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        企業(yè)電子采購優(yōu)勢及其策略選擇

        2016-05-30 00:57:15張京明
        中國經(jīng)貿(mào) 2016年11期
        關(guān)鍵詞:優(yōu)勢策略

        張京明

        【摘 要】電子采購是信息技術(shù)時代企業(yè)采購的一種全新的模式,本文對企業(yè)電子采購的優(yōu)勢進(jìn)行分析,并且闡述了企業(yè)進(jìn)行電子采購的策略,旨在提高企業(yè)的采購效率。

        【關(guān)鍵詞】企業(yè)采購;電子采購;優(yōu)勢;策略

        一、引言

        企業(yè)在發(fā)展過程中往往需要各種各樣的材料,比如辦公室材料、生產(chǎn)材料等,采購無疑是企業(yè)發(fā)展過程中的一個重要環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用,互聯(lián)網(wǎng)在很多領(lǐng)域都開始發(fā)揮作用,電子采購就是在這樣的背景下產(chǎn)生的一種全新的采購模式。電子采購產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代,最早從美國興起,是一種一對一的電子交換系統(tǒng),致力于對耗費龐大和缺乏統(tǒng)一的采購標(biāo)準(zhǔn)的問題進(jìn)行解決。但這種模式也存在一定的弊端,由于封閉性導(dǎo)致只能為一個買家服務(wù),因此在企業(yè)中的應(yīng)用并不是很廣泛。隨著經(jīng)濟全球化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,全方位綜合電子采購平臺開始出現(xiàn),電子采購的方式也變得更加全面,對于解決企業(yè)的采購問題有很大幫助。在互聯(lián)網(wǎng)時代,電子采購的優(yōu)勢表現(xiàn)得越來越明顯,成為越來越多的企業(yè)進(jìn)行采購時的首選方案。

        二、電子采購模式的平臺分析

        電子采購平臺是為企業(yè)和供應(yīng)商搭建的一個交流和溝通的平臺,其功能主要涵蓋各種產(chǎn)品的搜索、訂單服務(wù)等方面,當(dāng)前大多數(shù)的電子采購平臺所形成的典型的系統(tǒng)模塊是:自動搜索產(chǎn)品和服務(wù)、自動生成和提交購買請求、在線達(dá)成協(xié)議、生成和傳輸購買訂單、供應(yīng)運送通知、開具發(fā)票和支付流程等。其主要的平臺有3個部分:一是供應(yīng)商系統(tǒng);二是采購方系統(tǒng);三是第三方交易平臺。

        供應(yīng)商賣方系統(tǒng)主要是針對于供應(yīng)商和賣家建立起來的,其具體的產(chǎn)品目錄的而開發(fā)以及網(wǎng)站的維護(hù)都是由賣方負(fù)責(zé)的,主要是對各種產(chǎn)品進(jìn)行營銷,在網(wǎng)絡(luò)上回發(fā)布出自己的產(chǎn)品,供采購方進(jìn)行瀏覽和選擇。

        采購商系統(tǒng)是針對買家和企業(yè)的系統(tǒng),由一個或多個企業(yè)聯(lián)合建立而成,其目的就是要為企業(yè)發(fā)布采購信息以及簡化采購流程提供一定的幫助,致力于將市場的權(quán)力以及價值真正轉(zhuǎn)向買方,這個系統(tǒng)一般都會和企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)系統(tǒng)相對接,該系統(tǒng)的維護(hù)以及目錄的生成都是由采購方來維護(hù)的。

        第三方交易平臺是為買方和賣方搭建起來的平臺,通過這個第三方交易平臺,可以實現(xiàn)采購方與供應(yīng)商之間的溝通和交流,能夠?qū)崿F(xiàn)商業(yè)交易。其中的交易平臺有垂直門戶和水平門戶兩種,前者主要指的是同一個行業(yè)的網(wǎng)上市場,比如鋼材、化工、能源等,都可以歸納成為一類,服務(wù)類產(chǎn)品可以歸為一類。后者則集中了多個行業(yè)的產(chǎn)品,可以讓不同行業(yè)的買主進(jìn)行選擇和購買。就供應(yīng)商和采購方而言,第三方交易平臺只是一個平臺,并不要真正投入大量的資金進(jìn)行產(chǎn)品的生產(chǎn)或者銷售,它將購買者與銷售者集中在一個平臺中,便于需求的提出和滿足,第三方交易平臺只需要從中收取一定的服務(wù)費用即可。但其中存在一個問題就是由于當(dāng)前監(jiān)管不嚴(yán),因此導(dǎo)致第三方交易平臺的水平也參差不齊,這對于供應(yīng)商和采購方都是一個潛在的威脅。

        三、電子采購的優(yōu)勢

        電子采購指的是借助計算機系統(tǒng)對傳統(tǒng)的文書工作進(jìn)行替代,通過互聯(lián)網(wǎng)完成采購工作的一種處理方式,簡單來講,就叫做網(wǎng)上采購。企業(yè)通過電子商務(wù)交易平臺發(fā)布相應(yīng)的采購信息,供應(yīng)商通過網(wǎng)絡(luò)與企業(yè)聯(lián)系,或者企業(yè)主動在網(wǎng)上尋找相應(yīng)的供貨商、產(chǎn)品等,然后對網(wǎng)絡(luò)上的多家供應(yīng)商進(jìn)行對比,通過洽談然后進(jìn)行晚上訂貨、網(wǎng)上付款,最終通過物流進(jìn)行貨物配送,完成采購任務(wù)。

        對于大多數(shù)企業(yè)而言,其傳統(tǒng)的采購方式都是尋找供應(yīng)商、認(rèn)證產(chǎn)品、下訂單、訂單變更、物流運輸?shù)冉Y(jié)構(gòu)過程,整個過程中的工作量較大,而且傳統(tǒng)的采購過程中,電話溝通、傳真交流和面對面交流都是比較常見的方式,尋找比較優(yōu)秀的供應(yīng)商要花費較長的時間和較高的成本,加上很多時候信息交流不是很順暢,因此導(dǎo)致企業(yè)的采購問題頻頻出現(xiàn)。電子采購的出現(xiàn)完全改變了傳統(tǒng)的采購模式,擴大了供應(yīng)商的尋找范圍、簡化了流程,對于企業(yè)的發(fā)展有十分重要的意義。具體說來,電子采購的優(yōu)勢主要有以下幾個方面:

        1.降低采購成本

        電子采購過程中主要的溝通方式是網(wǎng)絡(luò),通過各種媒介平臺,企業(yè)可以實現(xiàn)與供應(yīng)商之間的交流和溝通,企業(yè)能夠?qū)?yīng)商的產(chǎn)品有大致的了解,從而可以決定是否要與供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)洽談。這種方式就極大地拓展了供應(yīng)商的選擇范圍,突破了傳統(tǒng)的采購模式中供應(yīng)商數(shù)量的局限性,使得企業(yè)的采購也逐漸向國際化和全球化采購方向發(fā)展。

        2.提高采購效率

        電子采購過程中主要是應(yīng)用計算機技術(shù)對整個采購過程進(jìn)行完成,比如企業(yè)與供應(yīng)商之間的溝通交流、文件傳輸、采購訂單管理等,都可以通過信息技術(shù)手段來完成,使得采購過程中的信息采集、認(rèn)證、商務(wù)談判、訂單結(jié)算等都變得比較簡潔,基本可以實現(xiàn)自動化、一體化管理,所以使得采購效率不斷提升。

        3.增加交易的透明度

        電子采購過程中,企業(yè)一般都會通過網(wǎng)絡(luò)將自己的采購意向和采購信息公布出來,對于采購流程也會進(jìn)行相應(yīng)地公布,這樣就能有效地防止企業(yè)采購人員與供應(yīng)商工作人員之間的私下交易,有計算機系統(tǒng)按照采購流程進(jìn)行采購管理,可以實現(xiàn)對采購流程的實時監(jiān)控,使得整個采購過程變得更加透明。

        4.優(yōu)化采購管理

        電子采購一般是通過計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)完成的,企業(yè)的不同部門和不同的人員有不同的采購需求,通過電子采購,企業(yè)可以將不同部門、不同地區(qū)、不同人員的采購需求統(tǒng)一起來,并且通過統(tǒng)一的信息化管理,實現(xiàn)統(tǒng)一采購,對企業(yè)的整體采購行為進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。另外,電子采購本來就是一種即時性的行為,從企業(yè)提出采購要求到最終采購結(jié)束,各個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系十分緊密,通過電子采購,可以對采購周期進(jìn)行嚴(yán)格地控制,縮短采購周期,而且能夠?qū)崿F(xiàn)隨時采購,可以有效地防止由于庫存積壓帶來的風(fēng)險,對企業(yè)的資金進(jìn)行充分地利用。

        四、企業(yè)電子采購策略選擇

        企業(yè)在進(jìn)行電子采購的時候,也會面臨一些來自于市場的風(fēng)險,因此在具體的采購過程中,應(yīng)該要積極加強對采購方式的選擇,建立符合自身特點的采購系統(tǒng),減少采購過程中潛在的風(fēng)險。

        對于大型企業(yè)而言,其自身的資金十分充足,而且在發(fā)展過程中信息化管理水平也很高,供應(yīng)商往往也是固定的,在整個供應(yīng)關(guān)系中,企業(yè)也處于核心地位。對于這類企業(yè)而言,在進(jìn)行采購管理的時候,應(yīng)該要建立符合自身特點的電子采購系統(tǒng),加強企業(yè)與供應(yīng)商之間的溝通和交流,大型企業(yè)自己建立電子采購系統(tǒng)的投資比較大,所面臨的風(fēng)險也比較大,因此可以分布實施,以緩解整個采購過程中的資金風(fēng)險。對于一些生產(chǎn)性的資源而言,可以分部門進(jìn)行購買,發(fā)揮大型企業(yè)在采購供應(yīng)關(guān)系中的核心地位;對于一些非生產(chǎn)性的資源,則企業(yè)可以進(jìn)行統(tǒng)一購買,由于數(shù)量較多,則可以享受到更多的折扣,降低企業(yè)的成本。

        對于中小型企業(yè)而言,其資金總量不是很多,信息化管理水平也不高,因此中小型企業(yè)的采購一般都呈現(xiàn)批量小、品種多的特點,與供應(yīng)商之間的關(guān)系也不是很穩(wěn)定。對于這類企業(yè)而言,可以選擇第三方交易平臺進(jìn)行采購,企業(yè)提供采購交易功能和企業(yè)信息、產(chǎn)品需求信息,通過第三方交易平臺的協(xié)調(diào),實現(xiàn)與供應(yīng)商之間的溝通交流。在這個過程中企業(yè)應(yīng)該要積極防范第三方交易平臺存在的風(fēng)險,在相同的條件下選擇一些知名度較高的交易平臺。

        五、結(jié)語

        綜上所述,企業(yè)在發(fā)展過程中往往需要各種物資,采購是滿足企業(yè)的物資需求的關(guān)鍵過程,在進(jìn)行采購的時候,傳統(tǒng)的采購方式的劣勢越來越明顯,電子采購作為一種全新的采購模式,在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛。企業(yè)在電子采購的過程中也應(yīng)該要積極加強對采購方式的選擇,根據(jù)企業(yè)自身的情況選擇合適的采購策略,控制采購成本。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 張孟才,付婷婷.電子采購的模式選擇及其實施策略分析[J].金卡工程,2010(12).

        [2] 徐超,高歌.電子商務(wù)采購優(yōu)勢及其運用策略[J].商業(yè)時代,2013(07).

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        [4] 李延澤.試析企業(yè)電子采購優(yōu)勢及其策略選擇[J].黑龍江科技信息,2015(01).

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