朱紅娟

【摘要】血站的財務(wù)檔案既是血站檔案的重要組成部分，又是記錄和反映血站采供血業(yè)務(wù)活動、財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財務(wù)檔案管理水平的高低體現(xiàn)了血站的整體管理水平，并直接決定了財務(wù)工作和檔案管理工作的優(yōu)劣。因此，發(fā)現(xiàn)當前血站財務(wù)檔案規(guī)范化管理過程中存在的問題，并對其進行改進和解決就顯得至關(guān)重要。

【關(guān)鍵詞】血站財務(wù)檔案；規(guī)范化；管理

近年來，隨著采供血量的不斷增加，服務(wù)水平有效提升，血站得到了前所未有的發(fā)展。當前，加強血站的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了血站健康、持續(xù)發(fā)展的主要內(nèi)容，其中，加強血站財務(wù)檔案管理是一個重要的方面。因此，了解血站財務(wù)檔案管理的特點，發(fā)現(xiàn)當前管理中存在的問題，完善與改進血站財務(wù)檔案管理顯得至關(guān)重要。

一、當前血站財務(wù)檔案管理的特點

（一）血站財務(wù)檔案來源的分散性。血站的財務(wù)檔案主要包括以下幾個方面：一是血站為維護采供血工作正常開展所需要的各類開支，如用于購買試劑、耗材、紀念品以及血液運輸、冷鏈保存、人工費用和各項科研活動等開支。二是血站日常管理開支，如用于辦公費用、安全生產(chǎn)投資、隨著獻血隊伍的不斷擴大和改善業(yè)務(wù)科研條件，擴建或改建已有的業(yè)務(wù)區(qū)、辦公區(qū)和優(yōu)化獻血環(huán)境等，同時還包括為了更好規(guī)范地開展業(yè)務(wù)工作而添置的大型儀器設(shè)備，這些都是血站進一步發(fā)展所必須的投資。三是血站用于獻血者來往交通補助和還血報銷等開支。四是血站的各項收入以及上級機關(guān)部門的撥款收入，血站作為社會公益部門按照省物價部門核準的收費標準，在提供社會服務(wù)的同時收取適當?shù)馁M用，以及政府部門對血站的各項財政撥款等。

（二）血站財務(wù)檔案管理模式的特殊性。許多血站財務(wù)實行集中統(tǒng)一管理，即血站資金管理模式是“收支兩條線”，即血站在供血后的收入與發(fā)生與采血、檢驗、分離、儲存、運輸?shù)戎С雒撱^，收入上繳國庫或財政專戶，支出由財政部門根據(jù)履行職能的需要按標準核定，做到收是收、支是支的資金管理模式。由于收入戶和支出戶分屬于兩個賬戶，且在形成財務(wù)檔案的過程中，收入和支出的檔案更為明晰，更富有鮮明的特點。

（三）血站財務(wù)檔案劃分的層次性日益復(fù)雜。近年來隨著血站的財務(wù)活動呈現(xiàn)多元化趨勢：血站的投資改造建設(shè)、血站科研開發(fā)和使用、業(yè)務(wù)活動的開展和行政活動的日益頻繁與多樣性，這些都導(dǎo)致血站財務(wù)檔案劃分的層次性日益復(fù)雜。一方面血站財務(wù)檔案相當一部分數(shù)量來自血站日常的管理與業(yè)務(wù)活動及科研活動。另一方面還涉及到血站大量的儀器設(shè)備購進、各種耗材、紀念品的招標采購各項支出和與各供血單位的來往賬目及上交財政賬目等。

（四）血站財務(wù)檔案管理手段的現(xiàn)代性。目前血站借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，財務(wù)檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，歷年的財務(wù)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。借助于一系列現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，其檔案管理和提供利用的工作效率高，信息傳遞速度快，也有效地防止了查閱、審閱檔案材料過程中可能出現(xiàn)的私自涂改或丟失、損壞現(xiàn)象。

二、當前血站財務(wù)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄，管理制度不完善。財務(wù)檔案是血站采供血業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄、連接當前業(yè)務(wù)并作為未來財務(wù)預(yù)算的重要依據(jù)，是財務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為血站的財務(wù)人員，在意識上普遍地對財務(wù)檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠，對財務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范財務(wù)檔案日常的管理。

（二）財務(wù)檔案人員素質(zhì)有待提高。目前許多血站沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，許多出納人員兼管會計檔案，2016年1月1日執(zhí)行的《會計檔案管理辦法》中明確指出，出納人員不得兼管會計檔案。相當一部分會計從業(yè)人員沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，使得整理出來的財務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，裝訂不規(guī)范，難以保證檔案的完整性和安全性。另外，由于會計人員工作量大，內(nèi)部人事變動頻繁，都是各自保管自己經(jīng)手的年度財務(wù)檔案，沒有統(tǒng)一規(guī)劃管理，導(dǎo)致有若干年的財務(wù)檔案資料沒有及時向綜合檔案室移交。嚴重違背了財務(wù)檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定，不能算一個合格的財務(wù)檔案工作者。

（三）財務(wù)檔案管理硬件環(huán)境惡劣。血站財務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前，一般就存放在財務(wù)辦公室，很多財務(wù)資料隨處亂放、存放零亂，有的容易潮濕、破損，本部門財務(wù)人員未經(jīng)權(quán)限許可就隨意翻閱。有的財務(wù)部門因辦公條件有限，存放財務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進出，與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠，缺乏檔案資料存放的安全性，從而難以保證財務(wù)檔案的真實性和完整性。

（四）缺少統(tǒng)一管理標準，管理混亂。雖然國家為檔案管理制定了相關(guān)法規(guī)，但都是宏觀原則性的規(guī)定。具體涉及到財務(wù)檔案管理上，尚無統(tǒng)一的具體的管理標準，這就導(dǎo)致血站財務(wù)檔案管理出現(xiàn)各行其是的局面，雖然有的具有一定的科學(xué)性、創(chuàng)造性，但更多的是管理粗放甚至混亂。如，各種表冊紙張沒有統(tǒng)一規(guī)格要求，裝釘后參差不齊，外觀很難看；檔案登記表項目和格式也五花八門，有的很不便于查閱、檢索。還有，檔案借閱、移交、銷毀等制度也不統(tǒng)一，有的制度行文很不嚴密，給檔案管理造成流失隱患。再有，很多血站雖然財務(wù)工作已經(jīng)是電算化模式，但是檔案管理仍采用全手工管理方式，沒有利用計算機或網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段進行管理，檢索信息費時費力。這些都是由于沒有統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求造成的。

三、 加強血站財務(wù)檔案規(guī)范化管理的措施

（一）增強管理意識，加強財務(wù)檔案管理。血站財務(wù)檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分，是衡量血站綜合管理水平的標志之一。血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認識，把檔案管理工作納入血站整體發(fā)展規(guī)劃，高度重視血站檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)需要明確專（兼）職人員負責(zé)有關(guān)文書工作，處理文件的收發(fā)、整理、歸檔，并做好財務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

（二）強化財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作要適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢需要，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。一開始就要挑選文化素質(zhì)高、工作能力強的人員負責(zé)檔案管理工作，并保持人員相對穩(wěn)定，在工作中，財務(wù)檔案管理人員要摒棄名利觀念，要有甘為人梯的奉獻精神，有腳踏實地、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。同時要對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，不斷更新他們的知識結(jié)構(gòu)。組織到先進單位參觀學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的實際工作能力，提高他們的檔案管理責(zé)任；使檔案管理人員熟悉本部門的職責(zé)，熟悉不同文件材料，能按照管理標準進行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷。對檔案管理人員的培訓(xùn)要不斷深入，使其具有信息意識、市場意識、現(xiàn)代化意識和法紀意識。一方面，要及時了解并熟悉國家的各項財務(wù)法規(guī)、方針、政策，嚴格貫徹執(zhí)行和遵守經(jīng)濟法、會計法、稅法、審計法等相關(guān)法律，強化法律意識，提高自身修養(yǎng)。另一方面，還應(yīng)掌握時事政策、財政稅務(wù)、電腦操作等相關(guān)知識。

（三）完善財務(wù)檔案管理的軟硬件建設(shè)。財務(wù)檔案管理的硬件主要是指檔案保管的硬件設(shè)施，包括房屋、柜架、箱盒等。建立財務(wù)檔案室，要本著方便實用、簡捷明快、因地制宜的原則對檔案室進行合理布局，要達到防火、防潮、防塵、防壓、防光、防鼠、防盜、防磁的標準要求，使檔案硬件設(shè)施逐步配套完善。根據(jù)實際需要與可能配置相關(guān)器材，可配備適用于各種檔案資料和物品存放的資料架柜，資料架柜不僅要滿足存取方便、存儲量大、分合隨意的要求，還要能節(jié)省占地面積。統(tǒng)一檔案室的器材和硬件設(shè)施，明確相關(guān)的技術(shù)、安全指標，通過完善財務(wù)檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)造良好的財務(wù)檔案管理硬件環(huán)境，為財務(wù)檔案的規(guī)范化管理打下基礎(chǔ)。

財務(wù)檔案管理的軟件環(huán)境主要是指相關(guān)的管理規(guī)章制度，如崗位的設(shè)置規(guī)則、人員的選聘辦法、人員的職責(zé)分工等，這里主要指財務(wù)檔案的管理工作制度。要想完善財務(wù)檔案管理工作制度，首先就要抓住基本環(huán)節(jié)。檔案歸檔環(huán)節(jié)足檔案管理的起點，不僅要保證財務(wù)檔案管理齊全完整、信息準確，還要保證質(zhì)量。在整理過程中，要區(qū)分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅實、整齊、美觀。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同財務(wù)檔案保管。檔案保管環(huán)節(jié)要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，保證財務(wù)檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。要安排專人負責(zé)保管財務(wù)檔案，有關(guān)單位、人員要定期不定期地檢查財務(wù)檔案的保存情況，嚴格按規(guī)定程序和技術(shù)方法處理檔案保管中的問題。檔案的查詢要嚴格，需有規(guī)定的程序，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門財務(wù)檔案，要出具單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責(zé)人批準。

（四）加快財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。財務(wù)檔案信息化是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，以不斷提高檔案的信息化程度。首先，要加強規(guī)劃。檔案信息化的規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動納入建設(shè)規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源。其次，要加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。再次，要加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，加速檔案數(shù)字化進程，檔案網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化的必要條件和重要步驟。

總之，財務(wù)檔案管理是加強血站內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面，在建設(shè)現(xiàn)代化血站中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以，根據(jù)財務(wù)檔案管理的特點，改進管理現(xiàn)狀，才能從根本上保證財務(wù)檔案的安全和完整，促進輸血事業(yè)健康發(fā)展。

【參考文獻】

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