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        創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

        2016-05-14 19:08:32馬世鎮(zhèn)
        人間 2016年7期
        關鍵詞:管理信息化創(chuàng)新理念檔案管理

        馬世鎮(zhèn)

        摘要:數(shù)字化時代對人事檔案的管理提出了新的要求,以求實現(xiàn)檔案管理的信息化,可以幫助人們更加方便、快捷地查找到所需要的檔案。新型檔案管理方式可以實現(xiàn)資源的共享,提高人事檔案管理的效率。檔案的管理人員要更新管理觀念,創(chuàng)新檔案管理方式,實現(xiàn)檔案管理的信息化,使新型的檔案管理方式更快步入正軌,為以后更高水平的檔案管理方式提供經驗,為社會管理和經濟水平的提高服務。

        關鍵詞:檔案管理;創(chuàng)新理念;管理信息化

        中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1671-864X(2016)03-0000-01

        引言

        隨著科技的發(fā)展和時代的進步,傳統(tǒng)的檔案管理方式一般依靠手工記錄,速度慢并且查閱不方便,這顯然已經滿足不了數(shù)字化時代對檔案管理的新的要求,因此實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新刻不容緩。新的檔案管理方式具有高效、持久、安全等的優(yōu)勢,在當今世界越來越多地采用。創(chuàng)新檔案管理方式首先要創(chuàng)新管理理念,其次要提高技術創(chuàng)新,最后將這些運用于實踐。同時,還要檔案管理創(chuàng)新引起社會的廣泛關注,從建立制度、利用新型技術到實際管理的理念和運用,為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供經驗。

        一、檔案管理信息化的優(yōu)點

        (一)有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復雜而且速度較慢,因為輸入與管理檔案信息全部需要人力,人難免會出現(xiàn)一些錯誤,導致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?,F(xiàn)代信息技術的發(fā)展,互聯(lián)網的普及,為檔案管理方式提高了技術保證,檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理,創(chuàng)新管理方式,實現(xiàn)管理的信息化。只需要在計算機在輸入,就可以錄入和找尋到檔案,十分快捷,這樣提高了檔案管理的效率,節(jié)省了人力、物力和財力。

        (二)資源共享更加方便和快捷。新的檔案管理方式也使資源共享更加方便,想要搜索檔案只要在網絡上搜索就可以找到檔案信息,十分方便、快捷,檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理,因為檔案管理是紙質的,查閱不方便,沒法進行資源共享,并且檔案管理的內容不可以復制,所以要查閱檔案要去檔案管理部門,這樣十分復雜。

        (三)信息保存更加持久穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質檔案,隨著時間的增加,紙質保存起來比較困難,一定時間還需要修復,而檔案管理的信息化可以解決這個問題,計算機網絡的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障,可以不受保存時間的限制。

        (四)增加檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案進行傳送時可能會損害或者丟失,這樣補救比較困難,而計算機網絡的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障,使傳輸跨越了地域,計算機管理也提高了信息的安全性。

        二、檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)

        (一)網路媒介影響檔案管理的保密性。網絡的快速發(fā)展,為信息共享帶來方便的同時,也為檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理認為的信息管理的安全意識不夠,以及計算機技術的不成熟,以及黑客的惡意攻擊,使檔案管理的安全受到了極大的挑戰(zhàn),因此必須從管理人員與管理技術方面尋求改進措施。

        (二)檔案管理部門之間合作意識不高。檔案管理工作中,由于競爭激烈使內部工作人員缺少合作意識,影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調,實現(xiàn)信息處理自動化,提高信息管理效率和技術是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關鍵問題。因此,提高檔案管理部門之間的合作意識十分重要,這關系到檔案管理的安全與效率。

        (三)電子檔案的管理方式有待提高。電子檔案的大量存在使我們必須認真地思考其管理方式,從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網絡流通中的安全進行創(chuàng)新。因此,要建立一個正確完整的科學管理方式,使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進。

        三、實現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新的方式

        (一)建全檔案信息管理制度。檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式,健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒有一套統(tǒng)一的標準,制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn),要求必須創(chuàng)新檔案管理制度,建立一套符合新型檔案管理方式的新制度,以不斷提高檔案管理水平。

        (二)提高檔案管理意識和水平。當前很多檔案工作人員對檔案管理工作不重視,敷衍塞責,這就出現(xiàn)的了許多檔案管理的問題。因此檔案管理人員要加強管理的意識,認真細心地從事檔案管理工作,登記檔案信息要準確,整理檔案時要仔細裝訂、分類和收藏。還要對檔案管理人員進行專門培訓,以提高管理能力,用更加先進的手段和認真負責的態(tài)度從事檔案管理工作。

        (三)加強信息管理的安全性。檔案信息管理的安全性是進行檔案管理最需要保障的關鍵問題,因此必須從各個環(huán)節(jié)入手,提高檔案管理的安全性。首先,要對檔案管理人員進行培訓,提高他們的責任感,工作細心認真。其次,對信息管理進行安全保護,實施檔案數(shù)據(jù)備份,設立防火墻和查閱檔案進行身份認證等措施,要訓練提高管理人員網絡安全防護的能力。

        (四)利用新技術推進管理創(chuàng)新?,F(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供給了技術保障,只有利用先進的技術,才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進的管理設備,保證其質量水平。要盡快設計出來進行檔案管理的軟件,使檔案管理與日常生活相聯(lián)系,利用計算機集成技術,加大計算機的存儲容量。另外,也要選用一些會使用計算機新技術的人才,進行管理技術的創(chuàng)新,實現(xiàn)檔案管理的信息化。

        結語

        綜上所述,檔案管理系統(tǒng)對一個國家的信息化和人才資源的管理具有決定性的作用,因此必須提高檔案管理信息化的重視,創(chuàng)新檔案管理的理念,從管理人員、管理技術、管理制度等進行創(chuàng)造性地改變,完善相關制度,通過技術創(chuàng)新帶動管理創(chuàng)新,以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢,讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。當前新型管理方式也存在著許多挑戰(zhàn),如網絡安全給信息傳輸帶來的影響,日益龐大的電子檔案對管理提出了更高的要求,加強檔案管理人員的責任感和之間的合作意識等。當前我國檔案管理最重要的是實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新,實現(xiàn)檔案管理信息化。

        參考文獻

        [1]王焱. 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,01:115.

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        [3]馬俊英,沙潔. 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新研究[J]. 邯鄲職業(yè)技術學院學報,2014,01:94-96.

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        [5]刁曉方. 創(chuàng)新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理信息化[J]. 人力資源管理,2012,11:194.

        [6]陳凌云. 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J]. 黑龍江史志,2015,03:84.

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