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        淺析大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀與趨勢

        2016-07-09 11:40:18盧赟維
        文藝生活·下旬刊 2016年8期
        關(guān)鍵詞:管理現(xiàn)狀檔案管理信息化

        盧赟維

        摘 要:本文主要以人才交流服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理工作為對象,首先分析了在人才交流服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理過程中存在管理意識淡薄、管理水平低下以及人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀,在此基礎(chǔ)上提出了人才交流服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理將實(shí)現(xiàn)制度化、信息化和專業(yè)化的趨勢,以不斷滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;管理現(xiàn)狀;信息化

        中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1005-5312(2016)24-0242-02

        大學(xué)生的學(xué)籍檔案是指參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案,它以文字的形式記錄了個(gè)人的高考成績、在校成績、家庭狀況、社會關(guān)系、在校表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲情況等。當(dāng)學(xué)生學(xué)習(xí)期滿畢業(yè)時(shí),學(xué)籍檔案裝入報(bào)到證由學(xué)校轉(zhuǎn)到就業(yè)單位的人事部門或者當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣鞣?wù)中心,學(xué)籍檔案就變成了大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人檔案。大學(xué)畢業(yè)生檔案記載著大學(xué)生很多非常重要的信息,是一個(gè)畢業(yè)大學(xué)生進(jìn)入社會提供各種材料的憑證,比如落戶、申報(bào)職稱、參加各種考試、繳納各種保險(xiǎn)等等。如果檔案不全或者丟失是會直接影響一個(gè)畢業(yè)生今后的發(fā)展。但是目前我國對于大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理還存在很多不完善的地方,有學(xué)籍檔案遺留的原因,有畢業(yè)生檔案意識淡薄的原因,也有人才服務(wù)中心對于檔案管理的重視程度不夠,管理水平以及管理者的素質(zhì)還不夠等原因,因此想要改變這一現(xiàn)狀就必須從各個(gè)方面著手。本文將詳細(xì)探討大學(xué)畢業(yè)生檔案管理存在的問題以及對策。

        一、大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀

        (一)學(xué)籍檔案遺留的問題

        1.檔案管理安全性不到位。大學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間各種情況的真實(shí)寫照,詳細(xì)記錄大學(xué)生的學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷,是用人單位進(jìn)行人才選拔和錄用的參考和重要依據(jù)。但是由于檔案管理不夠嚴(yán)格,檔案內(nèi)容不齊全、檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外檔案的材質(zhì)通常多為紙張,且有些由個(gè)人保管,一旦本人暫時(shí)不需要這份檔案,對檔案的重要性認(rèn)識不夠,檔案就會有遺失風(fēng)險(xiǎn),即使在檔案被安全保管的地方,很多時(shí)候也會發(fā)生不可預(yù)測的一些自然或人為災(zāi)難等,例如地震水災(zāi)丟失等。檔案的丟失,特別是重要檔案的丟失會給個(gè)人帶來嚴(yán)重的影響。

        2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不清,檔案范圍狹隘。當(dāng)前高校學(xué)生檔案缺少統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn),形式單一、內(nèi)容陳舊,經(jīng)常出現(xiàn)諸如材料缺欠、書寫不規(guī)范、紙張規(guī)格不一或重要材料不蓋章等問題。例如建檔所涉及的材料和內(nèi)容本應(yīng)全面反映學(xué)生綜合素質(zhì),但實(shí)際收集時(shí)往往不夠齊全。大多數(shù)現(xiàn)有歸檔材料僅僅只是高考錄取材料、學(xué)習(xí)成績總表、畢業(yè)生登記表、入黨入團(tuán)材料、體檢表等,其他許多可反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料,如大學(xué)生英語四、六級證書復(fù)印件、大學(xué)生能力技能競賽證書復(fù)印件等,沒能及時(shí)歸檔。這不利于全面展現(xiàn)大學(xué)生的實(shí)際情況和個(gè)性特點(diǎn)。從檔案中既看不出該生有什么突出成績,也發(fā)現(xiàn)不了其有什么專長,對學(xué)生的鑒定存在評述模式化傾向,評語多是千篇一律的評價(jià)套語,缺點(diǎn)則是千人一面的希望之詞,很難反映出一個(gè)人的真實(shí)情況。在強(qiáng)化素質(zhì)教育,提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天,傳統(tǒng)的歸檔方法應(yīng)當(dāng)有所改進(jìn),做到與時(shí)俱進(jìn)。

        (二)學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不夠

        由于學(xué)校宣傳得少,很多大學(xué)生對于檔案的知識了解甚少,沒有充分認(rèn)識到檔案對個(gè)人發(fā)展的重要性,有的學(xué)生在填寫個(gè)人檔案時(shí)也顯得比較隨性、不認(rèn)真,致使所填的信息不全面、不規(guī)范;有的學(xué)生甚至對個(gè)人檔案的去向不知情。只有當(dāng)需要檔案時(shí),才四處尋找自己的檔案。學(xué)生本人對個(gè)人檔案的不重視、不關(guān)心,對檔案管理工作不夠配合,在一定程度上影響了學(xué)生檔案管理工作。

        (三)人才交流服務(wù)中心存在的大學(xué)畢業(yè)生檔案管理問題

        1.人才交流服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理人員管理意識淡薄。在我國現(xiàn)階段,關(guān)于檔案管理方面的法制不太健全,沒有形成專門的檔案管理制度。很多檔案管理員缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理態(tài)度,面對著眾多的畢業(yè)生檔案,工作隨意性比較大,造成紕漏百出。象很多畢業(yè)生檔案缺乏諸如畢業(yè)生登記表等重要的資料,但檔案管理人員仍然將這些不完整的檔案簽字接收,沒有及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)回學(xué)校補(bǔ)齊資料。時(shí)間一久,加上畢業(yè)生本人的不重視,這些不齊全的檔案就容易變成廢檔、死檔。這些嚴(yán)重的問題會影響大學(xué)生檔案的參考價(jià)值,使得用人單位在決定是否聘用時(shí)無據(jù)可查,對大學(xué)生就業(yè)產(chǎn)生影響。同時(shí),也影響了畢業(yè)生的落戶、晉升、調(diào)薪等。另外,很多檔案管理人員對轉(zhuǎn)出的檔案核實(shí)不夠嚴(yán)格,有些用戶手續(xù)未辦齊仍然允許檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出,降低了檔案管理質(zhì)量。

        2.人才交流服務(wù)中心對大學(xué)生檔案管理水平低下。從全國范圍來看,很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能和水平,這為檔案管理工作帶來了很大難度。特別是在我國經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū),信息技術(shù)普及程度不夠,這些地區(qū)的人才服務(wù)中心在管理畢業(yè)生檔案時(shí),仍然沿用的是最簡單的電子表格,僅僅錄入畢業(yè)生的基本信息,例如姓名、出生年月,畢業(yè)學(xué)校等,造成畢業(yè)生檔案信息不夠全面、更新不夠迅速、查詢檢索具體內(nèi)容困難等問題。同時(shí),在畢業(yè)生逐年增多的情況下,手工抄寫已經(jīng)逐漸滿足不了需要,信息不能同步更新,質(zhì)量達(dá)不到要求。由于很多人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案資料不夠齊全,很多畢業(yè)生檔案中僅存著學(xué)習(xí)成績以及其他基本信息,信息內(nèi)容涵蓋不夠全面。由于很多用人單位非??粗写髮W(xué)畢業(yè)生的個(gè)人素養(yǎng),而在大學(xué)生檔案缺乏大學(xué)生道德操守以及相關(guān)創(chuàng)新能力的證明,這不僅不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平,對畢業(yè)生的升職加薪等個(gè)人利益造成了一定的影響。

        3.管檔單位對檔案工作的不重視。人才服務(wù)中心應(yīng)該突出“服務(wù)”特色,大學(xué)生檔案管理作為一項(xiàng)長期性的工作,是為了給廣大畢業(yè)生和用人單位等提供檔案咨詢等服務(wù)。但是,很多檔案管理單位對檔案管理工作認(rèn)識不全面,導(dǎo)致對檔案管理工作的不重視。很多人才交流服務(wù)中心,缺少檔案管理人員,因此在崗的檔案管理人員工作重、任務(wù)大,特別是學(xué)生畢業(yè)的高峰時(shí)期,每天都要接收上百份檔案,為了方便畢業(yè)生查詢檔案去向,必須及時(shí)錄入電腦,人手不足,造成檔案堆積,同時(shí)還要解答畢業(yè)生對檔案情況、去向等各種問題。這些信息錄入不及時(shí),嚴(yán)重影響了檔案管理的服務(wù)水平和質(zhì)量。同時(shí),在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū),人才交流服務(wù)中心缺乏專業(yè)的檔案管理人員,這些人不具備檔案管理的基本知識,出現(xiàn)了不知道哪些材料應(yīng)該入檔,應(yīng)該蓋哪種類型的章等基本問題,造成人事檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題。這些問題直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量,嚴(yán)重影響了畢業(yè)生日后的發(fā)展。

        二、大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的對策

        上文談到涉及大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理的三個(gè)主體存在的問題:學(xué)校、學(xué)生和人才交流服務(wù)中心,現(xiàn)分別就這三方面提出促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的對策。

        (一)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對策

        1.加強(qiáng)檔案管理,建立高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。高校檔案管理應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo),嚴(yán)格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等若干文件精神,結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況,通過“法規(guī)”來強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、檔案管理人員的檔案意識,從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā),制定相應(yīng)的檔案管理細(xì)則,確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。

        2.明確大學(xué)生檔案內(nèi)容,擴(kuò)大檔案材料的范圍。根據(jù)國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度對大學(xué)生檔案的內(nèi)容加以明確,大學(xué)生檔案內(nèi)容應(yīng)該包括兩個(gè)方面:一是大學(xué)生進(jìn)入高等學(xué)校前的材料,包括入學(xué)前的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷、參加政治團(tuán)體的材料、與高考的思想品德、學(xué)習(xí)成績、體檢方面的材料;二是在大學(xué)期間的檔案材料,包括與學(xué)習(xí)有關(guān)的材料、與家庭有關(guān)的材料、參加政治團(tuán)體的材料、獎(jiǎng)勵(lì)或處分材料、獲得各種資格證書的材料、參加校園活動(dòng)、社會實(shí)踐活動(dòng)和科技創(chuàng)新活動(dòng)的材料以及與畢業(yè)相關(guān)的材料。

        另外,高校大學(xué)生檔案管理工作者要注重大學(xué)生檔案材料收集的完整性,要讓大學(xué)生檔案材料反映出大學(xué)生的綜合素質(zhì)和個(gè)性特點(diǎn)。同時(shí)也要注意充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性,主動(dòng)歸檔能反映自身綜合素質(zhì)的材料。

        (二)提高大學(xué)生對檔案認(rèn)識的對策

        目前高校大學(xué)生檔案管理工作體制落后,觀念落伍。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)多加宣傳動(dòng)員,提高大學(xué)生檔案管理的意識,促使單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視,將其納入議事日程,在設(shè)備、人員和相關(guān)文件規(guī)定上加大力度。加強(qiáng)檔案管理工作的設(shè)施以及環(huán)境建設(shè),改善軟件硬件基本設(shè)備條件。另外,還應(yīng)該向畢業(yè)生大力宣傳人事檔案的重要性,提升他們對人事檔案的認(rèn)知度,提醒他們畢業(yè)后及時(shí)把檔案保存在人才服務(wù)機(jī)構(gòu),并保持長期聯(lián)系,隨時(shí)更新檔案內(nèi)容,避免檔案不必要的遺失。如果高校設(shè)立有檔案館,可以充分發(fā)揮檔案館的專業(yè)優(yōu)勢和指導(dǎo)作用,協(xié)助做好學(xué)生檔案管理宣傳工作,促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

        (三)加強(qiáng)人才服務(wù)中心大學(xué)畢業(yè)生檔案管理對策

        1.大學(xué)畢業(yè)生檔案管理走向制度化。社會建設(shè)的完善、建立和諧社會的需要決定了我國各種制度的法律化、制度化發(fā)展,因此大學(xué)生檔案管理也必須依靠良好、健全的管理制度才能實(shí)現(xiàn)高利用率。因此我國必須建立健全大學(xué)生檔案管理制度,并且要嚴(yán)格執(zhí)行,加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員,使他們遵守檔案法的相關(guān)制度,從而提升大學(xué)生檔案管理的水平。此外,有了制度的保障,很多管理人員的意識也會由此提升,意識的提升更加有利于制度的施行,這是一個(gè)相互作用的結(jié)果,也是提高大學(xué)生檔案管理水平的根本性保障措施。

        2.大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的信息化。信息化時(shí)代決定了很多工作的發(fā)展趨勢,對于大學(xué)生檔案管理當(dāng)然也不能偏頗這條路,每年大學(xué)生畢業(yè)數(shù)量劇增,傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不能滿足大批量畢業(yè)大學(xué)生之后的檔案管理,因此如果增加管理效率和管理水平是一個(gè)值得思考的問題,充分利用信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理水平是一個(gè)必經(jīng)之路。目前我國很多經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)已經(jīng)開始引入了現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備,例如建立數(shù)據(jù)庫,將檔案資料掃描進(jìn)入電腦,這就替換了很多手動(dòng)的過程,管理水平有了明顯的提升,更加方便對畢業(yè)生檔案管理需求的服務(wù)。由此可見,全國性的實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化也是一個(gè)必然的趨勢。

        3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。建設(shè)一支適應(yīng)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的隊(duì)伍,是提高學(xué)生檔案管理水平的重要前提。首先管檔單位要對畢業(yè)生檔案引起重視,增加具有專業(yè)知識的管理人員,可以通過招聘部分檔案學(xué)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)生,配備大學(xué)畢業(yè)生檔案專職管理人員,提高大學(xué)畢業(yè)生檔案管理專業(yè)化水平。加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn),特別要加強(qiáng)檔案知識、檔案專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的培訓(xùn),切實(shí)提高檔案管理工作水平。檔案管理員要保證有足夠的精力投入到大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作中來。要加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作,充分調(diào)動(dòng)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作者的積極性和主動(dòng)性,引導(dǎo)和鼓勵(lì)他們積極參與,共同做好大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作。定期加強(qiáng)對大學(xué)畢業(yè)生檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn),進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理的水平。

        三、結(jié)論

        隨著高校畢業(yè)生就業(yè)的信息化、市場化發(fā)展,高校就業(yè)工作形勢越來越嚴(yán)峻,大學(xué)畢業(yè)生檔案健全與否將直接影響高校畢業(yè)生就業(yè)。要加強(qiáng)大學(xué)畢業(yè)生檔案的信息化建設(shè),必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,把大學(xué)畢業(yè)生檔案中重要材料全部數(shù)字化,充分利用就業(yè)網(wǎng)站、檔案網(wǎng)站的作用,促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生的就業(yè)。探討大學(xué)生人事檔案管理問題,加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理,既是保證大學(xué)生檔案科學(xué)化管理的重要手段,也是促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)的有效方式。我們應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理工作中存在的不足,并積極采取各項(xiàng)對策措施,加強(qiáng)管理,力求做到準(zhǔn)確、全面、高效,以期充分利用現(xiàn)有檔案材料,更好地為國家和社會服務(wù)。

        參考文獻(xiàn):

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