喻士 榮欒斌
摘 要:在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的大背景下,各檢察機(jī)構(gòu)要盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化,從而提高檔案管理水平。在各檢察機(jī)構(gòu)中,以人民檢察院為例,其檔案管理的信息化、知識(shí)化,檔案管理水平的提高,可以更好的為檢察工作服務(wù),認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。
關(guān)鍵詞:人民檢察院;檔案信息化;重要性
人民檢察院的檔案是對(duì)各地區(qū)發(fā)展情況的真實(shí)記錄,用視頻、圖標(biāo)或文字等不同方式對(duì)歷史進(jìn)行記錄,也是檢察機(jī)關(guān)使用的最原始的就。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人民檢察院的檔案管理逐漸傾向于信息化,深度挖掘檔案信息,以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,反映真實(shí)的社會(huì)信息。
一、對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
人民檢察院檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容是利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù),整合檔案,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,從傳統(tǒng)的紙張變?yōu)橐曰ヂ?lián)網(wǎng)為平臺(tái),建立檢察系統(tǒng),在這一系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享,為檢察工作提供便捷的服務(wù)[1]。
目前,現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)廣泛普及與應(yīng)用,可以有效保證信息的安全,這也為檢察檔案信息化提供了良好的基礎(chǔ),便于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化,其收集、處理檔案的方法與方式也與傳統(tǒng)的處理方法有差異?,F(xiàn)在檢察檔案信息化已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn),為此,人民檢察院要增加科技的投入,加大建設(shè)的力度,讓檔案管理向著科學(xué)化的方向發(fā)展。
二、檢察檔案信息化建設(shè)的重要性
人民檢察院記錄的檔案多為國(guó)家重要的檔案,這些檔案是對(duì)人民檢察院檢察各項(xiàng)工作的技術(shù)以及各項(xiàng)工作的憑證,通過(guò)查閱這些資料,可以查閱到檢察院變革的歷史,并作為開(kāi)展其他工作的重要依據(jù)[2]。這些檔案信息化的實(shí)現(xiàn),可以有效提高檢察人員的工作效率,為人民服務(wù)。
1.改變傳統(tǒng)的案件報(bào)結(jié)方式
人民檢察院審理完訴訟案件后,都是采用“先報(bào)結(jié),后歸檔”方式,以結(jié)束案件為首要目標(biāo),在半年或一年后,對(duì)紙質(zhì)的案件檔案進(jìn)行整理、歸納,但并未注意到案件檔案的時(shí)間,存在檔案超過(guò)期限歸檔的現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案管理水平降低,有時(shí)甚至?xí)斐刹牧蟻G失等情況,檔案的安全性較差。
在檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后,很多檔案從紙質(zhì)文件變?yōu)閿?shù)字化文件,易于保存,同時(shí)這也可以實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)更新,避免出現(xiàn)檔案管理人員重視結(jié)案忽略歸檔現(xiàn)象的出現(xiàn),使檔案報(bào)結(jié)的過(guò)程規(guī)范化,改變檢察人員的觀念,及時(shí)歸檔訴訟檔案,提高訴訟檔案管理水平。
2.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
檔案信息化主要是利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)以及多種數(shù)字化設(shè)備,建立管理體系實(shí)現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)化[3]。雖然人民檢察院已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)檔案信息化,但在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上仍有很多不足,特別是管理體系的構(gòu)建。現(xiàn)在,市面上提供了很多檔案管理軟件,但因?yàn)槊總€(gè)地區(qū)的使用的系統(tǒng)各不相同,盲目使用這些軟件,容易造成檔案信息資源分化,并且,很多檢查院購(gòu)買的軟件開(kāi)發(fā)商已經(jīng)不再做軟件開(kāi)發(fā),導(dǎo)致使用的軟件無(wú)法更新,又缺乏統(tǒng)一的管理,每種數(shù)據(jù)庫(kù)的文件存儲(chǔ)形式和方式都不一樣,是可以使用檔案資源有限。而隨著檔案信息化建設(shè)初步完成,人民檢察院增加了技術(shù)和設(shè)備的投入,并且規(guī)范化的系統(tǒng)也已經(jīng)在全國(guó)各檢查機(jī)構(gòu)推廣使用。
3.促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)
實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,是檔案管理人員最根本的目的,可以充分體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。在檢察檔案還未實(shí)現(xiàn)信息化之前,人民檢察院會(huì)開(kāi)設(shè)閱覽室,要求院內(nèi)檢察人員提出申請(qǐng),在閱覽室內(nèi)閱讀檔案,或是通過(guò)檔案外借、檔案管理人員復(fù)制檔案等方式瀏覽檔案,不利于檔案資源共享。但隨著檢察檔案信息化的建設(shè),人民檢察院建立了信息平臺(tái),給每位檢察人員分發(fā)登錄號(hào)碼與密碼,在信息平臺(tái)查找自己需要的檔案,不受時(shí)間與地域的限制。而且,人民檢察院還在平臺(tái)上設(shè)立了“一站式”搜索,檢察人員可以通過(guò)檢索口,搜索文字檔案與表格檔案,只要輸入標(biāo)題,信息平臺(tái)就會(huì)提供所有相關(guān)的答案資料,提高檔案的利用率。
檔案信息化的建設(shè)促使信息平臺(tái)的建設(shè),讓檢察人員不再需要翻閱大量的紙質(zhì)文件,通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案的搜索即可查閱檔案,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。
除以上三點(diǎn)外,檢察檔案信息化的建設(shè)還有利于強(qiáng)化管理制度,隨著網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建立,檔案管理者可以根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)職位設(shè)定權(quán)限,制定檔案保密政策,明確提出各部門的崗位職責(zé)與操作的規(guī)范,讓檔案管理工作變得有序,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理;強(qiáng)化檢查人員與檔案管理人員的檔案意識(shí),實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理,由于各級(jí)檢查人員的檔案意識(shí)較弱,沒(méi)有注意到檔案的重要性,造成檔案資源利用不足。因此,人民檢察院可以通過(guò)教育培訓(xùn)的方式,組織檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn),更新專業(yè)知識(shí),創(chuàng)新知識(shí)體系,熟練掌握管理技能,強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案管理人員在學(xué)會(huì)相應(yīng)的技術(shù)后,可以對(duì)掃描完成的文字、表格、影像、聲音進(jìn)行加工,把這些內(nèi)容壓縮成數(shù)字,進(jìn)行存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)文件與檔案的自動(dòng)化管理。
三、總結(jié)
實(shí)現(xiàn)人民檢察院檔案信息化的建設(shè),有利于促進(jìn)檢查檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,提高檔案管理水平,用科學(xué)的方式管理檔案,讓管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。因此,人民檢察院要重視檔案信息化建設(shè),充分認(rèn)識(shí)到它的重要性,抓住機(jī)遇,加大投入力度。檔案信息化不僅改變傳統(tǒng)刑事案件的報(bào)結(jié)方式,還加強(qiáng)了檔案基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè),建立信息平臺(tái),讓檔案信息不受空間與時(shí)間的限制,實(shí)現(xiàn)資源共享,使人民檢察院的工作模式趨于現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn):
[1]劉彥君.檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)探析[J].城建檔案,2012,10:66-67.
[2]陸淵.檢察院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則與重點(diǎn)[J].中國(guó)檔案,2012,12:62-63.
[3]閆淑英,曲雯雯.基層檢察院檔案信息化關(guān)鍵問(wèn)題探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012,08:248.
(作者單位:漣水縣人民檢察院)