1 問題的提出

中國檔案界對(duì)檔案工作者內(nèi)涵的定義是從檔案工作者的職業(yè)特色著手的，并著重對(duì)其基本職責(zé)進(jìn)行描述[1][2]。檔案工作者的工作對(duì)象是檔案，而檔案又可作為社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)歷史的真實(shí)記錄[3]，由此，對(duì)檔案工作的專業(yè)化建設(shè)與培養(yǎng)越來越受到人們重視。那么檔案工作者應(yīng)該具備哪些能力和基本素質(zhì)才能勝任該工作？國外許多經(jīng)驗(yàn)研究可供參考，如澳大利亞于1997年出版的《國家文件和檔案能力》，列舉了處于各個(gè)層級(jí)的檔案人員能力，包括在工作場所工作表現(xiàn)的各個(gè)方面、做該項(xiàng)工作需要的特定技能知識(shí)以及承擔(dān)這項(xiàng)工作的態(tài)度表現(xiàn)等。尼德蘭文化遺產(chǎn)協(xié)會(huì)于2002年制定出一個(gè)能力目錄，涵蓋了文件管理和檔案制度的九個(gè)部分，包括檔案的收集、歸類、保存、研究等全方位能力，并按戰(zhàn)略（政策的制定）、戰(zhàn)術(shù)（手段/工具）和具體的應(yīng)用三個(gè)維度進(jìn)行縱向劃分從而構(gòu)成檔案能力目錄。

具體到國內(nèi)，自十一屆三中全會(huì)后，我國檔案工作得以恢復(fù)和發(fā)展，對(duì)該專業(yè)人員的研究主要集中在素質(zhì)能力上，相關(guān)研究也不少，但現(xiàn)有研究成果存在以下一些問題：首先，表層分析較多，深入研究較少。國內(nèi)相關(guān)人員對(duì)檔案工作者的勝任能力認(rèn)識(shí)不足，雖然有部分人員嘗試對(duì)當(dāng)前檔案工作者的能力問題進(jìn)行分析，提出解決方案，但效果并不明顯。而且，此類研究大多集中在表層，對(duì)問題的深層次分析比較缺乏，所謂的解決方案也是一成不變，很難從根本上改善對(duì)檔案工作者的能力研究問題[4][5]。其次，理論探討較多，應(yīng)用研究較少。檔案學(xué)術(shù)界長期以來存在著缺乏實(shí)證研究的問題，對(duì)本課題的研究也存在著類似狀況。國內(nèi)發(fā)表的文章大多在理論層面進(jìn)行探討，但是對(duì)具體問題要如何解決、如何操作的問題缺乏研究，對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)意義不大[6][7]?；诖?，本研究期望探討我國機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案工作人員在實(shí)際工作中應(yīng)具備的能力，并對(duì)其加以識(shí)別、定性與定量分析，最終形成各種關(guān)鍵能力指標(biāo)，組成勝任能力模型，并將檔案工作者勝任能力模型細(xì)化，分別構(gòu)建檔案管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的勝任能力評(píng)價(jià)模型，通過層次分析法確定各指標(biāo)的權(quán)重，形成一套較為科學(xué)的檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系，這在現(xiàn)有研究中屬于新的嘗試。

2 檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系框架

檔案工作發(fā)展至今已日趨完善，檔案機(jī)構(gòu)無論規(guī)模大小都應(yīng)當(dāng)相應(yīng)有組織結(jié)構(gòu)圖、崗位說明書、工作流程圖等，按照不同檔案工作者工作職責(zé)以及具體業(yè)務(wù)，檔案機(jī)構(gòu)中的工作者角色也有許多，因此，要分析檔案工作者的勝任能力必須進(jìn)行區(qū)分。本研究通過結(jié)合我國當(dāng)前部分檔案機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，將檔案工作者按照職類進(jìn)行分類。職類是依據(jù)相似性原則進(jìn)行劃分的，即把具有相似職責(zé)與管理范圍，工作模塊相同，從業(yè)者所需知識(shí)、技能、素質(zhì)和行為標(biāo)準(zhǔn)相似的職位歸為同一類別形成職類。本研究將檔案工作者分為以下三類：管理型人員、技術(shù)型人員和業(yè)務(wù)型人員。經(jīng)過對(duì)相關(guān)專家、教師、督導(dǎo)等問卷調(diào)查和多輪征詢，不斷對(duì)評(píng)價(jià)體系涵蓋的具體指標(biāo)進(jìn)行修訂和完善，最終形成檔案工作勝任能力指標(biāo)量表。

2.1 檔案管理人員勝任能力模型

管理型人員是整個(gè)機(jī)構(gòu)的管理者，處于管理機(jī)構(gòu)的最頂層。對(duì)于檔案部門，管理者可以根據(jù)項(xiàng)目的重要性給項(xiàng)目分配資源，可以統(tǒng)一調(diào)配項(xiàng)目的整個(gè)資源，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)控和管理。檔案管理人員的能力對(duì)全局的影響尤為重要，本研究從檔案管理者的管理能力、決策能力以及個(gè)人素質(zhì)三個(gè)維度進(jìn)行指標(biāo)設(shè)計(jì)。

表1 檔案管理人員勝任能力指標(biāo)體系

2.2 檔案技術(shù)人員勝任能力模型

技術(shù)型人員主要是掌握相關(guān)專業(yè)技術(shù)的人員。檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，尤其是受到當(dāng)前信息化大環(huán)境的影響，對(duì)檔案技術(shù)人員的要求越來越高，具體表現(xiàn)在要求他們能夠熟練掌握與檔案相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)及維護(hù)等方面。檔案技術(shù)逐漸成為檔案工作的核心內(nèi)容。檔案技術(shù)人員勝任能力模型主要從運(yùn)用計(jì)算機(jī)能力、網(wǎng)絡(luò)使用能力和個(gè)人素質(zhì)三個(gè)維度進(jìn)行指標(biāo)設(shè)計(jì)。

表2 檔案技術(shù)型人員勝任能力指標(biāo)體系

2.3 檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力模型

業(yè)務(wù)型人員是任何一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)工作者主要承擔(dān)的都是相關(guān)具體的工作。檔案業(yè)務(wù)人員主要負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)流程中的鑒定、收集、整理、保管、檢索、提供利用服務(wù)、編研工作。對(duì)于檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力主要從檔案管理能力、檔案利用能力以及個(gè)人素質(zhì)三個(gè)維度進(jìn)行歸納。

表3 檔案業(yè)務(wù)型人員勝任能力指標(biāo)體系

3 模型構(gòu)建與方法

層次分析法（Analytic Hierarchy Process，簡稱AHP）是由美國學(xué)者Thomas L·Saaty（1980）首先引入教育評(píng)價(jià)領(lǐng)域用以確定評(píng)價(jià)指標(biāo)的權(quán)重系數(shù)[8]。這種方法是一種系統(tǒng)分析方法，它首先要求把問題層次化，根據(jù)評(píng)價(jià)對(duì)象的性質(zhì)把評(píng)價(jià)目標(biāo)分解成不同類別系統(tǒng)和不同層次的指標(biāo)；然后對(duì)同層次中各指標(biāo)兩兩比較，判斷相對(duì)重要程度，并把比較判斷結(jié)果按給定的標(biāo)度量化；最后通過統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，得出該層各指標(biāo)權(quán)重。這是一種使人們的判斷、比較實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)量化的方法，可以使很多不確定因素得到很大程度降低，因此是一種確定權(quán)重的科學(xué)方法[9]。

3.1 建立各層次間的遞階結(jié)構(gòu)模型

對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象進(jìn)行分層，明確評(píng)價(jià)要素之間的等級(jí)隸屬關(guān)系，并構(gòu)造各層次間的遞階結(jié)構(gòu)模型。本文的層次分析模型由目標(biāo)層、準(zhǔn)則層、指標(biāo)層構(gòu)成。目標(biāo)層就是層次分析的目標(biāo)指標(biāo)數(shù)，目標(biāo)層中只包含一個(gè)因素；準(zhǔn)則層是該模型的中間環(huán)節(jié)，涵蓋了為達(dá)到評(píng)價(jià)目標(biāo)的多種不同影響要素；指標(biāo)層也叫做評(píng)估對(duì)象層，包含了影響各指標(biāo)優(yōu)劣的評(píng)價(jià)對(duì)象，評(píng)價(jià)目標(biāo)是否能夠完成是運(yùn)用各指標(biāo)來衡量的，指標(biāo)直接反映了各評(píng)估對(duì)象的綜合影響力。

3.2 構(gòu)造兩兩比較判斷矩陣

判斷矩陣是指由專家對(duì)同一層次指標(biāo)進(jìn)行兩兩比較，給出它們相對(duì)重要性的判斷值，全部指標(biāo)經(jīng)過兩兩判定之后，就可以形成一個(gè)比較判斷矩陣，。為確定判斷矩陣中的具體數(shù)值，學(xué)者Saaty提出了1—9的比例標(biāo)度，各標(biāo)度含義見表4。

表4 1—9比例標(biāo)度法

3.3 和積法確定各判斷矩陣的權(quán)重系數(shù)

根據(jù)判斷矩陣求其最大特征根及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化特征向量，且滿足。經(jīng)歸一化處理后即可得到該層對(duì)于上一層某因素相對(duì)重要性的權(quán)重。

計(jì)算判斷矩陣每行每個(gè)元素的乘積，，…n；計(jì)的次方根；

對(duì)向量進(jìn)行歸一化處理，最終就是計(jì)算得到的結(jié)果向量；

計(jì)算矩陣的最大特征根，對(duì)于任意的為向量的第i項(xiàng)元素。

3.4 一致性檢驗(yàn)

運(yùn)用層次分析法計(jì)算評(píng)價(jià)指標(biāo)的權(quán)重系數(shù)，由于評(píng)價(jià)對(duì)象的復(fù)雜性和人對(duì)同一事物認(rèn)識(shí)的差異性，專家打分構(gòu)造的兩兩比較判斷矩陣可能出現(xiàn)重要性判斷上的矛盾。因此，需對(duì)判斷矩陣進(jìn)行一致性檢驗(yàn)。為此，建立了一致性檢驗(yàn)指標(biāo) C.I.和R.I.，用以判斷矩陣偏離一致性的程度，具體步驟如下：

計(jì)算一致性指標(biāo)，n為判斷矩陣的階數(shù)，為判斷矩陣的最大特征根；計(jì)算相對(duì)一致性指標(biāo)，其中 RI 為平均一致性指標(biāo)，各階數(shù)的判斷矩陣所對(duì)應(yīng)的 RI 可通過查表得到。通常情況下當(dāng)，一致性檢驗(yàn)通過，當(dāng)時(shí)要重新構(gòu)造判斷矩陣。

4 權(quán)重計(jì)算與結(jié)果

檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系構(gòu)建好后，還應(yīng)當(dāng)確定各個(gè)指標(biāo)的具體權(quán)重。筆者根據(jù)層次分析法計(jì)算原理，為得到兩兩比較矩陣，研究設(shè)計(jì)了相應(yīng)的調(diào)查問卷，并進(jìn)行了問卷調(diào)查專家咨詢，對(duì)東南大學(xué)、南京醫(yī)科大學(xué)、南京信息工程大學(xué)、南京中醫(yī)藥大學(xué)等10所高校檔案館相關(guān)人員共發(fā)放調(diào)查問卷60份，回收問卷45份，研究調(diào)查的對(duì)象包括檔案館領(lǐng)導(dǎo)、科員以及同行專家。通過對(duì)問卷匯總統(tǒng)計(jì)，形成專家群體的綜合判斷矩陣。

4.1 檔案管理人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重

檔案管理人員勝任能力模型指標(biāo)體系準(zhǔn)則層包括三個(gè)方面，指標(biāo)層共12項(xiàng)，最終得到專家咨詢后的判斷矩陣，以準(zhǔn)則層矩陣和矩陣A1包含的目標(biāo)層為例：

按照前文所述層次分析法的步驟，本研究通過運(yùn)用Expert Choice 這一決策軟件進(jìn)行權(quán)重計(jì)算與計(jì)量檢驗(yàn)。Expert Choice決策軟件能夠很好構(gòu)建常規(guī)或非常規(guī)層次結(jié)構(gòu)圖，并且方便用戶在各個(gè)準(zhǔn)則層中加入判斷矩陣、層次圖用來組織所有相關(guān)的準(zhǔn)則，以邏輯化和系統(tǒng)化的方式解決決策問題，即從目標(biāo)層到準(zhǔn)則層到最后選擇方案這一過程，最終計(jì)算結(jié)果見表5。從表5可以看出，準(zhǔn)則層中決策能力A2所占的權(quán)重為 0.701，比重非常高，說明對(duì)于檔案管理人員，其決策能力尤為重要。此外，各矩陣全部通過了一致性檢驗(yàn)（inconsistency ratio 數(shù)據(jù)＜0.1），這說明各判斷矩陣具有高度的一致性；判斷矩陣的高度一致性保證了最終權(quán)重計(jì)算結(jié)果的精確性。

表5 檔案管理人員勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重

4.2 檔案技術(shù)人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重

仍然按照上述計(jì)算方法，計(jì)算出檔案技術(shù)人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重集，具體權(quán)重見表6。從表6可以看出，準(zhǔn)則層中運(yùn)用計(jì)算機(jī)能力A1和網(wǎng)絡(luò)使用能力A2所占的權(quán)重為均為0.429，每一項(xiàng)基本接近半數(shù)，說明對(duì)于檔案技術(shù)人員的考核尤其要突出運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)使用這兩方面的能力。的實(shí)際情況以及檔案工作的具體流程和需求，并從檔案工作者崗位角色的角度來考察專業(yè)人員能力，分別構(gòu)建了檔案管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的勝任能力評(píng)價(jià)模型，充分考慮檔案工作從業(yè)人員的職能差異引起的能力差異。這對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的人力資源管理提供了非常有價(jià)值的參考。

表6 檔案技術(shù)人員勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重

但不可否認(rèn)，隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作人員角色能力會(huì)隨著社會(huì)需求、技術(shù)發(fā)展和專業(yè)發(fā)展而不斷變化。本次研究定義的角色能力只是對(duì)近幾年內(nèi)專業(yè)人員能力的預(yù)測，這一評(píng)價(jià)體系涵蓋的指標(biāo)肯定還會(huì)有所增減，權(quán)重也將改變，因此建立完善的檔案工作者勝任能力評(píng)價(jià)體系還需要在具體實(shí)踐過程中不斷進(jìn)行優(yōu)化，這也是后續(xù)的研究方向。

4.3 檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重

同理可得檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力指標(biāo)權(quán)重。從表7中可以看出，準(zhǔn)則層中檔案利用能力A2所占的權(quán)重為所占的權(quán)重為0.637，比重超過了一半，說明對(duì)于檔案具體業(yè)務(wù)人員，如何有效、熟練運(yùn)用檔案檢索查找等進(jìn)行服務(wù)的能力尤其重要。

表7 檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重

5 小結(jié)

檔案專業(yè)領(lǐng)域人員勝任能力的測評(píng)是保證我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。本研究根據(jù)我國檔案工作者能力

注釋與參考文獻(xiàn)：

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