劉 力，姚海晶

（1.中海石油化工進(jìn)出口有限公司，北京 100027；2.中國(guó)恩菲工程技術(shù)有限公司，北京 100038）

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長(zhǎng)期合作模式下的供應(yīng)商管理初探

劉 力1，姚海晶2

（1.中海石油化工進(jìn)出口有限公司，北京 100027；2.中國(guó)恩菲工程技術(shù)有限公司，北京 100038）

［摘 要］本文介紹了企業(yè)供應(yīng)商管理中存在的普遍性問(wèn)題，從長(zhǎng)期合作的模式考慮，提出了供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商后評(píng)價(jià)、供應(yīng)商管理信息化等解決方法，以幫助企業(yè)積累供應(yīng)商資源，培養(yǎng)供應(yīng)商，借助供應(yīng)商的專業(yè)能力提升自身產(chǎn)品質(zhì)量與性能，降低成本，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的“共贏”。

［關(guān)鍵詞］供應(yīng)商；長(zhǎng)期合作；采購(gòu)；數(shù)據(jù)庫(kù)

無(wú)論是在生產(chǎn)型企業(yè)還是在項(xiàng)目建設(shè)中，原材料供應(yīng)商的選擇是關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進(jìn)度和項(xiàng)目建設(shè)成敗的重要因素。如何甄選出最合適的供應(yīng)商并與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，是至關(guān)重要的。很多企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中，經(jīng)常把供應(yīng)商當(dāng)作對(duì)手、乙方，沒(méi)有與之形成良性互動(dòng)，經(jīng)常造成供求雙方關(guān)系緊張，無(wú)法獲得雙贏。因此，如何選擇并培養(yǎng)供應(yīng)商，與之共同成長(zhǎng)，是眾多企業(yè)一直在探索的。

1　目前企業(yè)供應(yīng)商管理中存在的普遍性問(wèn)題

第一，盲目選擇供應(yīng)商。采購(gòu)方對(duì)擬采購(gòu)產(chǎn)品的市場(chǎng)情況知之甚少，導(dǎo)致供應(yīng)商先入為主，采購(gòu)方偏聽(tīng)偏信，最終選擇了質(zhì)量較差、價(jià)格較高的產(chǎn)品。

第二，對(duì)所有供應(yīng)商“一視同仁”，沒(méi)有進(jìn)行差異化管理。很多采購(gòu)方都把供應(yīng)商當(dāng)作對(duì)立的一方，總是處在博弈的角度去看待供求雙方關(guān)系，忽略了不同供應(yīng)商對(duì)企業(yè)的重要性是不同的，造成了管理資源的均攤和浪費(fèi)。

第三，缺乏對(duì)合同執(zhí)行情況的評(píng)價(jià)和對(duì)供應(yīng)商的后評(píng)估，無(wú)法對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)履約較差、甚至的違約供應(yīng)商無(wú)法形成壓力和震懾。

2　解決供應(yīng)商管理普遍性問(wèn)題的對(duì)策

2.1與供應(yīng)商進(jìn)行廣泛的接觸

不與供應(yīng)商進(jìn)行廣泛而深入的接觸是無(wú)法完成采購(gòu)工作的。通過(guò)與不同供應(yīng)商銷售人員的接觸，采購(gòu)方能達(dá)到以下幾個(gè)目的。①初步了解供應(yīng)商所能提供產(chǎn)品的名稱、性能、規(guī)格；②掌握當(dāng)前市場(chǎng)的基本狀況與價(jià)格水準(zhǔn)，了解該產(chǎn)品市場(chǎng)銷售業(yè)績(jī)，掌握當(dāng)前市場(chǎng)上本產(chǎn)品的價(jià)格走勢(shì)，有利于準(zhǔn)確把握采購(gòu)時(shí)機(jī)；③通過(guò)銷售人員的表現(xiàn)和素質(zhì)也可以從側(cè)面了解該供應(yīng)商的服務(wù)水平。

同供應(yīng)商的訪談是了解該行業(yè)信息及其他供應(yīng)商情況的重要渠道。在同供應(yīng)商訪談的時(shí)候可以詢問(wèn)如下問(wèn)題:您公司的產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格在業(yè)內(nèi)處在什么位置？您的主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手有哪些？您了解您的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手嗎？他們的產(chǎn)品同您的相比有什么不同？雖然供應(yīng)商都會(huì)著重闡述自己產(chǎn)品各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，但在供應(yīng)商對(duì)其競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的描述中，采購(gòu)方可以搜集到很多有價(jià)值的信息，并加以分析和了解，形成采購(gòu)方自己的結(jié)論。對(duì)采購(gòu)方接觸新市場(chǎng)、開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商具有很重要的作用。

2.2供應(yīng)商調(diào)查表的使用

在參與采購(gòu)活動(dòng)之前要求供應(yīng)商通過(guò)調(diào)查表的形式填報(bào)相關(guān)信息并提供資質(zhì)文件等檔案資料。這種方法可以避免口頭交流的隨意性，也使供應(yīng)商的相關(guān)資料能夠記錄保存，具有可追溯性。

在這一環(huán)節(jié)通常需要供應(yīng)商如實(shí)填寫(xiě)準(zhǔn)確名稱、地址、聯(lián)系人、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品規(guī)格、供應(yīng)能力、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及財(cái)務(wù)狀況等信息，并提供三證合一的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證或其他資質(zhì)證明，對(duì)于合同額較大的供應(yīng)商還要提交銀行開(kāi)戶證明、信用評(píng)級(jí)和經(jīng)過(guò)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表。這些資料對(duì)于評(píng)估供應(yīng)商能力及制定投標(biāo)供應(yīng)商名單，都是至關(guān)重要的依據(jù)。

一份記載著供應(yīng)商基本信息的調(diào)查表是供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)條件。而定期要求供應(yīng)商按照要求的格式填報(bào)供應(yīng)商調(diào)查表也是了解供應(yīng)商信息動(dòng)態(tài)更新的重要手段。

2.3對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察

對(duì)供應(yīng)商調(diào)查要求采購(gòu)方或其聘請(qǐng)的第三方根據(jù)對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)廠區(qū)、產(chǎn)品使用現(xiàn)場(chǎng)、辦公所在地進(jìn)行實(shí)地走訪。采購(gòu)方的技術(shù)和商務(wù)人員應(yīng)當(dāng)同時(shí)參與考察，且考察必須具備相關(guān)生產(chǎn)材料知識(shí)、設(shè)備知識(shí)，熟悉生產(chǎn)制造過(guò)程?？疾煨〗M應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商所提供的調(diào)查表內(nèi)容，做好調(diào)查前的準(zhǔn)備工作，如與供應(yīng)商接洽，確定調(diào)查內(nèi)容、時(shí)間、參加人員、路線等，在出發(fā)前形成完整的調(diào)查計(jì)劃。

在調(diào)查過(guò)程中，要對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、人員素質(zhì)、原料準(zhǔn)備、成品庫(kù)存、主要生產(chǎn)設(shè)備的新舊程度及自動(dòng)化水平、工廠占地及廠房面積、質(zhì)量管理體系、質(zhì)量檢測(cè)設(shè)備完備程度以及主要業(yè)績(jī)等具體情況進(jìn)行深入了解。在調(diào)查結(jié)束后，應(yīng)結(jié)合書(shū)面資料和實(shí)地考察針對(duì)所調(diào)查的供應(yīng)商編寫(xiě)調(diào)查報(bào)告?？疾煨〗M應(yīng)端正態(tài)度，以良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)認(rèn)真完成考察任務(wù)，實(shí)事求是寫(xiě)出調(diào)查評(píng)估報(bào)告，將其作為未來(lái)工作的有效依據(jù)。

2.4科學(xué)制訂供應(yīng)商選擇計(jì)劃

供應(yīng)商選擇計(jì)劃應(yīng)包括3個(gè)要素:①潛在供應(yīng)商名單，即參與采購(gòu)活動(dòng)的供應(yīng)商名單；②供應(yīng)商選擇方式，公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判與議標(biāo)等；③采購(gòu)時(shí)間表，包括發(fā)標(biāo)、收標(biāo)、定標(biāo)和合同簽訂時(shí)間等。制訂此項(xiàng)計(jì)劃的目的在于在之前供應(yīng)商考察的基礎(chǔ)上通過(guò)規(guī)范的流程選取最適合的供應(yīng)商。營(yíng)造有利于采購(gòu)方的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，增強(qiáng)采購(gòu)工作的靈活性，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和成本。在保證質(zhì)量和供應(yīng)時(shí)間的前提下，最大限度地降低采購(gòu)成本，做到依法合規(guī)。

在采購(gòu)計(jì)劃制訂過(guò)程中應(yīng)注意如下問(wèn)題。①潛在供應(yīng)商名單的制訂是根據(jù)前期供應(yīng)商調(diào)查表、考察報(bào)告、行業(yè)排名、采購(gòu)方經(jīng)驗(yàn)來(lái)確定的，應(yīng)選擇經(jīng)營(yíng)狀況良好，信譽(yù)良好的生產(chǎn)制造廠家，盡量避免代理商投標(biāo)。②在采購(gòu)方式的選擇上應(yīng)首先符合國(guó)家法律法規(guī)要求，符合企業(yè)內(nèi)部管理制度要求，綜合考慮采購(gòu)效率和采購(gòu)成本，選擇最合適的采購(gòu)方式。③采購(gòu)時(shí)間表應(yīng)考慮法定招標(biāo)時(shí)間限制、企業(yè)生產(chǎn)需求時(shí)間、供應(yīng)商生產(chǎn)周期、運(yùn)輸時(shí)間等因素，科學(xué)合理排出時(shí)間表。

2.5對(duì)供應(yīng)商合同執(zhí)行情況進(jìn)行后評(píng)價(jià)

采購(gòu)方應(yīng)為每個(gè)供應(yīng)商建立履約情況檔案，在內(nèi)部建立供應(yīng)商合同執(zhí)行情況評(píng)價(jià)體系。該評(píng)價(jià)體系應(yīng)由采購(gòu)方的供應(yīng)商管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立，生產(chǎn)和技術(shù)部門(mén)參與。在評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)考慮到產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期、付款條件、售后服務(wù)與安全管理等因素，甚至包裝細(xì)節(jié)、供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)方要求的響應(yīng)速度也要考慮在內(nèi)。在合同執(zhí)行完畢后，采購(gòu)方要按照評(píng)價(jià)體系對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行后評(píng)價(jià)，這將是采購(gòu)方未來(lái)進(jìn)行采購(gòu)工作的重要依據(jù)，也是供應(yīng)商持續(xù)管理的必要條件。重點(diǎn)可以從以下六方面考核。

（1）產(chǎn)品質(zhì)量:產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)是否符合合同要求，質(zhì)量管理是否完善，是否進(jìn)行質(zhì)量自檢或第三方質(zhì)量檢驗(yàn)。

（2）供貨周期:產(chǎn)品能否按采購(gòu)方要求及時(shí)到達(dá)，過(guò)早到達(dá)可能會(huì)對(duì)采購(gòu)方庫(kù)存產(chǎn)生壓力，而延遲交付則會(huì)耽誤采購(gòu)方的生產(chǎn)或者工期，造成停工待料的窘境，而供應(yīng)商也將面臨索賠。

（3）付款條件:供應(yīng)商對(duì)預(yù)付款、質(zhì)保金、付款進(jìn)度的要求都是采購(gòu)方考慮的重要因素。

（4）售后服務(wù):供應(yīng)商對(duì)售后服務(wù)期的承諾代表其對(duì)產(chǎn)品正常壽命的信心，所以產(chǎn)品售后服務(wù)期長(zhǎng)短及供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品更換、維修、專人保障等售后問(wèn)題的承諾直接關(guān)系到采購(gòu)方后續(xù)成本高低，所以也是衡量供應(yīng)商優(yōu)劣的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。

（5）安全管理:對(duì)于需要現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)試安裝的設(shè)備、有毒有害或易燃易爆原料，供應(yīng)商的產(chǎn)品要符合安全標(biāo)準(zhǔn)，而且需要提供安全保障計(jì)劃，原料要提供化學(xué)品安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)（MSDS），這些都是涉及生命財(cái)產(chǎn)安全的問(wèn)題，不可忽視。

（6）其他要素:如包裝細(xì)節(jié)、供應(yīng)商相應(yīng)速度等要素如果能得到很好的保障，則采購(gòu)方會(huì)節(jié)省很大精力，專注于生產(chǎn)和建設(shè)，對(duì)于提升項(xiàng)目整體效率是有益的。

2.6白名單與黑名單的制定

對(duì)于合同執(zhí)行情況良好，有發(fā)展?jié)摿蛣?chuàng)新能力的供應(yīng)商，應(yīng)該將其納入“白名單”，作為未來(lái)采購(gòu)活動(dòng)中優(yōu)先使用的供應(yīng)商。加強(qiáng)與白名單供應(yīng)商的聯(lián)系，共享技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，著力培養(yǎng)“白名單”供應(yīng)商，在生產(chǎn)或建設(shè)中讓供應(yīng)商更早更多介入其中，為采購(gòu)方提供更專業(yè)更具前瞻性的意見(jiàn)。這樣不僅采購(gòu)方可以獲益，也能使供應(yīng)商獲得快速成長(zhǎng)，雙方可以結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴，達(dá)到共生共贏的效果。

對(duì)于那些合同執(zhí)行情況不佳，如不能按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、售后服務(wù)不到位的供應(yīng)商，應(yīng)在供應(yīng)商后評(píng)價(jià)時(shí)對(duì)其行為造成的損失進(jìn)行評(píng)估和記錄。情節(jié)嚴(yán)重的確定列入“黑名單”。在后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)中，避免仍黑名單上的供應(yīng)商參與。重新使用必須按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格進(jìn)行重新評(píng)估，評(píng)估合格后方可恢復(fù)使用。白名單與黑名單屬于企業(yè)內(nèi)部資源，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外發(fā)布。如果從對(duì)供應(yīng)商實(shí)施獎(jiǎng)懲的角度，可以通過(guò)適當(dāng)途徑發(fā)布該名單。

2.7通過(guò)信息化手段建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)

目前，很多企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)還是依靠手工記錄工作表格的方式實(shí)現(xiàn)，在表格中包含了供應(yīng)商的名稱、供應(yīng)物資或服務(wù)的類別、聯(lián)系方式、主要產(chǎn)品或服務(wù)項(xiàng)目、業(yè)績(jī)等基本內(nèi)容。但手工工作表格在實(shí)際使用中更新次數(shù)極少，過(guò)期信息比較多，不便于查找，而且經(jīng)常隨著人員的變動(dòng)和軟硬件損壞導(dǎo)致供應(yīng)商數(shù)據(jù)丟失。

借助信息化手段提高供應(yīng)商管理水平是目前供應(yīng)商管理的重要方向之一。建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是其中的基礎(chǔ)工作，該系統(tǒng)可以與企業(yè)的資源管理系統(tǒng)（ERP）集成，從需求開(kāi)始分解采購(gòu)任務(wù)，自動(dòng)篩選出潛在供應(yīng)商名單，而且可以方便快捷地查詢所需要供應(yīng)商的詳細(xì)資料和參與采購(gòu)活動(dòng)的記錄。其要點(diǎn)如下。①將供應(yīng)商調(diào)查中獲得的基本數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，包括供應(yīng)商名稱、地址、電話、傳真等企業(yè)的基本情況。②建立統(tǒng)一的物資、服務(wù)編碼。這是數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)。該編碼就是供應(yīng)商的產(chǎn)品代碼，它可以由字母和數(shù)字組成，代表所有產(chǎn)品與服務(wù)類型，建立物資編碼分類管理機(jī)制，通過(guò)物資編碼管理物料及其背后的供應(yīng)商。這樣可以避免因同樣的產(chǎn)品名稱不統(tǒng)一而造成的數(shù)據(jù)庫(kù)混亂。③將物資、服務(wù)編碼與供應(yīng)商相匹配。此項(xiàng)工作完成后，可以通過(guò)供應(yīng)商查詢其提供的產(chǎn)品和服務(wù)。通過(guò)需求物資自動(dòng)篩選供應(yīng)商也可以實(shí)現(xiàn)。通過(guò)與物資管理系統(tǒng)或庫(kù)存管理系統(tǒng)的接口就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)物資統(tǒng)一管理和庫(kù)存的良好利用。

因此，通過(guò)信息系統(tǒng)可以建立和維護(hù)采購(gòu)方自己的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，保存供應(yīng)商的相關(guān)信息，通過(guò)人機(jī)對(duì)話的友好窗口界面可以查詢所需要的物資或服務(wù)的供應(yīng)商，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析能夠積累供應(yīng)商選擇經(jīng)驗(yàn)。此外，還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)，做到資料的永久保存和廣泛共享，這是企業(yè)管理供應(yīng)商的捷徑。

3　結(jié) 語(yǔ)

供應(yīng)商選擇和管理，是采購(gòu)管理工作當(dāng)中一項(xiàng)重要內(nèi)容，其管理水平的好壞直接影響產(chǎn)品質(zhì)量，影響到企業(yè)的管理與發(fā)展，因此，需要在日常工作中不斷總結(jié)和完善，從而提高整體管理水平，保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不之地。

通過(guò)以上幾點(diǎn)措施，企業(yè)可以系統(tǒng)地選擇供應(yīng)商并對(duì)其進(jìn)行有效的管理，減少采購(gòu)的盲目性，提高采購(gòu)效率，使企業(yè)選到信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)、價(jià)格低、服務(wù)優(yōu)良的供應(yīng)商。

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.066

［中圖分類號(hào)］F273.7

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194（2016）12-0104-02

［收稿日期］2016-05-02