李國生

【摘要】本文根據(jù)檔案行業(yè)標準《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合檔案接收工作中發(fā)現(xiàn)的機關單位照片檔案管理存在的共性問題，與同行探討如何在照片形成、收集、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)加強管理，以提高照片檔案質(zhì)量。

【關鍵詞】照片檔案；管理；技術

照片檔案能起到其它載體檔案不可替代的重要作用。然而，對于照片檔案管理，除藝術、文化等專業(yè)部門比較規(guī)范外，其它機關普遍顯得比較薄弱。

一、機關照片檔案管理存在的主要問題

（一）質(zhì)量參差不齊。部分照片在材料來源、理化加工、主題表達、構(gòu)圖、用光等方面尚有一些不足，降低了利用價值。

（二）收集不齊全。長期以來，機關以紙質(zhì)檔案為主要保管對象，受此影響，單位工作人員不同程度地存在著重視紙質(zhì)檔案、忽視其它載體檔案特別是照片檔案的現(xiàn)象。表現(xiàn)在收集工作中，既不注意收集機關內(nèi)部形成的照片，又忽視與外單位共同形成的照片，任憑經(jīng)辦人員交多少算多少。照片不能完整收集起來，很多有價值的照片隨著時間的推移而流失。

（三）歸檔不完整。包括數(shù)碼相機在內(nèi)的照相設備在機關得到廣泛應用的當今，照片數(shù)量呈幾何級增長。機關在工作中形成的記錄其基本職能、主要工作成果、重大事件、領導人或著名人物參加本單位活動及其它具有歷史查考價值的照片、底片都應該歸檔，應該說照片檔案數(shù)量很可觀。但從本地區(qū)的情況看，實際歸檔率卻很低。我館近年來先后接收133個州級立檔單位檔案進館，其中只有8個立檔單位保存著照片檔案。某一新聞單位成立30多年來，在采訪過程中形成大量題材廣泛、內(nèi)容豐富的照片，僅見諸報端的圖片就超過萬幅，從一個側(cè)面反映了改革開放以來自治州經(jīng)濟、社會發(fā)展面貌，價值一般都比較高，有的具有很高的歷史價值，然而，檔案室竟沒有1張照片。又如，黨委某一綜合部門，60多年來曾組織召開很多全州性重要會議，每次會議都安排強大的宣傳陣容，但會議結(jié)束，多數(shù)照片便分散到各參會單位和個人手中，機關檔案室只保存零星的照片檔案，照片資源流失嚴重，像全州第一至三次黨代會這樣重要會議僅分別存有1張、22張、14張；1956年成立大理白族自治州慶典這一重大活動僅存17張照片。

（四）價值鑒定不準確。在鑒定過程中，由于過多考慮本單位短期內(nèi)利用，忽視其長遠歷史價值，保管期限劃分很不準確，部分照片保管期限與其價值偏差過大。如，將主要領導在重要會議上講話照片資料定為短期，而將單位組織職工開展娛樂活動照片定為永久。如此問題在接收進館時還得重新鑒定、整理，造成不必要的浪費。

（五）整理不規(guī)范。編號混亂，或根本沒有編號，整袋原封不動地裝入箱柜內(nèi)；固定方式不當，有的用膠粘劑將照片粘貼在紙板上的，底片不用底片袋裝，而是隨意附在照片后面；說明不規(guī)范，沒有總說明，分說明太簡單，過多使用藝術語言，照片主要內(nèi)容不明了、貼切。

（六）保管條件差。沒有專用庫房，缺乏專門裝具，保管環(huán)境溫濕度變化大、塵灰多，部份照片已褪色、底片粘連，有的還存在火災等安全隱患。

（七）利用手段單一。由于復制成本和技術要求高、費時，因此多數(shù)單位基本沒有將照片數(shù)字化，沒有電子目錄，檢索基本靠手工翻閱，查閱速度慢，利用時僅以外借底片擴印或翻拍原照為主，難以適應機關高效率工作節(jié)奏需要。

二、改進方法及保障措施

（一）提高照片檔案重要性的認識。照片檔案不僅對本單位工作起重要作用，而且對維護本地區(qū)歷史面貌有一定的參考價值。為切實改進照片檔案管理，提高服務水平，檔案管理人員要努力克服重紙質(zhì)檔案、輕照片檔案的思想，圍繞機關中心工作，通過配合各種紀念活動編輯圖冊、舉辦展覽等多種形式提高各部門對照片檔案重要性的認識。只有這樣，才能爭取領導的重視，協(xié)調(diào)好部門之間的關系，解決工作中存在的困難和問題，使全局上下形成齊抓共管照片檔案工作的良好氛圍。

（二）強化制度建設。照片形成面廣、經(jīng)手人員多，管理難度大。為保證照片質(zhì)量，使照片在各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)銜接有序，根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合各單位實際，制訂相應的管理制度，并采取可行措施，以確保照片齊全完整，維護其原始性和真實性：1.形成階段。精心維護設備，所選照相材料質(zhì)量優(yōu)良，技術精益求精，沖印質(zhì)量過關，照片一經(jīng)產(chǎn)生，就要使底片與照片相對應，并附有齊全的文字說明；數(shù)碼照片要注意其格式和像素達到標準要求，并要有硬拷貝。2.收集階段。照片形成渠道多，收集難度大，這就要求檔案人員及時掌握照片形成動態(tài)，當照片全部或階段形成即主動協(xié)同有關部門，及時將經(jīng)辦人員手中的照片及相關材料收集齊全。3.歸檔階段。為保證照片、底片和相應說明三者的有機統(tǒng)一，照片的歸檔不能像紙質(zhì)文件那樣，到第二年才進行，應及時歸檔。

（三）加強監(jiān)督指導。檔案行政管理部門要加大監(jiān)督指導力度，把照片檔案作為年度執(zhí)法檢查的內(nèi)容之一，要求機關設專人負責此項工作，有健全制度和科學的管理措施，使反映區(qū)域內(nèi)重要會議、重大活動等價值高的照片完整保存下來。就大理州而言，作為全國唯一的白族自治州，悠久的歷史（境內(nèi)歷史文化遺存豐厚，文物古跡星羅棋布， 全州已發(fā)掘的重點文物保護單位達300多項）、濃郁的民族風情（13個世居民族及其他民族豐富多彩的生活、共同創(chuàng)造的文化遺產(chǎn)）、奇異的節(jié)慶活動（三月街民族節(jié)、白族繞三靈、石寶山歌會等節(jié)日）、優(yōu)美的自然風光（獨特的地理位置和氣候，孕育出了獨特的自然風光，自古就有“風花雪月地，山光水色城”的美稱，田園民居獨具特色，集全國歷史文化名城兩座，國家級風景名勝區(qū)、國家級自然保護區(qū)兩處，最佳中國魅力城市、中國內(nèi)地十佳宜居地于一身，境內(nèi)130多個旅游景點和4個國家森林公園構(gòu)成云南省旅游業(yè)的重要骨干區(qū)和滇西北旅游熱線的核心），是攝影的理想勝地。這里時刻有絕美照片產(chǎn)生，關鍵是如何及時收集、整理，充分發(fā)揮照片檔案的作用，為旅游二次創(chuàng)業(yè)、提高大理的知名度服務。

（四）做好業(yè)務培訓。照片形成過程復雜、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，管理難度大。隨著數(shù)碼技術的普及，數(shù)字照片越來越多，管理方法發(fā)生了根本的變化。檔案行政管理部門要抓住機遇，順勢而上，加強掃描技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術、多媒體等技術的培訓。此外，檔案人員還要通過繼續(xù)教育、學術交流等多種形式拓寬視野，更新觀念，創(chuàng)新思維，提高照片檔案的管理水平。

（五）改善保管條件。由于感光材料的特殊性，照片檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案嚴格得多。要求有獨立庫房、專門箱柜和合適的裝具（常規(guī)照片，可用照片檔案冊；規(guī)格過大或過小的照片，可自制相冊，用相角固定在白卡板芯頁上，照片之間用中性偏堿薄紙隔開，底片袋使用中性光滑紙袋裝）松散豎放，配備空調(diào)、除濕、監(jiān)控等設備，做好防火、防盜、防塵、防霉、防紫外光和濕溫度控制（相對紙質(zhì)檔案，照片檔案的溫濕度要求更高）等工作，定期檢查照片質(zhì)量。創(chuàng)造條件，將傳統(tǒng)照片轉(zhuǎn)換成數(shù)字照片，做好數(shù)據(jù)備份，及時采取遷延措施，維護數(shù)據(jù)安全。

從黑白到彩色、從銀鹽片到數(shù)碼像，攝影技術日趨成熟，照片種類越來越多，數(shù)量呈幾何級增長。目前，就多數(shù)檔案部門來說，要像廣東省檔案局那樣直接派檔案工作人員到現(xiàn)場拍攝重大活動、重大事件照片資料仍然存在不少困難。因此，加強照片檔案管理，不僅是機關工作的需要，而且對優(yōu)化檔案館館藏和國家檔案資源建設具有重要意義。

【參考文獻】

[1]鄭茜.讀圖時代.中國檔案，2000（3）.