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        試論檔案管理中的保密工作

        2016-05-14 14:41:57劉峰
        資治文摘 2016年6期
        關(guān)鍵詞:保密檔案

        劉峰

        【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)安全的進(jìn)步,檔案的管理逐漸向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展,起初因?yàn)橛?jì)算機(jī)的不安全性和網(wǎng)絡(luò)的未知性很多檔案管理機(jī)構(gòu)不敢使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案處理,后來意識到計(jì)算機(jī)有著很高的便捷性,逐漸從傳統(tǒng)檔案形式到數(shù)據(jù)化檔案形式開始轉(zhuǎn)變,并逐漸形成一種風(fēng)潮。但是隨著一些重要檔案也用于數(shù)據(jù)化管理,數(shù)據(jù)化檔案管理的安全性又受到不少人士的質(zhì)疑。所以要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)化檔案的保密工作。

        【關(guān)鍵詞】檔案;保密;利用和監(jiān)督

        我國的檔案信息化建設(shè)始于上世紀(jì)90年代,自建設(shè)初始便將檔案管理的安全工作放在了首要位置上。在實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)資料向數(shù)字化資料轉(zhuǎn)變的過程中,對于檔案管理的模式及技術(shù)應(yīng)用都隨之發(fā)生了變化,新技術(shù)的加入即要求管理制度體質(zhì)的轉(zhuǎn)變,又要求信息化軟硬件的技術(shù)更新,這也為檔案信息化的保密工作提升了難度。文章立足于在檔案信息化建設(shè)中遇到的實(shí)際問題與難點(diǎn),詳細(xì)闡述了檔案信息化對保密工作影響和解決策略等問題。

        一、切實(shí)做好檔案保管過程中的保密工作

        1.檔案庫房管理中的保密工作。檔案具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值,檔案是一種記錄,記載社會的發(fā)展過程,人們根據(jù)檔案中記載的內(nèi)容,歸納歷史的發(fā)展規(guī)律,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。檔案是社會財(cái)富,是國家歷史文化的積累,我們一定要正確保管好檔案,保存檔案的完整性,使檔案發(fā)揮更大的價(jià)值,而最合適保管檔案的場所就是檔案庫房,檔案庫房是根據(jù)檔案的而建設(shè)起來的,具有保存價(jià)值,也是按照機(jī)關(guān)單位的檔案管理實(shí)際要求而設(shè)立的,具有現(xiàn)實(shí)作用。在保管檔案的時(shí)候,首先,一定要清楚檔案的內(nèi)容、價(jià)值、和保存期限,我國現(xiàn)在存在的一些檔案館并不符合國家檔案館的標(biāo)準(zhǔn),部分單位在保管檔案的時(shí)候,隨意的把檔案庫房設(shè)立在單位樓內(nèi),辦公樓里的最底層就不應(yīng)該設(shè)立檔案館,底層氣候潮濕不利于保護(hù)檔案;其次,還要注意檔案庫房合理規(guī)劃,要與閱覽室、辦公室等非存放檔案的地方分開,檔案館的建設(shè)要符合國家相關(guān)法律規(guī)定;然后,要設(shè)立防盜系統(tǒng)和報(bào)警機(jī)制,以防止檔案被盜;最后,檔案庫房管理者制度要嚴(yán)格,各個(gè)崗位的管理人員要有一定的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)知識,最好是經(jīng)過具體的培訓(xùn),在培訓(xùn)合格后才能上崗,檔案管理人員更要清楚自己的工作性質(zhì)以及工作的重要性,工作態(tài)度要嚴(yán)肅,管理檔案庫房的時(shí)候要科學(xué)合理,做好檔案保密工作,維護(hù)檔案的安全。

        2.正確區(qū)分檔案保密期限和檔案保管期限。根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定,檔案保密和檔案保管是兩個(gè)不同的概念,在檔案工作中,經(jīng)常會遇到保管期限和保密期限相矛盾的情況,在兩者相矛盾的情況下要明確區(qū)分檔案保密期限和檔案管理期限的原則,保密期限和保管期限的原則不同。保管期限的原則是區(qū)別檔案內(nèi)容的作用,檔案內(nèi)容是具有現(xiàn)實(shí)作用還是歷史作用,檔案是記載歷史的發(fā)展進(jìn)程,是國家的文化財(cái)富,具有歷史作用,檔案保存工作也是本單位的實(shí)際需要,具有現(xiàn)實(shí)意義,因此,要根據(jù)檔案的內(nèi)容確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。檔案保密原則是國家秘密的重點(diǎn),國家秘密在確定的期限內(nèi),是受國家法律保護(hù),是具有法律效力的,國家有關(guān)規(guī)定,檔案館要按照相關(guān)規(guī)定來制定,有相應(yīng)的保護(hù)技術(shù)以及保密標(biāo)準(zhǔn),但是,在我國,在當(dāng)前環(huán)境下,我國現(xiàn)有的法律法規(guī)有時(shí)限,產(chǎn)生的法律效力也有限,因此,我國會遇到檔案保密日期和檔案館建設(shè)不符合的情況,所以,針對這種情況,同時(shí)具備檔案文件保管與文件保密期的資質(zhì)的相關(guān)單位,要對檔案館規(guī)劃設(shè)計(jì)。

        二、檔案信息化保密工作的改進(jìn)措施

        檔案信息化的安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容。主要是保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全,避免泄密問題的出現(xiàn)。檔案信息化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮保密工作的問題。

        1.管理模式的變化。從傳統(tǒng)保密工作衍伸到信息化保密工作,其工作性質(zhì)發(fā)生了變化。檔案信息化的保密工作主要將信息化數(shù)據(jù)的處理流程和讀取存儲權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管,通過對電子信息設(shè)備的軟硬件設(shè)置建立起安全操作流程,并對整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)管。其系統(tǒng)組成包括了:檔案信息系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)章制度,數(shù)字化信息涉密人員的管理辦法,數(shù)據(jù)存取的安全保密方案,信息化設(shè)備的管理方案,人員身份識別管理方案,訪問控制規(guī)則方案,密碼密鑰的管理規(guī)定,保管維護(hù)及相關(guān)工作人員的管理職責(zé)等。

        在實(shí)際工作中,對于信息化檔案保密工作的規(guī)程管理要從上至下統(tǒng)一貫徹,依據(jù)保密管理工作中對人、物、環(huán)境因素的運(yùn)動邏輯規(guī)律,找出漏洞并采取有效措施加以彌補(bǔ),有效降低泄密事故的發(fā)生概率。

        2.人員素質(zhì)的轉(zhuǎn)變。對于信息化檔案保密管理人員的要求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        (一)首先,作為專職的信息化檔案保密管理人員必須具備較高的基礎(chǔ)文化素質(zhì),具備計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)能力,能夠獨(dú)立完成作為檔案信息化管理中對設(shè)備操作的基礎(chǔ)要求,具備一定的計(jì)算機(jī)安全使用意識,能對信息化保密工作的基礎(chǔ)常識有深入了解。

        (二)在滿足第一點(diǎn)的基礎(chǔ)上,信息化檔案保密管理人員還應(yīng)具備極高的政治思想覺悟,還要具備很強(qiáng)的保密意識和相應(yīng)的保密專業(yè)知識技能。涉密人員還應(yīng)認(rèn)清保密形勢和敵情教育,保密工作方針、政策和法律法規(guī)教育,保密知識技能教育,崗位職責(zé)教育等。

        (三)管理人員還應(yīng)在實(shí)際工作中,根據(jù)接觸的實(shí)際情況,提出合理化的整改意見和方案,通過查缺補(bǔ)漏的方式杜絕涉密問題的發(fā)生。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]崔景婷.試論如何做好事業(yè)單位檔案保密工作[J].理論觀察,2013(4)

        [2]葛成霞.芻議檔案管理中的保密問題與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(1)

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