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        關(guān)于檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用分析

        2016-05-14 14:09:35孫芳芳
        儷人·教師版 2016年7期
        關(guān)鍵詞:電子信息技術(shù)應(yīng)用分析必要性

        孫芳芳

        【摘要】當(dāng)前,電子信息技術(shù)的發(fā)展使人們的生活與生產(chǎn)活動發(fā)生了天翻地覆的變化。在檔案管理中引入電子信息技術(shù),不僅是時(shí)代發(fā)展的要求,更是檔案管理工作自身發(fā)展的需要。本文結(jié)合檔案管理中引入電子信息技術(shù)的必要性進(jìn)行了分析,并就其具體應(yīng)用進(jìn)行了闡述。

        【關(guān)鍵詞】檔案管理 電子信息技術(shù) 必要性 應(yīng)用分析

        當(dāng)前,是信息技術(shù)的時(shí)代,任何技術(shù)的發(fā)展,都離不開信息技術(shù)。信息技術(shù)的普及給人們的生活帶來了極大的便利,不但提高了工作效率,更讓人們實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化、科學(xué)化與技術(shù)化的生活、生產(chǎn)方式。

        在傳統(tǒng)的檔案管理中,面對繁多的檔案信息,完成一項(xiàng)管理任務(wù)需要耗費(fèi)大量的人力物力,不僅效率低下,還面臨著錯(cuò)誤率高的風(fēng)險(xiǎn)。而在當(dāng)前的電子信息技術(shù)下,通過引入電子信息技術(shù),檔案管理實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。

        一、檔案管理引入電子信息技術(shù)的必要性

        1、檔案管理工作的繁雜性

        檔案管理工作最為突出的特點(diǎn)就是繁雜,當(dāng)前,每一天,甚至每一刻,都有無數(shù)的信息的產(chǎn)生,這些信息匯聚成檔案信息,要通過人工進(jìn)行整理,看起來是一項(xiàng)難以完成的工作。

        此外,除了當(dāng)前不斷產(chǎn)生的新的信息,檔案管理工作人員還面臨著對過去的檔案進(jìn)行歸類、整理等工作,更是一項(xiàng)繁雜的工作。這是由于過去的檔案可能會因?yàn)楣芾碓?、檔案管理地點(diǎn)遷移原因等,造成檔案的缺失與毀損,給工作人員帶來了更大的檔案管理壓力。

        2、電子信息技術(shù)的優(yōu)越性

        當(dāng)前,我國許多的工作都已實(shí)現(xiàn)了電子化,通過電子信息技術(shù),為工作帶來了極大的便利。

        電子信息技術(shù)在許多的方面都有著人工難以比擬的優(yōu)越性,如對龐大數(shù)據(jù)的處理能力,電子信息技術(shù)可以在短短的幾秒鐘實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的搜索與歸類,而人工則需要耗費(fèi)幾十倍的時(shí)間才能完成;又如對數(shù)據(jù)的保存,電子信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)無限期的保存,并確保資料不會發(fā)生丟失與損毀,而人工保存則面臨著損毀、遺失的可能性。

        3、檔案管理工作人員的工作繁瑣性

        部分檔案管理工作人員在剛接觸檔案管理時(shí),日常的工作都是進(jìn)行檔案的整理,較為繁瑣,則逐漸對自身的工作失去的熱情,甚至產(chǎn)生厭煩的情感。這是由于檔案管理工作內(nèi)容龐雜,工作量大,工作性質(zhì)較為單一,工作內(nèi)容繁瑣,因此工作人員對其工作可能會逐漸失去興趣。

        為了提高工作人員的工作熱情與積極性,則需要從其工作著手,如何實(shí)現(xiàn)讓工作人員效率提高、興趣增加的管理,是檔案管理的難題。而引入電子信息技術(shù),則可以解決以上難題,既能提高工作人員的工作效率,也能使工作人員的工作更為靈活,提高工作人員對其工作的熱情。

        二、檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用

        1、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理

        要利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理,首先需要對檔案進(jìn)行搜集。利用電子信息技術(shù),可以通過統(tǒng)一的檔案管理平臺,由工作人員向檔案的相關(guān)內(nèi)容錄入檔案管理平臺,由檔案管理平臺對檔案信息進(jìn)行自動的分類,如通過檔案內(nèi)容類型、檔案錄入時(shí)間、檔案重要程度等,建立多個(gè)交叉管理的數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)多種分類。

        對于較為重要的檔案信息,工作人員可以通過掃描的方式,將內(nèi)容掃描到檔案管理平臺中,并建立相關(guān)的管理文件夾,實(shí)現(xiàn)對重要檔案的管理。通過這種管理方式,能實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率的極大提高,也減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

        2、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案查閱

        檔案整理的最終目的是為了方便以后進(jìn)行查閱與了解,通過電子信息技術(shù),可以十分迅速地實(shí)現(xiàn)檔案的查閱。

        通過對檔案進(jìn)行分類,在進(jìn)行查閱時(shí),可以通過檔案管理平臺,實(shí)現(xiàn)分類查閱、關(guān)鍵詞查閱、內(nèi)容查閱等方式,不同方式都可以查閱到需要的內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)了查閱效率的提高,也有利于工作人員對檔案進(jìn)行后期的管理與維護(hù)。

        此外,還可以引入智能化查閱系統(tǒng),通過對容易用戶的查閱記錄,為其推薦其可能有興趣的相關(guān)內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)智能化管理。

        3、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的后期維護(hù)

        檔案在進(jìn)行保管的過程中,由于數(shù)量較多,需要占據(jù)大量的空間,而檔案的儲存空間有限,不可能把所有的檔案原件都進(jìn)行儲存,在后期進(jìn)行維護(hù)時(shí)面臨著保管的難題。

        引入電子信息技術(shù),可以將檔案電子版上傳到檔案管理平臺,實(shí)現(xiàn)檔案空間的優(yōu)化。根據(jù)檔案的重要性程度進(jìn)行分類,重要程度較低的則直接保存電子版,重要程度較高的則需要同時(shí)保存檔案的電子版與原件,并對電子版進(jìn)行多次的備份,防止出現(xiàn)檔案的遺失。

        4、應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的系統(tǒng)管理

        在傳統(tǒng)的人工管理中,檔案管理只能實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有資料的管理與分類,而通過電子信息技術(shù),則可以實(shí)現(xiàn)對檔案的大范圍搜索與分類。

        工作人員在對檔案進(jìn)行錄入后,還可以通過對相關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行搜索,在不同的數(shù)據(jù)庫中尋找可能有關(guān)的檔案,一并進(jìn)行整理,使得檔案的管理更加完善與豐富,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。與此同時(shí),在進(jìn)行檔案系統(tǒng)化管理的基礎(chǔ)上,不同的檔案管理平臺還可以通過數(shù)據(jù)共享的方式,實(shí)現(xiàn)部分非機(jī)密檔案的共享,有利于檔案信息的流通與自身檔案庫內(nèi)容的擴(kuò)充,是一種值得推廣的雙贏的發(fā)展模式。

        三、小結(jié)

        電子信息技術(shù)給檔案管理帶來了極大的便利,實(shí)現(xiàn)了工作效率的提高與工作質(zhì)量的提高,減輕了工作人員的工作壓力。未來仍是電子信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代,應(yīng)當(dāng)僅僅把握時(shí)代發(fā)展的特征,及時(shí)引入先進(jìn)的電子信息技術(shù),使得檔案管理更為規(guī)范化、科學(xué)化與技術(shù)化,實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面提高。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]畢大鵬. 檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用研究[J].電子技術(shù)與軟件工程,2016(4)

        [2]鄧云.企業(yè)檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用[J].民營科技,

        2015(12)

        [3]吳凱. 電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用,2014(15)

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