李娜

【摘要】當(dāng)前，傳統(tǒng)企業(yè)文書(shū)檔案管理已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求，隨著科技的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，企業(yè)文書(shū)檔案管理也迎來(lái)重大的改革期，現(xiàn)代化信息管理下的企業(yè)文書(shū)檔案管理開(kāi)始實(shí)踐，并得到推廣，然而在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中，也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，需要解決。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案現(xiàn)代化信息管理技術(shù)進(jìn)行了分析和研究，并提出了一些措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；文書(shū)檔案；信息管理

文書(shū)檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，在一定程度上事關(guān)企業(yè)發(fā)展的重要工作，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案的整理、搜集、保管和調(diào)閱實(shí)現(xiàn)企業(yè)重要數(shù)據(jù)的利用。然而，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，現(xiàn)代化企業(yè)部門(mén)的豐富和完善，企業(yè)的管理文書(shū)數(shù)據(jù)等不斷增多，其中涉及的傳統(tǒng)文檔在管理上存在一定的混亂。為提高企業(yè)文書(shū)檔案管理的效果和質(zhì)量，現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)被不斷引入，在一定程度上，促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展，但同時(shí)，也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，存在著一些隱患影響企業(yè)的安全發(fā)展。

一、企業(yè)文書(shū)檔案現(xiàn)代化信息管理內(nèi)容

企業(yè)文書(shū)檔案現(xiàn)代化信息管理與傳統(tǒng)文書(shū)管理不同之處在于其處理內(nèi)容的數(shù)字化，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)檔案以數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)形勢(shì)進(jìn)行整理、收集、保管和交流等手段實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的有效管理。因此，企業(yè)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的核心是數(shù)字化，基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)化，前提是安全化，只有做到這三點(diǎn)才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案的綜合管理。

（一）數(shù)字化。隨著技術(shù)的發(fā)展，想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，前提是數(shù)字化。通過(guò)對(duì)數(shù)字化設(shè)備如掃描儀等設(shè)備的運(yùn)用，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描備份，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上，通過(guò)對(duì)掃描備份文件的快速查詢(xún)以實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。而較先進(jìn)的公司通過(guò)電子文書(shū)的形式進(jìn)行運(yùn)用，檔案管理部門(mén)以及其他各部門(mén)第一時(shí)間均能獲得電子文書(shū)檔案。

（二）網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)文書(shū)檔案現(xiàn)代化信息管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，現(xiàn)代化信息管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)了以電子文件的形式對(duì)重要文檔進(jìn)行管理操作，其消除了傳統(tǒng)文書(shū)檔案的空間限制，實(shí)現(xiàn)了高效運(yùn)用。同時(shí)通過(guò)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，使得企業(yè)文書(shū)檔案的流通性和實(shí)時(shí)性大大增強(qiáng)。

（三）安全化?，F(xiàn)代化信息管理的前提是安全化。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題已經(jīng)成為互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)的重大安全問(wèn)題。同樣，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)也是一樣。因此，企業(yè)現(xiàn)代化信息管理要想得以有效的運(yùn)用其前提必須是確保信息管理的安全化。沒(méi)有安全的信息管理，將造成企業(yè)的重大問(wèn)題、核心機(jī)密的外流，造成企業(yè)發(fā)展和生存的困難。

二、對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的分析

企業(yè)通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行改革升級(jí)，利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)對(duì)其進(jìn)行改良，通過(guò)數(shù)字化工作的實(shí)現(xiàn)，大大提高了企業(yè)的管理效率和文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。一方面，通過(guò)對(duì)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的運(yùn)用，大大提高了文書(shū)和重大文件的下達(dá)效率，克服了傳統(tǒng)的空間限制，提高了企業(yè)精神下達(dá)的實(shí)現(xiàn)。另一方面，通過(guò)數(shù)字化的處理和管理，降低了檔案管理人員的勞動(dòng)內(nèi)容和勞動(dòng)強(qiáng)度，減少了檔案管理對(duì)空間的要求，提高了文書(shū)檔案的調(diào)閱、查詢(xún)和使用效率。此外，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理和備份，降低了傳統(tǒng)文件易損、易丟等缺點(diǎn)，提高了相關(guān)文件的保存效果，降低了數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理存在的問(wèn)題

雖然現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理有諸多優(yōu)點(diǎn)，但在實(shí)際使用中，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，其中還存在一些重大問(wèn)題，直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展。

（一）檔案管理安全要求高。隨著黑客技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的安全都是相對(duì)的，因此，企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的今天，采用信息管理方法也是存在著相當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，尤其是商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，不排除一些卑劣的競(jìng)爭(zhēng)手段威脅著現(xiàn)代化的企業(yè)文書(shū)檔案管理。此外，由于電子文件以數(shù)據(jù)的形式存在，其文件的修改和變化較傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)要容易的多，因此產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也較大。

（二）檔案管理人員要求較高。傳統(tǒng)文書(shū)管理以紙質(zhì)管理為主，對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的操控要求較少，因此對(duì)人員的素質(zhì)要求不高?，F(xiàn)代化信息管理的基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，對(duì)文書(shū)管理人員要求管理人員要有較好的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用技能。此外，由于電子數(shù)據(jù)的的更改、刪除、備份等操作簡(jiǎn)單，因此，造成數(shù)據(jù)變更、丟失和損壞也相對(duì)容易，因此對(duì)企業(yè)管理人員的忠誠(chéng)度也有較高的要求。

四、針對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理問(wèn)題的措施

（一）優(yōu)化系統(tǒng)管理，構(gòu)建安全環(huán)境。一方面，通過(guò)建立健全企業(yè)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)文書(shū)檔案管理操作進(jìn)行系統(tǒng)化管理和控制，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案根據(jù)機(jī)密程度進(jìn)行權(quán)限的設(shè)定，不同文件有不同使用權(quán)限，以此來(lái)保障機(jī)密文件的安全。另一方面，通過(guò)構(gòu)建隔離內(nèi)外網(wǎng)管理系統(tǒng)，將文書(shū)管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)隔離，將重要文件，權(quán)限內(nèi)文件置于內(nèi)網(wǎng)，與外網(wǎng)隔離，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)和文件的安全。此外，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的維護(hù)與管理，對(duì)系統(tǒng)與設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，保障系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性。

（二）加強(qiáng)管理人員教育培訓(xùn)，提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量。首先，加強(qiáng)對(duì)人員的教育和培訓(xùn)，提高操作人員的技術(shù)水平，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理工作效率和質(zhì)量的提升。其次，通過(guò)積極的培訓(xùn)和各類(lèi)活動(dòng)，調(diào)動(dòng)員工的積極性和忠實(shí)度，避免企業(yè)文書(shū)管理系統(tǒng)內(nèi)部人員造成重要信息的損失、丟失和泄漏等事故。最后，積極開(kāi)展人才戰(zhàn)略，通過(guò)對(duì)人才的引進(jìn)，提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)文書(shū)檔案施行現(xiàn)代化信息管理雖然當(dāng)下存在一些問(wèn)題，但它終將是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，企業(yè)只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案管理的質(zhì)的飛躍。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王鸝.企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的措施探討[J]. 計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2014（03）：132-133.