岳田生

【摘要】本文所提的綜合辦公室是多職能工作的辦公室，管理范圍廣，延伸觸角多，結(jié)合陽煤集團(tuán)五礦綜合辦公室工作進(jìn)行探討分析。綜合辦公室工作是企業(yè)決策的參謀部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企業(yè)的“中樞”、“耳目”和“窗口”，因此，綜合辦公室管理工作水平直接關(guān)系著整個(gè)企業(yè)各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量。做好綜合辦公室工作，對于提高企業(yè)工作效率和促進(jìn)發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和協(xié)調(diào)作用。如何搞好煤炭企業(yè)綜合辦公室工作，本人作為一名從事企業(yè)綜合辦公室工作的負(fù)責(zé)人，感受頗深，就結(jié)合陽煤集團(tuán)五礦綜合辦公室管理工作實(shí)際談些認(rèn)識。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；綜合辦公室；多職能工作

一、了解管理突性研究各項(xiàng)職能

綜合辦公室是企業(yè)管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)中心，也是企業(yè)上下級之間進(jìn)行溝通的主要平臺，更是服務(wù)黨政領(lǐng)導(dǎo)的“拐杖”，具有協(xié)調(diào)各方面工作和化解矛盾的重要作用。綜合辦公室是一個(gè)企業(yè)不可缺少的重要部門，之所以重要是因?yàn)榫C合辦公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢、綜治信訪以及接待招待等多項(xiàng)職能。陽煤集團(tuán)五礦綜合辦公室是企業(yè)改革重組后，將黨政辦公室、綜合服務(wù)部、武裝保衛(wèi)部合并組建，管理職能更多，可以說是企業(yè)內(nèi)務(wù)“大管家”，“吃喝拉撒”都要管。這些職能發(fā)揮得好壞，對企業(yè)及其他部門的全局工作有著直接的、重要的影響。管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分，同樣是綜合辦公室工作的職能任務(wù)，其內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：一是公文管理，即辦公室負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體事宜；二是事務(wù)管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人，調(diào)解信訪矛盾，協(xié)調(diào)解決綜治問題，辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系，單位的辦公環(huán)境管理等；三是信息處理，即利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段，為辦公自動(dòng)化服務(wù)；四是搞好服務(wù)，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。根據(jù)辦公室實(shí)際工作的要求，辦公室應(yīng)有一批政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)都過硬的人員。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，這樣才能適應(yīng)新形勢下辦公室工作的需要。

二、履行各項(xiàng)職能，增強(qiáng)效率觀念

要履行好綜合辦公室工作的各項(xiàng)職能，必須機(jī)智靈敏又勤快，務(wù)實(shí)用心講效率。綜合辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是。就是工作人員作風(fēng)要?jiǎng)?wù)實(shí)，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實(shí)事求是，辦事要快捷利索，好中要快，快中求好，努力提高工作效率。辦公室的工作人員必須牢固樹立時(shí)間觀念、效率觀念，增強(qiáng)只爭朝夕的緊迫感和責(zé)任心。切實(shí)做到日事日畢，急事急辦，特事特辦，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

綜合辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要綜合辦公室人員必須具備綜合性知識和社會常識及各項(xiàng)法規(guī)政策。必須勤學(xué)苦練，博采眾長，成為復(fù)合型人才。只有知識積累多了，知識面寬了，理論功底扎實(shí)了，才能提高“謀”的層次和質(zhì)量。在工作中要腿勤、口勤。辦公室人員要經(jīng)常到各部門走走，到各單位看看，調(diào)查研究做到心中有數(shù)，這樣做起工作來才能得心應(yīng)手。同時(shí)要用心工作，仔細(xì)研究，自覺找工作中的不足，以不斷改進(jìn)工作服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平。

三、優(yōu)化職能管理抓好“四個(gè)關(guān)系”

綜合辦公室在企業(yè)管理中有著舉足輕重的地位，作為“窗口”部門，要抓好“四個(gè)關(guān)系”，就陽煤集團(tuán)五礦綜合辦公室而言，一是處理好“專業(yè)”與“廣博”的關(guān)系，既要成為綜合辦公室自身業(yè)務(wù)的行家，又要掌握多層面的知識和抓好多職能的管理。博覽群書，做到博學(xué)多藝。多管齊下，做到職能到位；二是處理好“動(dòng)態(tài)”與“靜態(tài)”的關(guān)系。綜合辦公室事務(wù)性工作多，辦事、辦會、辦文中度過；管吃、管喝、管后勤中服務(wù)；招待人員，接待信訪，善待工作中忙碌。在“動(dòng)態(tài)”中事情繁雜。但是，事情都是人做的，綜合辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作成效如何，往往是為人處事能力的真實(shí)寫照。人常說“先做人后做事”就是這個(gè)道理，要學(xué)會在“動(dòng)態(tài)”中干事，在“靜態(tài)”中總結(jié)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展中綜合辦公室工作要求；三是處理好“虛功”與“求實(shí)”的關(guān)系，既要虛事實(shí)做，又要實(shí)事辦實(shí)。作為企業(yè)辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)黨務(wù)、行政、生活后勤和指導(dǎo)職工組織開展有關(guān)活動(dòng)等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實(shí)，就容易贏得職工群眾的理解和支持；四是處理好“繁忙”與“休閑”的關(guān)系，既要忙而不亂，又要在相對輕松時(shí)注意平峰填谷。綜合辦公室工作不應(yīng)總是顯得忙，像是一條沒有彈性的直線，而應(yīng)是一條張弛有度的曲線。要加強(qiáng)工作的預(yù)見性，每年的工作會、職代會的材料可以預(yù)知的，其它工作盡量避免和可以預(yù)見的工作。平時(shí)多觀察、多積累，有事就不用臨時(shí)抱佛腳。要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，同時(shí)處理好大量的一般性事務(wù)性工作。

總之，綜合辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在綜合辦公室工作中要嚴(yán)格按各項(xiàng)管理制度、按規(guī)矩和程序辦事，注重效率和質(zhì)量，要營造舒暢和諧的工作氛圍，加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，比爾.蓋茨說過，“辦公室人員要能勝任公司的各種復(fù)雜的工作而不厭其煩”。因此，必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新管理機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高工作效率，才能真正做好綜合辦公室工作，才能為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營多做貢獻(xiàn)，才能為企業(yè)的改革發(fā)展和基層單位提供更好的服務(wù)。