宿微微

【摘要】電子檔案的內(nèi)容真實(shí)地記錄了物價(jià)局的各項(xiàng)工作，是維護(hù)國(guó)家、集體、個(gè)人權(quán)益的重要法律信證。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子文檔的管理工作備受關(guān)注。本文從電子檔案的特點(diǎn)出發(fā)，闡述了物價(jià)局電子檔案管理的重要性以及實(shí)現(xiàn)有效管理的途徑。

【關(guān)鍵詞】物價(jià)局 電子檔案 管理

隨著我國(guó)信息化程度的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足如今管理的需求。因此，將傳統(tǒng)的手工管理模式電子化管理轉(zhuǎn)變成為相關(guān)檔案管理及利用部門(mén)的迫切要求。物價(jià)局在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企事業(yè)單位的精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)是提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。電子化使得機(jī)讀形式的檔案信息具有真實(shí)性、有價(jià)值性，從而推進(jìn)檔案信息電子化建設(shè)的步伐。

一、物價(jià)局電子檔案的特點(diǎn)

1有效性

由于物價(jià)局檔案信息的涵蓋面廣泛，且多數(shù)的資料都是第一手資料，因此存檔的信息有著很強(qiáng)的真實(shí)性和有效性。所存檔的信息可以很好地反應(yīng)一個(gè)區(qū)域的經(jīng)濟(jì)管理狀況，在現(xiàn)實(shí)的使用過(guò)程中檔案信息也有著極強(qiáng)的適用性。

2易損害

電子檔案的信息需要依賴(lài)于載體的存在而存在。載體材料大多為磁性物質(zhì)和光盤(pán)。光盤(pán)常用的記錄易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料和磁性材料易與酸性、堿性物質(zhì)發(fā)生反應(yīng)、易出現(xiàn)磁道損壞等問(wèn)題。尤其是紫外光足以破壞載體剩磁的穩(wěn)定性。在信息的安全性上還有電腦病毒的嚴(yán)重威脅。在管理上，電子檔案要遵循檔案管理的基本原則進(jìn)行收集、整理、利用和統(tǒng)計(jì)。另外還易丟失，物價(jià)局電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中可能存在安全漏洞，極易造成檔案泄密、信息被竊、被改寫(xiě)或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的推廣。因此，應(yīng)該準(zhǔn)備好緊急應(yīng)對(duì)的方式以確保檔案信息公開(kāi)的安全性。

3使用方便

電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言，其可以將文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案不容易丟失信息。紙質(zhì)文件經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而電子檔案完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。電子文件的增、刪、改等都很方便，而且改后保證了檔案頁(yè)面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合極大降低了檔案管理人員的工作量。并且電子檔案具使之對(duì)檢索更加簡(jiǎn)單、方便。其次，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。電子檔案由于不受時(shí)間和空間限制，可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，使利用者擺脫時(shí)間和空間的制約。

4唯一性

物價(jià)局檔案信息不僅僅所涉及的內(nèi)容面廣泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一個(gè)企業(yè)所涉及的信息資料都存入專(zhuān)門(mén)的檔案管理中都是第一手資料，具有不可復(fù)制性。每一個(gè)信息資料有著較強(qiáng)的獨(dú)立性，因此一旦出現(xiàn)丟失的情況會(huì)很難 修復(fù)和查找。因此，物價(jià)局電子檔案信息的存檔和保管需要更加地謹(jǐn)慎，才能更好地發(fā)揮其價(jià)值。

二、物價(jià)局電子檔案管理的重要性

1電子檔案是物價(jià)局管理質(zhì)量的反應(yīng)

電子檔案涵蓋了從調(diào)查開(kāi)始到驗(yàn)收的全部信息，可以客觀直接地反應(yīng)整一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過(guò)程。從某種意義而言，電子檔案是物價(jià)監(jiān)督活動(dòng)直接作用下的產(chǎn)物，因此，可以幫助我們來(lái)檢查某些企業(yè)或者是商家的運(yùn)營(yíng)情況。如果在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以通過(guò)電子存檔的資料來(lái)找出相關(guān)的問(wèn)題，來(lái)更好地發(fā)揮其有效監(jiān)督的作用。

2電子檔案質(zhì)量管理與物價(jià)局服務(wù)管理是優(yōu)化統(tǒng)一的整體

有利于掌握一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過(guò)程，同時(shí)更好地明確了其中的責(zé)任利益歸屬以及經(jīng)營(yíng)中所涉及的所有細(xì)節(jié)問(wèn)題，利于經(jīng)營(yíng)者把握更好地把握市場(chǎng)價(jià)格以及控制漲幅度。

三、物價(jià)局實(shí)現(xiàn)電子檔案有效管理的途徑

1加強(qiáng)人員管理

電子檔案安全管理關(guān)鍵在于人員的管理，必須加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開(kāi)前，必須防范非蓄意的人為疏失。對(duì)于利用檔案信息者，先確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下確保電子檔案的唯一性和公信力，同時(shí)要進(jìn)行加密處理，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。

2提高電子檔案規(guī)范化水平

檔案信息電子化首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)必須抓好檔案規(guī)范化，把握好兩者的辯證關(guān)系。

3構(gòu)建行之有效的建設(shè)體制

新技術(shù)的廣泛應(yīng)用促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展，但因檔案工作有其自身的特點(diǎn)，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來(lái)越高，檔案部門(mén)應(yīng)該根據(jù)“全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)推進(jìn)檔案資源信息管理信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化服務(wù)。同時(shí)建立電子檔案網(wǎng)站，方便百姓利用，電子檔案網(wǎng)站是為百姓服務(wù)的，而不是僅僅是為檔案專(zhuān)業(yè)人員服務(wù)的。網(wǎng)站建設(shè)應(yīng)以用戶(hù)需要為宗旨把利用工作做到實(shí)處。因此，檔案網(wǎng)站應(yīng)支持非正式用語(yǔ)的檢索。

4強(qiáng)化電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)

4.1減少信息丟失率

電子檔案的記錄載體會(huì)出現(xiàn)自然老化或磁性衰減的現(xiàn)象從而導(dǎo)致信息的丟失。因此每年至少應(yīng)該進(jìn)行一次，采用科學(xué)的采樣方式檢測(cè)載體外觀上是否出現(xiàn)物理?yè)p壞或變形外表是否清潔、有無(wú)霉變現(xiàn)象，內(nèi)容上進(jìn)行修正或更新。

4.2采用先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)

一是身份驗(yàn)證， 為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在其訪問(wèn)之前對(duì)其身份的合法性進(jìn)行驗(yàn)證；二是對(duì)文檔進(jìn)行加密保護(hù)， 對(duì)重要的電子文檔采用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等來(lái)加密；三是安裝防火墻，防火墻通過(guò)保護(hù)層強(qiáng)制性地使所有的訪問(wèn)或鏈接都必須經(jīng)過(guò)檢查，采用過(guò)濾技術(shù)、代理服務(wù)技術(shù)和狀態(tài)監(jiān)控技術(shù)等構(gòu)建多層次的縱深型的防護(hù)體系。

總之，物價(jià)局電子檔案工作要以改革求加強(qiáng)，以創(chuàng)新求發(fā)展，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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