宋淑巧

摘 要：長久以來，我們往往感嘆社會的檔案意識不高，影響了檔案工作的發(fā)展，卻很少反思一下自身的社會意識如何。其實，社會的檔案意識與檔案界的社會意識是兩個互相依存，互相制約且處于互動狀態(tài)的事物。但從檔案與檔案工作的角度看，似乎其自身社會意識的提高更具先導(dǎo)作用。只有將檔案融入到社會之中，千方百計讓檔案看得見、摸得著、用得上，成為公眾生活中不可或缺的信息資源，檔案才能真正發(fā)揮作用，實現(xiàn)其價值，才能完成自己的使命，社會各界才能具體體驗并認(rèn)識到檔案的深刻社會意義與價值，真正感受到檔案工作的重要社會功能。

關(guān)鍵詞：檔案；社會化；核心；保障

一、檔案工作在信息服務(wù)社會化進(jìn)程中的定位

檔案是在社會實踐活動中直接形成的人類認(rèn)識世界與改造世界的歷史記錄，是寶貴的歷史文化財富。它匯集了浩瀚的知識和豐富的信息，是社會信息資源的重要組成部分，是取之不盡、用之不竭的信息源。然而眾所周知，一份檔案若只被盡善盡美地保管著而得不到開發(fā)和利用，那么雖然它“活”著，我們也稱其為“死檔”。檔案工作最主要的目的就是要有效地開發(fā)檔案信息資源，變檔案潛在價值為現(xiàn)實價值，實現(xiàn)社會共享，最大限度地服務(wù)于社會。今后，隨著信息技術(shù)和社會信息化的發(fā)展，檔案工作所具有的信息管理和信息服務(wù)屬性將會日益增強，檔案信息也將不斷地由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變，成為重要的信息資源之一，在社會信息服務(wù)系統(tǒng)中起著不可替代的作用。

由此看來，我們可以把檔案工作定位于一種社會信息服務(wù)工作，它與其他各種信息服務(wù)工作如圖書、情報工作雖然在管理內(nèi)容和管理手段上有各自的分工和重點，但在服務(wù)思想、服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)手段上存在著相同或類似之處。都是為了實現(xiàn)信息資源共享，都是整個社會信息服務(wù)系統(tǒng)的組成部分。不管是檔案館，還是圖書館，甚至是博物館、科技館、文化藝術(shù)館，都應(yīng)當(dāng)是可以讓公眾方便地獲取信息的地方。

二、豐富的館藏是檔案工作社會化堅實的基礎(chǔ)

俗話說得好，“巧婦難為無米之炊”。擁有齊全完整、內(nèi)容豐富的館藏是檔案工作社會化的堅實基礎(chǔ)?，F(xiàn)實中，由于檔案館長期以來一直把各級黨政機關(guān)文書檔案作為收集保存的重點，而受環(huán)境和條件的制約，對于那些有特色的專業(yè)檔案，特別是一些名人檔案，重要活動檔案沒有及時收集進(jìn)館。因此，可供開放檔案或者說人們喜聞樂見的東西微乎其微。這種館藏結(jié)構(gòu)單一的限制，是檔案社會化工作滯后的重要原因。

作為國家綜合檔案館，應(yīng)該有的檔案資料，要盡量擁有，不能只存貯黨政機關(guān)的文書檔案，還要有各個方面、多種類型、不同載體的檔案及資料。根據(jù)目前社會組織和個人，特別是公眾對利用檔案取向趨勢的分析，應(yīng)該加大專門檔案，名、優(yōu)、特等體現(xiàn)當(dāng)?shù)貎?yōu)勢和特色的檔案及資料的收集，如重要人物、重大活動、珍貴物產(chǎn)、高新科技、歷史變遷、名城舊事等。同時，我們還必須注意防止重數(shù)量擴充，輕質(zhì)量效益的不良傾向，以寶貴的時間和經(jīng)費保存真正有價值的檔案。因此，必須有齊全完整、內(nèi)容豐富、能夠反映歷史全貌的館藏，才能滿足社會的不同需求。

三、開放和利用工作是檔案信息服務(wù)社會化的核心

不可否認(rèn)，我們檔案開放的服務(wù)工作是十分滯后的。社會公眾長期接觸的公開出版物為圖書、報刊，因此，對檔案知之甚少也就在情理之中。加之長期以來我們在處理保管保護(hù)和開放利用這一對矛盾中，思想上被“開放危險、保密保險”這一無形的繩索所禁錮。由于檔案事業(yè)同圖書館、博物館相比，是一種相對特殊的事業(yè)，政治性、機要性比較強，因此，政治約束力、安全責(zé)任感成了我們思考問題、處理問題的出發(fā)點和思維定勢。總認(rèn)為在檔案部門工作，保密保險任何時候都不會出差錯，而開放檔案，卻要擔(dān)很大的政治風(fēng)險。殊不知，離開檔案開放和利用這一目的去保管、保護(hù)、保密，實際上是對實現(xiàn)目的的扭曲。

《檔案法》明確規(guī)定，“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年”，《檔案法實施辦法》進(jìn)一步明確，“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案可以隨時向社會開放”。 當(dāng)然，檔案開放也不是絕對的，對于涉及到國家機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案一定要控制利用。在對檔案信息資源進(jìn)行細(xì)致劃分，設(shè)定檔案內(nèi)容的級別，確保涉及國家安全機密和個人秘密的檔案得到有效控制的前提下，對于符合開放條件的檔案，我們應(yīng)積極提供利用，千方百計讓利用者獲得需要的檔案信息。因為檔案的價值主要就體現(xiàn)在利用上，凡屬于非秘密或已解密的檔案都應(yīng)通過各種形式的社會開放，為全體公民服務(wù)，達(dá)到檔案“藏以致用”的目的。

四、良好的服務(wù)意識是檔案工作社會化順利進(jìn)行最有力的保障

一個吸引人的檔案館不僅在于館藏檔案所蘊含的信息量，還在于有一個好的氛圍，讓利用者消除陌生感，感到親切方便。這就需要我們有“用戶至上”的思想，處處為利用者著想，實現(xiàn)檔案利用的“無障礙”。怎樣才能做到“無障礙”呢？不妨從下面幾個方面入手：

（一）簡化利用手續(xù)。普通公民只要持有身份證、介紹信等合法證明，就可以直接利用檔案館已開放的檔案。

（二）深化檢索。檔案館開放的檔案，必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，并編有供利用者自行檢索的開放目錄。要建立健全科學(xué)的檔案檢索體系，對檔案信息的著錄、標(biāo)引要有一定的深度和廣度，不僅要揭示檔案題名中反映的顯性主題，還要注意檔案內(nèi)容中涉及的隱性主題，盡可能多角度地反映有關(guān)檢索信息。

（三）拓展服務(wù)方式，實行多種服務(wù)。除了向用戶提供日常“門市”查檔服務(wù)外，還應(yīng)積極開展咨詢服務(wù)、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)等多樣化的服務(wù)方式。對于不能直接到檔案館查用檔案（一般為電話詢問、信函索?。┑模瑱n案館工作人員則代查、寄送用戶所需的信息，從而在一定程度上節(jié)省用戶利用檢索工具或為此進(jìn)一步查找檔案原件所花費的時間。就是直接來檔案館查檔的，也有許多人對“全宗號”、“目錄號”一頭霧水，不會檢索，工作人員應(yīng)熱情提供幫助。針對利用檔案信息比較集中的部門和單位，可以實行定向重點服務(wù)，以提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。

（四）提供便利的復(fù)制手段。對于利用者需要的檔案資料，只要制度允許，可以復(fù)印、摘抄。

五、高科技知識與手段的運用是檔案工作社會化的必由之路

檔案工作社會化不僅表現(xiàn)在檔案工作對社會的意義，也表現(xiàn)在社會發(fā)展對檔案工作的扶持上。日新月異的科技力量給檔案工作以強有力的支持?，F(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)在檔案工作中有廣泛的用武之地，為檔案信息服務(wù)社會化提供了最佳的技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。檔案館實現(xiàn)計算機自動化檢索、上網(wǎng)建網(wǎng)站之后，就可以利用網(wǎng)絡(luò)公布館藏、發(fā)布信息，并通過異地查詢來滿足利用者的利用需求，提高檔案的利用率，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的社會效用。

六、做好宣傳工作，吸引廣泛的用戶群

檔案部門除了要千方百計地做好推廣服務(wù)工作，直接服務(wù)于用戶之外，還應(yīng)通過多種途徑強化宣傳工作，不斷增強社會的檔案利用意識，讓更多的“顧客”光顧檔案館。一方面，可采用舉辦陳列展覽或利用報紙、電視、廣播等大眾傳媒擴大檔案工作的社會影響，增加檔案部門的知名度，使人們對檔案工作有感性的認(rèn)識。比如重大活動、紀(jì)念日等都是舉辦檔案展覽很好的題材，可以定期不定期地舉辦各種專題的檔案展覽。檔案館還可以成為愛國主義教育的基地。另一方面，要加強對館藏內(nèi)容的揭示和報道，如編輯出版或公布《檔案館指南》、《檔案要覽》、《全宗介紹》、《珍貴檔案資料目錄》等，讓社會盡可能多的了解館藏內(nèi)容、成分以及查檔的途徑和方法。這樣，當(dāng)人們出現(xiàn)利用需求時，就會自然想到去檔案館查閱檔案。

七、提高檔案工作者的素質(zhì)

要做好工作，人是關(guān)鍵的因素。檔案工作社會化對檔案工作者的要求是很高的，目前檔案人員無論是在觀念、意識，還是在經(jīng)驗、能力以及知識結(jié)構(gòu)上都存在一定的差距，尤其是在知識素質(zhì)、信息意識和分析判斷能力上亟需充實和提高。檔案部門應(yīng)在內(nèi)部引入競爭機制，制造濃厚的學(xué)習(xí)風(fēng)氣和尊重知識、尊重人才、人人向上的良好氛圍，檔案工作者要增強危機意識和緊迫感，努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，在鉆研檔案學(xué)理論的同時，進(jìn)一步擴大自己的知識面，學(xué)習(xí)外語、計算機以及各種專業(yè)知識和技能，使自己成為一專多能的復(fù)合型人才。只有這樣，才能在檔案工作社會化的進(jìn)程中贏得主動。良好的心理素質(zhì)是做好工作的前提。檔案工作是一項艱苦清貧的職業(yè)。隨著商品經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，金錢觀念、名利思想等一些負(fù)面影響沖擊著各個領(lǐng)域，有些人認(rèn)為檔案只有付出，沒有收獲，對“無私奉獻(xiàn)”的價值產(chǎn)生懷疑，對“默默無聞”也漸生不滿，由此導(dǎo)致檔案人員更換頻繁，檔案人員隊伍出現(xiàn)不穩(wěn)定現(xiàn)象，在某種程度上影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。這就要求檔案工作人員要調(diào)整好自己的心態(tài)，要自信而不自卑，堅定所從事的事業(yè)是功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)，并為所從事的事業(yè)感到自豪。只有這樣，才能全心全意地做好檔案工作。