陳瑤

摘 要 每一名大學(xué)生都有自己的人事檔案，人事檔案是根據(jù)大學(xué)生在校期間的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化，成為其畢業(yè)后就業(yè)選拔的一項依據(jù)。人事檔案主要記錄的是大學(xué)生的政治面貌、主要的社會經(jīng)歷和參與過的社會實踐活動，同時也是記錄其在整個求學(xué)期間從中學(xué)階段起的學(xué)習(xí)和生活，反應(yīng)品德作風(fēng)，具有現(xiàn)實性、真實性和全面性。人事檔案中的個人身份、資歷以及學(xué)歷是一個人成長經(jīng)歷的證據(jù)，在就業(yè)和選拔時，人事檔案已經(jīng)成為了一項重要的依據(jù)。由此看出，優(yōu)化畢業(yè)生檔案的問題尤為重要，本文主要是提出了加強(qiáng)檔案管理的幾點策略，對畢業(yè)生檔案的優(yōu)化進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】畢業(yè)生；人才交流中心；檔案管理

1 高校畢業(yè)生檔案對畢業(yè)生的重要性

現(xiàn)今社會的發(fā)展所存在的情況是，畢業(yè)生對個人的檔案重視度不強(qiáng)，只重視現(xiàn)在的工作現(xiàn)狀和眼前的利益不為長遠(yuǎn)的發(fā)展而考慮，不在意自己的檔案是否存在。而現(xiàn)實的情況是，由畢業(yè)生學(xué)籍檔案所轉(zhuǎn)化過來的畢業(yè)生人事檔案是具有重大作用的應(yīng)當(dāng)要引起高校畢業(yè)生的重視。例如在企事業(yè)單位進(jìn)行招聘或是公務(wù)員考試時，個人的檔案會成為是否錄用的審查標(biāo)準(zhǔn)和重要的審核依據(jù)。如果不重視自己的人事檔案，將會影響跟人檔案的記錄，個人的工齡、職稱、職務(wù)、級別、留學(xué)、工資、社會保障的年限等等的原始依據(jù)都無跡可尋。高校的畢業(yè)生檔案的管理要規(guī)范化制度化，以此來減少或是避免在今后工作生活中所產(chǎn)生的不必要的麻煩，要為個人人事檔案的記錄和發(fā)展打下牢固的基礎(chǔ)。

2 畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題

近些年，國家越來越重視高校人才的培養(yǎng)，升學(xué)率和上線率越來越高，各大高校一直在并校和擴(kuò)招，導(dǎo)致高校在校生的數(shù)量逐年增加，相應(yīng)的檔案也就越來越多，由數(shù)量增多所帶來的問題也日趨明顯，主要有以下幾個方面：

（1）許多高校為了加速學(xué)校的發(fā)展，在學(xué)校教學(xué)理念的前瞻性問題上下足功夫，只重視教育教學(xué)以此提高學(xué)校的知名度從而使學(xué)校的知名度得到廣泛的擴(kuò)張式傳播。但是往往忽視了畢業(yè)生檔案的管理，沒有規(guī)范的管理細(xì)則和系統(tǒng)的管理方法。一方面，高校的檔案管理人員大多沒有規(guī)范系統(tǒng)化的管理方法，專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)知識不熟悉沒有系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)監(jiān)管力度更是不到位。另一方面對于畢業(yè)生檔案的追蹤管理各高校的重視程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，具體的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)管理者的不重視容易導(dǎo)致畢業(yè)生在今后的工作發(fā)展中面對種種問題，如就業(yè)、定級或是升職等都不能夠流暢完整順利的進(jìn)行。

（2）大多數(shù)的高?，F(xiàn)在采取的檔案管理方式還是傳統(tǒng)老舊的人工整理和紙質(zhì)檔案的存放，既浪費(fèi)人力又浪費(fèi)物力，對于現(xiàn)代先進(jìn)的管理技術(shù)了解不夠，應(yīng)用不夠。沒有開發(fā)出與檔案管理相配套的現(xiàn)代化管理設(shè)備的優(yōu)勢，接受力不強(qiáng)，不能做到快速應(yīng)用，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)有高校檔案管理的需求。

（3）在計劃經(jīng)濟(jì)時代，畢業(yè)生的檔案的去向通常是跟隨其所報道的單位走。但是現(xiàn)在是處于計劃經(jīng)濟(jì)時代，社會對人才的需求量大大增加，畢業(yè)生的檔案有很多是由高校 代為管理或是存檔在人才市場，之后在根據(jù)其就業(yè)單位的不同轉(zhuǎn)放人事檔案。由于這種情況，檔案對于個人的存在感比較弱，直接導(dǎo)致有很大一部分人在畢業(yè)后對個人檔案的處置比較隨意，存在暫時放在學(xué)校或者是自己留存的情況，很容易丟失或是成為“死檔”，對今后的工作進(jìn)步、戶口的落戶等等都存在著直接的影響，會產(chǎn)生不必要的問題。

3 加強(qiáng)人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的策略

3.1 強(qiáng)化對檔案的在信息方面的管理

第一，在畢業(yè)生的檔案被人才中心檔案管理部門接收之后，它們的信息按理來說就應(yīng)該被計算機(jī)錄入，相關(guān)的，工作人員需要認(rèn)真記錄的東西有很多，像一些新內(nèi)容如畢業(yè)生來提取檔案以及遞交后續(xù)的資料，并且，對于在工作人員來說，檔案管理的流程必須很規(guī)范。還有一點，人才中心的主管和財政部門都必須對此足夠重視，在檔案管理方面多投入經(jīng)費(fèi)，及時更新硬件和軟件設(shè)施，這樣才能更好的建設(shè)檔案管理信息化，步伐變大，步子變穩(wěn)，這對于眾多畢業(yè)生來說，他們可以得到更優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

3.2 增加些許高素質(zhì)管理人員

首先，人才必不可少，必須積極引進(jìn)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定再結(jié)合實際情況提供充足的管理人員，因為目前各部門缺少專職人員，這樣能使問題得到解決。再者，要更好對檔案進(jìn)行信息化管理，工作人員的專業(yè)水平高低很關(guān)鍵，所以我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對專職人員的培訓(xùn)，提高他們的素質(zhì)和能力，同時對于剛引進(jìn)的人才，也應(yīng)該積極培訓(xùn)崗前知識，使他們更快的適應(yīng)新工作，這樣工作人員的整體專業(yè)水平和綜合素質(zhì)將會提高。

3.3 積極改進(jìn)管理檔案的方法

要想真正提高檔案管理這方面的內(nèi)容，檔案管理的方法很關(guān)鍵，所以我們需要積極改進(jìn)管理檔案的方法。并且，管理檔案的方法有很多，能將它們統(tǒng)一起來將使效率大大提高，具體的說就是對這些方法統(tǒng)一歸類，其中我們可以根據(jù)時間統(tǒng)一歸類，還可以對方法分級分類管理。也就是說，當(dāng)要處理一些檔案的時候，先根據(jù)地區(qū)分類，然后再以時間為根據(jù)二次分類，這就是分級。這就是對檔案管理方法的改進(jìn)，諸如此類的方法還有很多，只有多改進(jìn)方法才能提高工作質(zhì)量和效率。

3.4 更加科學(xué)規(guī)范的流轉(zhuǎn)檔案

管理檔案是個很麻煩的工作，我們需要更加科學(xué)規(guī)范的流轉(zhuǎn)檔案，盡快建立完善的相關(guān)責(zé)任制度，之后不斷對其進(jìn)行補(bǔ)充，制度建立之后就要求人員嚴(yán)格遵守，積極落實，相關(guān)的手續(xù)流程必須嚴(yán)格要求，當(dāng)出現(xiàn)違規(guī)甚至錯誤絕不姑息，必須追究責(zé)任嚴(yán)肅處理，進(jìn)而使服務(wù)質(zhì)量和工作效率提高。

最后要說的是，對于畢業(yè)生來說無論何時檔案都是至關(guān)重要的，所以各高校必須重視相關(guān)的管理工作，對于檔案管理之中的重要問題必須及時處理，完善制度、健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、理清職責(zé)、對細(xì)節(jié)流程規(guī)范管理，這樣，當(dāng)大學(xué)生們畢業(yè)之后，細(xì)致完善的檔案管理對他們的服務(wù)將是全方位的，使他們的發(fā)展無后顧之憂。

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