王軍

【摘要】檔案資源的數(shù)字化是當(dāng)前檔案工作的一個重要課題。目前，很多企業(yè)的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但音像檔案的數(shù)字化還是一個薄弱點。本文探析了企業(yè)音像檔案數(shù)字化的必要性和緊迫性，分析了存在的問題，提出了解決問題的一些對策和建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；音像檔案；數(shù)字化

音像檔案是企業(yè)檔案資源中的重要組成部分。很多企業(yè)的檔案館（室）都有一定數(shù)量的音像檔案。隨著時代的發(fā)展，音像檔案的數(shù)量還在大量增加。在信息化時代的今天，如何搶救、保護(hù)、整理、利用好這些音像檔案，不僅是擺在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員面前的一個重要課題，也是擺在全社會面前的一個重要課題。因為企業(yè)的音像檔案不僅是各企業(yè)的檔案資源，也是全社會檔案資源的重要組成部分。搶救、保護(hù)、整理、利用好這些音像檔案，前提是要盡快實現(xiàn)音像檔案的數(shù)字化。

一、企業(yè)音像檔案數(shù)字化的主要含義及其必要性

企業(yè)音像檔案是指企業(yè)在社會活動中形成的，具有保存價值的照片、磁帶、唱片、磁盤、光盤、縮微片、幻燈片等，以感光材料或磁性材料以及光盤為主要載體的檔案。音像檔案在維護(hù)歷史真實面貌、彌補文字檔案的不足等方面具有獨特的地位和重要的作用。套用現(xiàn)在網(wǎng)上的一句流行語，叫作“一圖勝千言”。

（一）企業(yè)音像檔案數(shù)字化的含義。要分析音像檔案數(shù)字化的含義，首先要弄清楚數(shù)字化的含義。一般認(rèn)為，數(shù)字化就是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程。說白了，就是要把音像檔案按照一定的格式，錄入計算機(jī)當(dāng)中的數(shù)據(jù)庫，以便實現(xiàn)長久保存和隨時調(diào)閱、遠(yuǎn)程調(diào)閱。

（二）企業(yè)音像檔案數(shù)字化的必要性。企業(yè)音像檔案數(shù)字化具有如下幾個必要性：

1.降低管理成本。傳統(tǒng)的音像檔案的管理需要較大的檔案室和較多的管理人員，管理成本較大。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的音像檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，可以節(jié)省占地空間，節(jié)約保管費用。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理可通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)立即提供檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將音像檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑對其是更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二、音像檔案數(shù)字化的作用和意義

針對傳統(tǒng)音像檔案面臨的風(fēng)險，通過音像檔案數(shù)字化，即利用信息技術(shù)將音像檔案原有的模擬聲音（視頻）信號轉(zhuǎn)換為可被計算機(jī)識別的數(shù)字音（視）頻文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。因此，音像檔案數(shù)字化，不僅是有效解決傳統(tǒng)音像檔案面臨問題的不二選擇，更是對檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展和歷史文化的有效傳承都具有重要意義。

三、企業(yè)音像檔案數(shù)字化過程中存在的主要問題

企業(yè)音像檔案數(shù)字化過程中存在如下幾個問題：

（一）是觀念落后。由于音像檔案只是近一個世紀(jì)以來才逐漸出現(xiàn)的，它積累的數(shù)量與紙質(zhì)檔案相比是九牛一毛，在檔案工作中一直處于邊緣的位置。而許多檔案部門也就逐漸形成了“重紙質(zhì)檔案而輕其他專門檔案”的思想觀念，使得音像檔案長期得不到重視，而音像檔案數(shù)字化也就自然地落下了。

（二）是缺乏標(biāo)準(zhǔn)。音像檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、全程控制，需要確定工作流程和環(huán)節(jié)，需要綜合選定各種技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)，必須要有專門的標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)才能順利地開展，但我國目前仍沒有出臺關(guān)于音像檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的缺失嚴(yán)重制約了音像檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

（三）是人才短缺。與紙質(zhì)檔案數(shù)字化相比，音像檔案數(shù)字化涉及的技術(shù)更復(fù)雜，對數(shù)字化加工、組織和管理人員的要求也比較高，而檔案部門在這方面的技術(shù)力量和人才儲備大都比較薄弱，從而使音像檔案數(shù)字化具有了一定的難度。

（四）是檔案數(shù)字化硬件嚴(yán)重不足。就硬件而言，檔案數(shù)字化主要需要三類設(shè)備：一類是信息采集設(shè)備，一類是信息存儲設(shè)備，還有一類是信息利用設(shè)備。信息采集設(shè)備一般包括：檔案資料和照片的采集設(shè)備，如掃描儀；聲音和影像的采集設(shè)備，如采集卡；其它的信息轉(zhuǎn)化設(shè)備，如縮微片掃描儀。存儲設(shè)備一般包括磁盤陣列、光盤庫。信息利用設(shè)備一般包括計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。但由于當(dāng)前一些企業(yè)財力緊張，大部分企業(yè)的檔案館（室）這些設(shè)備嚴(yán)重不足，有的只有少數(shù)價值不高的簡易設(shè)備，很難滿足音像檔案數(shù)字化的需要。

（五）是檔案數(shù)字化軟件開發(fā)滯后。縱觀當(dāng)前各企業(yè)檔案館（室）所用檔案管理軟件，不是沒有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能?，F(xiàn)今檔案館（室）使用的計算機(jī)型號不一，軟件研發(fā)渠道不同，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能順利利用計算機(jī)完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、發(fā)布、出版信息成果，特別是檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。這在一定程度上制約了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。總的來說，數(shù)字化的音像檔案對軟硬件設(shè)備具有依賴性，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與存儲載體的可分離性，運動形態(tài)的易變性，存儲載體對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，在閱讀及處理手段上具有非直接性音像檔案數(shù)字化的根本目的是使信息流動的覆蓋面和反映度都提高到一個新的層次，最大限度地提供人類共享檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的社會服務(wù)。音像檔案的數(shù)字化是一項新時期需要盡快開展和實施的工作，同時也面臨不少需要解決和注意的問題，它仍處于起步發(fā)展的不成熟階段，但是它的發(fā)展前景是廣闊的，需要在實踐當(dāng)中不斷地加以完善，從而將檔案工作提高到一個新的高度，為社會作出更大的貢獻(xiàn)。

四、音像檔案數(shù)字化的可行性和必要性

（一）可行性。1.技術(shù)支撐，在電子計算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，計算機(jī)的應(yīng)用已深人到各行各業(yè)中，甚至已滲透到人類生活的各個方面，音像檔案的數(shù)字化是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會進(jìn)步的必然體現(xiàn)。2.人才保障，當(dāng)代教育事業(yè)的飛速發(fā)展，為傳統(tǒng)的音像檔案向數(shù)字化的音像檔案的過渡做好了人才準(zhǔn)備。3.良好的社會環(huán)境。國家對檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際合作的開展等等，都為音像檔案的數(shù)字化發(fā)展提供了良好的社會氛圍。

（二）必要性。1.傳統(tǒng)的音像檔案的保存現(xiàn)狀并不樂觀。以原有形式存在對檔案的利用造成了很多不便，因此需要實施音像檔案的數(shù)字化工作，將其轉(zhuǎn)錄為能被識別的媒體格式文件，使其聲音信號脫離原有的保存介質(zhì)。2.有利于音像檔案事業(yè)的效率的提高。實現(xiàn)音像檔案信息數(shù)字化后不僅方便查找，從音像檔案的收集、整理、利用和技術(shù)保護(hù)方面，提高了效率和效益。3.從長遠(yuǎn)來看，錄音、錄像檔案的數(shù)量會逐年增加，實行音像檔案的數(shù)字化，可以更好地開展對外社會化服務(wù)，產(chǎn)生無法估量的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，具有巨大的發(fā)展前景。

五、加快企業(yè)音像檔案數(shù)字化的幾點建議

針對企業(yè)音像檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，提出如下幾點建議：

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》指出：“對需要在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的技術(shù)要求，應(yīng)當(dāng)制定國家標(biāo)準(zhǔn)。國家標(biāo)準(zhǔn)由國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門制定。對沒有國家標(biāo)準(zhǔn)而又需要在全國某個行業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的技術(shù)要求，可以制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由國務(wù)院有關(guān)行政主管部門制定，并報國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門備案，在公布國家標(biāo)準(zhǔn)之后，該項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)即行廢止?！边@充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1.以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，約束力較強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館（室）數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2.首先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館（室）數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，這個認(rèn)識到今天仍然具有指導(dǎo)意義?，F(xiàn)在我們檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息傳遞和信息交流。

檔案館（室）計算機(jī)數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案館（室）與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館（室）在數(shù)字化建設(shè)中對此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國第二歷史檔案館在進(jìn)行民國檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時就十分重視數(shù)據(jù)的安全問題。他們認(rèn)為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進(jìn)行數(shù)字化民國檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫接入Internet網(wǎng)時，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問題是關(guān)系到檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識、新技術(shù)的普及密不可分的。說到底，檔案數(shù)字化最根本的還是檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。再先進(jìn)的設(shè)備，最終還是要靠人來操作，靠人來應(yīng)用。為此，要把加快檔案管理人員培養(yǎng)教育工作，作為一項長期的、重要的任務(wù)來抓。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)要引導(dǎo)和鼓勵廣大干部職工進(jìn)行知識更新、能力更新、技術(shù)更新、工作更新。要通過檔案數(shù)字化，進(jìn)一步完善創(chuàng)業(yè)機(jī)制，充分調(diào)動一切積極因素。建立起一支信息資源庫開發(fā)、維護(hù)、管理的專業(yè)技術(shù)人員隊伍，建立起一支應(yīng)急、咨詢、論證服務(wù)的專家?guī)?，并促使現(xiàn)有人員的知識結(jié)構(gòu)全面更新，逐步形成適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅力量和專業(yè)隊伍。

全球已經(jīng)進(jìn)入以“互聯(lián)網(wǎng)+”為特色的信息化時代。全社會應(yīng)高度重視企業(yè)音像檔案的數(shù)字化工作，各級領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)檔案人員要增強(qiáng)緊迫感、責(zé)任感和使命感，加快企業(yè)音像檔案的數(shù)字化步伐，使企業(yè)音像檔案更好、更快地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會、服務(wù)于國家。

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