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        事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

        2016-05-30 02:19:53李玉艷
        科技資訊 2016年12期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        李玉艷

        摘要:檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中具有重要的作用和地位,想要提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量和水平,必須要高度重視檔案管理工作。而想要做好檔案管理工作,必須要制定相應(yīng)的規(guī)范、規(guī)章、政策等,國家還要不斷健全自身的法制,使檔案管理工作有章可循。此外,還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題,針對問題提出相應(yīng)的解決對策,并且不斷總結(jié)自身的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。本文就對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策進(jìn)行分析。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化;問題;對策

        中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1672-3791(2016)04(c)-0000-00

        當(dāng)前形勢下,社會(huì)得到高速發(fā)展,信息化程度越來越高,我國不斷改革和完善事業(yè)單位的檔案管理工作。雖然在事業(yè)單位檔案管理工作中,信息化技術(shù)和管理手段得以運(yùn)用,并且獲得一定成效。但是,隨著管理方式的不斷創(chuàng)新,導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了一定問題。下面就分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和問題,提出相應(yīng)的解決問題的對策。

        一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

        (一)檔案管理信息化水平低

        伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展,各個(gè)事業(yè)單位和政府部門均采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備,運(yùn)用信息化系統(tǒng),這從本質(zhì)上提升了事業(yè)單位和政府部門自身的工作效率??v觀事業(yè)單位檔案管理工作,我們不難發(fā)現(xiàn),很多事業(yè)單位的檔案管理工作正在向信息化轉(zhuǎn)化。但是,一些事業(yè)單位僅僅運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檢索、排序以及錄入,沒有真正實(shí)現(xiàn)資源共享。這從本質(zhì)上降低了事業(yè)單位檔案資料利用率,很多檔案管理工作的效能無法發(fā)揮出來。

        (二)檔案管理制度存在缺陷

        規(guī)矩是一切企業(yè)良好運(yùn)行管理的基礎(chǔ),任何職工做任何工作都需要遵循規(guī)章制度和道德規(guī)范,事業(yè)單位檔案管理工作更是如此。然而,很多事業(yè)單位并沒有健全的檔案管理制度,這從本質(zhì)上降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。如案卷標(biāo)題信息模糊,檔案序號(hào)繁亂,檔案卷內(nèi)目錄不全等,甚至有些事業(yè)單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護(hù)、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業(yè)單位雖然存在檔案管理制度,但是管理人員并沒有根據(jù)規(guī)章制度開展工作,導(dǎo)致檔案管理規(guī)章制度成為一種擺設(shè),喪失了檔案管理規(guī)章制度的效能。

        (三)檔案管理缺少經(jīng)費(fèi)

        事業(yè)單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個(gè)部門、十分復(fù)雜的工作,想要做好檔案管理工作,必須要對多方面要求進(jìn)行滿足。首先,事業(yè)單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備,并且經(jīng)費(fèi)充足。但是,當(dāng)前形勢下,很多事業(yè)單位根本無法滿足這些要求。近些年來,辦公系統(tǒng)越來越完善,紙質(zhì)檔案材料和電子檔案共同存在。但是,有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視,資金欠缺,很多事業(yè)單位并沒有完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施,沒有建設(shè)規(guī)范的檔案材料庫房,檔案管理的條件很差,沒有控制濕度和溫度,導(dǎo)致一些紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變。

        二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的對策

        (一)運(yùn)用信息化方法

        伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展,人們工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域中均大量運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù),檔案管理工作也要走向信息化。相關(guān)實(shí)踐表明,現(xiàn)代化的檔案管理方式,能夠從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平、質(zhì)量以及效率,更可以準(zhǔn)確、及時(shí)反饋檔案信息,人們通過信息技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速查找檔案,并且借閱檔案。正因如此,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層必須要充分重視檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,加強(qiáng)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù),組織職工開展信息化管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn),學(xué)習(xí)十分先進(jìn)的檔案管理技術(shù),如聲像技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等。除此之外,還要學(xué)習(xí)、參考和借鑒國外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇,因此,事業(yè)單位加強(qiáng)自身檔案管理的信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程,能夠促進(jìn)檔案管理最大程度發(fā)揮自身的職能。此外,還可以對信息社會(huì)發(fā)展需求進(jìn)行滿足和適應(yīng),更可以從本質(zhì)上為社會(huì)提供服務(wù),為事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

        (二)提升檔案管理工作者素質(zhì)

        由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復(fù)雜性特征,檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì),檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識(shí),還要有很高的責(zé)任心和政治素養(yǎng),可以說,檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此,事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動(dòng),使檔案管理隊(duì)伍具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。此外,事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育,促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),所以,事業(yè)單位對工作者進(jìn)行培訓(xùn)和考核,促使工作者對原有知識(shí)進(jìn)行不斷總結(jié)和更新,注重提升工作者的職業(yè)道德,提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽(yù)感,這些均能夠從本質(zhì)上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

        (三)健全和完善相關(guān)制度

        管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ),所以,檔案管理部門必須要有完善和健全的規(guī)章制度,促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此,事業(yè)單位不僅要加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的意義,促使事業(yè)單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料,還要高度完善檔案設(shè)施,嚴(yán)格考核和督查檔案管理工作,將事業(yè)單位檔案管理設(shè)施納入到事業(yè)單位資金預(yù)算之中,實(shí)施年底考核。此外,檔案管理工作者還要對事業(yè)單位項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、人事勞動(dòng)、行政管理等過程中所產(chǎn)生和搜集的文件材料進(jìn)行移交,建全獎(jiǎng)懲制度和移交制度,保證各個(gè)門類的檔案能夠搜集全面,包括實(shí)物、圖片、文字、聲像等。

        (四)加大檔案管理資金投入

        想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量,不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作,還要在物質(zhì)上對檔案管理工作進(jìn)行支持。因此,事業(yè)單位必須要加大資金投入,促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善,更加有序、安全以及科學(xué)的存放檔案資料。首先,要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理工作,對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進(jìn)行高度重視,為檔案管理部門撥放充足的資金,逐漸完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。促使檔案管理部門建設(shè)檔案庫房,做到防火防潮,還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進(jìn)行妥善的保存,杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次,要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的檢查,包括檔案柜、空調(diào)、滅火設(shè)施等,一旦設(shè)施出現(xiàn)損壞,必須要及時(shí)上報(bào),申請維修。

        結(jié)語:

        縱觀當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢,事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此,要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要充分重視檔案管理工作,檔案管理人員還要主動(dòng)、積極投身于工作中。并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題和總結(jié)問題,杜絕問題再次出現(xiàn),不斷豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn),通過采取各種具有很強(qiáng)針對性的措施和方案,逐個(gè)擊破和解決問題。此外,檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養(yǎng),堅(jiān)持不懈的學(xué)習(xí),真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。

        參考文獻(xiàn):

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        [4] 陳濤.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法[J].赤子,2015,(5):179-179.

        [5] 侯然然.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科學(xué),2014,5(7):196.

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