沈鳳

摘 要 時至今日，會計核算基本上都依賴于軟件的應(yīng)用與EXCEL的制作，大大提高了核算的效率與準(zhǔn)確率。不過，科學(xué)技術(shù)發(fā)展的腳步并不會因這個小小的滿足而止步。在各大現(xiàn)代化生產(chǎn)管理的企業(yè)中，程序化的核算越來越倚重各種軟件的操作，而財務(wù)人員的實(shí)質(zhì)工作則更加偏重于財務(wù)分析與管理。隨著生產(chǎn)管理體系ERP系統(tǒng)的普及化，如何讓會計核算體系與生產(chǎn)管理體系進(jìn)一步聯(lián)動，是每一個走在前列的會計人所思考的問題。在此，本文以實(shí)際案例為參考從會計核算角度出發(fā)，分析兩個不同的管理體系在聯(lián)動操作容易出現(xiàn)的一些問題點(diǎn)并提出相應(yīng)的對策，希望能對正在實(shí)行推動會計核算現(xiàn)代化進(jìn)程的人士起到一點(diǎn)借鑒作用。

關(guān)鍵詞 三分法科目體系 數(shù)據(jù)接口 核算程序 合并設(shè)定

一、基本框架的建立

以財務(wù)軟件用友為例，普通的記賬方法無非使原材料的購入到生產(chǎn)投入，再從生產(chǎn)轉(zhuǎn)出到生產(chǎn)成本核算，最后使銷售的計入以及銷售成本的匯總這樣一個基礎(chǔ)流程。而ERP系統(tǒng)則是以原材料購入登記、原材料領(lǐng)用成本計入、月末原材料庫存核算，銷售模塊則是相關(guān)成本的核銷這樣一個基礎(chǔ)流程。當(dāng)然在這之中也可以再導(dǎo)入工資模塊系統(tǒng)，使工資成本一并算入成本。不難發(fā)現(xiàn)，原材料購入、原材料投入以及銷售計入，在兩個系統(tǒng)中都有相同操作的部分。

首先，要考慮先把ERP系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入到用友系統(tǒng)，如在ERP系統(tǒng)中材料錄入時添加發(fā)票號與供應(yīng)商名稱等項(xiàng)目，再把發(fā)票號相同的原材料購入作為一筆數(shù)據(jù)導(dǎo)入到用友系統(tǒng)，導(dǎo)入過程中按照用友的系統(tǒng)要求取相關(guān)數(shù)據(jù)，然后在用友系統(tǒng)中自動生成憑證。

其次，把用友系統(tǒng)中經(jīng)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用數(shù)據(jù)導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)，使ERP系統(tǒng)在自動核算成本時計算邏輯、口徑完全與財務(wù)一致。

再次，工資模塊數(shù)據(jù)分別導(dǎo)入到ERP成本核算系統(tǒng)和用友憑證生成系統(tǒng)，使工資數(shù)據(jù)在成本核算與賬薄記錄兩個系統(tǒng)中相符。

最后，把ERP系統(tǒng)中自動核算而成的生產(chǎn)成本結(jié)果自動導(dǎo)入用友系統(tǒng)并生成相關(guān)憑證。

當(dāng)然，銷售數(shù)據(jù)也可以按照此方面直接從ERP系統(tǒng)導(dǎo)入，這樣就使得每個月占用財務(wù)人員大量時間的材料購入、銷售計入的憑證制全部轉(zhuǎn)為系統(tǒng)自動生成憑證。而且連煩瑣的成本核算也可以從系統(tǒng)自動導(dǎo)出。財務(wù)人員的精力主要集中于數(shù)據(jù)分析就可以了。

二、關(guān)鍵因素的整合

（一）“三分法”記賬方法的運(yùn)用

在普通記賬方法中，原材料購入只是計入原材料科目，通過原材料領(lǐng)用再轉(zhuǎn)入生產(chǎn)成本，這樣中間就多了一個結(jié)轉(zhuǎn)步驟，而原材料購入時又涉及應(yīng)付賬款的核算，要使這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一從ERP導(dǎo)入的話按原來的記賬方法肯定行不通。因此，必須選擇在邏輯上與ERP系統(tǒng)比較接近的“三分法”記賬方法。

所謂“三分法”就是商品買賣交易時把購入作為費(fèi)用成本計入、銷售作為收益計入、結(jié)轉(zhuǎn)商品作為資產(chǎn)計入這樣一個三部分分割核算法。也就是說買賣交易時，使用采購成本科目、主營業(yè)收入科目、盤點(diǎn)庫存資產(chǎn)科目（商品、完工品、原材料等）三個科目分別入賬的記賬方式。月中發(fā)生的采購、銷售業(yè)務(wù)部不使用庫存資產(chǎn)科目、采購時使用成本科目、銷售時使用主營業(yè)收入科目。期末進(jìn)行庫存盤點(diǎn)、計入庫存盤點(diǎn)科目。以材料購入為例，當(dāng)購入原材料100元時計賬分錄為【借方：購入成本 100元 貸方：應(yīng)付賬款 100元】而原來的原材料科目則只是作為庫存材料反映科目。

“三分法”另外一個比較大的差別是取消了銷售成本這一科目，由于ERP系統(tǒng)導(dǎo)入的只是生產(chǎn)成本和庫存商品（包括期初期末），因此用友無法自動結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，而在利潤核算中也不需要特別體現(xiàn)銷售成本這樣一個科目，只要通過生產(chǎn)成本和庫存期初期末數(shù)就能倒算得出。從這點(diǎn)來說“三分法”也是與ERP系統(tǒng)比較符合的一點(diǎn)，當(dāng)然在具體操作中也有一些細(xì)枝末節(jié)是兩個系統(tǒng)不統(tǒng)一的，那就需要個別調(diào)整。

（二）出庫成本的統(tǒng)一

財務(wù)月末核算出庫成本有很多種方法，有先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、加權(quán)平均法等。但在ERP系統(tǒng)中一般出庫成本采用移動平均法，因隨著每天的出庫與購入，同一個材料每天出庫的單價是不一樣的。需要財務(wù)上必須認(rèn)同這樣的一個計算成本方法，雖然在財務(wù)賬上只是體現(xiàn)材料月末庫存，但成本核算中對每個產(chǎn)品的成本核算影響是非常大的，這就需要運(yùn)行之前先分析產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，找出最適合該產(chǎn)品的成本核算方法，最后統(tǒng)一運(yùn)用到兩個系統(tǒng)中。

（三）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一

在聯(lián)運(yùn)中關(guān)鍵的就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，這不僅是指是材料、產(chǎn)品的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也包括工資系統(tǒng)的人員數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商客戶名稱數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。這個統(tǒng)一過程在整個聯(lián)運(yùn)過程中屬于工作比較龐大的一項(xiàng)工作，而且即使統(tǒng)一以后還要進(jìn)行反復(fù)驗(yàn)證，以確保以后在聯(lián)動過程中不會由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的差異導(dǎo)致核算的誤差。

三、易發(fā)問題點(diǎn)及對策

（一）數(shù)據(jù)接口的設(shè)定

兩個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)量都非常龐大，哪些數(shù)據(jù)要導(dǎo)入哪些數(shù)據(jù)要屏蔽，在這個設(shè)定過程中非常容易出錯。一方面用友數(shù)據(jù)注重的是生成憑證所需數(shù)據(jù)，而ERP系統(tǒng)則注重生產(chǎn)管理流程的完善，而導(dǎo)入過程中又最注重導(dǎo)入的便利性，因此往往會顧此失彼，在細(xì)節(jié)方面出錯。

對策：在數(shù)據(jù)接口設(shè)定前必須進(jìn)行三方會談，首先明確導(dǎo)入目的，再把各方面的注重點(diǎn)梳理清楚，最后把各自需要的數(shù)據(jù)點(diǎn)一一羅列，補(bǔ)足不足部分。當(dāng)設(shè)定初稿出來后再在各系統(tǒng)中進(jìn)行試驗(yàn)，雙方系統(tǒng)都沒有問題后再進(jìn)行接口對接。

（二）憑證生成時的數(shù)據(jù)核對

ERP系統(tǒng)中的采購數(shù)據(jù)是按每個部品錄入的，有時一張發(fā)票可能有幾十條的部品信息，雖然在數(shù)據(jù)接口是用友按發(fā)票號和供應(yīng)商名稱取數(shù)的，但這么龐大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入難免會由于人為錄入錯誤因素導(dǎo)致一些細(xì)節(jié)性錯誤，如果不及時核對，那么就會對應(yīng)付系統(tǒng)造成原則性錯誤。

對策：建議月末在數(shù)據(jù)導(dǎo)入時同時生成EXCEL表，然后對每個客戶進(jìn)行分類匯總，每個月進(jìn)行應(yīng)付核對，以避免出現(xiàn)錯誤。

（三）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更新

在實(shí)際聯(lián)運(yùn)運(yùn)行過程中，一些部品的品名偶爾會發(fā)生改變，還有工資系統(tǒng)導(dǎo)入時，人員所屬部門可能會發(fā)生變動，那么這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的變動一定要及時更新，否則就會直接導(dǎo)致成本核算的錯誤。但基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是無法聯(lián)動自動更新，所以非常容易出錯。

對策：設(shè)定專門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)人員，專人專管，那么這一漏洞會及時堵住。

在一些大中型企業(yè)中財務(wù)人員往往很多，一個財務(wù)科常常多達(dá)十幾、二十幾名員工，而這些員工大部分時間都花在材料采購、銷售等憑證單據(jù)的錄入方面。有些企業(yè)由于供應(yīng)商非常多，甚至?xí)澐秩藛T分制不用供應(yīng)商的材料購入憑證。而這些財務(wù)人員在日復(fù)一日簽制相同憑證的同時根本無法提升自身的業(yè)務(wù)能力。在這種情況下，如果可以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)會計系統(tǒng)的聯(lián)動，自動導(dǎo)入數(shù)據(jù)，自動生成憑證，那么，對企業(yè)而言不但可以節(jié)約相當(dāng)可觀的人工費(fèi)，同時也避免了因人工輸入憑證導(dǎo)致的疏忽性錯誤。雖然在系統(tǒng)聯(lián)運(yùn)設(shè)計前期工作量非常大，而且驗(yàn)證期也比較長，但一旦進(jìn)行正式運(yùn)行，勢必會提高企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程及工作效率。在現(xiàn)代化的社會，作為一個全世界通行的財務(wù)行業(yè)更應(yīng)該與時俱進(jìn)，不斷提高效率，避免勞動力浪費(fèi)，是值得每個財務(wù)行業(yè)考慮的問題。

（作者單位為日本電產(chǎn)理德機(jī)器裝置<浙江>有限公司）

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