王群

【摘要】為了適應電力系統(tǒng)發(fā)展的需要，檔案人員需不斷并長期致力于做好電力企業(yè)科技檔案建設，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案的革新與突破。筆者介紹電力系統(tǒng)的科技檔案，深入探討了電力科技檔案數(shù)字化技術運用及安全保障措施，對于提高供電企業(yè)檔案管理水平有一定的參考價值。

【關鍵詞】科技檔案；數(shù)字化管理；安全保障

為了適應信息時代的發(fā)展趨勢和檔案管理工作需要，支撐智能電網(wǎng)和深化完善“三集五大”體系建設，提高科技檔案管理水平，提升公司的管理成熟度，長沙供電分公司近幾年一直致力于加強科技檔案管理的數(shù)字化技術建設。通過數(shù)字化技術，科技檔案在電網(wǎng)發(fā)生失誤時能及時提供設備的原始資料，為公司生產(chǎn)提供及時有效的決策支持，從而成為保證公司生產(chǎn)和安全運行的重要后盾。

一、概述

電力科技檔案，是電力企業(yè)的管理人員、科技人員以及所有參與科技活動的勞動結晶，是電力企業(yè)進步的見證。電力科技檔案在內(nèi)容上包括了電力科技文件檔案、電力科技組織結果演變的檔案，電力科技活動過程檔案，電力科研項目立項、評審、鑒定的檔案，電力技術專利產(chǎn)生、進行及結果的檔案，電力科技合同形成與執(zhí)行全過程檔案以及電力科技成果轉化、應用檔案等。電力科技檔案有從事某項電力科技活動人員的手稿，有實驗原始記錄、實驗報告、總結報告、有項目進行過程中形成的各種文件、有電力上級部門和單位領導的批示、有相關部門或協(xié)作單位來往文檔。這些原始的及最終的文檔，反映了某項電力科技活動的全過程，記錄了行進過程中所有重要事件，是項目科技活動的動態(tài)映照。

科技檔案數(shù)字化，即在各種高新技術支撐下，把各種載體的科技檔案資源轉化為檔案信息、利用數(shù)字化形式進行存儲，在計算機系統(tǒng)管理下形成一個有序的科技檔案信息庫，能夠提供利用，使信息資源實現(xiàn)共享。

二、科技檔案數(shù)字化的有效措施

（一）運用多種方式實現(xiàn)科技檔案資源數(shù)字化。檔案人員應采用有效措施使電力科技檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向電子介質(zhì)載體逐步轉變，并利用網(wǎng)絡對信息實現(xiàn)迅速而遠距離的傳輸和共享，構建電力科技檔案數(shù)據(jù)庫，科學合理地管理。在公司內(nèi)部建立網(wǎng)絡，允許各部門根據(jù)權限遠程訪問檔案數(shù)據(jù)，提高檔案瀏覽速度，進而實現(xiàn)共享并高效利用企業(yè)檔案資源信息。目前，供電公司的科技檔案資料數(shù)量龐大且載體各異，針對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，可采用文字輸入，掃描等方式進行信息化處理，并存儲于已建立的科技檔案數(shù)據(jù)庫。在建設檔案數(shù)字化系統(tǒng)方面，檔案管理部門應樹立全局意識，結合公司發(fā)展實際需要，對系統(tǒng)建設方案進行統(tǒng)一規(guī)劃，對各部門的工作積極協(xié)調(diào)，利用最小的人員和財務獲得最大效益。對科技檔案資料完成數(shù)字化處理后，應妥善保管好原有的紙質(zhì)檔案資料，并且利用數(shù)字化的檔案資料可隨時查詢到原始檔案資料。

（二）運用網(wǎng)絡技術優(yōu)勢實現(xiàn)科技檔案管理網(wǎng)絡化。目前在工作生活中，網(wǎng)絡技術已得到迅速普及應用，電力科技檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化，能夠最大限度地利用好檔案資料信息。電力科技檔案管理網(wǎng)絡化應涵蓋以下幾方面內(nèi)容：可實現(xiàn)遠程登錄、信息共享、信息傳輸及收發(fā)電子郵件，可利用內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)迅速檢索所需信息、利用網(wǎng)絡信息查詢檔案數(shù)據(jù)庫信息等功能。利用網(wǎng)絡閱讀各級供電企業(yè)或有關企業(yè)信息，存儲內(nèi)容豐富的信息資源，以實現(xiàn)不同部門工作的實際需要，可采用多元化方式比如檢索關鍵詞、按照用戶實際需求進行模糊查詢等對檔案信息進行搜索，并提供所需導航服務，利用檔案使用者可迅速得到所需信息。

三、供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理的安全保障措施

（一）建立數(shù)字化檔案安全管理制度并逐步得以完善。對檔案信息安全工作制定制度進行管理，通過組織培訓不斷提高檔案人員的安全責任意識，建立相應監(jiān)督崗位，對檔案信息安全相關事宜進行專門負責。對于重要檔案信息應建立定期備份制度，信息安全預警及應急機制，特別重要的檔案信息除進行加密處理外還應禁止通過網(wǎng)絡進行訪問，以確保安全保密性。

（二）加強物理環(huán)境和硬件環(huán)境安全性。結合網(wǎng)絡安全有關規(guī)定，不可將涉密的計算機信息系統(tǒng)與國際互聯(lián)網(wǎng)和其它公共信息網(wǎng)連接，一定要采取物理隔離方式進行嚴格管理。目前，多子網(wǎng)網(wǎng)關技術被認為是網(wǎng)絡安全技術中一種最有效的防攻擊技術。該技術將內(nèi)部網(wǎng)絡劃分為多個不同安全級別的子網(wǎng)，實現(xiàn)內(nèi)部不同網(wǎng)段之間的物理隔離，從而有效防止某一個網(wǎng)段的安全問題傳播到整個網(wǎng)絡。

（三）提高系統(tǒng)安全性。應采用有效的防黑客掃描工具，對處于網(wǎng)絡中的計算機設備定期進行掃描。對檔案網(wǎng)絡信息采取安全審計方法，相應日志應自動形成，并對檔案網(wǎng)絡運行情況詳細記錄。此外，檔案系統(tǒng)應具有消息監(jiān)聽功能。若發(fā)現(xiàn)存在網(wǎng)絡攻擊行為，檔案系統(tǒng)應具有及時報警，并自動執(zhí)行有關網(wǎng)絡安全策略，從而確保檔案數(shù)據(jù)及信息具有良好的可靠性。

四、 結論

綜上所述，科技檔案數(shù)字化管理是檔案信息化發(fā)展的要求，是電力系統(tǒng)現(xiàn)代化建設中的重要內(nèi)容，實現(xiàn)電力科技檔案信息化，能夠極大地提高電力科技檔案利用、服務效率，最終實現(xiàn)電力系統(tǒng)資源共享。供電公司應積極應對信息化技術的挑戰(zhàn)，逐步完善檔案的數(shù)字化管理模式，以適應信息化社會的需要。

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