張　悅秦皇島市公路工程建設(shè)管理處

淺議交通工程檔案資料收集

張悅
秦皇島市公路工程建設(shè)管理處

交通工程檔案資料也是在對(duì)于整個(gè)工程來說十分重要的，能夠保證交通工程的質(zhì)量以及安全性。而目前存在于交通工程檔案資料收集中存在著許多不容忽視的問題，因此本文主要通過分析存在于交通工程檔案資料收集中存在的問題，進(jìn)而提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

交通工程；檔案資料；收集

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，交通在城市發(fā)展中所占的比重越來越大，而相關(guān)單位對(duì)交通的研究也在不斷地深化。交通工程就是在此基礎(chǔ)之上發(fā)展起來的，主要是將人、車、路、環(huán)境以及與交通有關(guān)的幾個(gè)方面綜合在交通道路中。交通工程目前受到多方面的關(guān)注和重視，而在交通工程中檔案也起著十分重要的作用。但在目前的社會(huì)發(fā)展過程中，交通工程在檔案資料收集和管理中存在著些問題，需要相關(guān)部門重視起來。

一、存在于目前收集檔案資料過程中的問題

現(xiàn)階段，在參與到交通工程建設(shè)的單位中，有一部分對(duì)工程項(xiàng)目檔案的建立不夠重視，建立檔案也多是應(yīng)付當(dāng)前相關(guān)部門要進(jìn)行的檢查等。所以在一開始對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行投標(biāo)時(shí)的資料就沒有收集到整個(gè)檔案中，因此，在后期建立的檔案中，會(huì)缺少很多原始的資料。與此同時(shí)，在單位中負(fù)責(zé)收集資料進(jìn)行檔案整理的工作人員大多是臨時(shí)招聘的兼職檔案員或者是其他崗位上的工作人員臨時(shí)調(diào)配過來的，應(yīng)付上頭對(duì)工程檔案檢查的。使得很多資料不能真正的到位，使得許多文件資料散落在不同部門，不能按時(shí)準(zhǔn)確的收集到建立的檔案中。有些公司對(duì)檔案的忽視，極容易導(dǎo)致在工程竣工時(shí)也無法將驗(yàn)收時(shí)記錄的一些材料和檔案交給工程建設(shè)單位，這就導(dǎo)致了原始資料的丟失和被破壞。

（一）重視工程建設(shè)，輕視文件材料收集

目前大多數(shù)單位沒有徹底理清楚工程在工期和質(zhì)量之間的關(guān)系，從而導(dǎo)致許多需要收集起來的資料沒有收集起來，因此后期建立的檔案就少了很多必須的材料。這就導(dǎo)致了相關(guān)單位在工程結(jié)束后不得不四處收集整理，隨意的存放，造成檔案質(zhì)量低下，對(duì)工程后續(xù)的維護(hù)和管理沒有任何的幫助。

（二）已收集的檔案資料質(zhì)量不夠高

在許多單位已經(jīng)收集起來的工程檔案資料來看，許多工程的資料存在著質(zhì)量低下，毫無用處的特點(diǎn)。尤其需要仔細(xì)保護(hù)的原始資料中，存在著有復(fù)印件、筆跡不清等問題，造成資料質(zhì)量不高。還有些存在于施工方案與竣工圖中的不同點(diǎn)，是由于施工方案進(jìn)行修改后竣工圖沒有隨之進(jìn)行修改。另外，有些單位收集起來的資料不夠完整，內(nèi)容缺東少西，使得檔案完全沒有價(jià)值可言。

（三）檔案收集工作人員水平參差不齊

由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，并且檔案管理工作繁復(fù)，使得檔案管理人員的工資高于一般工作人員。許多單位不專門聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，而招聘一些簡直的工作人員進(jìn)行整理，造成整個(gè)檔案管理人員隊(duì)伍波動(dòng)不穩(wěn)定。另外，兼職的檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，多數(shù)水平不高，缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)需要哪種類型的資料和文件并不清楚，只是做到項(xiàng)目工程施工單位給什么文件材料就收什么文件材料，造成了現(xiàn)在檔案資料不完全、質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

二、針對(duì)目前存在與交通工程檔案資料收集中問題的應(yīng)對(duì)

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、組織落實(shí)、責(zé)任到人

必須要爭取到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，當(dāng)作一個(gè)重要的環(huán)節(jié)去抓。同時(shí)，建立起健全檔案管理體制，明確專門負(fù)責(zé)管理的領(lǐng)導(dǎo)人員，聘請(qǐng)專門的檔案管理工作人員，從而形成專門的檔案管理體制。同時(shí)，組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)《檔案法》，從而保證單位內(nèi)部建立一個(gè)合理合法的檔案管理體制。

（二）健全制度，明確目標(biāo)，統(tǒng)一規(guī)范

工程項(xiàng)目檔案的收集工作貫穿于工程立項(xiàng)、招標(biāo)、建設(shè)和驗(yàn)收始終。因此，在工程建設(shè)初始，就要制定《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《項(xiàng)目工作竣工文件編制辦法》等相關(guān)制度，并印發(fā)到施工監(jiān)理單位，從而是公路參建單位明確工程資料收集、編制的職責(zé)分工、標(biāo)準(zhǔn)和格式。

（三）著力實(shí)施工程檔案工作“三同步”，確保交通工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

（1）工程建設(shè)進(jìn)程與檔案收集同步

根據(jù)《檔案法》和《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》有關(guān)條款的規(guī)定，在工程項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即進(jìn)行文件材料的收集積累、審查歸檔工作。所以主管領(lǐng)導(dǎo)在工程項(xiàng)目會(huì)審中應(yīng)對(duì)檔案歸檔作具體要求，并簽訂檔案歸檔責(zé)任書，要把檔案資料收集工作列為工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員的職責(zé)范圍，使工程檔案收集責(zé)任明確，有章可循，保障檔案資料收集工作始終貫穿工程全過程。

（2）工程質(zhì)量檢查與檔案檢查同步

相關(guān)部門在檢查工程質(zhì)量的同時(shí)需要檢查相應(yīng)整理的檔案資料，這就要求檔案整理人員需要在收集資料過程中，需要時(shí)刻關(guān)注工程建設(shè)的動(dòng)態(tài)，深入到工程施工建設(shè)的第一線，及時(shí)掌握整個(gè)工程的施工情況，及時(shí)指導(dǎo)和督促相關(guān)人員做好一些資料的收集。發(fā)現(xiàn)在施工過程中的問題，及時(shí)糾正問題，同時(shí)完成對(duì)竣工資料的提前控制，使工程檔案達(dá)到高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)，確保圖物相符、準(zhǔn)確可靠。

（3）工程交工、竣工驗(yàn)收和檔案驗(yàn)收同步

檔案工作人員要參與到工程交工、竣工驗(yàn)收。根據(jù)國家經(jīng)委、建委、科委、檔案局下發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，各單位在對(duì)基本建設(shè)工程等項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)，要有科技檔案部門參加，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件資料加以驗(yàn)收。所以從工程交工驗(yàn)收到整個(gè)工程竣工驗(yàn)收，每個(gè)環(huán)節(jié)檔案部門要直接參與，進(jìn)行把關(guān)，保證交通工程檔案質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

根據(jù)國家下發(fā)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合在施工的實(shí)際過程中所發(fā)現(xiàn)的實(shí)際問題，在工程開始施工的前期對(duì)相關(guān)建設(shè)單位以及檔案收集管理人員和兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的歸檔意識(shí)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，提高整個(gè)收集隊(duì)伍的素質(zhì)水平。保證他們?cè)谑占^程中所做的工作都是真實(shí)有效的，保證整個(gè)項(xiàng)目在檔案文件資料收集方面所做的工作是真實(shí)有效的。

三、結(jié)束語

綜上所述，交通工程檔案資料的收集也是在施工過程中十分重要的環(huán)節(jié)，需要各方面給予重視。在面對(duì)當(dāng)前存在與交通工程檔案資料收集中的問題，需要健全制度，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，另外還需要在施工過程中，需要將整個(gè)進(jìn)程同檔案收集同步，將質(zhì)量檢查同檔案檢查同步，將驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。以及最關(guān)鍵的是培訓(xùn)資料收集人員，提高資料收集人員的專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)水平。

[1]葉良.淺議交通工程檔案資料的收集[J].浙江檔案，2006（3）：56

[2]李學(xué)顯，蓋杰.淺議公路技術(shù)檔案材料收集問題[J].Shan?dongArchives，1998（4）

[3]高超群.淺析公路工程檔案收集與整理中存在的問題及對(duì)策[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012,11（2）：101-102

張悅，女，秦皇島市海港區(qū)人，本科，助理館員。