唐志君

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，每個(gè)企業(yè)為了順應(yīng)社會(huì)的需求，對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行管理改革，及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題，并做好處理和解決。在企業(yè)管理工作中，人事檔案管理工作尤其重要，人事檔案關(guān)系到個(gè)人隱私、個(gè)人安全，屬于個(gè)人信息資源，同時(shí)還是國(guó)家信息資源，人事檔案是單位選用人才、了解人員的資料來(lái)源。如今，我國(guó)相關(guān)的人事制度進(jìn)行改革，人事檔案管理也要追求創(chuàng)新。本文就目前人事檔案管理現(xiàn)狀提出了一些管理創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；創(chuàng)新

一、人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案規(guī)范性指導(dǎo)不強(qiáng)

人事檔案管理工作要從管理層做起，對(duì)管理層領(lǐng)導(dǎo)，要定期安排相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，提高領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)能力，員工在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要給予正確引導(dǎo)。就目前情況來(lái)看，管理層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理工作沒(méi)有完全重視，忽視其重要性，導(dǎo)致出現(xiàn)一些狀況。對(duì)于從事人事檔案管理工作的人員來(lái)說(shuō)，大部分是沒(méi)有受過(guò)嚴(yán)格的專業(yè)訓(xùn)練，不具備相關(guān)的專業(yè)能力，工作過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題不能有效解決，導(dǎo)致認(rèn)識(shí)檔案管理工作效率低下。

（二）檔案內(nèi)容更新速度慢

目前，人事檔案內(nèi)容并未隨著社會(huì)的發(fā)展得到及時(shí)更新，并且具備的功能也在逐漸減少。檔案內(nèi)容的更新，一小部分由檔案管理部門(mén)自動(dòng)獲取，另外一大部分是由個(gè)人將個(gè)人最新信息送至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)是由這兩部分信息來(lái)源對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行更新。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，除了一些有關(guān)學(xué)位、職位調(diào)整等信息外，很少有人會(huì)主動(dòng)將個(gè)人信息進(jìn)行更新的，因此人事檔案內(nèi)容的更新幅度并不是很大。

（三）檔案工作實(shí)際操作性差

目前，人事檔案內(nèi)容存在的問(wèn)題是內(nèi)容脫離實(shí)際、信息涵蓋不全面等，檔案內(nèi)容一般突出的是思想政治表現(xiàn)，內(nèi)容不屬實(shí)，缺少對(duì)人員的性格特點(diǎn)、道德品質(zhì)等方面信息的采集，不能正確體現(xiàn)出人員的綜合素質(zhì)。除檔案材料涵蓋不全面外，一些相關(guān)考核材料，工資審批表等，并未及時(shí)補(bǔ)充更新內(nèi)容，甚至有些人事檔案材料中，本人簽字、相關(guān)的組織印章都沒(méi)有，這導(dǎo)致人事檔案管理工作無(wú)法正常進(jìn)行，很難按照規(guī)范開(kāi)展管理工作。

（四）棄檔、造假現(xiàn)象增多

隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理工作出現(xiàn)一些復(fù)雜混亂的狀況。棄檔現(xiàn)象增多，很多人并沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人們更換工作的頻率也在加快，某些企業(yè)不重視對(duì)員工的管理，也忽視對(duì)員工的檔案管理，需要用到檔案的時(shí)候，往往會(huì)找不到檔案寄存單位或者個(gè)人丟失。另外，目前檔案造假的現(xiàn)象也十分泛濫，一些人為了得到更好的就業(yè)機(jī)會(huì)，就會(huì)使用一些手段偽造學(xué)歷、個(gè)人信息等，這種虛假信息對(duì)于人事管理工作的進(jìn)行帶來(lái)極其不便，甚至對(duì)企業(yè)造成損失。

二、人事檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新宏觀管理

人事檔案的宏觀管理包含：當(dāng)下人事檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀、未來(lái)人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)、人事檔案管理的宏觀決策以及人事檔案管理工作者的職業(yè)道德培養(yǎng)。首先，創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)。結(jié)合目前人事檔案的管理制度、相關(guān)法律法規(guī)等，做好當(dāng)前工作，并且把目前的工作管理計(jì)劃融入到未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)中。其次，創(chuàng)新管理理念，不要把人事檔案管理工作限定在檔案部門(mén)，而是將人事檔案管理工作作為整個(gè)單位各項(xiàng)工作需要的基礎(chǔ)。最后，加強(qiáng)檔案的深層次編寫(xiě)工作。人事檔案除了管理之外，還應(yīng)做好科學(xué)編寫(xiě)開(kāi)發(fā)等工作。

（二）創(chuàng)新微觀管理

檔案管理的工作流程一般是收集、征集、整理、判定、保管、利用，每一個(gè)流程都有很強(qiáng)的規(guī)范性。在科技技術(shù)迅速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式顯得落后，為了適應(yīng)目前的社會(huì)需要，人事檔案管理要體現(xiàn)出現(xiàn)代化，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以方便快捷地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，同時(shí)還可結(jié)合手工管理。對(duì)于檔案室和檔案館要做到管理井然有序，資料齊全，分類(lèi)清晰。這種對(duì)人事檔案管理工作的微觀創(chuàng)新在一定意義上可以說(shuō)是對(duì)人事檔案整理的創(chuàng)新。

（三）創(chuàng)新理念制度

檔案管理制度創(chuàng)新包括，完善干部人事檔案資料并嚴(yán)格審核、做好材料轉(zhuǎn)接、確保檔案質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且修正干部人事檔案虛假信息等問(wèn)題，保證檔案材料具有真實(shí)性。第一，做好信息資源管理工作，創(chuàng)新人事檔案內(nèi)容，比如，增設(shè)干部工作業(yè)績(jī)、工作能力、職業(yè)素養(yǎng)等信息，并且要及時(shí)更新檔案信息，將認(rèn)識(shí)檔案管理部門(mén)作為選拔人才、干部征用的參考資源。第二，擴(kuò)展信息服務(wù)范圍。對(duì)于可公開(kāi)的檔案信息建立電子信息檔案，對(duì)于個(gè)人基本信息設(shè)定查看權(quán)限，這樣可以防止紙質(zhì)材料受損造成信息毀壞，確保檔案信息的利用價(jià)值。

（四）提高檔案管理工作人員自身素質(zhì)

人事檔案管理工作的進(jìn)行依靠檔案管理工作者，因此，檔案管理部門(mén)一定要建立一支綜合素質(zhì)高，專業(yè)能力強(qiáng)的工作隊(duì)伍。企業(yè)要招納具有專業(yè)檔案管理能力和經(jīng)驗(yàn)的人才，不斷壯大檔案管理工作隊(duì)伍，另外，還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使得他們順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，除此之外，人事檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性比較強(qiáng)的工作，因此需要檔案管理工作者具有較強(qiáng)的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。

（五）采用現(xiàn)代化管理方法

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人事檔案管理工作也要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，追求創(chuàng)新，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理理論以及先進(jìn)技術(shù)，研究創(chuàng)新管理方式，對(duì)人事檔案進(jìn)行多元化管理，研發(fā)人事檔案管理軟件，建立電子檔案庫(kù)，依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得人事信息收集變得現(xiàn)代化，建立并完善檔案信息追蹤體系，并且要充分發(fā)揮檔案的歷史作用，將人事檔案和歷史資料結(jié)合起來(lái)，嚴(yán)格審核，確保人事檔案信息的真實(shí)性，為相關(guān)單位提供有價(jià)值性的信息參考資料。

（六）科學(xué)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源

開(kāi)發(fā)利用人事檔案信息資源是人才信息資源的基礎(chǔ)工作，有助于檔案利用，這種創(chuàng)新的思維和行為有助于推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，不僅重視基礎(chǔ)性工作的建設(shè)，還注重對(duì)工作的改革和創(chuàng)新。利用新事物，發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，開(kāi)始創(chuàng)新實(shí)踐，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式進(jìn)行改革，并且傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容也得到更新，這樣科學(xué)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，極大地提高了人事檔案工作的效率，進(jìn)一步研究人事檔案的服務(wù)方向和形式，使得服務(wù)項(xiàng)目更具有科學(xué)性和規(guī)范性。

（七）加快檔案管理更新速度

人事檔案管理的內(nèi)容信息要不斷更新，檔案信息是依靠個(gè)人各方面信息的變化而更新的，因此，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)信息更新管理工作，加大個(gè)人信息獲取的力度，并且要?jiǎng)?chuàng)新個(gè)人信息獲取的渠道。另外，企業(yè)內(nèi)部要加大宣傳力度，讓員工認(rèn)識(shí)到人事檔案信息更新的重要性，做到主動(dòng)提供個(gè)人信息的變動(dòng)情況，這樣一來(lái)，人事檔案的信息更新速度加快，人事檔案管理工作也會(huì)高效率進(jìn)行。

三、總結(jié)

為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，企業(yè)一定要重視人事檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案信息對(duì)個(gè)人及單位的重要性，采用科學(xué)性的創(chuàng)新管理方法，針對(duì)目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，要不斷摸索，不斷實(shí)踐，不斷對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，制定人事檔案管理工作創(chuàng)新策略，創(chuàng)新管理制度和理念，使得公司企業(yè)的人事檔案管理工作能有效進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蔡學(xué)美.數(shù)字時(shí)代檔案原始性的特征和應(yīng)對(duì)策略[J]. 中國(guó)檔案， 2012（7）：68-70.

[2]呂澤萍.實(shí)物人事檔案管理的價(jià)值作用探析[J]. 中國(guó)電力教育， 2012（33）：14-15.

[3]江仙菊.實(shí)物檔案的價(jià)值作用和歸檔管理探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2011（5）：47-48.

[4]何菁霞.人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用分析[J]. 卷宗， 2015（4）：39-40.

[5]鞏亞勛.談?wù)勅耸聶n案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J]. 經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息， 2014（15）：35-35.

[6]彭淑蘭.淺談合并高職院校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策--以長(zhǎng)沙職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J]. 黑龍江史志， 2014（1）：12.