萬延龍

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)信息時(shí)代，電子政務(wù)已成為人們進(jìn)行政務(wù)活動(dòng)的新模式，本文通過電子政務(wù)的發(fā)展對檔案的積極和消極影響，淺談利用電子政務(wù)為契機(jī)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的對策。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子政務(wù)替代了傳統(tǒng)的政府管理模式，而且取得了很大的發(fā)展，電子政務(wù)是政府活動(dòng)的一種新形態(tài)，是政府部門使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和公民，企事業(yè)單位以及其他政府機(jī)構(gòu)提供公務(wù)信息和服務(wù)的動(dòng)態(tài)過程，電子政務(wù)的實(shí)質(zhì)是借助成熟的電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)支撐下，政府機(jī)構(gòu)日常辦公、信息收集與發(fā)布、公共管理等事物在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下進(jìn)行的國家行政管理模式，是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的有機(jī)結(jié)合，它包含多方面內(nèi)容，如政府辦公自動(dòng)化，政府部門間的信息共建共享，是一個(gè)覆蓋政府機(jī)構(gòu)及相關(guān)企業(yè)的應(yīng)用系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化，信息資源化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化決策科學(xué)化，提高辦公效率和管理水平。

關(guān)鍵字：電子政務(wù)；檔案管理；發(fā)展

1 電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息的特點(diǎn)

（一）現(xiàn)代化管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式。在電子政務(wù)環(huán)境下，必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。以信息文獻(xiàn)特征包括文獻(xiàn)的外表特征和部分內(nèi)容特征為主的傳統(tǒng)檔案管理方式建立在檔案載體的物理聯(lián)系基礎(chǔ)之上，而以互聯(lián)網(wǎng)為傳播渠道的檔案管理則應(yīng)建立在檔案信息內(nèi)容的邏輯聯(lián)系之上。

（二）檔案管理者可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和圖像信息處理技術(shù)，將文字、圖像和聲音等組成多媒體的綜合信息

（三）在單機(jī)環(huán)境下，檔案信息數(shù)據(jù)庫只是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，開始出現(xiàn)面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫。面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫不僅存儲數(shù)據(jù)，還存儲處理數(shù)據(jù)的程序。

（四）隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理的進(jìn)步，檔案信息數(shù)據(jù)庫會產(chǎn)生分布式數(shù)據(jù)庫，即利用網(wǎng)絡(luò)的互通性，檔案數(shù)據(jù)庫可分布在不同的網(wǎng)絡(luò)結(jié)點(diǎn)上，數(shù)據(jù)庫各子集之間形成邏輯上的整體。五是為使用戶可享用不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的信息資源，檔案信息將建立一體化的資源網(wǎng)絡(luò)。

2 電子政務(wù)和檔案管理的聯(lián)系

電子政務(wù)與檔案工作關(guān)系密切。檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是電子政務(wù)建設(shè)的一部分，它是電子政務(wù)的后臺應(yīng)用系統(tǒng)，檔案信息化也只有依托電子政務(wù)的建設(shè)，才能夠獲得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。電子政務(wù)是運(yùn)用計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)和通訊等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化組合，超越時(shí)間，空間和部門的限制，建成一個(gè)高效、精簡、廉潔、公平的政府運(yùn)作模式，以便全方位向社會提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明，符合國際標(biāo)準(zhǔn)的管理與服務(wù)。檔案信息化建設(shè)可為電子政務(wù)建設(shè)可持續(xù)發(fā)展提供信息保障。電子政務(wù)建設(shè)與發(fā)展重要基礎(chǔ)之一是信息來源，電子政務(wù)實(shí)質(zhì)上就是對信息資源在深度和廣度上的開發(fā)和利用。進(jìn)行歸檔管理。傳統(tǒng)政府部門在政務(wù)活動(dòng)中形成的各種歷史記錄和文件信息以及政府部門在政務(wù)管理活動(dòng)中形成的電子化、數(shù)字化政務(wù)信息絕大多數(shù)都保存在檔案部門，這些檔案信息資源種類齊全，內(nèi)容豐富，是電子政務(wù)建設(shè)及發(fā)展的重要物質(zhì)保障。電子政務(wù)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的所有已處理過的文件都要按檔案管理要求進(jìn)行收集和利用，經(jīng)鑒定具有履行管理和保存電子文件的職責(zé)。檔案機(jī)構(gòu)具有對電子文件工作的指導(dǎo)和監(jiān)控職責(zé)。

3 電子政務(wù)對檔案業(yè)務(wù)工作的影響

電子政務(wù)建設(shè)對檔案工作影響不僅僅在載體上的變化，還在傳統(tǒng)觀念，工作模式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)等現(xiàn)代高科技發(fā)展以及新材料的應(yīng)用，豐富了檔案載體形式，它打破了長期以來人類只能依賴文字紀(jì)錄的歷史，現(xiàn)在可以通過更直接、更具體、生動(dòng)的圖像和聲音的方式展示事物，電子政務(wù)過程中形成的電子文件，貫穿于電子政務(wù)的全過程，電子文件的存儲，運(yùn)轉(zhuǎn)，傳遞和利用方式都有別于紙質(zhì)文件。它的收集、整理、鑒定、保管方式也不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案的收集工作瞬間完成而且沒有紙質(zhì)文件的實(shí)用性，在電子政務(wù)實(shí)施以前各類政務(wù)文件泛濫成災(zāi)，機(jī)關(guān)檔案室等部門承受著保存文件和載體介質(zhì)工作等壓力，而電子政務(wù)辦公自動(dòng)化技術(shù)給各部門的辦公自動(dòng)化技術(shù)帶來一系列的改變，機(jī)關(guān)辦公過程中產(chǎn)生各類政務(wù)文件，逐步與計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化融合為一體信息用戶只要在相關(guān)操作界面上按動(dòng)鍵鈕，就可以通過網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)確地獲得所需的各種信息：作為計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，政務(wù)文件的形成中糅合了各種信息媒體技術(shù)：文書、檔案的管理融合到時(shí)一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中。這既符合文件檔案的自身特點(diǎn)，又給文書檔案工作人員和用戶提供了方便。電子政務(wù)下環(huán)境的整理工作可以高效率、多途徑，保管模式也得以根本改觀

4 電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理應(yīng)用模式

目前，機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子政務(wù)環(huán)境中文檔管理可以劃分為三種應(yīng)用模式：

第一種是機(jī)構(gòu)內(nèi)部公文制作和流轉(zhuǎn)自動(dòng)化，該應(yīng)用以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為平臺，不僅能實(shí)現(xiàn)公文在計(jì)算機(jī)上的生成，還支持文件流程在內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的傳遞，從而形成電子公文。電子公文從生成到歸檔，都在計(jì)算機(jī)上完成，公文流轉(zhuǎn)依靠工作流技術(shù)驅(qū)動(dòng)和監(jiān)控，提高了公文處理速度，降低了公文處理的出錯(cuò)率但此種模式下，機(jī)構(gòu)向外發(fā)文，仍大多沿襲傳統(tǒng)的郵政傳輸方法。

第二種是機(jī)構(gòu)之間公文轉(zhuǎn)輸自動(dòng)化，即利用網(wǎng)絡(luò)通信實(shí)現(xiàn)文件的傳輸。其中，最具代表性的是，國務(wù)院辦公廳和省級、副省級的政府機(jī)構(gòu)于2002 年開始部署實(shí)施的公文傳輸系統(tǒng)，目前在下級機(jī)構(gòu)向國辦報(bào)送文件時(shí)使用該系統(tǒng)?，F(xiàn)有的電子公文傳輸系統(tǒng)一般包括公文制作、公章制作、電子蓋章、發(fā)送和接收、打印管理、回執(zhí)管理、系統(tǒng)設(shè)置、安全管理等功能。

第三種是文件歸檔后的檔案管理自動(dòng)化。由檔案管理軟件承擔(dān)文件在半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期的絕大多數(shù)的管理工作。主要功能包括收（發(fā)）文管理、立卷歸檔、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、檔案編研、檢索、借閱等。

5 電子政務(wù)環(huán)境下和檔案管理的有效對策

建立廉潔、高效的政府是我國推行電子政務(wù)的內(nèi)在因素，實(shí)現(xiàn)信息化、民主化是推進(jìn)電子政務(wù)的外在因素。信息技術(shù)的應(yīng)用與普及為電子政務(wù)建設(shè)提供了必備條件機(jī)關(guān)檔案信息資源是調(diào)節(jié)、引導(dǎo)電子政務(wù)全面建設(shè)的基礎(chǔ)要素。目前，政府機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的公務(wù)文件絕大多數(shù)由計(jì)算機(jī)先打印而成，即先數(shù)字化，而后，根據(jù)需要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)公文的，這為電子政務(wù)的實(shí)施提供了先決條件。為有效地利用“三網(wǎng)一庫”，推動(dòng)電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展，有必要也有條件對政府機(jī)關(guān)檔案管理進(jìn)行完善和改革。

（一）規(guī)范電子檔案管理流程，制定電子檔案管理制度。在電子政務(wù)環(huán)境下，政府要結(jié)合自身情況，借鑒國內(nèi)外相關(guān)專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化成果，建立科學(xué)、完善的電子文件管理制度，主要包括分工負(fù)責(zé)制度、電子文件制作人員和管理人員的管理制度、電子文件的歸檔制度、電子檔案的鑒定、保管制度和標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案信息 利用制度、電子檔案保密制度。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理。電子文件的產(chǎn)生，使傳統(tǒng)檔案理論中文件與檔案分界線（歸檔環(huán)節(jié)）淡化，因?yàn)殡娮游募钠鸩?、傳輸、辦理到歸檔、鑒定、整理、保管、利用，都可以通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)完成， 即文件工作與檔案工作在同一工具上聯(lián)為一體。這樣，前階段文件的質(zhì)量就會直接決定后階段檔案的質(zhì)量。因此，可對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計(jì)與創(chuàng)建之時(shí)，這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴(kuò)大到全程管理， 即文檔一體化管理。

（三）采用先進(jìn)的電子文件保管系統(tǒng)。在檔案管理領(lǐng)域，尤其是對電子檔案的管理而言，電子文件保管系統(tǒng)無疑處于核心地位，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著電子政務(wù)建設(shè)日臻完善，今后政府部門的檔案管理工作必須快速地由手工管理向電子管理轉(zhuǎn)變，以先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，電子文件管理要按電子政務(wù)的政府管理方式和行政流程調(diào)整運(yùn)作模式，建立與電子政務(wù)信息系統(tǒng)相通的電子文件保管系統(tǒng)。

（四）做好電子檔案的安全防護(hù)工作。維護(hù)電子檔案的安全可以從兩個(gè)方面來考慮，一是電子文件載體的安全；二是電子文件信息內(nèi)容的安全。電子文件載體的安全可以通過采用安全性較高的載體材料、提高保管環(huán)境及保管條件的質(zhì)量來做到。電子文件信息內(nèi)容的安全可以通過采用先進(jìn)技術(shù)、制定法律制度及加強(qiáng)管理來維護(hù)電子檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性。

（五）提高檔案人員的電子文件控制能力。電子檔案的管理是一門集現(xiàn)代化通信技術(shù)與檔案學(xué)理論于一體的綜合性的科學(xué)。檔案工作者不僅要掌握檔案專業(yè)知識，了解電子政務(wù)的運(yùn)行規(guī)律，還要掌握如數(shù)字化技術(shù)、信息存貯技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體超文本技術(shù)等現(xiàn)代化通信技術(shù)，具備對電子文件的控制能力。為增強(qiáng)對電子文件的控制能力，一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其盡快掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以適應(yīng)檔案管理的要求；另一方面引進(jìn)這方面人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型多層次的檔案專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。