金美華

【摘要】本文作者結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)出辦公室安排工作的流程，共分七個(gè)步驟，可以極大地提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】辦公室；安排工作流程；步驟

在辦公室待久了，慢慢發(fā)現(xiàn)了一個(gè)有意思的現(xiàn)象。有的人在安排工作時(shí)，喜歡著重強(qiáng)調(diào)工作的重要性、工作的步驟、措施，往往還不忘提幾點(diǎn)要求。但是往往除了個(gè)別自覺(jué)性高的同志會(huì)定期完成任務(wù)，其他人似乎沒(méi)把這件工作當(dāng)回事。到時(shí)間節(jié)點(diǎn)了，驗(yàn)收工作的時(shí)候，才醒悟過(guò)來(lái)，只好加班加點(diǎn)，“臨時(shí)抱佛腳”，自然工作做得不怎么樣。相反，有些工作很有邏輯的人在安排工作的時(shí)候，條理很清晰，一二三四五，逐條逐項(xiàng)逐人，既沒(méi)過(guò)分強(qiáng)調(diào)重要性，也沒(méi)提要求，但是往往工作落實(shí)得很好。同樣的一群人，安排工作的方式不一樣，結(jié)果竟然會(huì)有如此大的差距。通過(guò)觀察和思考，筆者總結(jié)了一個(gè)安排工作的流程，能極大地提高工作的效率。

第一步：溝通

在安排工作之前一定要與相關(guān)責(zé)任人或責(zé)任部門(mén)面對(duì)面地溝通，交待工作內(nèi)容、目的及重要性，回答相關(guān)責(zé)任人或相關(guān)責(zé)任部門(mén)的疑惑。除此之外，最重要的是要聽(tīng)聽(tīng)相關(guān)責(zé)任人或相關(guān)責(zé)任部門(mén)對(duì)該工作的初步設(shè)想、計(jì)劃，以及在開(kāi)展工作過(guò)程中預(yù)想可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題或困難。這些問(wèn)題或困難需要上級(jí)或其他部門(mén)幫助解決的，一定要積極協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取得到配合。

第二步：落實(shí)責(zé)任

在第一步的基礎(chǔ)上，把工作按照相應(yīng)的原則細(xì)分，然后再把每個(gè)小工作安排到具體個(gè)人。通過(guò)這一步就把責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人，方便以后工作的檢查、考核和驗(yàn)收。這一步需要在安排工作之前就細(xì)化，也可以在溝通之后，由相關(guān)責(zé)任人或責(zé)任部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況再進(jìn)一步細(xì)化。具體個(gè)人承擔(dān)具體責(zé)任，這樣工作得以順利開(kāi)展，就不會(huì)造成到檢查考核時(shí)出現(xiàn)相互推托的現(xiàn)象。

第三步：提標(biāo)準(zhǔn)

即提出工作完成時(shí)要達(dá)到的質(zhì)量要求。這是為了在驗(yàn)收工作時(shí)有據(jù)可依，也是為了檢查第二步中個(gè)人責(zé)任落實(shí)情況的依據(jù)。所以這個(gè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要細(xì)，要具有可操作性，最好是能量化。對(duì)全面的工作有一個(gè)總的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)細(xì)分后的各項(xiàng)小工作也要有細(xì)分后的標(biāo)準(zhǔn)。這一步需要在安排工作之前就做好充分、全面的預(yù)想。所提的標(biāo)準(zhǔn)要切合工作的實(shí)際，不能盲目拔高，好高騖遠(yuǎn)，否則會(huì)打擊接受工作的人的積極性，影響工作的正常開(kāi)展。

第四步：明確進(jìn)度時(shí)限

工作交待到個(gè)人手上了，那么接下來(lái)就是個(gè)人完成自己“責(zé)任田”里的事了。什么時(shí)候驗(yàn)收呢？按進(jìn)度要求和完成時(shí)限來(lái)。明確進(jìn)度要求和完成時(shí)限，其實(shí)就是一種無(wú)形的督促。不管你在工作過(guò)程中采用什么方法，花費(fèi)了多少時(shí)間，那是你個(gè)人的事情。最后結(jié)果按照進(jìn)度要求和完成時(shí)限來(lái)衡量。同時(shí)，根據(jù)每個(gè)人承擔(dān)的工作數(shù)量的差別，要設(shè)置不同的進(jìn)度和完成時(shí)限，不能一概而論。

第五步：提示工作流程與方法

在安排工作時(shí)，有必要根據(jù)自己以往的工作經(jīng)驗(yàn)提示相應(yīng)的工作流程和方法，使他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)少走彎路，提高工作的效率。當(dāng)然如果團(tuán)隊(duì)的辦事能力很強(qiáng)，就沒(méi)必要做過(guò)多的提示，放手讓他們?nèi)ジ?，讓他們?cè)趯?shí)踐中摸索，也許更能發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新能動(dòng)性，收獲意想不到的效果。

第六步：提示工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)，以及容易出差錯(cuò)的地方

當(dāng)然在工作的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)困難，特別是對(duì)于新手或是經(jīng)驗(yàn)不足的人來(lái)說(shuō)，更容易出現(xiàn)差錯(cuò)。那么在安排工作的時(shí)候，要提示工作的重點(diǎn)，特別是要重點(diǎn)提示工作中的難點(diǎn)，以及根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)最容易出差錯(cuò)的地方。這個(gè)時(shí)候不要隱瞞“前車(chē)之鑒”， 防止別人“重蹈覆轍”。這是為了保證工作的進(jìn)度，也是為了確保整個(gè)工作的質(zhì)量。

第七步：相關(guān)說(shuō)明

主要說(shuō)明對(duì)工作結(jié)果的檢查考核與獎(jiǎng)勵(lì)。檢查考核按照前面所說(shuō)的節(jié)點(diǎn)、時(shí)限和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量。同時(shí)要說(shuō)明獎(jiǎng)勵(lì)的標(biāo)準(zhǔn)和原則，對(duì)工作中的表現(xiàn)做到公平、充分的肯定，使大家在以后的工作中能不斷提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作積極性和效率。

一般來(lái)說(shuō)，只要按照這七個(gè)步驟來(lái)安排工作，基本上不會(huì)出現(xiàn)工作安排不下去，或者工作安排下去之后得不到落實(shí)的情況發(fā)生。堅(jiān)持按照這個(gè)流程去安排工作，將會(huì)大大提高辦公室工作的效率和質(zhì)量。