樊新華

【摘要】隨著計算機(jī)的普遍運用和互聯(lián)網(wǎng)的緊密結(jié)合，文檔一體化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。

【關(guān)鍵詞】文件；檔案管理；文檔一體化

文檔一體化是在信息時代背景下提出的一種新型文檔管理的模式，是將相對分散而又各自獨立的文件管理和檔案管理進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，組成一個整體進(jìn)行管理，通過運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文檔處理和檔案管理的信息存儲、控制、加工和傳輸?shù)恼w結(jié)合管理。其宗旨就是改革現(xiàn)行的文件立卷歸檔管理模式，全部納入計算機(jī)進(jìn)行管理，減少人員組合因素，簡化檔案管理工作。文檔一體化可以實現(xiàn)檔案資源的共享，使得更多的信息得以充分地利用，推動檔案管理員工作的與時俱進(jìn)，大大縮減管理工作中的繁復(fù)程序，提高工作效率。

一、強(qiáng)化文檔一體化意識

從思想上認(rèn)識現(xiàn)有管理上的薄弱、有明確目的提高是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件和重要保證。用先進(jìn)的管理概念代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式，用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)改變傳統(tǒng)的管理手段和方法。一份文件的產(chǎn)生、傳輸、借閱、歸檔、銷毀等的每一個環(huán)節(jié)都是連續(xù)、統(tǒng)一的，而且每一個環(huán)節(jié)的文件質(zhì)量將直接影響到后一個環(huán)節(jié)的有效運行，前后銜接的過程組成了一份文件的生命周期，要從管理制度上加強(qiáng)對文件管理的控制，保證檔案的質(zhì)量，減少檔案管理人員無謂的重復(fù)勞動，使檔案工作流程科學(xué)化、合理化，這就需要檔案管理人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理意識，按照“文檔一體化”的要求辦理好每一份公文，在日常工作中樹立文件與檔案工作的有機(jī)統(tǒng)一。

二、完善管理機(jī)制和組織機(jī)構(gòu)

傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，檔案管理費事費力，無法高效地提供保障服務(wù)，文書工作和檔案工作很大程度上處于分離狀態(tài)，經(jīng)常出現(xiàn)查找難、查閱難、流通難，文件的管理和檔案的管理是分開的，文件的運轉(zhuǎn)缺乏聯(lián)系性和連續(xù)性，制約了文檔一體化的實現(xiàn)。檔案管理是文檔一體化管理工作中的最后環(huán)節(jié)，只是起到了保存歷史的作用，檔案管理體制不改變，文檔一體化就無法實現(xiàn)。若要改變現(xiàn)有的局面，首先要建立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，規(guī)范部門職責(zé)，全面負(fù)責(zé)管理文書工作和檔案工作，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和指導(dǎo)從文件到檔案的各環(huán)節(jié)的工作，使文件的形成、處理、立卷、歸檔到檔案的收集、整理、利用都有機(jī)結(jié)合在一起并在掌控之中。

三、建立文檔一體化平臺

文檔一體化的實現(xiàn)除了人為因素，系統(tǒng)的不完善也是制約實現(xiàn)文檔一體化管理的很重要的原因。實現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)就是通過建立一個以計算機(jī)信息管理為核心集中公文處理和檔案管理為一體的綜合辦公自動化系統(tǒng)。要實現(xiàn)文檔一體化管理，必須從文件的產(chǎn)生開始，就運用計算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，完成文件運行的全部過程。利用計算機(jī)自動生成目錄、立卷和自動檢索，可以進(jìn)行文件、檔案的快速查詢、統(tǒng)計、借閱、銷毀等管理工作。因此，文檔一體化的軟件系統(tǒng)設(shè)計中，要使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用范圍廣、智能程度高的信息化系統(tǒng)，使文件與檔案的運轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理及以后的開發(fā)利用更加快捷方便，以滿足現(xiàn)代化企業(yè)文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。

四、提高人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)高低是影響文檔一體化的重要原因之一。文檔一體化管理模式是一種新型的管理方式，匯集信息處理、業(yè)務(wù)流程、檔案管理與服務(wù)于一體的管理模式，這就要求檔案管理人員熟知現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)，了解文書處理的基本知識，樹立掌握計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識，能使用、維護(hù)檔案管理軟件，進(jìn)行檔案信息編輯、存儲、檢索、利用等工作。檔案人員要樹立終身學(xué)習(xí)的概念，改善自己的知識結(jié)構(gòu)，提高駕馭現(xiàn)代技術(shù)的能力，使自己的知識和技能滿足工作的需要，適應(yīng)新的變化，能夠在文檔一體化方面掌握主動權(quán)，從而適應(yīng)文檔一體化管理的要求。