何潔

摘 要：隨著新時(shí)期信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化管理檔案已經(jīng)成為了一種趨勢，事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身單位實(shí)際特點(diǎn)，合理采取相應(yīng)措施，加大新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理力度，讓檔案管理工作變得更加效率化、現(xiàn)代化和數(shù)字化。本文首先分析了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用，其次，深入探討了新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的措施，其中包括樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)、加強(qiáng)涉密檔案數(shù)字化管理、確保數(shù)據(jù)安全防線、加強(qiáng)環(huán)境防線、倒逼措施促進(jìn)度、數(shù)字化管理等，具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

檔案信息資源是事業(yè)單位及其員工在工作、人事等方面的重要文獻(xiàn)歷史記錄，具有價(jià)值含量高、信息含量豐富等顯著的特點(diǎn)，但是事業(yè)單位檔案管理通常存在著積聚量大、檔案繁冗等問題，并且搜索效率低、保管意識(shí)差。隨著新時(shí)期信息技術(shù)的快遞發(fā)展，數(shù)字化管理檔案已經(jīng)成為了一種趨勢，事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身單位實(shí)際特點(diǎn)，合理采取相應(yīng)措施，加大新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理力度，讓檔案管理工作變得更加效率化、現(xiàn)代化和數(shù)字化。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式是屬于粗放型模式，是通過不斷增加檔案管理人員數(shù)量和檔案管理費(fèi)用來應(yīng)對(duì)檔案信息資源的日益龐大，這大大增加了事業(yè)單位的檔案管理成本。而檔案數(shù)字化管理，則能夠用機(jī)讀檔案來代替紙質(zhì)載體檔案，不僅會(huì)節(jié)約檔案保管費(fèi)用和檔案占地空間，而且還能夠最大限度地節(jié)約事業(yè)單位的人力、物力、財(cái)力，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

（二） 提高檔案利用率

數(shù)字化管理事業(yè)單位檔案，能夠便于事業(yè)單位更加便捷、更加迅速地查閱檔案，也能夠消除檔案在時(shí)間和空間上的束縛，提高檔案利用率。

（三）提高辦公效益

數(shù)字化管理事業(yè)單位檔案，能夠及時(shí)歸檔相關(guān)的檔案信息資源。從目前來看，事業(yè)單位的檔案管理對(duì)象較多、檔案管理事宜較繁瑣、檔案涉及范圍較寬闊，那么用紙質(zhì)載體檔案則很難予以處理，而數(shù)字化管理事業(yè)單位檔案則能夠讓檔案信息資源實(shí)現(xiàn)超時(shí)空流動(dòng)，事業(yè)單位檔案管理辦公室就會(huì)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁n案信息資源的控制中心，而不再是保管文件實(shí)體的基地，這樣一來，能夠大幅度提高事業(yè)單位的辦公效益。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的措施

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理人員務(wù)必要樹立起檔案數(shù)字化管理意識(shí)，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理理念，不斷去學(xué)習(xí)新技能、新知識(shí)，對(duì)檔案管理手段予以創(chuàng)新，及時(shí)更新知識(shí)體系機(jī)構(gòu)，以便能夠?qū)n案數(shù)字化管理做好、做扎實(shí)。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況來制定出合理、科學(xué)的檔案數(shù)字化管理體系，確保實(shí)現(xiàn)檔案安全機(jī)制、檔案保密機(jī)制、檔案使用機(jī)制、檔案工作制度四者之間的相互聯(lián)系。

（二）加強(qiáng)涉密檔案數(shù)字化管理

涉密檔案數(shù)字化加工應(yīng)由檔案形成單位實(shí)施，原則上不外包，確需外包的，必須由具備涉密檔案數(shù)字化加工資質(zhì)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)。在開展涉密檔案數(shù)字化過程中，必須有專人負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)字加工過程及后續(xù)工作的全程監(jiān)管。因監(jiān)管不力，造成檔案信息安全事故的，將按照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》予以處分。為使保密工作落到實(shí)處，事業(yè)單位應(yīng)該與數(shù)字化外包機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。同時(shí)要求數(shù)字化外包機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容。

（三）確保數(shù)據(jù)安全防線

一是專人管理。事業(yè)單位應(yīng)該明確專人負(fù)責(zé)電子檔案目錄及全文數(shù)據(jù)的錄入、掛接、保管等，確保檔案數(shù)據(jù)安全，定期檢查數(shù)據(jù)錄入、轉(zhuǎn)接及存儲(chǔ)、利用等情況，注意查漏補(bǔ)缺，特別是對(duì)新進(jìn)館目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查、核對(duì)，盡量做到規(guī)范、完備。二是專機(jī)專用。配備專用計(jì)算機(jī)四臺(tái)，服務(wù)器一臺(tái)，專門用于檔案目錄的錄入儲(chǔ)存及檢索使用，無關(guān)人員一律不可使用，定期組織專人對(duì)所有存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)正常。三是多介質(zhì)儲(chǔ)存。做到多機(jī)、多介質(zhì)同時(shí)儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)等信息，除現(xiàn)有服務(wù)器儲(chǔ)存外，配有移動(dòng)硬盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備，同時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)異地備份的準(zhǔn)備工作，保證檔案數(shù)據(jù)安全。

（四）加強(qiáng)環(huán)境防線

為使數(shù)字化外包過程時(shí)時(shí)刻刻處在可控狀態(tài)下，事業(yè)單位應(yīng)該充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，專門為數(shù)字化工作提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，同時(shí)，配備高效、實(shí)用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使處于數(shù)字化狀態(tài)各個(gè)階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中，確?！耙患粊G、一件不壞、一件不亂”。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該注重?cái)?shù)字化檔案資源的系統(tǒng)性和完整性、重視檔案的利用，全面梳理現(xiàn)有檔案信息資源，整合依托數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理的工作重心由保管職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，以便能夠提供快速、有效的數(shù)字信息服務(wù)。

（五）倒逼措施促進(jìn)度

事業(yè)單位應(yīng)該投入資金來對(duì)檔案管理辦公設(shè)施及庫房進(jìn)行調(diào)整、改造和裝修，籌建專門的檔案室，購置了檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、高拍儀、掃描儀、高清相機(jī)等數(shù)字化設(shè)備等必備器材，配備了保險(xiǎn)箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)，安裝“八九”數(shù)碼數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，全面加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，倒逼工作開工上馬。在具體操作中，不按常規(guī)流程推進(jìn)，在分類整理補(bǔ)件、打孔編號(hào)工作尚未全部完成前，提前進(jìn)行輸目掃描，倒逼分類整理補(bǔ)件、打孔編號(hào)等加快工作進(jìn)度。

（六）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

眾所周知，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)學(xué)科性、綜合性、專業(yè)性的工作，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作人員既要熟練掌握文學(xué)、社會(huì)科學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)、心理學(xué)、教育學(xué)等一系列的專業(yè)知識(shí)，還要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、外語等知識(shí)，以便能夠不斷地提高自身素質(zhì)，進(jìn)而有效應(yīng)對(duì)檔案信息資源的數(shù)字化管理。與此同時(shí)，當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出檔案資源數(shù)字化、電子化發(fā)展的明顯趨勢，為了能夠進(jìn)一步提高服務(wù)層次和服務(wù)水平，事業(yè)單位檔案管理工作人員不僅僅是一名檔案資料管理者，而且也應(yīng)該是檔案學(xué)科知識(shí)的提供者、檔案信息領(lǐng)航員。而事業(yè)單位檔案管理工作人員要達(dá)到這一目的，那么就需要學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新知識(shí)，具有高效的信息交流能力。此外，事業(yè)單位檔案管理工作人員還需要有無私奉獻(xiàn)、甘為人梯、敬業(yè)開拓的良好職業(yè)道德，要有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心，要端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，嚴(yán)格要求自己，竭誠做好檔案服務(wù)工作。

三、結(jié)語

總之，各個(gè)事業(yè)單位要始終把加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理作為規(guī)范內(nèi)部管理、提高事業(yè)單位綜合實(shí)力的重要內(nèi)容來抓，要采取各種有效措施來促使事業(yè)單位檔案管理工作逐漸走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化管理軌道。

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