摘要：時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，使現(xiàn)代基層檔案管理較之以往發(fā)生了深刻的變化，信息化時(shí)代在為檔案管理工作提供了充分便利的同時(shí)，也為基層檔案管理工作提出了更高的要求。因而，基層檔案管理工作首先需要增強(qiáng)意識(shí)培養(yǎng)，樹(shù)立服務(wù)理念，其次還要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。這是現(xiàn)代基層管理工作的重點(diǎn)，也是工作的核心。

關(guān)鍵詞：服務(wù)；規(guī)范化；基層；檔案管理

信息化時(shí)代在為檔案管理工作提供了充分便利的同時(shí)，也為基層檔案管理工作提出了更高的要求。因?yàn)?，“檔案管理的基礎(chǔ)工作主要包括建檔管理、案卷組織和技術(shù)整理，保管單位的登記、編號(hào)及館藏組織以及檔案的登記、編號(hào)及館藏組織以及檔案的著錄和標(biāo)引等。這些基礎(chǔ)性工作直接影響到檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程?！盵1]可以說(shuō)，基層檔案管理工作是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。

一、增強(qiáng)意識(shí)培養(yǎng)，樹(shù)立服務(wù)理念

基層檔案管理工作是基礎(chǔ)性的、重復(fù)性的，很容易讓人產(chǎn)生枯燥感，因?yàn)榛鶎訖n案管理工作的基礎(chǔ)性，檔案管理人員很難在既定框架下進(jìn)行工作突破和工作創(chuàng)新，也同時(shí)導(dǎo)致了很難做出顯而易見(jiàn)的突出的工作業(yè)績(jī)，使檔案管理人員獲得源自于工作的成績(jī)感，這就導(dǎo)致檔案管理人員難有工作的積極性和創(chuàng)造性。而在另一方面，基層檔案管理工作又是重要的、細(xì)致的，因?yàn)榛鶎訖n案管理工作是檔案現(xiàn)代化管理的第一步，其在工作中對(duì)檔案整理的科學(xué)化、細(xì)致化、全面性、系統(tǒng)性水平將直接影響到檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，基層檔案整理過(guò)程中的規(guī)范性和專業(yè)性，將直接影響日后檔案查找的精準(zhǔn)、快捷程度，基層檔案管理并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的下載、打包、裝訂過(guò)程。

在基層實(shí)際工作中，因?yàn)楣ぷ鞯幕A(chǔ)性和枯燥性，基層檔案管理工作人員的流動(dòng)性大、不穩(wěn)定性強(qiáng)，往往是剛剛學(xué)會(huì)并熟悉了業(yè)務(wù)就進(jìn)行了工作調(diào)整，從而影響了工作的延續(xù)性。然而，“檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善?！盵2]即使是長(zhǎng)期從事基層檔案管理工作的人員，也容易因工作的重復(fù)性而出現(xiàn)厭煩情緒，影響了工作效率和檔案管理工作的精確度，為日后的檔案查找等工作帶來(lái)不必要的困難。因而，如何增強(qiáng)基層檔案管理人員的工作積極性就是一個(gè)非常重要而嚴(yán)肅的問(wèn)題。

實(shí)際上，將基層檔案管理工作在意識(shí)和態(tài)度上定位為服務(wù)性工作，而不是行政性工作是轉(zhuǎn)變這種尷尬的可能路徑?；鶎訖n案管理工作在某種意義上說(shuō)也是一種服務(wù)工作，為其他單位和個(gè)人查找有價(jià)值的信息，進(jìn)行信息的有效搜集和匯總服務(wù)，比如，在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域，建立患者個(gè)人檔案就具有十分重大的意義，一方面是對(duì)患者治療的意義，另一方面也在醫(yī)學(xué)研究上具有重要的參考作用。服務(wù)，其目的是為了實(shí)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象的價(jià)值目標(biāo)，當(dāng)在確定治療方案和重要醫(yī)學(xué)突破中應(yīng)用到了檔案信息的時(shí)候，也就是基層檔案管理工作人員間接的為此做出了重要的貢獻(xiàn)，也就實(shí)現(xiàn)了自身價(jià)值的最大化。以此為基礎(chǔ)，基層檔案工作人員也會(huì)在這個(gè)過(guò)程中知道工作的意義，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，從而能夠提高工作的積極性。因此，要使基層檔案工作人員在思想意識(shí)上樹(shù)立起服務(wù)而非管理的理念，是現(xiàn)代基層檔案管理工作的一大核心內(nèi)容。

二、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化

基層檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平都有很高的要求。為提高現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化要求，基層檔案管理人員需要對(duì)檔案資料的內(nèi)容、內(nèi)涵有深刻的了解，對(duì)檔案分類條目和檔案類別有系統(tǒng)的把握，能夠理性而準(zhǔn)備的辨別檔案的重要性及留存價(jià)值。“提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)基礎(chǔ)工作都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行?！盵1]因而，在基層檔案管理工作過(guò)程中，只有在每一個(gè)操作過(guò)程中都符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，才可能最終實(shí)現(xiàn)快速、精準(zhǔn)的檔案查找和檢索，才能實(shí)現(xiàn)檔案在存檔管理和編碼上的唯一性。可以說(shuō)，遵循規(guī)范化要求是現(xiàn)代檔案管理工作中的重中之重。

基層檔案管理規(guī)范化其實(shí)涉及到方方面面的內(nèi)容，拿案卷材料質(zhì)量舉例來(lái)說(shuō)，檔案的價(jià)值的高低一方面由案卷本身的內(nèi)容來(lái)決定，另一方面以案卷是否完整，存檔是否科學(xué)來(lái)決定，在這方面，案卷材料質(zhì)量對(duì)于檔案價(jià)值具有決定性影響。在基層檔案管理工作中，能夠影響案卷材料質(zhì)量的因素，從本質(zhì)上來(lái)講就是是否進(jìn)行了科學(xué)的分類，是否進(jìn)行了科學(xué)的關(guān)鍵詞提取，從而方便檢索，“必須要注意解決好文件的鑒別和立卷方法問(wèn)題，以便于檔案在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用?！盵3]

應(yīng)該說(shuō)，檔案管理是一門(mén)具有科學(xué)性和研究性的學(xué)科，檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管每一項(xiàng)都有嚴(yán)格的規(guī)范化要求，都需要首先進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，充分了解、長(zhǎng)期實(shí)踐，才能在工作中游刃有余，因而，加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理人員的培訓(xùn)，“積極推行人館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化齊全，保證檔案歸檔和進(jìn)館檔案的完整，并積極維護(hù)全宗和全宗群的完善性?！盵4]只有積極做好培訓(xùn)工作，并使基層檔案管理工作人員將在培訓(xùn)中學(xué)到的理論應(yīng)用在工作實(shí)踐當(dāng)中，不斷摸索、不斷提高，才能實(shí)現(xiàn)遵循檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，從而做好檔案管理工作。

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作者簡(jiǎn)介：代興仙，1982年02月18日生，女，漢族，昆明市盤(pán)龍區(qū)金辰街道辦事處初級(jí)助理管員。研究方向：檔案管理。