文/周　紅

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Excel在財務(wù)工作中的應(yīng)用探索三例

文/周紅

摘要：結(jié)合工作中實際應(yīng)用案例，通俗地介紹了Excel在填制支票、累計折舊、應(yīng)收賬款賬齡分析方面的應(yīng)用及相應(yīng)處理辦法，充分說明Excel的熟練掌握不僅提高會計人員的業(yè)務(wù)水平，而且能夠提高會計人員的管理水平。

關(guān)鍵詞：Excel；填制支票；累計折舊；賬齡分析

隨著會計的專業(yè)信息化的發(fā)展，電子表格以其功能強大，簡單易學(xué)的特點廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)。在實際工作中，會計人員經(jīng)常會用到電子表格，并且還要通過電子表格來解決工作中出現(xiàn)的各種問題，彌補財務(wù)軟件不能完全滿足管理需要的缺陷。［1］將Excel應(yīng)用于財務(wù)管理，有效地降低人為計算錯誤、提高運算、核算、統(tǒng)計、匯總等財務(wù)工作效率：預(yù)設(shè)模板與常用模板的設(shè)置，更為財務(wù)人員減少重復(fù)工作，使得財務(wù)工作事半功倍，整體加強財務(wù)管理水平。［2］

一、Excel在出納工作中的應(yīng)用

填制支票是出納的一項重要工作。一直以來，出納都是采用手工填寫支票，由于支票填寫要求嚴(yán)格，字跡必須清楚、不得涂改，大小寫金額必須相符，填寫過程中稍有疏忽、打岔，支票就要作廢后重新開具，這大大增加了出納的工作量。

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，與醫(yī)院有采購關(guān)系的供貨商急劇上升，出納每月都要開具上七、八百份支票。同時，每月付款單位又有重復(fù)，這樣狀況屬于有規(guī)律的重復(fù)工作，很符合電子表格化繁瑣為簡單的解決方式。下面就具體介紹一下操作步驟。

（一）建立支票模板

1.新建一個后綴名為.xls的工作薄。打開該工作薄，在第一個工作表（表名為“基本信息匯總”）中建立并整理所有供貨商的基本信息，包含收款單位、收款賬號、匯入地點、匯入行名稱等要素。（見表1）

表1　基本信息匯總

2.在第二個工作表（表名為“空白模板1”）中，按照銀行支票或電匯票據(jù)的樣式設(shè)計一個模板，填寫上相關(guān)內(nèi)容后打印出來，反復(fù)調(diào)試各要素在支票中的準(zhǔn)確位置，最終將該表格的每個單元格大小位置固定下來，清除所有的邊框形成一張空白表。選定“空白模板1”表，點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“移動或復(fù)制工作表”、“移到最后”、勾選“建立副本”，確定后生成一張空白表，重命名為“空白模板2”。在“空白模板2”表中將付款方的單位名稱、付款賬號、開戶地點、開戶行逐一填寫到位。（見圖1）

圖1　空白模板2

3.接下來，鼠標(biāo)點在“大寫金額”處錄入函數(shù)=SUBSTITUTE（SUBSTITUTE（S UBSTITUTE（IF（M7＞-0.5％,"負(fù)"） &TEXT （INT（FIXED（ABS（M7））, "［dbnum2］"） &TEX T（RIGHT（FIXED（M7）,2）,"［dbnum2］元0角0分；元"&IF（ABS（M7）＞1％,"整",）,"零角", IF （ABS（B7）＜1,"零"）,"零元",）,"零分","整"）,回車后，大、小寫金額對應(yīng)關(guān)系就填寫完成，而且保證絕對相等。

在此需要說明一下：公式中的N7為付款金額所在單元格的位置，如果你將付款金額填寫在M4單元格中，那么大寫金額處的公式就需要將4個M7更正為M4。

4.將表“空白模板2”按“基本信息匯總”中的單位數(shù)復(fù)制N個，表名依次為1、2、3……N，備用。

5.在表“1”中，首先點到“收款單位名稱”處單元格，錄入“=基本信息匯總！C2”,回車后，收款單位名稱就顯示出具體某個公司了。然后在“收款單位賬號”處錄入“=基本信息匯總！D2” 回車后，收款單位賬號就顯示出來了。接著依次點擊到“匯入省”、 “匯入市”和“開戶行”處單元格，分別錄入“=基本信息匯總！E2”、“=基本信息匯總！F2”和“=基本信息匯總！G2”,回車后，匯入省、市、開戶行就顯示出來了。最后，在“摘要”處單元格，錄入“=基本信息匯總！B2”,回車后，該款項的用途也就明確了。（見圖2）

圖2　四川倍康醫(yī)療器械有限公司付款模板

（二）使用模板

舉例：2016年5月20日，我單位欲支付四川省倍康醫(yī)療器械有限公司器械款50259.20元。

1.“基本信息匯總”表中查找“四川省倍康醫(yī)療器械有限公司”的序號是“2”。

2.點擊“表2”, 填寫開票日期，在M7單元格中錄入付款金額50259.20，回車后，大寫金額自動填寫完成。

3.在小寫金額處參照M7單元格中的付款金額逐個錄入的阿拉伯?dāng)?shù)字。

4.將空白支票放進平推式針式打印機中打印出來，填制過程就完成了。（見圖3）

圖3　正式電匯票付款樣式

（三）使用效果

按照以上方法先建模板，再加以利用，一勞永逸，大大地提高了填寫支票的準(zhǔn)確性，工作效率也明顯提高。過去完成二、三十份支票的填寫需要一個小時，現(xiàn)在只需幾分鐘就搞定，一次到位，準(zhǔn)確率相當(dāng)?shù)馗?，而且票面字跡清晰，填寫規(guī)范，受到銀行工作人員的高度贊許。 對個別收款方基本信息發(fā)生變動的，出納依據(jù)供貨商提供的賬戶變動函更新、維護“基本信息匯總”表中的相關(guān)信息，后面的支票模板就自動更新了，不用再花時間和精力逐一維護具體單位的支票模板了。

二、追溯法計算固定資產(chǎn)累計折舊

2012年新醫(yī)院會計制度開始實施，其中對固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理有重大變動，要求在新舊制度切換時對尚在使用的固定資產(chǎn)采用追溯法補提折舊。針對醫(yī)院一萬二千多個資產(chǎn)，運用追溯法需要對每個資產(chǎn)逐一計算補提的累計折舊數(shù)額，工作量之大，前所未有。但Excel電子表格中的函數(shù)功能能夠滿足我們的要求，順利完成了制度切換的賬務(wù)銜接。

（一）基本函數(shù)

1.首先更改系統(tǒng)日期。雙擊桌面任務(wù)欄的右下角的“系統(tǒng)時間”，在“日期和時間屬性”卡片里將現(xiàn)有日期和時間更改為你所設(shè)定的終極時間。

2.將資產(chǎn)開始使用時間填寫在單元格A1中，在單元格A1旁選定一空白列X列，在X1單元格中錄入“=DATEDIF （A1,TODAY（）,"M"）”，回車后，X 1單元格中的數(shù)值就是資產(chǎn)開始使用時間到系統(tǒng)設(shè)置的終極時間之間間隔月份數(shù)，即資產(chǎn)應(yīng)該計提折舊的期數(shù)。

3.如果將“M”更換成“Y”或“D”，則回車后的數(shù)值表示已知時間到系統(tǒng)設(shè)置時間之間間隔有幾年或有幾天。

（二）具體應(yīng)用

舉例：計算以下五個資產(chǎn)采用追溯法應(yīng)補提累計折舊金額（截止2011年12月31日）（見表2）

表2　固定資產(chǎn)卡片

1.雙擊桌面任務(wù)欄的右下角的“系統(tǒng)時間”，將當(dāng)前系統(tǒng)日期更改成2011年12月31日。

2.在單元格G2處錄入“=DATEDIF （A2,TODAY（）,"M"，回車后，應(yīng)提折舊期數(shù)就計算出來了。（見圖4）

圖4　計算應(yīng)補提累計折舊期數(shù)

3.每個資產(chǎn)的月折舊額與應(yīng)提折舊期數(shù)相乘的結(jié)果就是追溯法下該資產(chǎn)需要補提的累計折舊金額。

（三）使用效果

通過上述方法，就能夠在一個小時內(nèi)準(zhǔn)確地計算出所有資產(chǎn)截止2011年12月 31日追溯法下需要補提的累計折舊金額。相比純手工計算過程，運用電子表格在準(zhǔn)確性和速度方面都表現(xiàn)超群，大大節(jié)省了人力、物力、時間。

三、Excel在賬齡分析中的應(yīng)用

賬齡分析是應(yīng)收賬款管理最基本的環(huán)節(jié)。準(zhǔn)確、快速地編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，對企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理、提高資金回籠速度、降低經(jīng)營風(fēng)險具有非常重要的意義。財務(wù)人員需要一個簡便的模型，可以直觀地統(tǒng)計分析各個客戶的應(yīng)收賬款的賬齡情況以及超期情況，從而能夠有針對性地進行應(yīng)收賬款催收。［3］

（一）新建一個Excel工作簿，將第一張表和第二張表分別命名為“流水賬”和“賬齡分析”。

（二）月末根據(jù)本月應(yīng)收賬款余額將未收回的明細(xì)表按“流水表”格式逐筆登記完善A例到E例的內(nèi)容。在F例中的F2單元格處錄入“=D2+E2”，回車后自動計算出應(yīng)還款日期。向下拖動F2單元格右下角的填充柄到F5單元格。

特別注意的是：“開票日期”和“應(yīng)還款日期”兩列的格式應(yīng)設(shè)置為“日期”型，而“信用期”和“超期天數(shù)”兩列格式應(yīng)設(shè)置為“常規(guī)”型。

（三）在G例中的G2單元格處錄入“=DATEDIY（F2,TODAY（）,"D"）”，回車后自動計算出超期天數(shù)。向下拖動G2單元格右下角的填充柄到G5單元格。（見表3）

表3　應(yīng)收賬款流水賬

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