胡方惠

(杭州市公路管理局)

建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制的探討

胡方惠

(杭州市公路管理局)

本文闡述了建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制的必要性,以及構(gòu)建公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制的基本思路,提出了實(shí)施公路工程檔案質(zhì)量督查工作的具體方法和措施。

公路 工程檔案 質(zhì)量管理 督查機(jī)制

隨著我國(guó)社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展,城市建設(shè)日新月異,公路建設(shè)項(xiàng)目逐年增多,公路工程項(xiàng)目涉及面廣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、資源調(diào)動(dòng)多、投入財(cái)力物力大。公路工程建設(shè)過(guò)程中,對(duì)檔案管理也提出了更高的要求。在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,工程前期準(zhǔn)備、后期進(jìn)展都會(huì)產(chǎn)生大量重要的檔案資料,是公路工程進(jìn)行過(guò)程中的文本記錄,這些資料對(duì)公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展起著極為重要的作用。本文結(jié)合作者親身參與的幾個(gè)工程檔案管理實(shí)際情況,對(duì)建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制內(nèi)容加以探討。

一、建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制的必要性

公路工程建設(shè)具有規(guī)模龐大、建設(shè)周期長(zhǎng)、公路工程結(jié)構(gòu)與工藝復(fù)雜、受環(huán)境影響變化大及相關(guān)參建單位眾多等特殊性,建設(shè)項(xiàng)目的施工是在動(dòng)態(tài)的條件下實(shí)施的,因此公路工程檔案管理對(duì)于公路工程施工建設(shè)起到了不可估量的重要作用。為了保障公路工程檔案的完整、規(guī)范和系統(tǒng),在工程建設(shè)過(guò)程中,建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制十分必要。

(一)是落實(shí)公路工程檔案質(zhì)量管理責(zé)任的需要

建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制,可以使公路工程檔案質(zhì)量管理責(zé)任得到有效落實(shí)。公路工程檔案是基本建設(shè)的歷史檔案和重要技術(shù)資料,是真實(shí)記錄工程詳細(xì)情況的技術(shù)文件,是工程驗(yàn)收、維護(hù)、改擴(kuò)建的依據(jù),是養(yǎng)護(hù)、管理部門必須長(zhǎng)期保存的重要技術(shù)檔案。檔案的編制工作不僅是工程驗(yàn)收及使用、管理、養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建的需要,也對(duì)今后公路的發(fā)展具有重要的借鑒作用。做好公路工程檔案的編制工作是工程建設(shè)項(xiàng)目的一項(xiàng)重要任務(wù)。良好的檔案質(zhì)量,將對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)管理起到很好的保障作用,并有力推動(dòng)工程建設(shè)進(jìn)入良性的持續(xù)發(fā)展。

(二)是保證工程材料編制規(guī)范的需要

建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制,可以督促工程建設(shè)有關(guān)單位規(guī)范編制工程材料,從而保證工程檔案質(zhì)量。第一,結(jié)構(gòu)層次清晰。不同合同段的施工、監(jiān)理單位形成的資料要自成體系,互不干擾,有利于對(duì)施工、監(jiān)理單位資料的匯總。第二,適用性強(qiáng)。對(duì)每一類型的資料劃分為更具有操作性的細(xì)目,每個(gè)細(xì)目可作為一個(gè)模塊,通過(guò)模塊組合就可滿足不同工程內(nèi)容的需要,對(duì)模塊中資料的編排方法、次序、排列位置等均可詳細(xì)做出具體規(guī)定。

(三)是確保工程檔案收集完整的需要

建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制,可以提前介入,超前控制,從而保證工程檔案收集完整。檔案的收集、整理和移交工作以合同為基礎(chǔ),“誰(shuí)承擔(dān)、誰(shuí)編制”。建設(shè)單位對(duì)竣工資料的匯總偏重于歸類和排序,不改動(dòng)各參建單位的資料內(nèi)容。工程檔案出現(xiàn)質(zhì)量事故、資料整理不規(guī)范等問(wèn)題由相應(yīng)承擔(dān)建設(shè)任務(wù)、編制文件的單位負(fù)責(zé)。

二、建立公路工程檔案質(zhì)量督查機(jī)制

(一)明確督查主體和督查對(duì)象

在公路工程建設(shè)過(guò)程中,項(xiàng)目管理人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理工作是否重視,檔案管理人員的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)是決定檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。一般在建設(shè)施工過(guò)程中,項(xiàng)目部專職檔案人員流動(dòng)性比較大,為了確保專職檔案人員的穩(wěn)定性,建設(shè)單位應(yīng)要求項(xiàng)目部無(wú)特殊情況和充分理由,不能隨意更換項(xiàng)目專職檔案人員。明確要求施工單位也要建立一支較為專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍,成立項(xiàng)目部檔案領(lǐng)導(dǎo)小組。由建設(shè)單位牽頭建立檔案管理機(jī)構(gòu),即成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,建設(shè)單位負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng),各部門指派一名兼職檔案員任組員。由建設(shè)、監(jiān)理、施工三家單位組建一個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)(如圖)。根據(jù)工程竣(交)工檔案驗(yàn)收的相關(guān)要求,領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一負(fù)責(zé)整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案收集、歸檔管理。

(二)制定督查制度

公路工程建設(shè)周期一般比較長(zhǎng),項(xiàng)目首先要建立一套健全、完善的督查制度,明確分管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門和具體指定的管理人員,督查制度要結(jié)合本工程項(xiàng)目的實(shí)際情況,并具有可操作性。

在建設(shè)過(guò)程中,要將檔案資料的形成納入各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中,如納入合同管理、工程計(jì)量等環(huán)節(jié),并和支付掛鉤。要把檔案管理工作納入整個(gè)項(xiàng)目工程質(zhì)量系統(tǒng)管理之中,要將項(xiàng)目檔案資料的形成、歸檔與工程建設(shè)同步;要做好合同管理,按照簽訂的招投標(biāo)合同進(jìn)行掛鉤支付,支付工程款時(shí)要經(jīng)過(guò)檔案人員的確認(rèn)方可支付,有效控制項(xiàng)目檔案的進(jìn)度與質(zhì)量;還要將檔案檢查情況納入季度、月度質(zhì)量檢查考核中,對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要求施工單位及時(shí)整改,避免造成后期檔案工作大量的返工。

(三)明確督查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)

督查內(nèi)容：第一,檢查工程檔案工作是否納入合同管理;第二,檔案工作應(yīng)隨工程進(jìn)度同步積累與整理;第三,設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位及時(shí)向建設(shè)單位移交工程檔案,辦理交接手續(xù);第四,定期或不定期組織或聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專業(yè)人士,參加檢查監(jiān)理、施工單位工程檔案。

督查標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容中包括各參建單位設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理的工程檔案,做好文件材料的收集、整理、歸檔工作。在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi),按時(shí)提交檔案資料;竣工圖圖面整潔、修改到位、標(biāo)注到位,所有圖紙加蓋并簽署竣工圖章;建立與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子檔案,保證聲像材料齊全;文件材料記載準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)齊全,簽字手續(xù)完備。

三、公路工程檔案質(zhì)量督查工作的實(shí)施

工程項(xiàng)目一般分為建設(shè)前期、建設(shè)期間及交工通車運(yùn)營(yíng)期間三個(gè)階段。建設(shè)前期及運(yùn)營(yíng)期間的資料,一般由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、歸檔。最重要、最復(fù)雜的檔案質(zhì)量管理是建設(shè)期間的。

在項(xiàng)目檔案管理工作中,僅靠制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,必須結(jié)合實(shí)際內(nèi)容來(lái)實(shí)施,經(jīng)過(guò)不斷的實(shí)踐摸索,結(jié)合工程施工階段,按以下幾點(diǎn)實(shí)施督查。

(一)建設(shè)前期階段

應(yīng)將項(xiàng)目檔案的要求與標(biāo)準(zhǔn)納入招投標(biāo)。項(xiàng)目檔案部門文件歸檔的要求應(yīng)在合同條款中得到合理體現(xiàn),使文件資料的歸檔具有法律效力,為后續(xù)文件資料的收集歸檔工作打下良好的基礎(chǔ)。

(二)建設(shè)期間

工程開工時(shí),要及時(shí)做好檔案的預(yù)立卷工作。預(yù)立卷不做好,會(huì)導(dǎo)致檔案資料的大返工。要求施工單位一開始就按《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》要求,嚴(yán)格按分部分項(xiàng)工程排列,形成卷內(nèi)目錄及案卷題名等,盡量使資料不返工,確保資料的原始性。

項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中,為了控制和提高建設(shè)項(xiàng)目檔案的同步性,檔案部門均應(yīng)參與各季度、月度的考核檢查。對(duì)各類施工、監(jiān)理文件的同步性進(jìn)行嚴(yán)格控制和把關(guān),及時(shí)掌握工程進(jìn)度,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,整改問(wèn)題。為資料的質(zhì)量打好基礎(chǔ)。

(三)交工通車運(yùn)營(yíng)期間

按照相關(guān)規(guī)范文件要求,項(xiàng)目交工時(shí),所有完工的施工文件和監(jiān)理文件都應(yīng)全部歸檔完成。檔案部門要組織一次全面的檢查,各參建單位要做好自檢工作,確保通車后能形成收集齊全、完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案。

在管理過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的督導(dǎo)、檢查,定期發(fā)現(xiàn)檔案整理中存在的問(wèn)題,及時(shí)加以改正、整理,確保項(xiàng)目資料的正確性、原始性、完整性。工程檔案全面真實(shí)地反映了整個(gè)工程的建設(shè)過(guò)程,為日后的建設(shè)提供了參考數(shù)據(jù),是工程的珍貴資料寶庫(kù),對(duì)工程建設(shè)與管理具有不可忽視的作用。

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