王泳霽

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，電子文件成為現(xiàn)代社會(huì)信息資源的重要組成部分。本文對(duì)電子文件的歸檔與管理進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】電子文件；歸檔；管理

一、電子文件歸檔的組織管理

1.研究制訂電子文件歸擋管理制度。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)電子文件歸檔要研究制訂明確的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件歸檔管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、幫助、督促、檢查。在此基礎(chǔ)上，各單位結(jié)合自己的具體情況，制訂本單位的電子文件歸檔管理辦法。管理辦法一般包括：電子文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔電子文件的保管期限、歸檔步驟、技術(shù)保證措施、管理機(jī)構(gòu)、歸檔電子文件在本單位工作中的地位與作用、職責(zé)等。

2.明確電子文件歸檔管理機(jī)構(gòu)。電子文件從形成到歸檔，涉及多個(gè)部門(mén)，這些部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有些工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)當(dāng)由單位的綜合主管部門(mén)或主要負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子文件歸檔管理工作。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)由電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)予以指導(dǎo)監(jiān)督，并對(duì)保管方法提出意見(jiàn)和建議。對(duì)歸檔電子文件的管理工作應(yīng)由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)提供協(xié)助和支持?？傊?，整個(gè)過(guò)程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。有條件的單位可以將文秘、檔案、信息等部門(mén)合一，承擔(dān)電子文件歸檔與管理工作。

二、電子文件的鑒定工作

電子文件歸檔時(shí)的鑒定工作，主要是指鑒別它的檔案價(jià)值，確定保管期限，并據(jù)此刪除已積累但無(wú)保存價(jià)值的電子文件，予以銷(xiāo)毀。這是保證歸檔的電子文件準(zhǔn)確、完整，確定檔案屬性的工作。電子文件的檔案屬性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，確定歸檔電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性。所謂原始性，即是否是形成時(shí)的，或通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)最后簽批的電子文件；所謂準(zhǔn)確性，即是否是產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)，或經(jīng)過(guò)事務(wù)處理并有結(jié)果的電子文件；所謂完整性，即是否是組成完整的一套電子文件，且背景信息與元數(shù)據(jù)是否完整。第二，確定電子文件的價(jià)值和保管期限。這主要取決于電子文件所含信息的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值及社會(huì)對(duì)它的需要，確定其保管期限，這項(xiàng)工作主要參照紙質(zhì)文件進(jìn)行。

鑒定是通過(guò)兩個(gè)階段進(jìn)行：第一階段是在歸檔前，即電子文件形成部門(mén)在檔案部門(mén)的協(xié)助下，對(duì)歸檔電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定，鑒別電子文件的價(jià)值，同時(shí)對(duì)內(nèi)容、載體進(jìn)行檢查、檢測(cè)，確定存舍，對(duì)所需的軟硬件環(huán)境作出說(shuō)明，并根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分保管期限，提出在保管期限內(nèi)配套的軟硬件環(huán)境要求。第二階段是在歸檔電子文件管理過(guò)程中進(jìn)行的，其主要任務(wù)是對(duì)已到保管期限的歸檔電子文件重新審查鑒定，把失去保存價(jià)值的歸檔電子文件剔除銷(xiāo)毀。這兩個(gè)階段的鑒定工作是互相聯(lián)系、相輔相成的。

三、電子文件歸檔管理中需要明確的幾個(gè)問(wèn)題

1.歸檔范圍。確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務(wù)，也是保證歸檔電子文件質(zhì)量的關(guān)鍵。確定電子文件的歸檔范圍應(yīng)遵守以下原則：按現(xiàn)行公文、科技等文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行；要考慮電子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡量具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威性的電子文件組合，保證電子文件的完整性；計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。

2.歸檔時(shí)間。電子文件歸檔一般在文件完成運(yùn)轉(zhuǎn)任務(wù)、辦理完畢后及時(shí)歸檔。

3.歸檔份數(shù)。脫機(jī)保存三套。兩套異地保存，另一套提供借閱。因?yàn)殡娮游募陂L(zhǎng)期保存過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)讀出錯(cuò)誤，但兩套載體同時(shí)出錯(cuò)的概率很低，所以封存兩套可以大大提高安全性和可靠性。另外，磁、光記錄介質(zhì)的生產(chǎn)廠商常對(duì)記錄介質(zhì)的壽命作許諾，對(duì)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，不能以此作為記錄介質(zhì)壽命的依據(jù)，因?yàn)槲覀冊(cè)谟涗浗橘|(zhì)上存放數(shù)據(jù)，與出廠時(shí)記錄介質(zhì)的技術(shù)狀態(tài)不同；存放的環(huán)境條件不同，有些單位達(dá)不到廠商提出的保存環(huán)境；因此，我們不僅要注意歸檔的份數(shù)，還要注意保存的方法和環(huán)境。

4.歸檔要求。對(duì)歸檔電子文件的要求，主要是真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。做到這一點(diǎn)，首先要遵從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，如收集、積累、整理、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；其次是準(zhǔn)確說(shuō)明配套的軟硬件環(huán)境；第三是歸檔電子文件格式應(yīng)該標(biāo)淮化，在標(biāo)準(zhǔn)的用戶(hù)界面下操作，支持不同的平臺(tái)，與現(xiàn)有的設(shè)備兼容，能以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言與數(shù)據(jù)庫(kù)相連，或者確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上使用，以實(shí)現(xiàn)良好的轉(zhuǎn)換狀態(tài)。電子文件是由內(nèi)容、存儲(chǔ)載體、相關(guān)軟硬件設(shè)備的組合，歸檔電子文件也必須考慮這三方面的組合問(wèn)題：

歸檔的最終標(biāo)志是給予電子文件一個(gè)歸檔標(biāo)識(shí)，在辦公自動(dòng)化或其它產(chǎn)生電子文件的系統(tǒng)環(huán)境中，系統(tǒng)應(yīng)該具有歸檔這個(gè)功能，在文件辦理完畢，其真實(shí)性、完整性等經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)，需要?dú)w檔的電子文件納入電子文件暫存庫(kù)，點(diǎn)擊“歸檔”功能鍵，給予歸檔標(biāo)識(shí)，表示該文件已經(jīng)歸檔。歸檔是采取在線歸檔還是卸載歸檔，系統(tǒng)功能可以設(shè)定。如果系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初，沒(méi)有設(shè)定歸檔功能，就需要掛接專(zhuān)門(mén)用于電子文件歸檔與管理的另外一個(gè)系統(tǒng)，來(lái)幫助實(shí)現(xiàn)歸檔功能。如果暫時(shí)沒(méi)有條件掛接，只能采取卸載歸檔的方式來(lái)過(guò)渡。歸檔電子文件如同紙質(zhì)文件歸檔后一樣，任何操作都不應(yīng)該對(duì)其內(nèi)容信息有所改動(dòng)。

歸檔電子文件一定要同時(shí)對(duì)電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)、特殊電子文件的軟件硬件環(huán)境等同時(shí)歸檔。

電子文件歸檔后原系統(tǒng)內(nèi)電子文件繼續(xù)保存的時(shí)間是一個(gè)重要問(wèn)題，可以采取兩種方式：一是繼續(xù)保存一年或更長(zhǎng)時(shí)間，目的是一旦歸檔電子文件出現(xiàn)問(wèn)題，可以采取一定的補(bǔ)救措施，增加安全性。這種方式同時(shí)帶來(lái)的問(wèn)題是，由于電子文件的使用權(quán)限由多個(gè)部門(mén)擁有，電子文件的保密責(zé)任不易確定，特別是有些單位還涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，這種方式的弊病更多。第二種方式是電子文件一旦給予歸檔標(biāo)識(shí)后，原系統(tǒng)中的電子文件立刻刪除，或使用權(quán)限只能由檔案部門(mén)控制，安全、保密等責(zé)任完全由檔案部門(mén)承擔(dān)，這種方式一定程度上增加了檔案部門(mén)的管理難度和工作量。

參考文獻(xiàn)

[1]賀星星.電子文件歸檔管理方法探討[J].檔案天地，2011（06）.