曾 蘇

(國(guó)核自儀系統(tǒng)工程有限公司，上海 200241)

基于EDRMS的核電工程項(xiàng)目文件控制管理

曾 蘇

(國(guó)核自儀系統(tǒng)工程有限公司，上海 200241)

文件控制是核電工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的重要內(nèi)容，是核電工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。文章在分析《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》 (HAF003)對(duì)文件控制要求的基礎(chǔ)上，對(duì)核電工程項(xiàng)目電子文檔管理系統(tǒng)(EDRMS)主要功能模塊進(jìn)行闡述，并對(duì)EDRMS系統(tǒng)實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

文件控制；EDRMS；核電工程

核電工程是建設(shè)周期長(zhǎng)、業(yè)務(wù)復(fù)雜、質(zhì)量要求高的重大工程項(xiàng)目，需經(jīng)歷項(xiàng)目前期、工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維修、退役等階段。各階段都有著嚴(yán)格的質(zhì)量控制要求，以確保各項(xiàng)活動(dòng)達(dá)到“凡事有章可循，凡事有人負(fù)責(zé)，凡事有人監(jiān)督，凡事有據(jù)可查”的管理要求[1]。作為記錄各項(xiàng)工作的載體和依據(jù)，項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量，將對(duì)核電工程項(xiàng)目的費(fèi)用、進(jìn)度、質(zhì)量、安全產(chǎn)生重要影響。文件控制是核電工程質(zhì)量控制的重要內(nèi)容，文件控制是核電工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，核電工程建設(shè)管理信息化程度不斷提高，電子文檔管理系統(tǒng)(Electronic Document and Records Management System，以下簡(jiǎn)稱EDRMS)逐步成為核電工程項(xiàng)目文件產(chǎn)生、保存、分發(fā)及歸檔的主要載體[2]。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的文件具有來(lái)源渠道多、種類繁雜、數(shù)量巨大、版本關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，通過(guò)EDRMS對(duì)核電工程項(xiàng)目實(shí)施文件控制管理，將極大提高項(xiàng)目文件管理水平和管理效率。

1 核電文件控制要求

核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定[3](HAF003)第4章，對(duì)文件控制要求進(jìn)行了明確規(guī)定，主要包括文件編審批控制、文件發(fā)布和分發(fā)、文件變更控制三個(gè)方面。

1.1 文件的編制、審核和批準(zhǔn)

必須對(duì)工作的執(zhí)行和驗(yàn)證所需要的文件(例如程序、細(xì)則及圖紙等)的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放進(jìn)行控制?？刂拼胧┍仨毎鞔_負(fù)責(zé)編制、審核批準(zhǔn)和發(fā)放有關(guān)影響質(zhì)量活動(dòng)的文件、人員和單位。負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)的單位或個(gè)人有權(quán)查閱作為審核和批準(zhǔn)依據(jù)的有關(guān)背景材料。

1.2 文件的發(fā)布和分發(fā)

必須按最新的分發(fā)清單建立文件發(fā)布和分發(fā)系統(tǒng)。必須采取措施，使參與活動(dòng)的人員能夠了解并使用完成該項(xiàng)活動(dòng)所需的正確合適的文件。

1.3 文件變更的控制

變更文件必須按明文規(guī)定的程序進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。必須把文件的修訂及其實(shí)際情況迅速通知有關(guān)的人員和單位，以防止使用過(guò)時(shí)的或不合適的文件。

2 核電工程EDRMS主要功能模塊

2.1 文件生成、捕獲與控制模塊

(1) 電子文件在線編審及生效。核電工程項(xiàng)目產(chǎn)生的文件主要有信函、文件傳遞單、工程技術(shù)文件、圖紙、程序、會(huì)議紀(jì)要等類型。EDRMS應(yīng)具備按照文件類型模板創(chuàng)建電子文件并著錄與之相關(guān)的元數(shù)據(jù)，并且可自動(dòng)生成及捕獲文件編碼、版本、頁(yè)數(shù)等元數(shù)據(jù)。文件編制者在完成文件編制后，可按照系統(tǒng)定制的審批流程啟動(dòng)文件編審批生效流程。系統(tǒng)要提供編、審、批人員資格管理功能，確保流程中的所有人員具備相應(yīng)的審批權(quán)限。

電子文件編審批流程中，應(yīng)在批準(zhǔn)節(jié)點(diǎn)后、生效前設(shè)置文控人員節(jié)點(diǎn)，對(duì)完成審批的文件進(jìn)行檢查、驗(yàn)證。EDRMS應(yīng)支持電子簽名、文件編碼、版本、標(biāo)題等關(guān)鍵信息自動(dòng)帶入模板文件中，確保生效文件的完整、規(guī)范、可用，并且要支持電子文件生效后自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為不可編輯、利于長(zhǎng)期保存的PDF格式[4-7]。PDF版電子文件為EDRMS系統(tǒng)中正式生效版本，其他格式文件作為格式副本進(jìn)行保存。

(2) 電子文件自動(dòng)捕獲、導(dǎo)入。核電工程建設(shè)過(guò)程中，涉及的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)包括設(shè)計(jì)系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、施工管理系統(tǒng)、費(fèi)用控制系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)等。EDRMS應(yīng)支持通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口等方式，從業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中自動(dòng)接收并捕獲電子文件，應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生文件時(shí)實(shí)時(shí)捕獲文件或在產(chǎn)生后定期捕獲。系統(tǒng)要保證由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件(文件格式、元數(shù)據(jù)、技術(shù)特點(diǎn)存在差異)，在進(jìn)入EDRMS系統(tǒng)時(shí)自動(dòng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換與元數(shù)據(jù)字段映射，使得電子文件和元數(shù)據(jù)都能被捕獲和存儲(chǔ)，并支持對(duì)進(jìn)入EDRMS系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性進(jìn)行檢測(cè)和校驗(yàn)[8-9]。

EDRMS應(yīng)支持離線業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及非原生電子文件統(tǒng)一接收、導(dǎo)入的功能，并具有單份文件導(dǎo)入和批量導(dǎo)入功能。

(3) 版本控制。核電工程技術(shù)文件、圖紙、程序都標(biāo)有文件狀態(tài)和版本[10]：試行文件(PRE),此類文件技術(shù)內(nèi)容尚未固化未達(dá)到施工應(yīng)用的要求，用英文字母A、B、C……標(biāo)識(shí)版本；施工文件(CFC),此類文件技術(shù)內(nèi)容有效并可實(shí)施，用數(shù)字0、1、2……標(biāo)識(shí)版本；竣工文件(CAE),此類文件技術(shù)內(nèi)容符合竣工要求，用字母A加數(shù)字A0、A1、A2……標(biāo)識(shí)版本。除工程技術(shù)類文件、圖紙、程序外，其他文件沒(méi)有版本和狀態(tài)標(biāo)識(shí)。

EDRMS中進(jìn)行版本控制，不僅要對(duì)文件版本狀態(tài)進(jìn)行管理，而且還需對(duì)文件過(guò)程審核產(chǎn)生的系統(tǒng)版本、格式版本進(jìn)行保存、管理及控制，具體如表1所列。系統(tǒng)要根據(jù)文件狀態(tài)，對(duì)版本填寫(xiě)進(jìn)行規(guī)范性控制，如：工程技術(shù)文件狀態(tài)為CFC時(shí)，系統(tǒng)僅接受數(shù)字版本輸入。

系統(tǒng)中需對(duì)一份文件的所有版本，如文件版本、系統(tǒng)版本及格式版本進(jìn)行保存、管理，但在系統(tǒng)中僅顯示當(dāng)前最新版本文件，其他過(guò)程版本、格式副本默認(rèn)隱藏，用戶可選擇顯示所有版本文件。

表1 核電工程EDRMS文件版本標(biāo)識(shí)

(4) 關(guān)聯(lián)關(guān)系管理。核電工程文件之間存在多種關(guān)聯(lián)關(guān)系：發(fā)文傳遞關(guān)系(一個(gè)傳遞單可以傳遞多份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能被多個(gè)傳遞單傳遞)、文件審查關(guān)系(一個(gè)審查單可以審查多份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能被多個(gè)審查單審查)、附件關(guān)系(一份文件可以添加多份文件作為附件，一份文件可以被多份文件作為附件添加)參考文件關(guān)系(一份工程技術(shù)文件可能參考多份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能被多份工程技術(shù)文件參考)、受影響文件關(guān)系(一份設(shè)計(jì)變更單可能影響一份工程技術(shù)文件，一份工程技術(shù)文件可能受多份設(shè)計(jì)變更單影響)。

EDRMS系統(tǒng)需定義以上文件關(guān)聯(lián)關(guān)系，在文件元數(shù)據(jù)中記錄關(guān)聯(lián)關(guān)系文件字段，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶填寫(xiě)的元數(shù)據(jù)字段自動(dòng)創(chuàng)建關(guān)聯(lián)關(guān)系；系統(tǒng)還應(yīng)提供手動(dòng)創(chuàng)建關(guān)聯(lián)關(guān)系功能，并可將關(guān)聯(lián)關(guān)系自動(dòng)回寫(xiě)到文件元數(shù)據(jù)相應(yīng)字段。系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)版本關(guān)系創(chuàng)建。

2.2 文件發(fā)布、分發(fā)與傳遞模塊

(1) 文件發(fā)布和分發(fā)。EDRMS中產(chǎn)生的原生電子文件或捕獲的電子文件，按照一定規(guī)則自動(dòng)或手動(dòng)存放到系統(tǒng)設(shè)定的項(xiàng)目正式文件柜中，可供授權(quán)用戶查詢利用，即可實(shí)現(xiàn)文件發(fā)布。系統(tǒng)應(yīng)支持文件分發(fā)功能，可設(shè)置主辦、協(xié)辦及閱知，并可根據(jù)需要在流程中請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后進(jìn)行分發(fā)；可按照自定義的分發(fā)矩陣實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分發(fā)，或者文控依據(jù)分發(fā)申請(qǐng)單手動(dòng)啟動(dòng)分發(fā)流程。文件分發(fā)流程僅將向指定用戶發(fā)送提醒消息，文件仍存放在項(xiàng)目文件夾中，并向用戶郵箱發(fā)送文件訪問(wèn)鏈接。

(2) 文件對(duì)外傳遞交互。文件對(duì)外傳遞交互指項(xiàng)目組織與項(xiàng)目參與方(業(yè)主、設(shè)計(jì)院、供應(yīng)商等)之間的文件傳遞與接收，主要通過(guò)信函、文件傳遞單作為載體實(shí)現(xiàn)文件傳遞。在同一局域網(wǎng)且使用相同EDRMS平臺(tái)的項(xiàng)目參與方，可直接通系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件無(wú)縫傳遞交換。通常情況下，項(xiàng)目總包方與集團(tuán)外部參與方的網(wǎng)絡(luò)是物理隔離的，EDRMS應(yīng)為外部參與方提供基于互聯(lián)網(wǎng)的文件交互模塊，外部參與方通過(guò)指定網(wǎng)址、授權(quán)賬戶訪問(wèn)系統(tǒng)，進(jìn)行文件接收和發(fā)送，確保文件傳遞交互的安全性和可追溯性。

(3) 跨組織業(yè)務(wù)流程。RFI(Request for Information，技術(shù)澄清請(qǐng)求)、EDCR(Engineering Design Change Request,工程設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)單)、NCR(Nonconformance Report，不符合項(xiàng)報(bào)告)等傳遞交互類文件需要在總包方、設(shè)計(jì)院、供應(yīng)商之間流轉(zhuǎn)，采用信函傳遞方式將使文件流轉(zhuǎn)效率大大折扣。在EDRMS中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口定義和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)跨組織RFI、EDCR及NCR等業(yè)務(wù)流程在線流轉(zhuǎn)，將極大提高文件流轉(zhuǎn)效率和減少項(xiàng)目溝通成本。

2.3 文件利用與權(quán)限管理模塊

(1) 文件利用與查詢。EDRMS中建立標(biāo)準(zhǔn)化核電工程項(xiàng)目文件夾結(jié)構(gòu)，根據(jù)文件類型為每個(gè)文件夾設(shè)置訪問(wèn)控制權(quán)限，并將各類文件在線生成、外部接收路徑進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置，使得文件在進(jìn)入項(xiàng)目文件柜時(shí)就實(shí)現(xiàn)受控。用戶可通過(guò)項(xiàng)目文件夾瀏覽、檢索、文件分發(fā)流程等多種方式查閱文件。系統(tǒng)應(yīng)提供變更文件標(biāo)識(shí)、附件標(biāo)識(shí)，并提供發(fā)文傳遞、參考文件等多種關(guān)聯(lián)關(guān)系查詢，便于用戶查詢利用。

(2) 權(quán)限管理。EDRMS應(yīng)支持文件夾級(jí)、文件級(jí)權(quán)限控制，普通文件在進(jìn)入到項(xiàng)目文件夾時(shí)就自動(dòng)繼承訪問(wèn)控制權(quán)限，涉密文件則通過(guò)分發(fā)流程為相應(yīng)用戶賦權(quán)。系統(tǒng)可對(duì)文件夾/文件設(shè)置“查看文件元數(shù)據(jù)”“查看文件內(nèi)容”“升版”“修改”“刪除”權(quán)限模型，便于給普通用戶、文控、系統(tǒng)管理員賦予不同權(quán)限。

3 EDRMS系統(tǒng)實(shí)施效果評(píng)價(jià)

3.1 EDRMS系統(tǒng)實(shí)施效果分析

(1) 實(shí)現(xiàn)文件全生命周期受控管理。EDRMS實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目文件從產(chǎn)生、批準(zhǔn)、發(fā)布、分發(fā)到升版、作廢全生命周期的受控管理，完善的版本控制和規(guī)范化的分發(fā)傳遞規(guī)則，使得文件在各個(gè)階段都得到有效控制和規(guī)范管理，符合核安全法規(guī)監(jiān)管要求和項(xiàng)目質(zhì)保大綱規(guī)定。

(2) 極大提高項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)效率。為核電工程項(xiàng)目提供了一個(gè)異地存儲(chǔ)、實(shí)時(shí)共享的文件管理平臺(tái)，保證項(xiàng)目成員能訪問(wèn)最新有效版本文件，并能在項(xiàng)目參建方之間實(shí)現(xiàn)文件無(wú)縫傳遞交換和跨組織業(yè)務(wù)流程，提高項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)效率和項(xiàng)目溝通成本。

(3) 有效提升項(xiàng)目文檔管理水平。EDRMS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目文件的在線產(chǎn)生、集中管控和實(shí)時(shí)歸檔，文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存、利用、歸檔全過(guò)程都實(shí)現(xiàn)了受控管理，文件管理質(zhì)量、效率、成本都有明顯提高，有效提升項(xiàng)目文檔管理水平。

3.2 EDRMS系統(tǒng)實(shí)施要點(diǎn)

(1) 電子文件流轉(zhuǎn)的工作理念。運(yùn)用EDRMS實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子文件控制管理的邏輯起點(diǎn)是項(xiàng)目各參建方都遵從和認(rèn)可電子文件流轉(zhuǎn)的工作理念。項(xiàng)目各參建方應(yīng)在合同中明確電子文件效用和傳遞規(guī)則交換的條款，項(xiàng)目組織要在文檔管理和質(zhì)量保證程序中對(duì)EDRMS系統(tǒng)中電子文件控制管理進(jìn)行明確規(guī)定。只有在電子文件流轉(zhuǎn)的工作理念得到項(xiàng)目?jī)?nèi)外各方認(rèn)可后，才能真正實(shí)現(xiàn)基于EDRMS的核電工程項(xiàng)目文件控制管理。

(2) 文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。要在EDRMS系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)文件控制管理，需要建立文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范：文件類型定義、文件編碼規(guī)則、文件模板、元數(shù)據(jù)、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化文件分類及文件夾結(jié)構(gòu)、文件自動(dòng)分發(fā)矩陣、文件傳遞規(guī)則等。

[1] 汪章云，趙 方. 解讀核電質(zhì)保之“四個(gè)凡事”[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2016(20)：113．

[2] 曾 蘇.淺議核電工程電子文件長(zhǎng)期保存策略[J].機(jī)電兵船檔案,2016(6)：64～66．

[3] HAF003-1991,核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定[EB/OL]. [2016-11-18]. http://nnsa.mep.gov.cn/zcfg_8964/fg/fgbmgz/201601/P020160115359543311608.pdf

[4] GB/T 23286.1-2009,文獻(xiàn)管理 長(zhǎng)期保存的電子文檔文件格式 第1部分：PDF1.4(PDFA-1)的使用[S]．

[5] EJ/T 1225-2008,核電文件檔案管理要求[S]．

[6] DA/T28-2002,國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S]．

[7] GB/T 18894-2002,電子文件歸檔與管理規(guī)范[S]．

[8] NB/T 20041-2011,核電文檔管理系統(tǒng)功能要求[S]．

[9] EJ/T 1224-2008,核電電子文件元數(shù)據(jù)[S]．

[10] 潘志建.文件版次、狀態(tài)的定義及標(biāo)識(shí)[EB/OL].上海核工程研究設(shè)計(jì)院.

2016-12-13；修改日期：2016-12-20

曾 蘇(1986-)，男，安徽宣城人，碩士，國(guó)核自儀系統(tǒng)工程有限公司館員．

TM623

A

1673-5781(2016)06-0842-04