張海霞

摘 要：人事檔案在人的一生中扮演著十分重要的角色。它是記載人生軌跡的重要依據(jù)。本文從人事檔案的特點(diǎn)、重要性、人事檔案管理中存在的問(wèn)題及建議等幾方面來(lái)論述如何做好人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；管理

1 人事檔案的概念及特點(diǎn)

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處分等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。員工出國(guó)出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、晉升職務(wù)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)等都需要使用個(gè)人檔案。其主要特點(diǎn)有：

1、全面性

人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資、職稱評(píng)審、繼續(xù)教育等各方面的文件材料。它是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，全面反映了員工全貌。

2、真實(shí)性

這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有用參考。

3、機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過(guò)等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

2 目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、思想上不夠重視

由于人事檔案管理工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，平時(shí)工作不引人注目、默默無(wú)聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因?yàn)榭陀^上人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，人事檔案中反映一個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料很少，對(duì)企業(yè)選才、識(shí)才用處不大。二是因?yàn)槿耸聶n案中個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷層出不窮，而失真的信息導(dǎo)致人事部門無(wú)法正確評(píng)估職工。因此領(lǐng)導(dǎo)在招聘、錄用人員時(shí)不注重調(diào)檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要業(yè)務(wù)，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時(shí)的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯(cuò)即可。

2、硬件設(shè)施不到位

缺乏專門的人事檔案室，部分企業(yè)人事檔案和文書檔案、技術(shù)檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業(yè)直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設(shè)備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。

3、管理手段落后

傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動(dòng)性的加強(qiáng)，往往出現(xiàn)人、檔不在同一個(gè)城市的現(xiàn)象。人力資源管理部門要想查閱一個(gè)人的檔案，就要去別的單位或另一個(gè)城市去查閱，給人力資源管理部門帶來(lái)很大不便，造成大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，降低了工作效率。

3 人事檔案管理改革的措施

1、改革創(chuàng)新，拓寬人事檔案內(nèi)容，增強(qiáng)實(shí)用性

在人事檔案內(nèi)容上要豐富，載人檔案的個(gè)人材料一定要避免千人一面，避免含蓄的說(shuō)辭，應(yīng)該是清晰、準(zhǔn)確的，甚至應(yīng)該是生動(dòng)的。比如：加入員工個(gè)人的品質(zhì)和能力方面情況，個(gè)人的道德品質(zhì)、專業(yè)技能、智力情況、工作能力、興趣愛(ài)好和業(yè)績(jī)表現(xiàn)等都是企業(yè)特別重視的，要作為人事檔案的重要內(nèi)容。還有個(gè)人的情商是個(gè)人融入集體的基礎(chǔ)，是團(tuán)結(jié)共事的基礎(chǔ)，是比智力和技能更重要的，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此更加重視。能否堅(jiān)持原則，能否顧全大局，能否犧牲個(gè)人利益而保證企業(yè)和集體利益，能否忍辱負(fù)重，能否和同事很好的溝通交流，都要求作為人事檔案的重要內(nèi)容。在人事檔案內(nèi)容的附件中還可以把員工各種申請(qǐng)、總結(jié)、書面講話等記入檔案。在人事檔案內(nèi)容上盡量使用數(shù)據(jù)的方法，而不是定性描述的方法對(duì)人進(jìn)行記載，以避免因?yàn)橹鞴茴I(lǐng)導(dǎo)的看法不同而導(dǎo)致對(duì)員工的偏見(jiàn)。例如：可以將員工的考勤記錄包括打卡機(jī)的記錄和員工請(qǐng)銷假情況記入檔案作為員工是否遵守紀(jì)律，是否守時(shí)的依據(jù)；可以將員工在財(cái)務(wù)部的借款還款時(shí)間記入檔 案作為員工是否誠(chéng)信的依據(jù)；可以將員工調(diào)動(dòng)和個(gè)人服從情況記人檔案作為個(gè)人是否服從工作需要的依據(jù)。

2、完善人事檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，規(guī)范人事檔案管理流程，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。對(duì)人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規(guī)范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”、“上門收集”等方式，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭(zhēng)檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。

對(duì)于員工入職的基本信息以及工作經(jīng)驗(yàn)的真實(shí)性，人事部門一定要進(jìn)行核對(duì)?？梢圆捎秒娫捲L問(wèn)的方式，也可以查詢相關(guān)的社保記錄或者離職手續(xù)等等。對(duì)于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時(shí)記錄歸檔保存，并定期進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于不真實(shí)的，可以通過(guò)詢問(wèn)本人或者周邊同事等方式盡可能補(bǔ)全。

3、健全管理體制，增強(qiáng)規(guī)范性

一是認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、鑒別、分類和裝訂工作。目前，員工人事檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，各單位應(yīng)按照收集歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)全面地收集歸檔各類材料，在收集過(guò)程中要強(qiáng)調(diào)材料的完整性，對(duì)收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，審查每份材料的真實(shí)性和保存價(jià)值，對(duì)檔案材料進(jìn)行明確分類，力求使每份檔案分類準(zhǔn)確，材料齊全，目錄 清楚，層次分明。二是要認(rèn)真做好人事檔案的利用 和轉(zhuǎn)遞工作，人事部門應(yīng)建立各種類別的檔案名冊(cè)，嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，真正使員工人事檔案管理工作達(dá)到制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。

4、改善技術(shù)手段，增強(qiáng)時(shí)代感

一是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)，掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資 料，使員工檔案數(shù)據(jù)化、信息化、在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行無(wú)紙化操作。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況，工作履歷等固定信息，而且可以紀(jì)錄員工工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，一旦員工基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī)，保證員工信息的時(shí)效性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。要建立員工人事檔案局域網(wǎng)，在安全保密的基礎(chǔ)上，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，保證各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)調(diào)閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。綜上所述，只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革，信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將人事檔案煥發(fā)出新的生機(jī)和活力，必將使企業(yè)發(fā)展中諸多問(wèn)題不攻自破，迎刃而解，必將為企業(yè)的效益發(fā)展提供強(qiáng)有力的人力保障。endprint