文/珠海市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)站 馮丹彤

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試析文書(shū)檔案管理工作的改進(jìn)方法

文/珠海市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)站 馮丹彤

【摘要】隨著現(xiàn)代科技信息化的發(fā)展，原有的檔案管理模式已經(jīng)漸漸地不適應(yīng)現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制。通常一個(gè)單位的文書(shū)檔案管理工作是檔案管理部門(mén)的重要組成部分。文書(shū)檔案管理工作直接關(guān)系到一個(gè)單位檔案資料的完整性和真實(shí)性。所以對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的管理模式應(yīng)該進(jìn)行改進(jìn)和完善。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案管理；資料信息；改進(jìn)

一般我們所說(shuō)的文書(shū)檔案就是團(tuán)體機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及一些其他的組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理的工作中產(chǎn)生的一些文件。這些文件都需要?dú)w檔保存，而這些工作都是文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作。所以說(shuō)文檔資料的可靠性、完整性和安全性與文書(shū)檔案管理者工作的能力和水平有著很大的關(guān)系。只有讓文書(shū)檔案管理工作與時(shí)代共同進(jìn)步，不斷地改進(jìn)和完善文書(shū)檔案管理工作中存在問(wèn)題，才能更好地將文書(shū)檔案管理系統(tǒng)不斷地創(chuàng)新，與整個(gè)工作單位的運(yùn)轉(zhuǎn)保持在一個(gè)步伐上。

一、文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）文書(shū)工作與檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。文書(shū)檔案管理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。文書(shū)管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯(lián)系，但是兩者之間存在著一定的區(qū)別，有統(tǒng)一性也有獨(dú)立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個(gè)管理體系。但是很多工作單位都存在著文書(shū)管理工作和檔案管理工作之間的脫節(jié)情況。目前的情況是，文書(shū)檔案管理人員的檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，而檔案管理人員對(duì)于文書(shū)管理工作的涉及又很少。這就導(dǎo)致了文書(shū)管理工作和檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)，從而造成了一些文書(shū)方案的遺漏和文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象。這對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)后續(xù)工作的展開(kāi)有著很大的隱患。

（二）各部門(mén)不配合文書(shū)檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門(mén)不配合文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作的現(xiàn)象。這方面也制約著文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，文書(shū)檔案的歸檔需要收集整理各個(gè)部門(mén)的文件和資料。但是有些部門(mén)為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門(mén)的資料交給文書(shū)檔案管理部門(mén)歸檔統(tǒng)一管理。這一問(wèn)題在文書(shū)檔案管理工作中普遍地存在。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)的重視不夠。文書(shū)檔案管理工作在各個(gè)工作單位中屬于特別冷門(mén)的部門(mén)，不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。一些領(lǐng)導(dǎo)雖然明白文書(shū)檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒(méi)有過(guò)多地去關(guān)注文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容和管理的情況。在日常工作當(dāng)中，只要求員工把文書(shū)檔案資料收好即可，并沒(méi)有過(guò)多地給予意見(jiàn)和肯定，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書(shū)檔案管理模式停滯不前，也沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理的模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

二、文書(shū)檔案管理工作改進(jìn)的方法

（一）做好文書(shū)管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實(shí)就是日常工作中，工作人員及領(lǐng)導(dǎo)要處理的文件。這些文件質(zhì)量的優(yōu)劣對(duì)于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書(shū)檔案管理工作必須要把文書(shū)管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書(shū)管理工作人員要有較強(qiáng)的檔案保護(hù)意識(shí)，并且要做好文書(shū)資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時(shí)，要時(shí)刻記著文書(shū)管理和檔案管理的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)兩者的一體化。當(dāng)文書(shū)管理工作人員把文書(shū)工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開(kāi)。

（二）各個(gè)部門(mén)配合文書(shū)檔案管理工作。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作需要各部門(mén)的配合。所以在日常工作中，其它部門(mén)要配合文書(shū)檔案管理部門(mén)，及時(shí)將文件資料等交給文書(shū)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔管理。

（三）領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。在一定程度上來(lái)講，一個(gè)部門(mén)的工作態(tài)度和工作熱情，取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這個(gè)部門(mén)的重視程度。所以說(shuō)想要改進(jìn)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，完善文書(shū)檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視起來(lái)，對(duì)其存在的問(wèn)題提出意見(jiàn)并找到解決辦法。通過(guò)更為智能化和科學(xué)化的方式來(lái)管理文書(shū)和檔案。當(dāng)然，文書(shū)檔案管理工作是否能正常而有效地運(yùn)行，還需要通過(guò)員工自己的努力使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)重視起來(lái)。

除了領(lǐng)導(dǎo)的重視外，文書(shū)檔案管理工作人員自己也要對(duì)工作重視起來(lái)，對(duì)于檔案的借出與歸檔制定一個(gè)清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個(gè)流程借出和歸還檔案。

圖1：借歸檔流程圖

三、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案的管理工作是一個(gè)很細(xì)致的工作，代表了一個(gè)工作單位的各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的情況。將文書(shū)檔案管理模式與現(xiàn)代化的科學(xué)研究成果相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)更為科學(xué)化和智能化的文書(shū)檔案管理模式。與此同時(shí)，對(duì)文書(shū)檔案管理人員做出標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)，以便更好地管理文書(shū)檔案工作。

【參考文獻(xiàn)】

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