劉星余，許　欣

（文登區(qū)人力資源和社會保障局檔案室，山東威海264400）

人事檔案電子信息化管理

劉星余，許欣

（文登區(qū)人力資源和社會保障局檔案室，山東威海264400）

人事檔案對于每個人來說就像是身份證一樣，能夠證明他們的身份。它也是人力資源對人才進(jìn)行分配的主要依據(jù)。我國人口眾多，人事檔案的管理工作相比于其他國家更是復(fù)雜。近年來，隨著電子信息技術(shù)的逐漸發(fā)展，相關(guān)工作者為了簡化工作量，嘗試著將電子技術(shù)帶入人事檔案管理工作中。這項(xiàng)大膽的嘗試取得了顯著的效果，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，有很大的進(jìn)步，當(dāng)然還需要進(jìn)一步地進(jìn)行分析和探索。

人事檔案；電子化；信息化；管理

0　引言

幾乎現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)中的人事檔案都是采用電子信息化管理方式。這種管理方式能夠符合當(dāng)前時(shí)代的特征，使得檔案管理工作能夠科學(xué)、規(guī)范、有秩序地進(jìn)行，從而提高整個企業(yè)的工作效率。但是目前我國的檔案信息化管理還未全面成熟，還有很大的上升空間。因此，人事檔案部門要加大對電子信息技術(shù)研究的力度，使它能夠與檔案管理工作更加融洽，相互發(fā)展，逐漸改變傳統(tǒng)管理方式帶來的滯后性。

1　人事檔案傳統(tǒng)管理方式帶來的問題

1.1檔案的收集范圍過于狹隘

人事部門的主要工作就是單位內(nèi)部人員的檔案材料，可是現(xiàn)在社會上出現(xiàn)一種現(xiàn)象。他們對單位領(lǐng)導(dǎo)以及高層干部的資料收集非常齊全，但是對于一些地位比較普通的職員資料的處理非常馬虎，有些甚至連最基本的一些信息都沒有收集全，更不用說一些組織鑒定、考評資料等等。在招聘人員的時(shí)候，對檔案資料的收集也不嚴(yán)格，除了一些與身份相關(guān)的信息外，其余的一些信息幾乎沒有收集。

1.2檔案資料信息更新較慢

人事檔案在人事調(diào)動的時(shí)候起到一個非常重要的作用。它具有很強(qiáng)的動態(tài)性。當(dāng)事人需要隨時(shí)對自己的檔案資料進(jìn)行更新補(bǔ)充，保持最新的信息資料。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，要想實(shí)現(xiàn)信息不斷更新是相當(dāng)困難的事情。一般人事檔案中的資料包含著畢業(yè)情況、入團(tuán)入黨情況等等，這都是一些過去的資料，但對于工作后，它并不能反映出當(dāng)事人最新的工作狀況以及一些獎懲情況。由于資料的收集程度比較困難，通常相關(guān)的人事工作者都需要較長一段時(shí)間才會對資料進(jìn)行更新，這更是體現(xiàn)出了信息補(bǔ)充以及更新的時(shí)間滯后性。

1.3檔案資料內(nèi)容可靠性不高

人事檔案是以真實(shí)情況為基本前提的，如果失去了真實(shí)性，那么它也就失去了存在的意義。一份錯誤的人事檔案資料很可能會造成嚴(yán)重的后果，甚至有時(shí)會毀了一個人的一生。但是社會上還是有許多人事部門并沒有認(rèn)識到事情的嚴(yán)重性，對檔案資料的審查力度相當(dāng)寬松，有些造假資料也就被蒙混過關(guān)，這是對自己更是對他人不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在一定程度上影響了社會的公平性，如：學(xué)歷的謊報(bào)、退休時(shí)間的核定、社會福利的發(fā)放等等。

2　對人事檔案進(jìn)行信息化管理的必要性的探索

2.1建立檔案電子信息數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)大收集范圍

建立一套健全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠很好地?cái)U(kuò)大信息收集范圍。在要求單位人員填寫檔案資料時(shí)，要將一些有用的信息設(shè)置為必填項(xiàng)目，盡量保證信息的完整性。不僅要求單位領(lǐng)導(dǎo)及高層要完整填寫，對于小職員也要一視同仁，只有這樣才能建立起完整的信息數(shù)據(jù)庫，有利于日后的人事檔案的管理。除了一些畢業(yè)證書、學(xué)位證書等證明資料的收集，人事部的工作人員還要對職員的各個方面資料有一定的了解，并歸集成檔案保存好。

2.2完善電子信息化系統(tǒng)，提高信息更新速度

隨著人口的不斷增加，人事檔案的管理越來越困難。要想對它進(jìn)行有條不紊的管理，實(shí)行信息化管理是必須要走的途徑。在這個信息化時(shí)代里，速度就是它最大的特點(diǎn)。人事檔案管理工作只有借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段才能跟得上時(shí)代的腳步。對于一些大型企業(yè)來說，如果還是運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，那么所要浪費(fèi)的財(cái)力物力非常之大，得到的效果也不如預(yù)期。因此，只有不斷地完善電子信息化系統(tǒng)，定期地對單位內(nèi)全體成員的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并更新，保存在數(shù)據(jù)庫中，這樣才能實(shí)現(xiàn)對信息的及時(shí)更新。

2.3加強(qiáng)審查力度，提高資料的準(zhǔn)確性

將電子信息技術(shù)融入檔案管理中，可以提高工作的準(zhǔn)確性以及高效性。與傳統(tǒng)方式相比，它可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)的先進(jìn)性對所填資料的內(nèi)容進(jìn)行一個快速的審查，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)上的信息數(shù)據(jù)庫對一些有疑慮、不確定的信息進(jìn)行多次的考察、審核，從而得出最準(zhǔn)確的信息資料。并且它工作的科學(xué)規(guī)范原則在審查力度上，也顯得更加嚴(yán)格，在不同程度上體現(xiàn)了公平性，使得檔案資料變得更加可靠。所以，人事檔案管理走向信息化管理是一個時(shí)代發(fā)展的趨勢，能夠推動它的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3　結(jié)語

由于我國人口眾多的特點(diǎn)，人事檔案管理工作就顯得愈發(fā)重要。目前，它還正處于從傳統(tǒng)向現(xiàn)代過渡的一個初級階段，需要一些時(shí)間進(jìn)行改革。因此，為了推進(jìn)走向信息化管理，人事部的相關(guān)工作人員需要對電子信息技術(shù)有進(jìn)一步的了解，將其更好地運(yùn)用到檔案管理工作中去，從而使它能夠與時(shí)俱進(jìn)。

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2016-04-26