楊蓉

摘 要：企業(yè)為了能夠更加了解內(nèi)部員工的信息，從而在培養(yǎng)和任用人才的過程中能夠更加知人善任，通常會重視對于人事檔案的管理。但目前看來，企業(yè)在人事檔案管理方面并沒有指定相應(yīng)的管理措施，促使人事檔案管理存在著一些問題。文章主要研究確保人事檔案的完整性的重要環(huán)節(jié)。筆者從人事檔案管理的特點角度出發(fā)，簡單闡述了人事檔案的重要性，并研究了人事檔案管理中存在的具體問題，期待通過對該類問題的了解能夠找出確保人事檔案完整性的主要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；重要性；完整性；問題；對策

一直以來，人事檔案都是企業(yè)收集和記錄人才信息的重要載體。人事檔案當中記錄了員工的個人情況以及德才表現(xiàn)。企業(yè)在人力資源管理方面將人事檔案作為調(diào)動人才的主要依據(jù)。為了確保企業(yè)的人力資源管理更加科學(xué)，企業(yè)應(yīng)該注重人事檔案的管理，并確保認識檔案的完整性。在經(jīng)濟全球化的背景下，企業(yè)要想獲得更多的發(fā)展空間，就需要收攏專業(yè)化的人才，處理好人事檔案才能夠保障企業(yè)對于人力資源的開發(fā)和利用，促使企業(yè)將人才運用到適合的崗位當中，提升企業(yè)的核心競爭力。

一、人事檔案管理特點

所謂的認識檔案指的是按照上級主管的要求，根據(jù)職工的個人資料特征保存起來的涉及到職工個人信息的相關(guān)數(shù)據(jù)資料。這些資料中包含了職工的工作經(jīng)驗、個人素質(zhì)等多方面的信息，將被用于人事調(diào)動[1]。

企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中通常要對員工的所有履歷資料進行收集和整理。履歷中包含了員工的自我推薦、成績考核、入黨申請、獎罰以及工資信息。該方面的資料已經(jīng)能夠體現(xiàn)出員工的思想內(nèi)容以及個人素質(zhì)。個人檔案的全面性能夠使企業(yè)在調(diào)用工作人員的過程中得到足夠的參考資料，并充分了解員工的個人情況。除了全面性以外，個人檔案的管理還具有現(xiàn)實性、真實性以及機密性等特點。

二、人事檔案管理重要性

前文也曾簡單的提到了人事檔案管理的重要性。其實，人事檔案最主要的作用就是為企業(yè)的人事調(diào)動或者企業(yè)的工資調(diào)整等提供參考[2]。一般來說，企業(yè)要想從基層員工中選拔出較為出色的員工用以晉升到高層職位，都會調(diào)用其人事檔案，從其檔案中對員工的個人行為記載集料來判斷員工的思想素質(zhì)和能力素質(zhì)。企業(yè)選人需要考慮到員工的才能和德行問題，人事檔案為企業(yè)在考察員工德才問題方面提供了相應(yīng)的借鑒依據(jù)。企業(yè)對于人事檔案的完整管理能夠幫助個人在未來的發(fā)展中提供資料。員工的一些信息都由人事部門來保管，在檔案中有詳細的記錄，就好比個人在企業(yè)這個大家庭當中受到了重視。員工對于企業(yè)更加具有歸屬感，其在工作當中就會更有責任意識，從而使企業(yè)的向心力更強。

三、人事檔案管理問題

一直以來，企業(yè)中的認識檔案管理都存在著很多問題，這些問題限制了人事檔案的完整性，也限制了企業(yè)員工的個人發(fā)展。管理體系的問題是人事檔案管理中的主要問題。目前狀態(tài)下的管理體制一直都保持在傳統(tǒng)的管理狀態(tài)，其工作的效率比較低下，管理制度也不符合當今社會發(fā)展的需求。如今，企業(yè)的經(jīng)濟實力增強，人員流動性更大，需要調(diào)動的人際關(guān)系也就更多，傳統(tǒng)的檔案管理制度無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求。除此之外，人事檔案的管理人員素質(zhì)也已經(jīng)不符合當前社會的發(fā)展需求。檔案管理人員不僅在思想上已經(jīng)落后，在專業(yè)技能方面也無法滿足社會企業(yè)進步的要求[3]。很多人事檔案的管理人員都秉承著傳統(tǒng)的檔案管理思想，整天都忙碌在繁瑣的管理事務(wù)當中。而新的時代當中，人事檔案需要管理的工作更多。工作數(shù)量的增加造成了檔案管理人員壓力的增大，其對工作也的態(tài)度也將發(fā)生偏移，進而影響到檔案管理的完整性。

在人事檔案中最明顯的問題就是檔案的不完整。對于企業(yè)來講，人事檔案是用來做人事調(diào)動的參考依據(jù)的。盡管企業(yè)中裝入人事檔案中的材料都是由員工本身填寫的，但在裝入到檔案時，該項程序卻不是由員工自己來完成的。檔案管理人員在裝入檔案資料的過程中會出現(xiàn)疏漏，進而造成檔案內(nèi)容的不全面。不少企業(yè)中的人事檔案都不符合實際情況，正是由于檔案的內(nèi)容都是由本人填寫，而在填寫的過程中又缺乏核實，因而造成了員工亂填寫檔案信息的情況。

四、確保人事檔案完整性的相關(guān)對策

為了確保人事檔案的完整性，企業(yè)應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念，積極接受新的管理理念。企業(yè)需要制定完善的人事檔案管理制度，為檔案管理工作制定相應(yīng)的標準。企業(yè)明確了檔案的管理步驟就能夠使人事檔案的管理人員按照規(guī)定來對檔案資料進行管理。完善的管理制度還能夠使檔案管理行為更加規(guī)范，一旦出現(xiàn)了人事檔案管理資料的失誤，就能夠憑借著管理制度來追究責任。

企業(yè)也可以對人事檔案的管理人員進行培訓(xùn)，定期為其提供學(xué)習和交流的機會。企業(yè)在內(nèi)部派遣有經(jīng)驗的人事檔案管理主管來為檔案管理人員講解檔案管理的規(guī)范化要求，在外部聘請比較專業(yè)的檔案管理人員來為檔案管理人員灌輸新的檔案管理理念[4]。檔案管理人員在學(xué)習中不斷的充實自己，并逐漸提高自身的綜合素質(zhì)。人事檔案將在管理人員的高素質(zhì)、高標準要求下變得更加完整。保障人事檔案管理完整性的最主要環(huán)節(jié)是要對人事檔案的管理建立起有效的監(jiān)督制度，確保對檔案管理流程的監(jiān)督和管理。檔案管理人員能夠在監(jiān)督下規(guī)范自身的行為并端正自身的工作態(tài)度，在確保人事檔案完整性的同時，還能夠確保人事檔案的安全性。

總而言之，人事檔案關(guān)乎到很多重要的個人信息，其對企業(yè)的工作人員進行了最為真實的記錄。員工從學(xué)習時期到后來的工作履歷，其所具有的學(xué)習能力和工作能力都將被記錄在人事檔案當中。企業(yè)在調(diào)動人員的過程中正是憑借著人事檔案才能夠?qū)θ瞬胚M行合理化的運用。為此，企業(yè)內(nèi)部所進行的人事檔案管理一定要遵循規(guī)范化、具體化、真實化的原則。企業(yè)的檔案管理人員也要在對人事檔案的管理中確保檔案的完整性。

參考文獻：

[1]劉小瑕.淺議醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢[J].人力資源管理，2014，06（04）：206-207.

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[3]田今暉.高校人事檔案管理中存在的問題與對策研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)學(xué)院學(xué)報（綜合版），2012，05（03）：146-149.

[4]廖惠娥.高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策——以東莞理工學(xué)院為例[J].東莞理工學(xué)院學(xué)報，2012，08（06）：107-111.

（作者單位：陜西省漢中市漢臺區(qū)鎮(zhèn)村規(guī)劃站）