孫曉東，唐 靜，魯 靜，向萬紅

（遠(yuǎn)光軟件股份有限公司，廣東 珠海 519085）

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報(bào)銷審批輔助決策系統(tǒng)研究

孫曉東，唐 靜，魯 靜，向萬紅

（遠(yuǎn)光軟件股份有限公司，廣東 珠海 519085）

［摘 要］傳統(tǒng)的報(bào)銷管理系統(tǒng)僅僅停留在報(bào)銷業(yè)務(wù)處理層面，沒有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，導(dǎo)致審批人在審批報(bào)銷單時(shí)缺乏相應(yīng)的關(guān)鍵信息，從而使審批過程流于形式，無法對(duì)報(bào)銷支出進(jìn)行有效監(jiān)控。本文介紹了一種輔助審批系統(tǒng)，通過分析報(bào)銷相關(guān)的數(shù)據(jù)，將分析結(jié)果和相關(guān)關(guān)鍵信息集中展示給審批人，輔助其審批決策。

［關(guān)鍵詞］報(bào)銷；審批；輔助決策；報(bào)銷管理

1　報(bào)銷審批中存在的主要問題

報(bào)銷管理系統(tǒng)是企業(yè)成本支出的窗口，對(duì)于控制企業(yè)成本、提升企業(yè)盈利能力和企業(yè)競爭力起著十分關(guān)鍵的作用。傳統(tǒng)的報(bào)銷管理系統(tǒng)僅停留在報(bào)銷業(yè)務(wù)處理層面，沒有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，導(dǎo)致審批人在審批報(bào)銷單時(shí)缺乏相應(yīng)的關(guān)鍵信息，從而使審批過程淪為走過場，無法對(duì)報(bào)銷支出進(jìn)行有效監(jiān)控。

漏洞百出的報(bào)銷管理常常給企業(yè)帶來巨大損失，如美國廣播公司ABC曾有報(bào)道，某公司的多位員工成功將蘋果網(wǎng)上音樂商店的下載費(fèi)用算到了公司頭上，金額累計(jì)高達(dá)10萬美元；諾基亞公司原人力資源經(jīng)理曹威利用職務(wù)之便，以本單位已離職員工王某的名義，虛報(bào)各類費(fèi)用52筆，共計(jì)人民幣478萬余元，后轉(zhuǎn)入其個(gè)人賬戶內(nèi)消費(fèi)揮霍。

在報(bào)銷單據(jù)審批過程中，各級(jí)管理者應(yīng)當(dāng)分別對(duì)報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性、必要性、合理性、經(jīng)濟(jì)性分別進(jìn)行審核，但由于缺乏審核所需要的相關(guān)信息，各級(jí)管理者，尤其是高層管理者根本無法履行自己的審批責(zé)任。比如，高層管理者難以判別一張住宿費(fèi)單據(jù)是否具備經(jīng)濟(jì)性，因?yàn)椴煌瑫r(shí)間、不同地區(qū)、不同檔次的賓館價(jià)格差異很大，高層管理者無法僅憑報(bào)銷單據(jù)本身的信息作出準(zhǔn)確判斷。

2　報(bào)銷審批輔助決策系統(tǒng)設(shè)計(jì)

報(bào)銷審批輔助決策系統(tǒng)的主要目標(biāo)是解決各級(jí)管理者在審批中的信息缺失問題，從而使審批真正落到實(shí)處。為防止問題報(bào)銷單通過審批，系統(tǒng)設(shè)置了四道防線，分別是:真實(shí)性檢驗(yàn)、合規(guī)性檢查、經(jīng)濟(jì)性檢查、支出報(bào)表分析。

2.1真實(shí)性檢驗(yàn)

報(bào)銷內(nèi)容的真實(shí)性是審批中最主要的檢驗(yàn)項(xiàng)目，系統(tǒng)通過檢驗(yàn)發(fā)票真實(shí)性，賬實(shí)一致性和異常檢測來實(shí)現(xiàn)真實(shí)性檢驗(yàn)。

2.1.1發(fā)票真實(shí)性

系統(tǒng)通過圖像識(shí)別，自動(dòng)提取發(fā)票掃描圖像中的發(fā)票代碼等信息，然后在后臺(tái)查詢稅務(wù)系統(tǒng)發(fā)票數(shù)據(jù)庫，根據(jù)發(fā)票代碼等簽別發(fā)票真?zhèn)巍?/p>

2.1.2賬實(shí)一致性

原始票據(jù)信息通過圖像識(shí)別錄入系統(tǒng)后，可自動(dòng)與報(bào)銷單中的費(fèi)用發(fā)生日期、費(fèi)用金額等進(jìn)行比對(duì)。如公司為減少旅程時(shí)間，規(guī)定出差應(yīng)優(yōu)先選用高鐵普通座，若員工實(shí)際車票為普快硬臥，則系統(tǒng)可自動(dòng)識(shí)別并提醒審核人員。

2.1.3異常檢測

異常檢測是指對(duì)異常報(bào)銷行為進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別。

（1）重復(fù)報(bào)銷檢查。例如一個(gè)月內(nèi)報(bào)銷兩次宿舍水電/網(wǎng)絡(luò)費(fèi)或電話費(fèi)，兩次差旅費(fèi)報(bào)銷區(qū)間重疊，差旅費(fèi)與探親費(fèi)報(bào)銷時(shí)間區(qū)間重合，同一張發(fā)票用于兩次報(bào)銷（發(fā)票號(hào)相同）等。

（2）員工差旅費(fèi)報(bào)銷單與請(qǐng)假單時(shí)間重疊。

（3）差旅費(fèi)報(bào)銷單目的地與同時(shí)間接待費(fèi)開票地點(diǎn)不一致，例如出差目的地為“湖北”，客戶接待費(fèi)開票單位為“廣東XX公司”。

2.2合規(guī)性檢查

企業(yè)針對(duì)報(bào)銷有很多規(guī)定，這些規(guī)定可以轉(zhuǎn)化成校驗(yàn)規(guī)則，嵌入本系統(tǒng)。系統(tǒng)對(duì)嵌入的規(guī)則逐條檢查，將每張報(bào)銷單的違規(guī)情況通過信息展示界面展示給審批者。每張報(bào)銷單提交時(shí)，系統(tǒng)都自動(dòng)進(jìn)行合規(guī)性檢查。合規(guī)性又可分為個(gè)體合規(guī)性和整體合規(guī)性。

2.2.1個(gè)體合規(guī)性

個(gè)體合規(guī)性即單張單據(jù)合規(guī)性，包括數(shù)據(jù)自洽性、金額及交通工具是否超標(biāo)，報(bào)銷項(xiàng)目是否在規(guī)定允許范圍內(nèi)等。其中數(shù)據(jù)自洽是指單據(jù)各項(xiàng)內(nèi)容之間沒有矛盾，例如:住宿天數(shù)不能超過出差天數(shù)（即出差結(jié)束日期－出差開始日期），出差補(bǔ)帖天數(shù)不能超過出差天數(shù)，費(fèi)用截止日期不能早于費(fèi)用開始日期，制單日期不能晚于費(fèi)用截止日期6個(gè)月以上等。

2.2.2整體合規(guī)性

檢查員工、部門、項(xiàng)目各類報(bào)銷總金額是否超出規(guī)定上限或者預(yù)算，具體檢查項(xiàng)目取決于公司具體規(guī)定。對(duì)金額較大報(bào)銷單，即使其未超出上限，也可將其對(duì)部門、項(xiàng)目總支出的影響情況報(bào)給審核人。

2.3經(jīng)濟(jì)性檢查

即使報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)，也不一定就是合理的。虛假報(bào)銷的另一類表現(xiàn)形式就是價(jià)格虛高，針對(duì)這一問題，審批人需要對(duì)報(bào)銷單據(jù)的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行檢查。本系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)性檢查模塊首先對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行分類，找出與當(dāng)前報(bào)銷單同類的歷史報(bào)銷單，然后通過對(duì)比，檢查當(dāng)前報(bào)銷單在成本上是否合理。對(duì)成本明顯偏高的，相關(guān)信息將作為疑點(diǎn)通知審核人。

2.4支出報(bào)表分析

報(bào)表分析模塊預(yù)先設(shè)置好報(bào)表模板，根據(jù)審批人自身的審批職責(zé)和權(quán)限，提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)匯總數(shù)據(jù)及其分析結(jié)果。系統(tǒng)便自動(dòng)把對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)預(yù)先計(jì)算好，并同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分析，最后將分析結(jié)果和數(shù)據(jù)以文字、數(shù)字、圖形、表格等方式按報(bào)表模板格式展示給審批人。審批人通過查看當(dāng)前報(bào)銷單據(jù)對(duì)部門預(yù)算的影響、當(dāng)前報(bào)銷人的歷史報(bào)銷總金額、當(dāng)前支出總金額等信息，決定當(dāng)前報(bào)銷單據(jù)是否審批通過。

3　結(jié) 語

報(bào)銷審批輔助決策系統(tǒng)可以為審批決策提供信息支持。借助本系統(tǒng)，審批人可以快速獲取審批所需信息并作出合理的審批決策，從而提高審批效率，降低企業(yè)成本，提升企業(yè)競爭力。

主要參考文獻(xiàn)

［1］戴慧敏.網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)［J］.中國科技信息，2010（11）.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.023

［中圖分類號(hào)］F232；TP311.52

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194（2016）12-0036-01

［收稿日期］2016-05-12