常晶

摘要：檔案在單位的發(fā)展過程中具有不可忽略的價值，作為單位記錄相關(guān)數(shù)據(jù)的資料，單位可以通過檔案反映出的信息來對未來發(fā)展方向進行決策，并且檔案信息也是維護自身利益的重要依據(jù)。但是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不但查詢不方便，而且在保存的過程中容易損壞或者丟失。當(dāng)前計算機技術(shù)在不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，被廣泛的應(yīng)用到單位的檔案管理當(dāng)中。由于電子檔案是需要通過計算機來進行管理，所以計算機技術(shù)的發(fā)展成為了電子檔案信息管理的重要條件之一。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；電子檔案；管理

中圖分類號：TB

文獻標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.13.098

當(dāng)前社會發(fā)展不斷加快，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛，在單位的發(fā)展過程中，檔案是記錄單位發(fā)展的重要文件，單位可以通過檔案信息來制定科學(xué)合理的發(fā)展策略，是保證單位發(fā)展的重要前提。然而，紙質(zhì)檔案在使用過程中，不但不便于保存，容易損壞丟失，而且缺乏實時共享性與查詢方法。隨著電子計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)檔案，被廣泛的運用到檔案的記錄與整理上，對檔案價值的保護具有十分重要的意義。

1 電子檔案的定義

電子檔案與紙質(zhì)檔案存在本質(zhì)的不同，紙質(zhì)檔案是通過書面形式來對檔案進行記錄或者儲存，而電子檔案則是通過計算機的儲存設(shè)備或者網(wǎng)絡(luò)云空間來進行當(dāng)那信息的儲存于處理。相比電子檔案，紙質(zhì)檔案容易丟失與損毀，而且需要花費大量的人力物力進行保存，在檔案需要使用時查詢也不夠方面。電子檔案的信息都是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在儲存工具或者網(wǎng)絡(luò)空間當(dāng)中，并且具備快捷的搜索系統(tǒng)，用戶只需要擁有電子設(shè)備就可以在電子檔案當(dāng)中尋找自己所需的資料。

2 電子檔案使用的優(yōu)勢

2.1 信息虛擬化

紙質(zhì)的檔案信息在使用或者保存的過程中極易出現(xiàn)丟失或者損壞，從而降低了檔案信息使用的準(zhǔn)確性以及使用價值。電子檔案中的信息則是通過計算機進行儲存，并且具有開放性與共享性的特點，相對紙質(zhì)檔案而言，電子檔案可以通過備份等方式進行多地保存，更具有安全性，并且不易受到破壞。

2.2 數(shù)字化管理

紙質(zhì)檔案的管理方法大多都是通過安排專業(yè)的管理人員進行管理，不但消耗了大量的人力物力，而且極易出現(xiàn)管理錯誤，導(dǎo)致信息丟失。電子檔案在使用過程中，管理工作都是通過計算機進行處理，工作人員可以通過計算機技術(shù)，將計算機中的電子檔案進行整理歸類，并將其數(shù)字化處理，將文字、圖片、視頻等多種文件格式進行歸納。在檔案管理的過程中不但方便快捷，而且成本低，工作量小，并且檔案不易損壞。

2.3 服務(wù)性強

檔案信息保存的目的就是為了體現(xiàn)出再次利用的價值。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存過程中由于容易出現(xiàn)破損或者丟失，使檔案信息的價值大打折扣。與此同時，紙質(zhì)信息在查詢的過程中需要消耗大量的時間，降低了檔案信息的實時性與準(zhǔn)確性。電子檔案在使用的過程中，不僅可以完整的保存檔案信息，并且擁有便捷的搜索系統(tǒng)，可以快速的查詢到用戶需要的檔案信息。在管理的過程中，用戶可以同管理人員進行實時溝通，方便了檔案的管理，并且當(dāng)檔案出現(xiàn)錯誤或者需要更改時，也可以方便快捷的進行修改或更新，保證電子檔案可以準(zhǔn)確的反映出需要的信息。

3 計算機技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用

計算機技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用最廣泛的就是信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，信息數(shù)據(jù)庫是將單位中的檔案信息進行整理歸類后輸入到計算機儲存系統(tǒng)當(dāng)中，用戶可以通過計算機或者其他電子設(shè)備對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進行查詢、增加、刪除等操作。

3.1 檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

電子計算機技術(shù)在檔案信息中的應(yīng)用最初僅僅是檢索功能，近年來，科技不斷發(fā)展，大量的大容量儲存設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)儲存空間相繼被開發(fā)出來，計算機技術(shù)的應(yīng)用也從基本的信息檢索轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與使用。當(dāng)前，信息處理技術(shù)與信息儲存技術(shù)的發(fā)展成為了當(dāng)前電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要技術(shù)。通過掃描儀器，或者計算機等先進設(shè)備，將電子檔案建立為具有專業(yè)性、綜合性強等特點的實時信息數(shù)據(jù)庫，成為電子檔案保存的重要方法之一。

3.2 電子檔案庫信息數(shù)據(jù)庫的研究

當(dāng)前電子檔案的信息數(shù)據(jù)庫的基本功能有：將檔案信息內(nèi)容的獲取與收集數(shù)字化，存儲與管理電子檔案信息，電子檔案共享技術(shù)，電子檔案安全技術(shù)以及電子檔案權(quán)益的管理。這幾種計算機技術(shù)實現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)庫建立的基本需求。當(dāng)前，電子檔案信息信息技術(shù)在多個領(lǐng)域已經(jīng)成熟，也存在許多需要改進的技術(shù)。例如提高信息資源的利用率，通過信息資源的互補與共享，緩解在檔案信息管理過程中消耗過量的人力物力等問題。重點注意各級電子檔案的分類管理，建立具有特色性、專業(yè)性、系統(tǒng)性的單位特色信息數(shù)據(jù)庫。

3.3 加強管理人員的計算機專業(yè)技能

在單位發(fā)展的過程中，越來越注重對檔案信息的使用與管理，從而對檔案的管理人員提出了更多的要求。電子檔案管理過程中，需要管理人員對電子檔案進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)生成、計算機硬件軟件維護、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境維護等多種人才。并且，計算機技術(shù)會隨著科技的發(fā)展不斷進步，計算機技術(shù)也在不斷的更新，需要管理人員不斷的提高自身相關(guān)專業(yè)知識，保證電子檔案計算機技術(shù)可以跟隨計算機發(fā)展的趨勢。所以，電子檔案管理工作人員必須經(jīng)常補充自身計算機技術(shù)專業(yè)知識，不斷的更新進步，才能成為一支具有高素質(zhì)、專業(yè)化的電子檔案信息管理隊伍。

4 計算機技術(shù)在電子檔案應(yīng)用過程中的問題與對策

4.1 電子檔案的保密性能

電子檔案是一種可以共享的信息，從而導(dǎo)致電子檔案信息在共享的過程中非常容易受到破壞或者篡改，當(dāng)電子檔案被篡改或者破壞時，缺乏相應(yīng)的計算機技術(shù)就很難發(fā)現(xiàn)，使電子檔案在傳播的過程中缺乏真實性、準(zhǔn)確性。為了解決這種情況，單位在建立電子檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)加強計算機技術(shù)中保密系統(tǒng)的使用，在電子檔案進行加密，并且通過分層處理。如果用戶權(quán)限較低，則無法查閱高權(quán)限信息，從而保證信息的真實可靠，保證檔案信息的價值。

4.2 電子檔案的安全性能

電子檔案已經(jīng)被全球化，由于因特網(wǎng)的使用與開發(fā)，使電子檔案在網(wǎng)絡(luò)空間具有開放性、共享性等特點，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)空間保存的過程中，會遭到大量的非法訪問或者黑客攻擊，對電子檔案信息進行竊取或者破壞。所以，在電子檔案日常管理的過程中，應(yīng)當(dāng)時刻保證電子檔案的信息安全，為電子檔案數(shù)據(jù)庫安裝防火墻，并且定期對防火墻進行升級與更新，保證電子檔案信息不被黑客或者計算機病毒破壞和電子檔案信息的完整性與安全性。

4.3 電子檔案管理應(yīng)當(dāng)注意

首先應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的電子檔案信息的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，通過建立信息保護體系來保證電子檔案信息的原始性。其次，電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)將電子檔案的管理工作設(shè)計到其中，并且通過書面形式或者電子檔案形式將管理要求列舉出來，作為電子檔案管理的前提條件。最后，需要通過相關(guān)的法律法規(guī)，確保電子檔案信息有充足的法律保證，當(dāng)單位的利益受到危害時，可以通過有法律依據(jù)的電子檔案信息作為單位利益的重要保障。

5 結(jié)束語

電子計算機技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案也逐漸的代替了紙質(zhì)檔案，并且被廣泛的應(yīng)用到單位的發(fā)展當(dāng)中，不但提高了單位運用的效率，而且保證了單位穩(wěn)定的發(fā)展。單位在經(jīng)濟增長的過程中，應(yīng)當(dāng)注重自身電子檔案的管理，通過提高計算機技術(shù)完善電子檔案管理體系，保證檔案信息在單位發(fā)展過程中的價值以及作用。

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