王明惠　秦毅　王猛

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升和城市建設(shè)腳步的加快，不管是人們的日常生活用電需求還是社會生產(chǎn)用電需求，都呈現(xiàn)日益增長的形式。而隨著用電需求的增大，也給用電質(zhì)量和電網(wǎng)的安全穩(wěn)定運行帶來了更大挑戰(zhàn)。因此，只有對農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理水平進(jìn)行提升，讓完善和提升農(nóng)網(wǎng)改造工程建設(shè)水平的實際過程得到準(zhǔn)確記錄，才能更加有效的服務(wù)10kv農(nóng)網(wǎng)，尤其是35kv以上農(nóng)網(wǎng)輸變電的運行和維護(hù)，從而讓電網(wǎng)運行的安全性和穩(wěn)定性得到保障。本文就農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理的有效策略進(jìn)行分析，希望能夠起到一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：農(nóng)網(wǎng)改造升級；工程檔案管理；策略探析

0 引言

工程檔案的形成和管理工作具有一定的基礎(chǔ)性。農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案資料能夠綜合反映出農(nóng)網(wǎng)建設(shè)改造的實際情況，也是對其進(jìn)行檢驗和投產(chǎn)的核心所在。而所謂的農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案，主要是指農(nóng)網(wǎng)建設(shè)和改造規(guī)劃的過程中，從工程項目的開始階段直至工程項目的完工、驗收、投產(chǎn)階段，所產(chǎn)生的所有需要歸檔記錄并存儲的文件資料。標(biāo)準(zhǔn)化、信息化以及規(guī)范化的農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案資料是企業(yè)能夠得到發(fā)展的主要基礎(chǔ)之一。

1 農(nóng)網(wǎng)改造升級工程中檔案管理的重要性

農(nóng)網(wǎng)改造具有較為龐大的工程投資量、較為廣的范圍、較多的項目、較短的工期以及較為復(fù)雜化的內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系等特點，因此，當(dāng)工程完工以后所產(chǎn)生的檔案資料也具有較多的種類和較為龐大的數(shù)量。這些檔案資料不但真實記錄了農(nóng)網(wǎng)改造升級工程管理的實際水平，同時也是對農(nóng)網(wǎng)改造升級工程質(zhì)量和相關(guān)責(zé)任歸屬進(jìn)行鑒定的重要基礎(chǔ)依據(jù)，此外還是工程完工后的重要基礎(chǔ)資料，和設(shè)備運行管理、電網(wǎng)長遠(yuǎn)發(fā)展和建設(shè)都有著密切聯(lián)系，因此，檔案管理在農(nóng)網(wǎng)改造升級工程中具有著非常重要的作用和地位[1]。農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案的建設(shè)要學(xué)會巧妙利用，在工程中的管理效應(yīng)中，可以從六個方面體現(xiàn)出它的重要性。首先，能夠?qū)こ淘靸r做到合理控制，充分利用好有效資金；其次，能夠讓農(nóng)民負(fù)擔(dān)得到有效減輕；第三，能夠為項目完工后的評估和檢測提供依據(jù)；第四，能夠為電網(wǎng)運行和發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，有效推動電網(wǎng)的運行和發(fā)展；第五，是對相關(guān)職責(zé)進(jìn)行界定的主要法律依據(jù)；最后，通過運用檔案資源的信息優(yōu)勢，讓其自身在檔案信息提供過程中的原始權(quán)威和準(zhǔn)確性、可靠性等獨特優(yōu)點得到充分發(fā)揮，從而讓檔案的價值得到有效實現(xiàn)。

2 農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案的歸檔內(nèi)容和職責(zé)分工

2.1 農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案的歸檔內(nèi)容

首先，農(nóng)網(wǎng)改造申請、批復(fù)以及批準(zhǔn)預(yù)算書、土地使用許可文件以及招標(biāo)文件等都是與工程依據(jù)性和管理性文件材料。其次，合格證、開工報告、施工質(zhì)量檢查表以及缺陷整改記錄等屬于施工技術(shù)文件材料。第三，驗收報告、工程完工驗收記錄、統(tǒng)計表以及退料單等屬于工程竣工技術(shù)文件材料。第四，會計檔案、工程決算書以及審計建議等材料屬于工程財務(wù)審計文件材料。最后，電子文件等材料則屬于其他文件材料范疇。

2.2 農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案形成的主要職責(zé)分工

相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)收集工程依據(jù)性和管理性文件資料；施工單位在施工過程中所產(chǎn)生的施工技術(shù)文件資料檔案則由其自己收集，同時還要收集物資供應(yīng)文件資料；建設(shè)單位所形成的竣工技術(shù)文件資料檔案則也由其自身進(jìn)行收集[2]。有財務(wù)部門整理工程財務(wù)審計文件資料檔案，并進(jìn)行收集；相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)收集其他文件材料檔案。

3 農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案的歸檔原則

3.1 確保工程項目檔案收集的完整性

在進(jìn)行資料歸檔過程中，要確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，工程項目檔案是從設(shè)計階段到工程驗收和審計過程中所有的資料歸納，其中工程項目檔案大致分為三個部分：首先是在對比預(yù)算物資材料發(fā)現(xiàn)變化時，要將補(bǔ)料單和退料單補(bǔ)充進(jìn)去；其次，回收廢舊物資的記錄；最后，內(nèi)部審計的審減實際情況等。同時也要具有其他材料，如勘察預(yù)算、施工方案、竣工以及財務(wù)決算和審計等。

3.2 對工程項目檔案的封閉性進(jìn)行重視

工程項目檔案中的相關(guān)資料，不管是展現(xiàn)相關(guān)程序還是整改處理工作，都應(yīng)該確保日期的準(zhǔn)確性，檔案自身不應(yīng)該出現(xiàn)差異，記錄的工程量和符合現(xiàn)場的實際工程量，同時還包括檔案自身以外的現(xiàn)場、資金閉環(huán)，如物資和財務(wù)等。

3.3 對農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案相關(guān)人員的培訓(xùn)工作進(jìn)行加強(qiáng)

對一些相關(guān)方面的專家進(jìn)行積極邀請，通過專家講座和現(xiàn)場講解來讓相關(guān)檔案工作人員學(xué)到更多的專業(yè)知識，同時還要定期的開創(chuàng)專業(yè)知識培訓(xùn)班，將編制和管理過程中，農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案資料中形成的具有代表性和普遍性的典型問題拿出來進(jìn)行共同分析和研究[3]。

4 農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理的措施

4.1 積極宣傳，獲取相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的支持和關(guān)注

檔案工作能夠做好的基礎(chǔ)就是檔案管理人員的早期參與和主動符合、協(xié)調(diào)配合。可以將農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組各建立起來，推舉公司領(lǐng)導(dǎo)人作為小組組長，檔案室主人、檔案管理員以及各個部門主要負(fù)責(zé)人為小組成員，將自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)得以形成。對現(xiàn)代化設(shè)備和大量檔案用品進(jìn)行配備齊全，如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等，以此來有效保障檔案工作的順利實施。相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)要對檔案工作做到重視，及時掌握檔案工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)檔案收集、質(zhì)量以及移交等方面存在的問題。

4.2 結(jié)合檔案管理特點，將其融入到工程管理中

檔案管理的主要模式推行“分級管理、分系操作、分類歸檔”。所謂分級管理是指省、市、縣三級管理，分系操作則指農(nóng)網(wǎng)改造升級涉及范圍較廣，應(yīng)結(jié)合其承擔(dān)職責(zé)將相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)資料提交上去[4]。分類歸檔則是通過將其進(jìn)行分類來進(jìn)行歸檔。

4.3 整章建制、落實責(zé)任

要將《電網(wǎng)建設(shè)改造檔案資料管理規(guī)定》制定出來，并將管理標(biāo)準(zhǔn)和管理樣本編制出來。借助于檔案管理制度的制定，讓檔案工作的基本原則、歸檔范圍和要求、相關(guān)責(zé)任等得到有效明確，相關(guān)檔案專業(yè)人員要對重要檔案資料情況和流向進(jìn)行追蹤管理，讓收集、整理等檔案管理工作有章可循，嚴(yán)格落實組織、責(zé)任、人員以及任務(wù)，讓各級部門共同管理的良好局面得以形成。

4.4 開展動態(tài)管理，重視考核實效

農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理在整個工程過程中都有所涉及，工程的管理、設(shè)計以及施工等人員最為了解農(nóng)網(wǎng)改造升級情況。因此，相關(guān)工程管理和技術(shù)人員在每一個工程階段，應(yīng)對檔案資料進(jìn)行自我檢查，及時糾正所存在的問題，讓原始材料的真實性和準(zhǔn)確性得到保障。相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合工程進(jìn)度，進(jìn)行階段檢查和驗收，在對工程質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行檢查的過程中，對原始材料進(jìn)行檢查，或者對管理情況進(jìn)行記錄[5]。在評定工程質(zhì)量的同時也要對工程檔案的質(zhì)量進(jìn)行評定，嚴(yán)格批評工程檔案管理不規(guī)范且存在嚴(yán)重問題的單位。這樣，不但能夠讓工程技術(shù)人員管理意識和責(zé)任得到提升，同時對檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督也有很大幫助。

5 總結(jié)

總而言之，想要讓農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理工作得到有效實施，不但需要對檔案人員進(jìn)行不斷培訓(xùn)和教育，讓其能夠主動學(xué)習(xí)和參與到其中，還要將全過程、全方位的動態(tài)管理模式和績效考評機(jī)制給及時建立并完善起來，只有這樣，才能農(nóng)網(wǎng)改造升級工程真正意義上的全面完成得以實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]辛偉平.淺談10kV及以下農(nóng)網(wǎng)升級改造工程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[J].廣東科技，2012，07：64-65.

[2]萬宏偉.安全管理應(yīng)貫穿于農(nóng)網(wǎng)改造升級工程的全過程[J].農(nóng)村電氣化，2012，10：13-14.

[3]閆成花.對新一輪農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程中檔案管理的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，28：125-126.

[4]付曉輝.探究10kV及以下農(nóng)網(wǎng)升級改造工程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)策略[J].經(jīng)營管理者，2015，36：380.

[5]姜兵.探究農(nóng)網(wǎng)改造升級工程管理的重要性和具體實施措施[J].科技與創(chuàng)新，2015，20：58.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，國網(wǎng)安徽省池州供電公司，職務(wù)：檔案館員，研究方向：檔案學(xué)。