宋英茹

摘要：全球性的網絡化、信息化進程正改變著人們的工作方式。Internet技術應用的飛速增長給人們工作、生活等各個領域都帶來了深刻的影響。大港油田推廣的中石油OA辦公自動化系統(tǒng)也已經潛移默化到了每個單位的各個部門。該系統(tǒng)在大港油田統(tǒng)一推廣后，很大程度上提高了油田內部的公文管理的效率，為我們的工作節(jié)省了時間。本文介紹了OA系統(tǒng)的流程制作和應用中的常見問題。

關鍵詞：OA系統(tǒng) 流程制作 常見問題 Altova XMLSpy

中圖分類號： TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）05-0000-00

1 OA系統(tǒng)概述

目前的OA系統(tǒng)以集成的操控模式，實現(xiàn)IT 架構立體化、系統(tǒng)化、層次化管理。二級單位的管理員擁有管理的權限，其中包括了普通管理、高級管理、任務管理、管理工具四個部分，能夠實現(xiàn)流程配置、組織機構和用戶角色自定義、主題詞自定義、電子公章等功能。

OA系統(tǒng)在油田公司內部建立了網上協(xié)同辦公。該系統(tǒng)的每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件擬稿人）發(fā)起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如承辦、會簽等），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。這種辦公模式充分利用了網絡的時效性，節(jié)省了工作時間，大大提高了工作效率。

2 OA系統(tǒng)的流程制作

2.1流程配置文件的制作

根據系統(tǒng)流程圖，制作流程配置文件。每條流程需要的配置文件共有六個，steps.xml、mainform.xml、FormInfo.xslt、TaskDocumentView.xml、DataDictionary.xml、Report.xslt。這是流程運轉的關鍵。在本地計算機上安裝Altova XMLSpy 軟件，應用此軟件制作修改配置文件。

二級單位管理員主要是在現(xiàn)有的流程文件上根據流程圖做修改，把改好的配置文件上傳到OA系統(tǒng)測試環(huán)境下。

2.2 OA系統(tǒng)管理界面的設置

進入測試環(huán)境系統(tǒng)管理界面將PTR域服務器中該單位的組織機構和人員信息同步到系統(tǒng)中。創(chuàng)建流程的公文編號計數(shù)器，公文編號計數(shù)器必須唯一，編號計數(shù)器初始值默認是1。

進入管理界面，找到“流程管理”，在選中的機構下面創(chuàng)建新的系統(tǒng)流程，定義流程步驟，將配置文件上傳到服務器，定義策略。系統(tǒng)流程標識必須唯一，流程標識的名稱一定要與其XML配置文件中的名稱一致。定義策略時一定要選擇該流程所對應的編號計數(shù)器。通用的流程可以制作成流程模版，當創(chuàng)建新的系統(tǒng)流程時，選用流程模版，修改其流程標識和流程名稱即可；此方法創(chuàng)建的系統(tǒng)流程將繼承流程模版的所有設置，很大程度上減輕了創(chuàng)建重復流程的負擔。

定義用戶角色并授權。角色共分兩類：內部角色和全局角色，內部角色指的是此角色僅供該機構內的所有系統(tǒng)流程使用；全局角色指的是此角色可以供該單位下的所有機構里的系統(tǒng)流程使用?？筛鶕緳C構的實際情況在原有的基礎上添加或刪除角色。最后為組織機構下的用戶進行授權。注意內部角色和全局角色之分。

2.3 流程測試

結合業(yè)務流程用測試帳號對系統(tǒng)流程進行反復的、全面的測試，檢查所配的置系統(tǒng)流程的正確性、可用性、完善性。流程測試成功，就可以申請遷移到正式環(huán)境下，這樣一個OA系統(tǒng)的流程就制作完成。

3 OA系統(tǒng)應用中的常見問題

當一個系統(tǒng)在一定范圍內得到推廣和運行之后，便會伴隨著這個系統(tǒng)所帶來的一系列問題，需要管理員進行處理和解決。

3.1管理員后臺支持

公司人員是具有流動性的，科室之間不定期的會有人員調整。所以需要各個部門及時和管理員溝通。在調整調動人員的中石油郵箱賬號24小時之后，同步OA的組織機構，及時把OA用戶做出調整。在增加用戶角色的時候，一定要和流程里role的名稱相一致，哪怕只差一個字，這個流程在運行的時候也找不到該角色所對應的用戶。

3.2客戶端的維護

OA系統(tǒng)的每個用戶都需要在自己的PC機上安裝此系統(tǒng)。由于每臺終端客戶機的配置不一樣，使用情況也因人而異，因此各種各樣的問題接踵而來。下面舉幾個經常出現(xiàn)的問題及解決的辦法：

（1）OA系統(tǒng)是集成OFFICE的系統(tǒng)，很多的用戶使用的是沒有序列號的OFFICE版本，這樣在系統(tǒng)運行中會出現(xiàn)文件不能正常打開的情況。所以要求必須安裝正版OFFICE，并且在第一次安裝的時候，需要啟用宏設置。

（2）最常見的問題是當點擊“進入編輯狀態(tài)”的時候，會出現(xiàn)各種的錯誤。有時出現(xiàn)一閃而過之后沒有任何的反應，有時出現(xiàn)點擊之后右邊的文檔操作區(qū)沒有任何反應或者出現(xiàn)“受限權限不能分發(fā)”等等一系列的問題。這時應該根據出現(xiàn)的情況檢查一下用戶電腦中的設置。一般情況下是其中的一些設置和系統(tǒng)的要求發(fā)生沖突。我們會檢查一下XML擴展包的情況，還有用“幫助”中的“檢測并修復office”來修復一下，如圖1所示。

（3）在安裝了OA系統(tǒng)的客戶機上，如果安裝一些類似加速器的插件，那么勢必會影響到OA系統(tǒng)的正常使用。這時用類似于360安全衛(wèi)士等工具來清理一下電腦。很多時候，由于各種不能刪除的插件影響而使該系統(tǒng)不能正常使用，那么就不得不重裝電腦了。

4 結語

現(xiàn)在的OA系統(tǒng)可以說是一個大協(xié)同，把很多的小系統(tǒng)關聯(lián)在一起像檔案系統(tǒng)、會議紀要等，這樣就不會使數(shù)據相關的孤立起來，達到真正的協(xié)同管理。隨著計算機系統(tǒng)的升級，OA系統(tǒng)的兼容性也越來越好，對于WIN7、office2010都可以使用，OA系統(tǒng)的推廣應用極大地提高了員工的工作效率。

參考文獻

[1]劉躍.OA公文流程設計[J].南車成都，2013年第5期.

[2]冀治宇.淺談辦公自動化軟件（OA）客戶端的安裝和使用中常見問題的處理[J]，西北電力技術，2004.6.

[3]陶建文.《OA辦公系統(tǒng)的分析與設計[J].云南大學，2013.