金燕

【摘 要】據(jù)調(diào)查，出版單位的存貨一般可以占據(jù)企業(yè)總資產(chǎn)的五分之一以上，是出版單位的主要資產(chǎn)。但是存貨量過大就造成了管理上的難度增加，因此在存貨中貨物出現(xiàn)損毀的比例也比較大，這就給出版單位造成了一定的資金損失。不能進(jìn)行有效的存貨管理，不僅造成的出版單位資金的積壓，不利于單位的資金流通，同時貨品的損毀也造成了出版單位的經(jīng)濟(jì)損失，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，進(jìn)行有效的存貨管理對于出版單位而言十分重要，本文介紹了出版單位存貨的特點，分析了出版單位存貨管理中存在的問題，并提出了改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】出版單位；存貨管理；分析和改進(jìn)

為了保證有足夠的存貨進(jìn)行銷售，出版單位往往有大量的存貨，這些存貨占據(jù)了出版單位大量的資金。但是許多出版單位卻不能很好地進(jìn)行存貨管理，導(dǎo)致許多存貨出現(xiàn)了損毀現(xiàn)象，給出版單位帶來了損失。因此出版單位進(jìn)行良好的庫存管理對于企業(yè)的節(jié)約成本，避免企業(yè)損失，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展有著很重要的意義。

一、出版單位存貨的特點

出版單位為了保證生產(chǎn)和銷售的需要一般都會有大量的存貨，出版單位的存貨與一般的商品有著本質(zhì)的區(qū)別，即這些存貨的本質(zhì)是為了保存出版物的內(nèi)容，存貨只是一個載體，以此這些存貨一般具有以下特點：

第一，品種多，出版單位一般需要出版大量的刊物，因此出版物的首要特點就是品種較多，為了在必要的時候能及時進(jìn)行出版和再版，出版單位保存了許多品種的出版物。

第二，唯一性，出版物對于每一位作者而言都有著獨一無二的著作權(quán)，因此出版物基本都是唯一的，也就是說出版單位面對的幾乎都是新的產(chǎn)品。

第三，時效性，現(xiàn)代信息更新速度比較快，因此出版物也具有一定的時效性，往往是熱銷時期一過，出版物的價值就會降低，以此存貨還具有一定的時效性。

第四，替代性，可以出版的刊物同時也可以被其他的傳播方式所代替，例如可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，讀者可以閱讀出版物也可以閱讀電子書。

第五，易地存儲，一般用于出版的材料都放在加工企業(yè)，并且印刷往往會外包給其他單位進(jìn)行完成，而加工完成的出版物一般也會暫時存放在加工企業(yè)，因此存貨并非全部放置在出版單位。

二、存貨管理存在的問題

出版單位的存貨管理一般關(guān)系到出版單位的多個部門以及加工企業(yè)，因此在管理方面長期存在許多問題，這些問題主要包括以下幾個方面：

1.信息流通不暢

許多出版單位的財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門都不能進(jìn)行良好的溝通，許多數(shù)據(jù)并不進(jìn)行關(guān)聯(lián)，而存貨的管理關(guān)系著財務(wù)、物流等多個部門，部門之間不能進(jìn)行良好的溝通就會造成出入庫、收款等情況的混亂，不能有序進(jìn)行。因此出版單位對于存貨和賬目不能進(jìn)行良好的核查，就很容易造成庫存與賬目無法對接，因而不能良好的進(jìn)行存貨管理。

2.產(chǎn)銷比例失調(diào)

出版單位的出版物其目的是為了銷售，但是很多時候由于管理者計劃不到位，生產(chǎn)出來的刊物不能及時進(jìn)行銷售，因此造成的庫存的大量積壓。積壓的庫存保存過久就會造成損壞，從而給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)上的直接損失，因此在存貨管理中做好生產(chǎn)與銷售達(dá)成恒定的比例很重要。

3.盲目主動發(fā)貨

一般情況下出版單位和發(fā)行企業(yè)都會達(dá)成一定的協(xié)議，即出版單位一般會根據(jù)以往的經(jīng)驗給客戶發(fā)相應(yīng)數(shù)量的貨物，這樣一般更有利于新品的上市，同時又能避免因大量發(fā)貨帶來的退貨問題。但是如果出版單位盲目的大量發(fā)貨就會造成退貨數(shù)量增加，從而造成庫存的大量積壓。

4.代銷缺乏控制

代銷是指出版單位將貨品放在經(jīng)銷商處進(jìn)行銷售，在商品銷售出去之后再進(jìn)行結(jié)賬。但是許多出版單位對于代銷的管理卻缺乏有效的控制，導(dǎo)致大量資金的存貨放在經(jīng)銷商處，卻并沒有進(jìn)行銷售，甚至許多商品已經(jīng)過時，因此很難進(jìn)行銷售?；蚴墙?jīng)銷商長時間不予結(jié)賬，從而造成大量資金積壓。

5.日常管理不到位

存貨日常管理不到位也是存貨管理中的一大問題，出版單位不能進(jìn)行及時的盤點，因而庫存與賬目不相符的情況頻頻出現(xiàn)，給庫存管理造成困擾。另外在盤點的過程應(yīng)該在場的部門不進(jìn)行參與，盤點草草結(jié)束，達(dá)不到應(yīng)有的效果。也有部分出版單位存在庫房管理人員不按照規(guī)定違規(guī)發(fā)貨，或是在發(fā)貨之后沒有及時進(jìn)行結(jié)賬，單位內(nèi)也沒有具體的責(zé)任人，出現(xiàn)問題是相互推卸責(zé)任，不能及時進(jìn)行問題的處理，從而造成存貨管理的混亂。

三、加強(qiáng)存貨管理的建議

存貨管理對于出版單位十分重要，根據(jù)以上存貨的特點以及出版單位存貨管理中存在的問題，出版單位可以從以下幾方面加強(qiáng)存貨管理：

1.全面清理，核實數(shù)據(jù)

對于庫存進(jìn)行徹底的盤點，核實庫存數(shù)據(jù)，才能進(jìn)行進(jìn)一步的庫存管理，再進(jìn)行清點時要注意以下事項：

第一，庫存的清點要安排具體的人員進(jìn)行，每個人負(fù)責(zé)哪些方面要事先進(jìn)行安排，避免在清點時出現(xiàn)重復(fù)盤點或是漏點的情況。

第二，對清點的存貨進(jìn)行嚴(yán)格的分類，這樣既能明確哪些貨品是進(jìn)行清點過的，同時也能方便以后的盤點和管理。

第三，進(jìn)行有效的統(tǒng)計，對于盤點結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計，處統(tǒng)計庫存數(shù)量以外，還要進(jìn)行損毀貨物的統(tǒng)計，以便于估計企業(yè)的損失。

2.加強(qiáng)信息管理

存貨的管理是多個部門進(jìn)行配合的結(jié)果，以此要加強(qiáng)部門之間的溝通，特別是財務(wù)部門與其他部門的溝通，對于內(nèi)部的出入庫要進(jìn)行相應(yīng)的財務(wù)登記，并有有效單據(jù)作為憑證。財務(wù)部門要對存貨的發(fā)貨、入庫、外借等情況進(jìn)行全面了解，然后對于及時進(jìn)行賬目的清點，向生產(chǎn)企業(yè)付款和向經(jīng)銷商收款，避免企業(yè)的財務(wù)賬目與存貨不相符合。

3.生產(chǎn)、發(fā)貨前進(jìn)行市場分析和調(diào)查

出版單位生產(chǎn)出版物之前要進(jìn)行詳細(xì)的市場調(diào)查，了解市場對于該類商品的需求，避免出版大量的刊物無法進(jìn)行銷售，造成貨物的積壓。同時在給經(jīng)銷商發(fā)貨時也要根據(jù)經(jīng)銷商的銷售能力進(jìn)行發(fā)貨，否則不能銷售的貨品就會被退回，這樣既不能受到貨款，也會造成貨品不能進(jìn)行銷售。

4.完善委托代銷商品管理制度

對于代銷商品的管理，出版單位要從以下幾個方面進(jìn)行：

第一，財務(wù)部門應(yīng)該設(shè)置專門的人員進(jìn)行管理，對于發(fā)貨品種、數(shù)量、銷售數(shù)量、退回數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)的賬目統(tǒng)計，并對銷售的金額及時將資金進(jìn)行回收。超期未回款應(yīng)該有處罰措施，避免企業(yè)資金不能回籠。

第二，銷售部門應(yīng)該在談業(yè)務(wù)過程中與客戶簽訂完善的合同，對于合適收款、如何銷售進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，無論是新老顧客都應(yīng)該簽訂合同，方面對代銷單位進(jìn)行管理。

5.加強(qiáng)日常管理

存貨的管理主要還是日常的嚴(yán)格管理，出版單位要設(shè)置專門的庫存管理人員，對存貨進(jìn)行日常管理。同時制定完善的管理制度，對于貨物的收發(fā)流程、單據(jù)憑證的使用規(guī)定、以及如何進(jìn)行財務(wù)登記等都要有嚴(yán)格的規(guī)范。這樣才能方便財務(wù)部門與庫房管理人員共同進(jìn)行存貨管理，保證賬實相符。庫房的管理人員要定期對庫存進(jìn)行盤點，碼放整齊貨品，盡量避免貨品的損壞。另外不同的品類要設(shè)置相應(yīng)的責(zé)任人，在出現(xiàn)問題時要進(jìn)行責(zé)任的追究，并及時進(jìn)行賠償。相關(guān)的業(yè)務(wù)人員也要對過時的存貨進(jìn)行及時的清理，避免積壓資金，同時也給庫存管理帶來阻礙。

四、總結(jié)

出版單位的存貨占據(jù)了大量的企業(yè)資金，是管理中十分重要的一個環(huán)節(jié)，存貨管理不善會造成貨品積壓和損毀的現(xiàn)象。因此，企業(yè)要加強(qiáng)存貨管理的力度，在生產(chǎn)時做好市場調(diào)查避免出版物無法進(jìn)行銷售，同時管理好與代理商之間的關(guān)系，做好日常的存貨管理，這樣才能保證存貨賬實相符，避免存貨的大量積壓，同時也避免貨品損毀帶來的資金損失，保證企業(yè)的發(fā)展。

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