹配的問(wèn)題，包括：首先，觀念上的不匹配，ERP的信息化管理理念對(duì)傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)管理理念帶了非常大的沖擊，企業(yè)固有的管理者要轉(zhuǎn)變觀念、接受新事物需要一個(gè)過(guò)程；其次是組織架構(gòu)的不匹配，作為一個(gè)“新事物”，原有的組織架構(gòu)并沒(méi)有為它預(yù)留位置，它的進(jìn)入必須重整原有的組織架構(gòu)；最后，執(zhí)行上的不匹配，企業(yè)財(cái)務(wù)管理涉及企業(yè)方方面面，在理論上ERP系統(tǒng)是切實(shí)可行的，但是真正實(shí)施起來(lái)，他需要和各個(gè)部門、各個(gè)操作流程相結(jié)合，匹配難度大，尤其是在與集團(tuán)公司的匹配上難度更大。集團(tuán)公司因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模龐大、經(jīng)營(yíng)管理方式復(fù)雜多樣、組織架構(gòu)體系龐雜、輻射地域跨度大等特點(diǎn)，這種復(fù)雜性、多樣性，對(duì)ERP的匹配性提出了更高的要求。

（二）企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)管控不嚴(yán)密

在ERP系統(tǒng)操作過(guò)程中，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理提出了更高的要求，特別是在企業(yè)的財(cái)務(wù)管控存在管控不嚴(yán)密的：一是職務(wù)安排上的不嚴(yán)密，企業(yè)職務(wù)的安排存在“不相容的職務(wù)”，即如果只由一個(gè)人來(lái)?yè)?dān)任（比如會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)和審核人員），存在出現(xiàn)錯(cuò)誤和作假行為的職務(wù)，這在財(cái)務(wù)管控上尤為明顯，很多企業(yè)為了節(jié)省人力成本在財(cái)務(wù)管理上并沒(méi)考慮到這部分；二是在權(quán)限管控上的不嚴(yán)密，在ERP系統(tǒng)中不同崗位有不同的操作權(quán)限，用于控制會(huì)計(jì)信息化健康運(yùn)作，但是往往在權(quán)限開(kāi)通上沒(méi)有執(zhí)行“職責(zé)分離”的原則。

（三）企業(yè)缺少ERP系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防意識(shí)

當(dāng)前部分運(yùn)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)，認(rèn)為ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理，對(duì)企業(yè)非常有用，覺(jué)得這種信息化的技術(shù)管理比人工管理科學(xué)多了，不容易出現(xiàn)問(wèn)題，乃至于很多企業(yè)只愿意進(jìn)行第一次的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，沒(méi)有及時(shí)的針對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新?lián)Q代，一旦發(fā)生事故，就會(huì)不可控制。

（四）企業(yè)員工在ERP系統(tǒng)管理、應(yīng)用上能力不足

刨除ERP系統(tǒng)本身的局限性和操作流程管控的問(wèn)題，在企業(yè)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制上的另一個(gè)大問(wèn)題是“人”，這個(gè)“人”包括兩類，一是ERP系統(tǒng)專門管理人員，二是ERP系統(tǒng)管理下的企業(yè)員工，都存在能力不足的問(wèn)題。一方面，企業(yè)財(cái)務(wù)管理的ERP業(yè)務(wù)人員大部分并不能全部運(yùn)用ERP的強(qiáng)大功能，也沒(méi)有跟上系統(tǒng)更新的腳步，無(wú)法操控龐大的企業(yè)財(cái)務(wù)體系（比如之前提到的集團(tuán)公司）；另外一方面，大部分企業(yè)員工更多關(guān)注地是自己手上的業(yè)務(wù)，認(rèn)為ERP系統(tǒng)管理、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)控制度是財(cái)務(wù)人員、管理人員的事情，對(duì)ERP系統(tǒng)根本不了解，導(dǎo)致內(nèi)控制度不管多么完善，都無(wú)法實(shí)施并發(fā)揮作用。

三、完善ERP環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策和建議

（一）加強(qiáng)企業(yè)改革，提高ERP系統(tǒng)和企業(yè)財(cái)務(wù)管理的匹配度

要通過(guò)改革在執(zhí)行中提高匹配度。一般來(lái)說(shuō)，很難通過(guò)一次性的改革就能夠徹底解決ERP系統(tǒng)與原有財(cái)務(wù)管理體系的不匹配問(wèn)題，特別是龐大復(fù)雜的集團(tuán)公司，需要再“實(shí)踐——改革——實(shí)踐”這樣一個(gè)循環(huán)往復(fù)的過(guò)程里不斷增進(jìn)彼此的融合，進(jìn)而提高雙方的匹配度，最后達(dá)到企業(yè)員工、組織架構(gòu)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理多方契合。

（二）嚴(yán)把流程管理，增強(qiáng)ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管控嚴(yán)密性

1.多方監(jiān)督，促進(jìn)相互制衡。要加強(qiáng)ERP財(cái)務(wù)管理的職務(wù)安排調(diào)整，特別是對(duì)“不相容性職務(wù)”，就不能只有1人擔(dān)任，必須設(shè)置“操作者”、“監(jiān)督者”兩個(gè)角色，不能完全依靠企業(yè)員工的自覺(jué)性；除此之外，還要構(gòu)建起部門之間溝通、合作、監(jiān)督的機(jī)制，不能只是部門內(nèi)不同人員的相互監(jiān)督，需要建立起跨部門的監(jiān)督體系，形成部門之間、部門之內(nèi)多方監(jiān)督、相互制衡的局面。

2.職責(zé)分離，明確權(quán)限管理。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，其實(shí)要求的是更加精細(xì)化的分工與管理，特別是在財(cái)務(wù)管理上，更需要注意“職責(zé)分離”，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是，如果一名員工請(qǐng)求開(kāi)通某功能的權(quán)限，那么使用這個(gè)功能的對(duì)象只有這名員工，而不是與這名員工扮演相同角色、相同職位的所有員工，只有這樣才能最大程度上限定相關(guān)權(quán)限不會(huì)被輕易泄露或者更改，更不能出現(xiàn)密碼人人知道、權(quán)限人人可用的局面，必須嚴(yán)格把控。

（三）培育風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，做好ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)防控

1.開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)講座，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防工作。做好ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)防控，必須做在前頭，不能夠等發(fā)生事故了再去挽救，那樣對(duì)企業(yè)的傷害是巨大的，因此需要可以通過(guò)講座、比賽等方式不斷提高ERP系統(tǒng)操作人員的專業(yè)技能，傳輸風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。另外，需要針對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新，減少因?yàn)橄到y(tǒng)漏洞帶來(lái)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)員工樹(shù)立警惕ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)。

2.關(guān)注技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，制度應(yīng)對(duì)計(jì)劃。企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)過(guò)程中，面臨的一個(gè)很大的風(fēng)險(xiǎn)是來(lái)自于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件破壞，因此對(duì)于這種可預(yù)見(jiàn)的、概率性的風(fēng)險(xiǎn)，需要提前做好預(yù)防工作，包括通訊、水電、網(wǎng)絡(luò)、病毒等方方面面的預(yù)防工作，并做好相關(guān)備份。另外，需要制定災(zāi)害應(yīng)對(duì)計(jì)劃，當(dāng)災(zāi)害發(fā)生時(shí)，如何最大程度上降低災(zāi)害帶來(lái)的損失。

（四）開(kāi)展專門培訓(xùn)，提升企業(yè)員工ERP系統(tǒng)管理、應(yīng)用能力

要開(kāi)展針對(duì)ERP系統(tǒng)操作的培訓(xùn)。分別針對(duì)ERP系統(tǒng)專門管理人員、ERP系統(tǒng)管理下的企業(yè)員工這兩個(gè)人群開(kāi)展針對(duì)性的ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)。針對(duì)前者，需要開(kāi)展最新的ERP系統(tǒng)操作技能培訓(xùn)，建立一個(gè)高素質(zhì)的ERP操作管理人才，指導(dǎo)整個(gè)企業(yè)的ERP系統(tǒng)開(kāi)展；針對(duì)后者，開(kāi)展普及性的ERP應(yīng)用培訓(xùn)，把ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和企業(yè)員工的業(yè)務(wù)板塊相結(jié)合，真正意義上把兩者結(jié)合起來(lái)，避免相互脫離。

四、結(jié)語(yǔ)

毫無(wú)疑問(wèn)，ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理更加高效率，也為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮了非常大的作用，但是如果運(yùn)用不好就會(huì)適得其反，只有一開(kāi)始就思考如何讓ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)內(nèi)部控制相結(jié)合、在實(shí)施中嚴(yán)格控制操作流程、梳理防微杜漸的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、建立一支高素質(zhì)的ERP操作人才，才能讓ERP系統(tǒng)真正為財(cái)務(wù)管理服務(wù)，為企業(yè)服務(wù)。一言概之，ERP環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的改革和完善值得每一個(gè)企業(yè)去研究、去總結(jié)。

[1]趙娜.勝利油田ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)研究[D].中國(guó)石油大學(xué),2013.

[2]馬志娟,朱瑜慧.如何完善ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制——以盛威爾青島分公司為例[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)：理財(cái)版,2013(1).

（作者單位：泉州工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院）