馬世鎮(zhèn)
摘要:數(shù)字化時(shí)代對(duì)人事檔案的管理提出了新的要求,以求實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,可以幫助人們更加方便、快捷地查找到所需要的檔案。新型檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)資源的共享,提高人事檔案管理的效率。檔案的管理人員要更新管理觀念,創(chuàng)新檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,使新型的檔案管理方式更快步入正軌,為以后更高水平的檔案管理方式提供經(jīng)驗(yàn),為社會(huì)管理和經(jīng)濟(jì)水平的提高服務(wù)。
關(guān)鍵詞:檔案管理;創(chuàng)新理念;管理信息化
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1671-864X(2016)03-0000-01
引言
隨著科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步,傳統(tǒng)的檔案管理方式一般依靠手工記錄,速度慢并且查閱不方便,這顯然已經(jīng)滿足不了數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理的新的要求,因此實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新刻不容緩。新的檔案管理方式具有高效、持久、安全等的優(yōu)勢(shì),在當(dāng)今世界越來(lái)越多地采用。創(chuàng)新檔案管理方式首先要?jiǎng)?chuàng)新管理理念,其次要提高技術(shù)創(chuàng)新,最后將這些運(yùn)用于實(shí)踐。同時(shí),還要檔案管理創(chuàng)新引起社會(huì)的廣泛關(guān)注,從建立制度、利用新型技術(shù)到實(shí)際管理的理念和運(yùn)用,為我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)。
一、檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)
(一)有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復(fù)雜而且速度較慢,因?yàn)檩斎肱c管理檔案信息全部需要人力,人難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤,導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?,F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)的普及,為檔案管理方式提高了技術(shù)保證,檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理,創(chuàng)新管理方式,實(shí)現(xiàn)管理的信息化。只需要在計(jì)算機(jī)在輸入,就可以錄入和找尋到檔案,十分快捷,這樣提高了檔案管理的效率,節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。
(二)資源共享更加方便和快捷。新的檔案管理方式也使資源共享更加方便,想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡(luò)上搜索就可以找到檔案信息,十分方便、快捷,檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理,因?yàn)闄n案管理是紙質(zhì)的,查閱不方便,沒(méi)法進(jìn)行資源共享,并且檔案管理的內(nèi)容不可以復(fù)制,所以要查閱檔案要去檔案管理部門,這樣十分復(fù)雜。
(三)信息保存更加持久穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案,隨著時(shí)間的增加,紙質(zhì)保存起來(lái)比較困難,一定時(shí)間還需要修復(fù),而檔案管理的信息化可以解決這個(gè)問(wèn)題,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)為檔案信息保存的持久性提供了保障,可以不受保存時(shí)間的限制。
(四)增加檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行傳送時(shí)可能會(huì)損害或者丟失,這樣補(bǔ)救比較困難,而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障,使傳輸跨越了地域,計(jì)算機(jī)管理也提高了信息的安全性。
二、檔案管理信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)
(一)網(wǎng)路媒介影響檔案管理的保密性。網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展,為信息共享帶來(lái)方便的同時(shí),也為檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理認(rèn)為的信息管理的安全意識(shí)不夠,以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不成熟,以及黑客的惡意攻擊,使檔案管理的安全受到了極大的挑戰(zhàn),因此必須從管理人員與管理技術(shù)方面尋求改進(jìn)措施。
(二)檔案管理部門之間合作意識(shí)不高。檔案管理工作中,由于競(jìng)爭(zhēng)激烈使內(nèi)部工作人員缺少合作意識(shí),影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)信息處理自動(dòng)化,提高信息管理效率和技術(shù)是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關(guān)鍵問(wèn)題。因此,提高檔案管理部門之間的合作意識(shí)十分重要,這關(guān)系到檔案管理的安全與效率。
(三)電子檔案的管理方式有待提高。電子檔案的大量存在使我們必須認(rèn)真地思考其管理方式,從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡(luò)流通中的安全進(jìn)行創(chuàng)新。因此,要建立一個(gè)正確完整的科學(xué)管理方式,使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來(lái)前進(jìn)。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新的方式
(一)建全檔案信息管理制度。檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式,健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒(méi)有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn),要求必須創(chuàng)新檔案管理制度,建立一套符合新型檔案管理方式的新制度,以不斷提高檔案管理水平。
(二)提高檔案管理意識(shí)和水平。當(dāng)前很多檔案工作人員對(duì)檔案管理工作不重視,敷衍塞責(zé),這就出現(xiàn)的了許多檔案管理的問(wèn)題。因此檔案管理人員要加強(qiáng)管理的意識(shí),認(rèn)真細(xì)心地從事檔案管理工作,登記檔案信息要準(zhǔn)確,整理檔案時(shí)要仔細(xì)裝訂、分類和收藏。還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn),以提高管理能力,用更加先進(jìn)的手段和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度從事檔案管理工作。
(三)加強(qiáng)信息管理的安全性。檔案信息管理的安全性是進(jìn)行檔案管理最需要保障的關(guān)鍵問(wèn)題,因此必須從各個(gè)環(huán)節(jié)入手,提高檔案管理的安全性。首先,要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的責(zé)任感,工作細(xì)心認(rèn)真。其次,對(duì)信息管理進(jìn)行安全保護(hù),實(shí)施檔案數(shù)據(jù)備份,設(shè)立防火墻和查閱檔案進(jìn)行身份認(rèn)證等措施,要訓(xùn)練提高管理人員網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的能力。
(四)利用新技術(shù)推進(jìn)管理創(chuàng)新?,F(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供給了技術(shù)保障,只有利用先進(jìn)的技術(shù),才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進(jìn)的管理設(shè)備,保證其質(zhì)量水平。要盡快設(shè)計(jì)出來(lái)進(jìn)行檔案管理的軟件,使檔案管理與日常生活相聯(lián)系,利用計(jì)算機(jī)集成技術(shù),加大計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量。另外,也要選用一些會(huì)使用計(jì)算機(jī)新技術(shù)的人才,進(jìn)行管理技術(shù)的創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。
結(jié)語(yǔ)
綜上所述,檔案管理系統(tǒng)對(duì)一個(gè)國(guó)家的信息化和人才資源的管理具有決定性的作用,因此必須提高檔案管理信息化的重視,創(chuàng)新檔案管理的理念,從管理人員、管理技術(shù)、管理制度等進(jìn)行創(chuàng)造性地改變,完善相關(guān)制度,通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新帶動(dòng)管理創(chuàng)新,以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢(shì),讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。當(dāng)前新型管理方式也存在著許多挑戰(zhàn),如網(wǎng)絡(luò)安全給信息傳輸帶來(lái)的影響,日益龐大的電子檔案對(duì)管理提出了更高的要求,加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和之間的合作意識(shí)等。當(dāng)前我國(guó)檔案管理最重要的是實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
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