陳禮明

摘 要 高校行政秘書是高校行政管理隊伍中的重要一員，對于高校的發(fā)展不可或缺。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前高校院系行政秘書隊伍面臨著多重矛盾，高校行政秘書發(fā)展和提升路徑可歸納為：一方面，高校行政秘書要提升自我思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面，高校要對行政秘書增強人文關(guān)懷，并形成成熟完善的考核評價系統(tǒng)，為其發(fā)展提供良好的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會。

關(guān)鍵詞 高校院系 行政秘書 提升路徑

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.07.012

Abstract College administrative secretary is an important part of the university administrative management team， for the development of colleges and universities. Through the survey found that the executive secretary in Colleges and universities team is facing multiple contradictions， the executive secretary of the development and the path of ascension can be summarized as： on the one hand， Administrative Secretaries in Colleges and universities to enhance the self ideological and moral quality and professional quality， on the other hand， colleges and universities should the executive secretary to strengthen the humanistic care， and the formation of mature and perfect appraisal system， provide good training and learning opportunities for its development.

Key words colleges and departments in universities； administrative secretaries； improvement path

1 高校行政秘書面臨的矛盾

1.1 工作任務(wù)重與薪酬待遇低之間的矛盾

高校行政秘書的工作內(nèi)容幾乎涉及學(xué)校工作各個方面：不僅要從事學(xué)校性的文字工作，包括校內(nèi)材料、對外材料的撰寫、校內(nèi)下達各種通知文件的撰寫、各部門上報材料的校對整理等；上傳下達，收發(fā)材料；學(xué)校會務(wù)等行政工作。高校行政秘書是公認(rèn)的工作任務(wù)重、常常加班的職位。

筆者曾經(jīng)做過一項“高校行政秘書年薪收入調(diào)查”，通過發(fā)放問卷的形式隨機調(diào)研100名高校行政秘書，調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，近70%的秘書年薪收入低于7萬元，50%的高校行政秘書收入為3-5萬，僅有1名秘書年薪達到9～11萬，占比2.2%。據(jù)調(diào)查筆者所在學(xué)校的東莞地區(qū)其他單位薪酬水平：公務(wù)員純工資年薪平均為12到15萬，事業(yè)單位如初、高中教師純工資年薪平均為10萬，在高校，專任教師純工資年收入可達15萬。由此可見，在高校行政秘書隊伍中，年薪達到公務(wù)員、事業(yè)單位人員的平均薪酬的僅占2%。

薪酬雖然不是衡量一切的標(biāo)準(zhǔn)，但卻是保證工作和生活的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校行政秘書工作量與其薪酬之間沒有很好地對應(yīng)，也容易導(dǎo)致高校行政秘書工作的動力不足。

1.2 工作壓力大與發(fā)展空間小之間的矛盾

行政秘書長期面臨著非常大的工作壓力，一方面，多數(shù)工作任務(wù)比較緊急，一般要求他們在緊張的工作時間內(nèi)將各種繁瑣或突發(fā)的事件處理好。另一方面，很多高校并沒有為領(lǐng)導(dǎo)一對一地配備秘書，導(dǎo)致一位高校行政秘書同時要為多位校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，并且不能出任何差錯，這勢必增加秘書的心理壓力。

在許多高校，行政秘書發(fā)展空間很不明朗，表現(xiàn)在：第一，很多高校行政秘書尚未納入編制管理，大部分還屬于聘任制，限制了他們的職務(wù)發(fā)展，他們在走行政這條道路上前途堪憂。第二，目前高校一般沒有行政秘書的完整評價體系，聘用制的行政秘書在行政這條道路受阻后，只能通過評定職稱等來提高待遇，而學(xué)校對于行政人員晉升到高級職稱限制比較多，走科研職稱這條道路也是頗為困難。即便可以評定職稱，但高校行政秘書面臨著繁重的工作任務(wù)和較大的工作壓力，沒有多余時間進行科研，也只能是為了評職稱象征性地參加一下與工作內(nèi)容不甚相關(guān)的教學(xué)科研活動，這進一步模糊了行政秘書的未來。

筆者做了一項關(guān)于“高校行政秘書對自己的職業(yè)規(guī)劃”的調(diào)查，通過發(fā)放問卷的形式抽樣調(diào)查100名高校行政秘書，結(jié)果顯示，約54.5%的行政秘書明確表示愿意轉(zhuǎn)到院系教學(xué)崗位。這表明超過一半的高校行政秘書對自己的現(xiàn)狀并不滿意，對目前的行政之路并沒有動力和期待，認(rèn)為轉(zhuǎn)教學(xué)崗才是出路。高校行政秘書在較大的工作壓力下，卻看不到發(fā)展方向，工作壓力與發(fā)展空間之間的矛盾導(dǎo)致他們?nèi)菀桩a(chǎn)生職業(yè)倦怠。

1.3 綜合素質(zhì)要求高與業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不均之間的矛盾

行政秘書日常事務(wù)包羅萬象，不僅要處理好文書工作和各種繁瑣事務(wù)性工作，還要作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀者，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。這要求行政秘書擁有較扎實的公文寫作基本功、較強的語言表達能力和組織管理能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)急能力、超常人的忍耐性和抗壓性、迅速熟悉文件及反饋問題的能力等。

目前，高校行政秘書隊伍業(yè)務(wù)水平參差不齊，其原因可歸結(jié)為幾個方面：第一，從行政秘書來源構(gòu)成來看，來源結(jié)構(gòu)復(fù)雜。筆者做過一項關(guān)于“從事高校行政秘書工作崗位的途徑”的調(diào)研，通過發(fā)放問卷的形式隨機調(diào)研100名高校行政秘書，調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，高校行政秘書的來源的基本途徑有三種，即留校學(xué)生、校內(nèi)教師引薦、公開招聘。24%的行政秘書是隨家屬調(diào)入、熟人朋友推薦等途徑進入高校，高校并未對其業(yè)務(wù)素質(zhì)進行嚴(yán)格審核。57%的行政秘書通過招聘進入，高校在招聘行政秘書時，很少強調(diào)專業(yè)背景，沒有嚴(yán)格地限制專業(yè)，導(dǎo)致很多行政秘書并非科班出身，水平不一。第二，一般高校并沒有針對新進行政秘書的成熟培養(yǎng)體系和較為專業(yè)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。新人往往需要通過幾年的工作摸索才能熟練掌握相關(guān)工作內(nèi)容，工作表現(xiàn)越突出的秘書得到的鍛煉越多，也有秘書陷于繁瑣事務(wù)中，加之領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒有多余時間進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致高校行政秘書整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不均。

2 提升高校行政秘書隊伍素質(zhì)的路徑

2.1 重視思想道德修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升

學(xué)校辦公室是代表學(xué)校形象的綜合部門，行政秘書是十分重要的崗位，要時刻注意加強思想道德修養(yǎng)，做到思想上充分重視，保持積極心態(tài)，端正工作態(tài)度，保持高度的責(zé)任感和自信心。

高校行政秘書更要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。很多高校并沒有對行政秘書進行專業(yè)性強的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，行政秘書需要充分發(fā)揮主觀能動性，加班加點，提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)：可以通過研讀各類秘書資料和文本，加強對業(yè)務(wù)知識和技能的學(xué)習(xí)；通過網(wǎng)絡(luò)課程和向?qū)W校經(jīng)驗豐富的同事請教，提高自己的公文寫作能力；抽時間多參加培訓(xùn)、多看書，完善工作方法，鍛煉管理能力、組織、協(xié)調(diào)、執(zhí)行和控制能力等。

2.2 增強組織人文關(guān)懷

行政秘書崗位的人員流動較頻繁，若出現(xiàn)“人文關(guān)懷缺失”，學(xué)院就會缺乏向心力和凝聚力，效率就會低下。

調(diào)查可知，75%高校秘書認(rèn)為其所承擔(dān)的工作對提升個人及學(xué)校的核心競爭力起到一半作用甚至沒有作用，說明他們?nèi)狈Ρ徽J(rèn)同感，行政秘書工作業(yè)績難有較為科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，難以得到認(rèn)同。因此，高校要加強對行政秘書群體的人文關(guān)懷：第一，在充分地肯定和表揚行政秘書的工作成績的基礎(chǔ)上，要加強指導(dǎo)，創(chuàng)造條件，有計劃、有目標(biāo)地提升行政秘書的業(yè)務(wù)水平；要給行政秘書的職業(yè)規(guī)劃創(chuàng)造發(fā)展機會。第二，重視并關(guān)心行政秘書的工作和生活，物質(zhì)是生活的保障，適當(dāng)提高高校行政秘書的經(jīng)濟收入，以增強其職業(yè)自豪感和工作滿意度。第三，營造有利于行政秘書發(fā)展的良好輿論環(huán)境。一方面，招聘行政秘書時要嚴(yán)格選拔綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力好的人員，從側(cè)面提高行政秘書的威望。另一方面，多鼓勵、多夸贊、在政策允許范圍內(nèi)給予他們適當(dāng)獎勵，讓行政秘書感覺到付出是領(lǐng)導(dǎo)所認(rèn)同的，領(lǐng)導(dǎo)是可以看到的。

2.3 形成完善的考核評價系統(tǒng)

據(jù)調(diào)查，一般高校還沒有形成較為成熟的針對行政秘書的考核評價系統(tǒng)。第一，可制定較為完善的考核辦法。如可以制定出工作完成效果和民主測評相結(jié)合的績效考核制度，將行政秘書的工作內(nèi)容量化為一項可以測度的指標(biāo)。如：考核其工作完成的及時性、執(zhí)行上級指示以及部門規(guī)章制度的狀況；崗位職責(zé)的履行情況；是否有超工作量，超工作量予以適當(dāng)獎勵；通過民主測評其德、績、勤、能的表現(xiàn)狀況，相關(guān)部門對其管理和服務(wù)評價的滿意度等。

第二，建立針對行政秘書的獎勵機制，對年度評比表現(xiàn)優(yōu)秀的或已經(jīng)考取秘書從業(yè)證等相關(guān)資格證的工作人員，可適當(dāng)給予物質(zhì)獎勵、職務(wù)聘用優(yōu)先等有效措施等，激發(fā)他們的工作積極性。

第三，給予高校行政秘書更多的發(fā)展機會和選擇。前文提到，筆者所做的一項關(guān)于“高校行政秘書對于自己的職業(yè)規(guī)劃”的調(diào)查，調(diào)研結(jié)果顯示，約54.5%的行政秘書明確表示愿意轉(zhuǎn)到院系教學(xué)崗位，表明了近半的高校行政秘書對于目前的行政職務(wù)之路不抱希望，希望能夠轉(zhuǎn)到院系去做專任教師。對于此類高校行政秘書，可鼓勵其抽時間多學(xué)習(xí)，增強自我職業(yè)技能，考取博士，并為其實現(xiàn)自我職業(yè)規(guī)劃的實現(xiàn)提供機會。開放些校內(nèi)專任教師崗位公開競聘，符合條件的行政人員均可參加應(yīng)聘。調(diào)查顯示，有27.3%的高校行政秘書表示雖然辛苦，但是愿意在此道路上一直走下去，尋找機會，愿意暫時安于現(xiàn)狀。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的高校行政秘書可以在行政職務(wù)系列給予其優(yōu)待。

2.4 提供良好的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會

高校要高度重視對行政秘書相關(guān)業(yè)務(wù)知識及管理技能方面的教育培訓(xùn)，加強培訓(xùn)力度。一方面，高校要制定和組織開展的秘書工作培訓(xùn)制度，在校內(nèi)定期展開培訓(xùn)，定期邀請相關(guān)方面專家或者聘請校內(nèi)有豐富經(jīng)驗的教師，有計劃、有組織、有重點地對行政秘書實施業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。另一方面，要積極派行政秘書外出參加培訓(xùn)交流，通過學(xué)習(xí)和交流，拓展其知識，提高業(yè)務(wù)技能。

3 小結(jié)

總之，高校行政秘書在高校的日常工作中發(fā)揮著重要的作用，目前行政秘書面臨著多重矛盾：工作任務(wù)重與薪酬待遇低之間的矛盾，工作壓力大與發(fā)展空間小之間的矛盾，綜合素質(zhì)要求高與業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不均之間的矛盾。面對種種矛盾，探索高校行政秘書隊伍發(fā)展和素質(zhì)提升路徑：一方面高校行政秘書要提升自我思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面，高校要對行政秘書增強組織人文關(guān)懷，并形成成熟完善的考核評價系統(tǒng)，同時為他們的發(fā)展提供良好的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會。

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