張文艷

摘 要 在學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高等教育注重內(nèi)涵建設(shè)的背景下，部分高校選擇推進(jìn)和深化院校兩級(jí)管理體制改革。學(xué)校管理重心下移，校院權(quán)責(zé)重新劃分，教學(xué)秘書的日常教學(xué)管理工作愈顯重要。教學(xué)秘書職能發(fā)揮主要受團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定性和專業(yè)性兩方面因素影響，在兩級(jí)管理體制背景下，要促進(jìn)其職能發(fā)揮需要在重視教學(xué)管理工作，出臺(tái)激勵(lì)機(jī)制，規(guī)范管理體系，加強(qiáng)培訓(xùn)交流等方面提高改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)良好的教學(xué)管理效果。

關(guān)鍵詞 兩級(jí)管理 教學(xué)秘書 職能

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.04.006

Abstract In the school scale unceasing expansion， the higher education pays attention to the connotation construction in the background， some colleges and universities choose to promote and deepen the reform of the two level management system. School management center of gravity down， the school division of the division of responsibilities， the teaching secretary of the daily management of teaching is more important. Teaching secretary function is mainly affected by two factors affecting the team stability and professional， under the background of two level management system， to promote its functions to play in and pay attention to the work of teaching management， the introduction of incentive mechanism， standardized management system， strengthen the training and improve improvement， in order to achieve good results in teaching and management.

Key words two-level management； teaching secretary； function

1 校院兩級(jí)管理體制改革

校院兩級(jí)管理體制改革是在我國(guó)高等教育從精英化向大眾化轉(zhuǎn)變，從外延擴(kuò)展向內(nèi)涵發(fā)展轉(zhuǎn)變的背景下，為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，優(yōu)化教育資源配置，提高教學(xué)管理效率，通過(guò)校院之間權(quán)責(zé)的重新劃分以及部門崗位的職能轉(zhuǎn)變來(lái)實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理重心下移，形成學(xué)校宏觀調(diào)控、學(xué)院自主辦學(xué)的新模式。

我國(guó)很多高校經(jīng)歷了擴(kuò)招，其在校生人數(shù)成倍增加，院系規(guī)模不斷擴(kuò)大，在教學(xué)管理上不斷進(jìn)行探索，實(shí)行彈性學(xué)制和部分或完全學(xué)分制，采取自主選課，不斷放寬轉(zhuǎn)專業(yè)限制等，原有的教學(xué)管理模式已不能很好地適應(yīng)這些變化，兩級(jí)教學(xué)管理模式成為了部分高校的改革嘗試。兩級(jí)管理體制改革后，學(xué)校主要負(fù)責(zé)宏觀決策、組織協(xié)調(diào)、制度規(guī)范、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)披露和非常規(guī)行政事務(wù)的處理，學(xué)院主要負(fù)責(zé)日常教學(xué)科研等具體行政事務(wù)。在校院兩級(jí)管理體制改革過(guò)程中，學(xué)院開始擁有較為獨(dú)立的行政管理、財(cái)務(wù)、人事等權(quán)利，更多地享有專業(yè)設(shè)置、課程教學(xué)、學(xué)術(shù)研究等方面的自主權(quán)或話語(yǔ)權(quán)。學(xué)院享有更多權(quán)利意味著承擔(dān)更多責(zé)任，學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)管理工作相應(yīng)做出一些調(diào)整和改變。教學(xué)管理方面，日常教學(xué)運(yùn)行包括學(xué)籍、考務(wù)、調(diào)停課和各類審核等給予學(xué)院更多自主權(quán)；培養(yǎng)方案、課程建設(shè)、教學(xué)改革等更注重學(xué)院教師的參與，凸顯學(xué)院特色，部分課題項(xiàng)目的立項(xiàng)評(píng)審、過(guò)程管理、檢查驗(yàn)收部分交給學(xué)院負(fù)責(zé)。學(xué)校在教學(xué)管理中不斷簡(jiǎn)化程序，放權(quán)給學(xué)院，教學(xué)管理部門加強(qiáng)宏觀指導(dǎo)管理和日常服務(wù)協(xié)調(diào)，做好教學(xué)檢查、質(zhì)量監(jiān)控和項(xiàng)目化管理等工作，減少對(duì)具體工作的干涉，讓學(xué)院有更多的自主權(quán)和管理權(quán)。

學(xué)校自主權(quán)和管理權(quán)的下放，教學(xué)管理工作的調(diào)整，對(duì)教學(xué)管理人員，特別是工作在教學(xué)管理第一線的教學(xué)秘書群體，帶來(lái)了新的工作要求和挑戰(zhàn)。

2 教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和基本職能

教學(xué)秘書的主要職責(zé)是做好學(xué)院的教學(xué)管理工作，工作內(nèi)容主要包括：（1）負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍管理，實(shí)踐教學(xué)管理，選課、教材征訂、考試組織、學(xué)評(píng)教等日常教學(xué)管理；（2）負(fù)責(zé)教師課程編排、工作量統(tǒng)計(jì)等日常教學(xué)管理；（3）負(fù)責(zé)學(xué)院的教學(xué)檢查，教學(xué)基本數(shù)據(jù)資料收集，教學(xué)相關(guān)檔案管理；（4）協(xié)助學(xué)院的培養(yǎng)方案制定、教學(xué)計(jì)劃落實(shí)，教學(xué)管理相關(guān)制度文件修訂，專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)研究等組織管理工作；（5）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的與教學(xué)管理相關(guān)的其它工作。

從服務(wù)對(duì)象上看，教學(xué)秘書主要面向?qū)W生、教師、學(xué)院其它教學(xué)管理人員、教務(wù)處即學(xué)校教學(xué)管理部門的管理人員四大群體。對(duì)于學(xué)生和教師起到管理和服務(wù)的職能，對(duì)于學(xué)院其他教學(xué)管理人員，主要包括教學(xué)院長(zhǎng)、系主任等起到協(xié)助和溝通的職能，對(duì)于教務(wù)處起到支持工作和落實(shí)任務(wù)的職能。

兩級(jí)管理體制改革前后，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容變化不太大，但是管理模式的改變將轉(zhuǎn)變教學(xué)秘書工作的方式，造成其基本職能的一些變化。

兩級(jí)管理體制改革之前通常由學(xué)校教學(xué)管理部門做好計(jì)劃、布置任務(wù)，學(xué)院執(zhí)行計(jì)劃、完成任務(wù)，教學(xué)秘書的日常工作主要圍繞教務(wù)處各項(xiàng)工作安排展開，其職能主要是教學(xué)管理信息的傳達(dá)、任務(wù)的落實(shí)、情況的反饋。部分高校或?qū)W院對(duì)教學(xué)秘書的工作并不重視，對(duì)人員素質(zhì)要求也不高，認(rèn)為教學(xué)秘書崗位任何人都可以勝任。教學(xué)秘書雖然屬于學(xué)院的教學(xué)管理人員，但日常工作主要由學(xué)校教務(wù)處布置安排，存在多頭管理的弊端，日常工作量較大，工作內(nèi)容瑣碎，責(zé)任重權(quán)力輕，這些造成了教學(xué)秘書崗位相較學(xué)校其它行政崗位吸引力小。大量的文獻(xiàn)資料及實(shí)地調(diào)查訪談均顯示，教學(xué)秘書隊(duì)伍存在人員素質(zhì)有待提高，工作人員滿意度較低，流動(dòng)性較大等問題。在日常教學(xué)管理工作中，從培養(yǎng)方案的調(diào)整、教學(xué)計(jì)劃的實(shí)行、實(shí)踐教學(xué)的安排到學(xué)生各類證明的蓋章、教師的調(diào)停課、各項(xiàng)競(jìng)賽的組織等均需要通過(guò)教務(wù)處審核審批，溝通成本較大，自主性較低，在一定程度上限制了教學(xué)秘書管理服務(wù)這一項(xiàng)重要職能的發(fā)揮。

兩級(jí)管理體制改革之后，學(xué)校和學(xué)院重新梳理各自應(yīng)履行的管理職責(zé)和權(quán)限，學(xué)校將更多權(quán)利下放給學(xué)院。更多管理權(quán)的下放意味著學(xué)院的教學(xué)管理人員需要做好學(xué)院教學(xué)管理各項(xiàng)工作的計(jì)劃，自主安排學(xué)院教學(xué)管理工作，不僅僅是機(jī)械地完成任務(wù)，更多時(shí)候是對(duì)具體工作的協(xié)調(diào)安排。對(duì)于教學(xué)秘書而言，重復(fù)性的審核、審批減少，部分工作流程得到簡(jiǎn)化；實(shí)踐教學(xué)、項(xiàng)目培育和評(píng)審的部分工作主要由學(xué)院承擔(dān)，形式更加靈活，可以由學(xué)院根據(jù)學(xué)科特色和日常工作安排統(tǒng)一部署。兩級(jí)管理體制改革將改變教學(xué)秘書“工作等計(jì)劃，事事等通知”的工作狀態(tài)，工作的主動(dòng)性和專業(yè)性更顯重要。以往各學(xué)院教學(xué)秘書的工作大致相同，工作量主要受師生規(guī)模影響，改革后學(xué)校的統(tǒng)一指令少了，學(xué)院的教學(xué)管理工作將有更大的自主性，更多地有賴于學(xué)院教學(xué)管理的制度建設(shè)、流程管理和人員素質(zhì)。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作直接執(zhí)行人員，其職能發(fā)揮將對(duì)教學(xué)管理實(shí)際工作產(chǎn)生更多的影響。

3 影響職能發(fā)揮的因素

教學(xué)秘書職能的發(fā)揮主要受人員穩(wěn)定性和專業(yè)性兩大因素影響。從教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的角度來(lái)看，少量的人員流動(dòng)不可避免，且有利于人員的更新調(diào)整，但總體而言教學(xué)管理隊(duì)伍需要保持一定的穩(wěn)定性來(lái)保證日常教學(xué)管理工作的連貫穩(wěn)定。從教學(xué)秘書自身的角度來(lái)看，穩(wěn)定性有利于工作經(jīng)驗(yàn)的累積和良好工作氛圍的形成。但現(xiàn)有的文獻(xiàn)資料和筆者所在高校的情況來(lái)看，人員穩(wěn)定性不容樂觀。造成人員不穩(wěn)定的原因主要有三方面，一是工作量較大，內(nèi)容繁雜，責(zé)任重權(quán)力輕；二是薪酬待遇一般，缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制；三是深造或晉升空間有限，職稱聘選等存在一定的困難。教學(xué)秘書崗位雖然重要，但崗位吸引力有限，教學(xué)秘書在遇到某些更輕松或更有前途的崗位時(shí)往往會(huì)選擇離開。在人員穩(wěn)定性存在問題的情況下，人員專業(yè)性通常也難以保證。專業(yè)性受員工的基本素質(zhì)、工作態(tài)度、工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)培訓(xùn)等因素影響。高校教學(xué)秘書的招聘或者崗聘日益規(guī)范，大部分教學(xué)秘書都能敬業(yè)愛崗，但也存在不太適合該崗位者從事教學(xué)秘書工作，工作按部就班和學(xué)習(xí)培訓(xùn)較少等問題。

我國(guó)高等教育正由外延發(fā)展向內(nèi)涵建設(shè)轉(zhuǎn)變，師生訴求日益多元化，這些對(duì)于一線教學(xué)管理人員是一個(gè)挑戰(zhàn)，在兩級(jí)管理體制改革之后，教學(xué)秘書的穩(wěn)定性和專業(yè)性也有了更高的要求。改革前，教學(xué)秘書大部分工作是按照教務(wù)處工作安排落實(shí)完成即可，遇到突發(fā)情況通常也可以由教務(wù)處負(fù)責(zé)處理，對(duì)于教學(xué)秘書的專業(yè)性和主動(dòng)性要求并不是太高，因此人員的變動(dòng)或者部分教學(xué)秘書工作業(yè)務(wù)不熟悉，會(huì)給學(xué)院和教務(wù)處帶來(lái)一時(shí)的不適，但工作基本能夠完成，并不至于有大的問題產(chǎn)生。改革之后，部分工作完全由學(xué)院承擔(dān)，不通過(guò)教務(wù)處布置和審批，而分管教學(xué)院長(zhǎng)通常不會(huì)過(guò)多干涉常規(guī)工作，教學(xué)秘書職能發(fā)揮將直接影響教學(xué)管理效果，人員的穩(wěn)定和專業(yè)在改革后顯得尤為重要。

4 促進(jìn)教學(xué)秘書職能發(fā)揮

在兩級(jí)管理體制改革后，要保持教學(xué)秘書隊(duì)伍穩(wěn)定性和提高專業(yè)性，促進(jìn)教學(xué)秘書職能發(fā)揮，需要在以下三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

（1）高度重視學(xué)校教學(xué)管理工作，賦予學(xué)院更多自主權(quán)。在注重高校內(nèi)涵建設(shè)的同時(shí)，要避免“重教學(xué)、輕管理”的錯(cuò)誤觀念，認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的重要作用，在兩級(jí)管理體制改革中，加大學(xué)院在選人用人上的自主權(quán)，在薪酬獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)聘等方面考慮崗位差別、考察工作績(jī)效，研究出臺(tái)有效的激勵(lì)政策，調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書工作積極性。理順教務(wù)處和學(xué)院各自的管理職責(zé)和權(quán)限，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)對(duì)等，減少重復(fù)審批，通過(guò)信息化等手段減少重復(fù)性的日常工作，通過(guò)教學(xué)秘書發(fā)揮能動(dòng)性來(lái)更好地完成各項(xiàng)工作。

（2）不斷加強(qiáng)教學(xué)管理制度建設(shè)，構(gòu)建規(guī)范高效管理體系。在兩級(jí)管理體制改革后，教學(xué)管理制度需要及時(shí)更新調(diào)整，新的教學(xué)管理體系有待調(diào)整重建。以往教學(xué)管理制度規(guī)定較多較細(xì)，比較少地考慮學(xué)院學(xué)科的差別，在改革后要從學(xué)校和學(xué)院各自的職責(zé)權(quán)限角度出發(fā)，由學(xué)校制定全校性、綱領(lǐng)性和規(guī)范性的制度文件，學(xué)院在學(xué)校制度的基礎(chǔ)上，依據(jù)學(xué)院學(xué)科特色，出臺(tái)具體的、細(xì)化的和可操作性的制度規(guī)定。遇到具體待處理的事項(xiàng)能夠明確學(xué)院和學(xué)校的職責(zé)范圍，賦予事務(wù)處理者相應(yīng)的權(quán)力，減少互相推諉等情況發(fā)生，不斷構(gòu)建規(guī)范高效的教學(xué)管理體系。

（3）加強(qiáng)教學(xué)秘書的培訓(xùn)與交流，鼓勵(lì)工作創(chuàng)新管理研究。培訓(xùn)與交流是提高教學(xué)秘書專業(yè)性的一個(gè)重要途徑，高校教學(xué)秘書上崗?fù)ǔ]有專門的培訓(xùn)，主要靠其他教學(xué)秘書和教務(wù)處工作人員的“傳幫帶”來(lái)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，規(guī)范性和效率偏低，而教學(xué)秘書上崗后通常忙于各種事物處理，培訓(xùn)和交流的時(shí)間和機(jī)會(huì)比較少。改革前學(xué)院在教學(xué)管理上的自主權(quán)有限，在一定程度上束縛了教學(xué)秘書在工作上的創(chuàng)新和改變，繁雜的日常工作也讓教學(xué)秘書沒有過(guò)多精力去從事管理研究。兩級(jí)管理體制改革之后，要從學(xué)校層面組織對(duì)教學(xué)秘書的培訓(xùn)和相互之間甚至兄弟院校之間的交流，在學(xué)院層面要鼓勵(lì)一線教學(xué)管理人員的工作創(chuàng)新和對(duì)教學(xué)管理的深入研究，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和支持，從而提高教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性和專業(yè)性，促進(jìn)教學(xué)秘書職能發(fā)揮，通過(guò)體制改革，釋放員工潛力，提高工作績(jī)效，形成良性循環(huán)。

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